एक जरूरी ईमेल लिखने का प्रयास करने के बाद, केवल प्रतिक्रिया के बहुत देर से आने से ज्यादा निराशाजनक कुछ नहीं है। लेकिन समस्या प्राप्तकर्ता के साथ नहीं हो सकती। यह आपके साथ हो सकती है और आपने अपना संदेश कैसे तैयार किया है।
शोध ने कई अंतर्दृष्टि उजागर की हैं कि मेलिंग सूची के अधिक सदस्यों को ईमेल खोलने, पढ़ने और लिंक पर क्लिक करने के लिए कैसे राजी किया जाए। लेकिन व्यक्तिगत या कार्य ईमेल के लिए समान लक्ष्यों को प्राप्त करने के बारे में कम जानकारी है।
यदि आपके पास काम पर एक जरूरी मुद्दा है, किसी प्रभावशाली व्यक्ति से अपना परिचय देना चाहते हैं, या एक मीटिंग आयोजित करना चाहते हैं, तो आप अपने ईमेल का त्वरित उत्तर प्राप्त करने की संभावना कैसे बढ़ाते हैं?
निम्नलिखित उन कारणों की सूची है जिनकी वजह से आपके ईमेल के उत्तर देर से आते रहते हैं, या बिल्कुल नहीं। इन सामान्य गलतियों और सुझावों से अवगत होकर, आप अपने प्रत्येक ईमेल के लिए एक तेज और अधिक सुसंगत प्रतिक्रिया दर विकसित करने में सक्षम होंगे।
आपने उस व्यक्ति को CC किया जिससे आपको उत्तर चाहिए
यदि आप लोगों को अपने संदेश में CC करते हैं, तो वे अक्सर मान लेंगे कि उन्हें केवल लूप में रखने के लिए शामिल किया गया था। इससे उन व्यक्तियों के प्रतिक्रिया देने की संभावना कम हो जाती है, क्योंकि उन्हें नहीं लगता कि वे मुख्य प्राप्तकर्ता थे। यदि आपको सभी से उत्तर चाहिए, तो CC फ़ंक्शन का उपयोग करने से बचें। आदर्श रूप से, आपको एक समय में एक व्यक्ति को ईमेल करना चाहिए। लेकिन अगर आपको CC करना ही है, तो ईमेल में जल्दी स्पष्ट करें कि आपको सभी को उत्तर देने की आवश्यकता है, उन लोगों सहित जो CC किए गए हैं।
आपकी विषय पंक्ति खराब है
एक गुणवत्ता वाली विषय पंक्ति को लोगों को यह बताना होगा कि आपको तत्काल उत्तर की आवश्यकता है। इसका मतलब केवल अपने ईमेल को अप्रिय रूप से "URGENT" शीर्षक देना नहीं है। और इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हास्यास्पद रूप से विस्तृत होना होगा।
"Stevo, हमें कल तक यह निर्णय लेने की आवश्यकता है" जैसी सरल चीज अच्छी तरह से काम करती है। पहला, यह व्यक्ति को संबोधित करता है, इसलिए वे जानते हैं कि जिम्मेदारी उनकी है। दूसरा, उस विषय पंक्ति की सामग्री तात्कालिकता और जिज्ञासा दोनों की भावना व्यक्त करती है। इससे संदेश के तुरंत खोले जाने की संभावना बढ़ जाती है।
आप अपनी मांग जल्दी नहीं बता रहे
हम सभी जानते हैं कि ईमेल संक्षिप्त रखे जाने चाहिए। लेकिन अगर आपके कुछ छोटे पैराग्राफ से अधिक लंबे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपका अनुरोध शुरुआत से ही सुर्खियों में है, अन्यथा यह अनदेखा हो सकता है।
इसका अर्थ है पहले या दूसरे वाक्य में विनम्रतापूर्वक यह बताना कि आपको क्या चाहिए। आप बाद में अधिक विवरण में जा सकते हैं, लेकिन आप जो चाहते हैं उसका आधार पहले आना चाहिए।
आपके संदेश उबाऊ हैं
यदि हर कोई आपके संदेशों के नीरस, घुमावदार, जargon-भरे, और अत्यधिक विस्तृत होने की उम्मीद करता है, तो वे आपके ईमेल खोलने के विचार से नफरत करेंगे।
इसके बजाय, लोगों को आपसे ईमेल प्राप्त करने के लिए तत्पर बनाएं। हास्य का उपयोग करें। लोगों को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करें। कॉर्पोरेट-भाषा से बचें। अपने वाक्यों को छोटा और पंची रखें। एक मजेदार GIF शामिल करें। आप किसी का दिन रोशन करने में सक्षम हैं, भले ही आप उनसे एक एहसान मांग रहे हों।
आप समय सीमा निर्धारित नहीं कर रहे
यदि आपको कुछ चाहिए, तो प्राप्तकर्ता को ठीक से बताएं कि इसकी आवश्यकता कब है। बहुत बार, हमें "ASAP" या "जल्द" उत्तर प्रदान करने के लिए कहा जाता है। यह समय सीमा को व्यक्तिपरक बनाता है। यदि आप कहते हैं "मुझे वास्तव में आज शाम 4 बजे तक इस प्रश्न का उत्तर चाहिए", हालांकि, अस्पष्टता के लिए कोई जगह नहीं है।
आप विकल्प प्रदान नहीं कर रहे
उपरोक्त उदाहरण के साथ जारी रखते हुए, हो सकता है कि प्राप्तकर्ता शाम 4 बजे तक आपको उत्तर न दे सके। आपको अपने प्रारंभिक संदेश में इस संभावना को ध्यान में रखते हुए वाक्य का विस्तार करना होगा:
"मुझे वास्तव में आज शाम 4 बजे तक इस प्रश्न का उत्तर चाहिए। यदि यह संभव नहीं है, तो कृपया मुझे दोपहर तक बता दें ताकि मैं वैकल्पिक व्यवस्था कर सकूं।"
ईमेल हाई प्रायोरिटी नहीं है
यदि आपका संदेश वास्तव में जरूरी है, तो आप कुछ ईमेल क्लाइंट में ईमेल को इस तरह चिह्नित करके इसे और अधिक स्पष्ट कर सकते हैं। Microsoft Outlook और Apple Mail में ईमेल को High Priority के रूप में चिह्नित करना संभव है। दुर्भाग्य से यह Gmail में संभव नहीं है, इसलिए निकटतम विकल्प अपने विषय से पहले "URGENT:" लगाना है।
यह केवल वास्तव में जरूरी मामलों में किया जाना चाहिए। यदि आप इसे बहुत बार करते हुए देखे जाते हैं, तो यह टिप अपनी प्रभावकारिता खो देगी।
आप धमकी नहीं दे रहे
यह सुनने में जितना बुरा लगता है उतना बुरा नहीं है। प्राप्तकर्ता को बताएं कि यदि निर्धारित समय सीमा तक उत्तर प्राप्त नहीं होता है, तो कुछ परिणाम होंगे। उदाहरण के रूप में: "अगर मैंने दोपहर 2 बजे तक आपसे वापस नहीं सुना, तो मैं मान लूंगा कि सब कुछ ठीक है, और मैं ठेकेदार को $10,000 भेज दूंगा।"
यदि प्राप्तकर्ता तब प्रश्न को अनदेखा करना चुनता है, तो वे स्पष्ट रूप से जानते हैं कि उनके इनपुट के बिना चीजें जारी रहेंगी। यदि वे अपनी आवाज सुनाना चाहते हैं, तो उन्हें अभी बोलने की जरूरत है।
आप मदद नहीं कर रहे
यदि आपका अनुरोध बहुत व्यापक है, तो प्राप्तकर्ता अक्सर सोचेगा कि उन्हें जरूरत से ज्यादा सुवक्ता उत्तर तैयार करना होगा। उन्हें बताएं कि एक साधारण "हां" या "नहीं" पर्याप्त होगा। यदि आप मीटिंग की व्यवस्था कर रहे हैं, तो शुरुआती बिंदु के रूप में तीन या चार सुविधाजनक समय प्रदान करें। ईमेल का जवाब देना प्राप्तकर्ता के लिए कम बोझिल बनाने के लिए आप जो कर सकते हैं वह करें।
आप गलत समय पर ईमेल कर रहे हैं
यदि आप जानते हैं कि आपका प्रबंधक गुरुवार दोपहर को हमेशा व्यस्त रहता है, तो गुरुवार सुबह तक ईमेल न भेजें यदि आप इसे मंगलवार को भेज सकते थे। यदि आप जानते हैं कि आपके सहकर्मी के पास प्रत्येक दिन की शुरुआत में ढेर सारे ईमेल हैं, तो शायद तब तक प्रतीक्षा करें जब तक आप जानते हैं कि उन्होंने अपना इनबॉक्स देख लिया है, उससे पहले अपना संदेश भेजें। यह आपके ईमेल को भूसे के ढेर में सुई से कम बनाता है।
आप बहुत अधिक ईमेल भेज रहे हैं
यदि आप कार्यालय में एक अथक ईमेलर के रूप में जाने जाते हैं, तो आपके सहकर्मी जल्दी से आपके इनबॉक्स अनुरोधों के प्रति अंधे हो जाएंगे।
इसे एक आदत बनाएं कि आपके द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल महत्वपूर्ण ईमेल हों। फिर, जब कोई आपके इनबॉक्स में आपका संदेश देखता है, तो वे इस पर ध्यान देने की अधिक संभावना रखते हैं।
आप कृतघ्न हैं
यदि आप लोगों से चीजें मांगते रहते हैं, और कोई आभार नहीं दिखाते, तो बहुत जल्द लोग आपकी मदद करने से नाराज हो जाएंगे। ईमेल की दुनिया में, इसका अनुवाद लोगों द्वारा आपको अनदेखा करने में होता है। वे उन लोगों को जवाब देना और मदद करना पसंद करेंगे जो उनके समय और प्रयास का सम्मान करते हैं।
तो अगर कोई जल्दी जवाब देता है, तो उसे धन्यवाद दें। अगर वे आपके जवाब देने या आपकी मदद करने के लिए अपने रास्ते से हटते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप दिखाते हैं कि आप आभारी हैं।
इसे आज़माएं
यदि धीमे उत्तर प्राप्त करना या कोई उत्तर न मिलना एक समस्या रही है जो आपको हो रही है, तो उपरोक्त प्रत्येक गलती से बचने की कोशिश करें। ऐसा करके, आपके प्रत्येक ईमेल के जल्दी खोले, पढ़े और जवाब दिए जाने की संभावना अधिक होगी। एक बार जब आप कुछ हफ्तों तक ऐसा कर लेते हैं, तो यह दूसरी प्रकृति बन जाना चाहिए। इससे पहले कि आप जानें, आप एक ईमेल विशेषज्ञ होंगे।
कौन सी अन्य ईमेल तकनीकें आपको त्वरित उत्तर प्राप्त करने में मदद करती हैं? क्या उपरोक्त में से कोई आपके लिए विशेष रूप से प्रभावी रहा है?
