एक जरूरी ईमेल लिखने के प्रयास में जाने से थोड़ा अधिक निराशा होती है, केवल प्रतिक्रिया के लिए बहुत देर हो चुकी है। लेकिन समस्या प्राप्तकर्ता के साथ नहीं हो सकती है। यह आपके साथ झूठ हो सकता है और आपने अपना संदेश कैसे तैयार किया है।
अनुसंधान ने कई अंतर्दृष्टि का खुलासा किया है कि मेलिंग सूची के अधिक सदस्यों को ईमेल के भीतर लिंक खोलने, पढ़ने और क्लिक करने के लिए कैसे राजी किया जाए। लेकिन व्यक्तिगत या कार्य ईमेल के लिए समान लक्ष्यों को प्राप्त करने के बारे में कम जानकारी है।
यदि आपके पास कार्यस्थल पर कोई अत्यावश्यक समस्या है, आप किसी प्रभावशाली व्यक्ति से अपना परिचय देना चाहते हैं, या एक बैठक आयोजित करना चाहते हैं, तो आप अपने ईमेल का शीघ्र उत्तर प्राप्त करने की संभावना को कैसे बढ़ा सकते हैं?
निम्नलिखित कारणों की एक सूची है कि क्यों आपके ईमेल का उत्तर देर से आना जारी है, या बिल्कुल नहीं। इन सामान्य गलतियों और युक्तियों से अवगत होकर, आप अपने प्रत्येक ईमेल के लिए एक तेज़ और अधिक सुसंगत प्रतिक्रिया दर विकसित करने में सक्षम होंगे।
आपने उस व्यक्ति को CC'd किया है जिससे आपको जवाब चाहिए
यदि आप लोगों को अपने संदेश में सीसी करते हैं, तो वे अक्सर यह मान लेंगे कि उन्हें केवल लूप में रखने के लिए शामिल किया गया था। इससे उन व्यक्तियों के जवाब देने की संभावना कम हो जाती है, क्योंकि उन्हें नहीं लगता कि वे मुख्य प्राप्तकर्ता थे। यदि आप सभी को उत्तर देना चाहते हैं, तो सीसी फ़ंक्शन का उपयोग करने से बचें। आदर्श रूप से, आपको एक समय में एक व्यक्ति को ईमेल करना चाहिए। लेकिन अगर आपको सीसी करना है, तो ईमेल में यह स्पष्ट कर दें कि आपको जरूरत जवाब देने वाले सभी लोग, सहित जिन्हें CC'd किया गया है।
आपकी सब्जेक्ट लाइन बेकार है
एक गुणवत्तापूर्ण विषय पंक्ति में लोगों को यह बताना होता है कि आपको तत्काल उत्तर की आवश्यकता है। इसका मतलब आपके ईमेल को "अत्यावश्यक" शीर्षक देने से कहीं अधिक है। और इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हास्यास्पद रूप से विस्तृत होना होगा।
"स्टीवो, हमें कल तक यह निर्णय लेने की आवश्यकता है" जैसा सरल कुछ अच्छा काम करता है। सबसे पहले, यह व्यक्ति को संबोधित करता है, इसलिए वे जानते हैं कि जिम्मेदारी उनकी है . दूसरा, उस विषय पंक्ति की सामग्री तात्कालिकता और जिज्ञासा दोनों की भावना व्यक्त करती है। इससे इस बात की संभावना बढ़ जाती है कि संदेश तुरंत खुल जाएगा।
आप अपनी मांग जल्दी नहीं बता रहे हैं
हम सभी जानते हैं कि ईमेल को संक्षिप्त रखा जाना चाहिए। लेकिन अगर आपके कुछ छोटे पैराग्राफ से अधिक लंबे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपका अनुरोध शुरू से ही सुर्खियों में है, अन्यथा इसे अनदेखा किया जा सकता है।
इसका मतलब है कि पहले या दूसरे वाक्य में आपको जो चाहिए, उसे विनम्रता से प्राप्त करें। आप बाद में और अधिक विस्तार में जा सकते हैं, लेकिन आप जो चाहते हैं उसका आधार पहले आना चाहिए।
आपके संदेश उबाऊ हैं
अगर हर कोई उम्मीद करता है कि आपके संदेश सुस्त, भ्रामक, शब्दजाल से भरे और बहुत विस्तृत होंगे, तो वे आपके ईमेल खोलने के विचार से घृणा करेंगे।
इसके बजाय, लोगों को आपसे एक ईमेल प्राप्त करने के लिए तत्पर रहने दें। हास्य का प्रयोग करें। लोगों को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करें। कॉर्पोरेट-बोलने से बचें। अपने वाक्यों को छोटा और छिद्रपूर्ण रखें। एक मज़ेदार GIF शामिल करें। आप अभी भी किसी के दिन को रोशन करने में सक्षम हैं, भले ही आप उनसे एक एहसान माँग रहे हों।
आप कोई समय सीमा निर्धारित नहीं कर रहे हैं
यदि आपको किसी चीज़ की आवश्यकता है, तो प्राप्तकर्ता को ठीक से बताएं कि कब इसकी आवश्यकता है। बहुत बार, हमें "ASAP" या "जल्द ही" उत्तर देने के लिए कहा जाता है। यह समय सीमा को व्यक्तिपरक बनाता है। अगर आप कहते हैं, "मुझे आज शाम 4 बजे तक इस सवाल का जवाब चाहिए", हालांकि, अस्पष्टता के लिए कोई जगह नहीं है।
आप विकल्प प्रदान नहीं कर रहे हैं
ऊपर दिए गए उदाहरण को जारी रखते हुए, ऐसा हो सकता है कि प्राप्तकर्ता को सायं 4 बजे तक आपको उत्तर न मिले। आपको अपने प्रारंभिक संदेश में वाक्य का विस्तार करके इस संभावना को ध्यान में रखना होगा:
<ब्लॉकक्वॉट>"मुझे वास्तव में आज शाम 4 बजे तक इस प्रश्न का उत्तर चाहिए। यदि यह संभव नहीं है, तो कृपया मुझे दोपहर तक बताएं ताकि मैं वैकल्पिक व्यवस्था कर सकूं।"
ईमेल उच्च प्राथमिकता नहीं है
अगर आपका संदेश वास्तव में अत्यावश्यक है, आप कुछ ईमेल क्लाइंट में ईमेल को इस रूप में चिह्नित करके इसे और अधिक स्पष्ट कर सकते हैं। किसी ईमेल को उच्च प्राथमिकता के रूप में चिह्नित करने में सक्षम होना माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक और एप्पल मेल में संभव है। दुर्भाग्य से जीमेल में यह संभव नहीं है, इसलिए निकटतम विकल्प है कि आप अपने विषय के आगे "अर्जेंट:"
लिखें।
यह केवल वास्तव में जरूरी मामलों में ही किया जाना चाहिए। यदि आपको ऐसा अक्सर करते देखा जाता है, तो यह युक्ति अपना प्रभाव खो देगी।
आप कोई ख़तरा नहीं बना रहे हैं
यह उससे भी बुरा लगता है। प्राप्तकर्ता को बताएं कि यदि निर्धारित समय सीमा तक उत्तर प्राप्त नहीं होता है, तो कुछ निश्चित परिणाम होंगे। उदाहरण के तौर पर: "अगर मुझे दोपहर 2 बजे तक आपसे कोई जवाब नहीं मिला, तो मैं मान लूंगा कि सब कुछ ठीक है, और मैं ठेकेदार को $10,000 भेज दूंगा"।
यदि प्राप्तकर्ता तब प्रश्न को अनदेखा करना चुनता है, तो वे स्पष्ट रूप से जानते हैं कि चीजें अभी भी उनके इनपुट के बिना जारी रहेंगी। अगर वे चाहते हैं कि उनकी आवाज़ सुनी जाए, तो उन्हें अभी speak बोलने की ज़रूरत है ।
आप मदद नहीं कर रहे हैं
यदि आपका अनुरोध बहुत व्यापक है, तो प्राप्तकर्ता अक्सर सोचेगा कि उन्हें आवश्यकता से अधिक वाक्पटु उत्तर तैयार करना होगा। उन्हें बताएं कि क्या कोई साधारण "हां" या "नहीं" काम करेगा। यदि आप एक बैठक की व्यवस्था कर रहे हैं, तो शुरुआती बिंदु के रूप में तीन या चार सुविधाजनक समय प्रदान करें। ईमेल का जवाब देने के लिए आप जो कर सकते हैं, वह करें जिससे प्राप्तकर्ता पर बोझ कम हो।
आप गलत समय पर ईमेल कर रहे हैं
यदि आप जानते हैं कि गुरुवार दोपहर को आपका प्रबंधक हमेशा अपने पैरों से उतर जाता है, तो ईमेल भेजने के लिए गुरुवार की सुबह तक प्रतीक्षा न करें यदि आप इसे मंगलवार को भेज सकते थे। यदि आप जानते हैं कि आपके सहकर्मी के पास प्रत्येक दिन की शुरुआत में बहुत सारे ईमेल हैं, तो शायद तब तक प्रतीक्षा करें जब तक आपको पता न चले कि वे आपका संदेश भेजने से पहले अपने इनबॉक्स से गुजर चुके हैं। यह आपके ईमेल को भूसे के ढेर में सुई से कम कर देता है।
आप बहुत अधिक ईमेल भेज रहे हैं
यदि आप कार्यालय के चारों ओर एक अथक ईमेलर के रूप में जाने जाते हैं, तो आपके सहकर्मी आपकी इनबॉक्स अपीलों के प्रति जल्द ही अंधे हो जाएंगे।
यह आदत बना लें कि आपके द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल महत्वपूर्ण ईमेल हैं। फिर, जब कोई व्यक्ति अपने इनबॉक्स में आपका संदेश देखता है, तो उसके नोटिस करने की अधिक संभावना होती है।
आप कृतघ्न हैं
यदि आप लोगों से चीजें मांगते रहते हैं, और कोई कृतज्ञता नहीं दिखाते हैं, तो बहुत जल्द लोग आपकी मदद करने से नाराज होंगे। ईमेल की दुनिया में, यह केवल आपकी उपेक्षा करने वाले लोगों के लिए अनुवादित होता है। वे अन्य लोगों को जवाब देना और उनकी मदद करना पसंद करेंगे जो उनके समय और प्रयास का सम्मान करते हैं।
इसलिए अगर कोई जल्दी से जवाब देता है, तो उसे धन्यवाद दें। अगर वे आपको जवाब देने या आपकी मदद करने के लिए अपने रास्ते से हट जाते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप दिखाते हैं कि आप आभारी हैं।
इसे आज़माएं
यदि धीमे उत्तर प्राप्त करना या कोई उत्तर नहीं मिलना एक समस्या है जो आपको हो रही है, तो उपरोक्त प्रत्येक गलती से बचने का प्रयास करें। ऐसा करने से, आपके प्रत्येक ईमेल के खुलने, पढ़ने और शीघ्रता से उत्तर देने की अधिक संभावना होगी। एक बार जब आप इसे कुछ हफ्तों के लिए कर लेते हैं, तो यह दूसरी प्रकृति बन जानी चाहिए। इससे पहले कि आप इसे जानें, आप एक ईमेल विशेषज्ञ होंगे।
त्वरित उत्तर प्राप्त करने में कौन सी अन्य ईमेल तकनीकें आपकी सहायता करती हैं? क्या उपरोक्त में से कोई भी आपके लिए विशेष रूप से प्रभावी रहा है?