सतह पर, 24/7 जुड़े रहना एक अच्छा विचार लग सकता है। शायद आप एक महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं जो रुक सकता है यदि आप ईमेल का तुरंत जवाब नहीं देते। शायद आपके सहकर्मी देर रात ईमेल का जवाब दे रहे हैं और आप छूटा हुआ महसूस नहीं करना चाहते।
लेकिन लगातार अपने इनबॉक्स से बंधे रहने के भयानक विचार के लिए कई ठोस तर्क हैं। शुरू करने के लिए, यह आपकी उत्पादकता बढ़ाने की संभावना नहीं है, लेकिन यह आपके स्वास्थ्य के लिए भी बुरा है।
हम पहले ही ईमेल प्रबंधन पर व्यापक रूप से लिख चुके हैं। हम जानते हैं कि ईमेल ओवरलोड से कैसे निपटें, या वैज्ञानिक रूप से सही ईमेल कैसे लिखें। वह सभी सलाह बहुत अच्छी है जब आप वास्तव में काम पर होते हैं। लेकिन जब आप ऑफिस से बाहर होते हैं, तो लगता है कि ज्यादातर हमारे लिए सबसे अच्छा है (हममें से अधिकांश के लिए) उस ईमेल ऐप को अपने फोन से पूरी तरह से हटा दें, और उन ईमेल को कल तक अनपढ़ छोड़ दें।
पेशेवर ईमेल से बच रहे हैं
इस बात का एक अच्छा कारण है कि अत्यधिक प्रभावी लोगों की 7 आदतें जैसी किताबें इतनी अच्छी तरह बिकती हैं। वे उन लोगों के वर्कफ़्लो में एक झलक पेश करती हैं जो औसत जो से कहीं अधिक हासिल करने का प्रबंधन करते हैं। क्या अधिक है, इन आदतों और वर्कफ़्लो को सीखा और दोहराया जा सकता है।
एक आदत जो इसी तरह के लेखों और किताबों में बार-बार सामने आती है, वह है उस तनावपूर्ण दुश्मन से बचना; ईमेल।
टिम फेरिस के साथ एक पॉडकास्ट एपिसोड में, वायर्ड के संस्थापक और टेक ओरेकल केविन केली ने बहुत ज्यादा कभी ईमेल का उपयोग न करने की बात स्वीकार की। बिजनेस ब्लॉगर पैट फ्लिन ने अपने इनबॉक्स में कम से कम समय बिताने के लिए एक ईमेल सहायक को काम पर रखा। गणित के प्रोफेसर कैल न्यूपोर्ट का एक सख्त ईमेल शासन है जो काम के घंटों के बाद ईमेल पर प्रतिबंध लगाता है। द वर्ज के लेखक पॉल मिलर "ईमेल इनबॉक्स के हैम्स्टर व्हील" का हवाला देते हुए एक साल के लिए ऑफलाइन हो गए। कॉमेडियन अजीज अंसारी ने फ्रीकोनॉमिक्स रेडियो को बताया कि वह ईमेल को नजरअंदाज करते हैं क्योंकि "वह सब बकवास जो लोग आपको पूरे दिन ईमेल करते हैं, उसमें से कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं है"।
यहां सुझाव यह है कि ईमेल एक ऐसा उपकरण है जो स्वाभाविक रूप से उत्पादकता को बढ़ाने के बजाय दबा देता है। तो अगर इतना कुछ संभालने वाले ये सभी लोग दिन के अधिकांश समय ईमेल से बच सकते हैं, तो हम इसे कम से कम जब हम काम से दूर हों? क्यों नहीं टाल सकते?
लाभ लागत के लायक नहीं हैं
औसत कर्मचारी को हर दिन लगभग 76 संभावित वैध ईमेल प्राप्त होते हैं। उन 76 ईमेल में से, आपको क्या लगता है कि कितने इतने महत्वपूर्ण हैं कि उन्हें काम के घंटों के बाहर भी बिल्कुल तुरंत जवाब देने की आवश्यकता है? यदि आप खुद के साथ ईमानदार हैं, तो उत्तर शायद शून्य है (या इसके बहुत करीब)। ऐसा इसलिए है क्योंकि ईमेल खुद को काम के रूप में प्रच्छन्न करता है, भले ही यह आमतौर पर नहीं होता।
लेकिन जैसा कि रॉयटर्स ने 2015 में रिपोर्ट किया था, औसत अमेरिकी कर्मचारी प्रति दिन 6.3 घंटे ईमेल चेक करने में खर्च करता है, जिसमें "उन सर्वेक्षण में शामिल 87 प्रतिशत [लोग] काम के घंटों के बाहर व्यावसायिक ईमेल देखते हैं"। इसे प्रत्येक कार्यदिवस पर दोहराएं, और आपने अपने इनबॉक्स को प्रति वर्ष अपने जीवन के 68 दिन दे दिए हैं।
यह हर छह में से एक साल से अधिक है, चला गया।
यहां तक कि यदि आप अपने डाउन-टाइम में ईमेल चेक करने में प्रति दिन केवल एक घंटा खर्च करते हैं सप्ताह में पांच दिन, तो वह हर साल आपके जीवन के 10 दिन चले गए। यदि आप चाहें, तो आप अपने स्वयं के ईमेल उपयोग को भी माप सकते हैं।
अधिकांश मामलों में, यह मान लेना बहुत सुरक्षित है कि काम के बाहर नियमित रूप से अपने इनबॉक्स की जांच करने से प्राप्त उत्पादकता में मामूली वृद्धि किसी भी तरह से इस आदत लत के कारण आप संचयी रूप से खोएंगे समय के अनुपात में नहीं है।
आपको खुद से जो सवाल पूछना है वह है - क्या यह इसके लायक है?
ईमेल आपके स्वास्थ्य को नुकसान पहुंचा रहा है
यूके में फ्यूचर वर्क सेंटर द्वारा हाल के एक सर्वेक्षण से पता चलता है कि हमारे इनबॉक्स के साथ हमारा संबंध विभिन्न तरीकों से हमारे स्वास्थ्य के लिए खराब हो सकता है।
शोध टीम के सदस्य, रिचर्ड मैककिनन ने कहा:
"हालांकि यह एक मूल्यवान संचार उपकरण हो सकता है, यह स्पष्ट है कि [ईमेल] हम में से कई के लिए तनाव या निराशा का स्रोत है... हम जो आदतें विकसित करते हैं, संदेशों के प्रति हमारी भावनात्मक प्रतिक्रियाएं, और ईमेल के आसपास अलिखित संगठनात्मक शिष्टाचार, एक विषाक्त तनाव स्रोत में मिल जाते हैं जो हमारी उत्पादकता और कल्याण को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है,"
जर्नल ऑफ ऑक्यूपेशनल हेल्थ साइकोलॉजी में प्रकाशित शोध ने इस दृष्टिकोण का समर्थन किया, जिसमें उत्तरी इलिनोइस विश्वविद्यालय में मनोविज्ञान के सहायक प्रोफेसर, लारिसा बार्बर ने इसे "टेलीप्रेशर" लेबल किया।
"यह ऐसा है जैसे आपकी टू-डू सूची ढेर हो रही है, इसलिए आप शाम को इन चीजों पर संज्ञानात्मक रूप से विचार कर रहे हैं और कार्यस्थल के तनावों को फिर से उजागर कर रहे हैं।"
ये अनावश्यक तनाव सीधे उस रिकवरी समय को प्रभावित करते हैं जो आपको अपने चरम पर काम करते रहने के लिए आवश्यक है। इस रिकवरी समय के बिना, कर्मचारी "थकावट की स्थिति में चले जाते हैं, इसलिए वे अगले दिन काम पर लगे हुए नहीं होते"।
यह बर्नआउट, सोने में परेशानी, और काम से अधिक अनुपस्थिति में भी योगदान देता है।
यहां तक कि अगर हम काम पर इन तनावों से बच नहीं सकते, तो निश्चित रूप से हमारा खुद के प्रति कर्तव्य है कि हम कार्यालय से बचने पर भी अनावश्यक रूप से खुद को इन तनावों के संपर्क में न लाएं?
काम के बाद ईमेल से कैसे बचें
ईमेल के साथ मूलभूत समस्या यह है कि हम बस नहीं जानते कि हमसे क्या अपेक्षित है। अगर कोई कहता है कि वे "जितनी जल्दी हो सके" प्रतिक्रिया चाहते हैं, तो इसका वास्तव में क्या मतलब है? अगर आपका मैनेजर 15 मिनट के भीतर ईमेल का जवाब देता है, तो क्या इसका मतलब है कि आपको भी करना होगा?
ईमेल शिष्टाचार में यह अस्पष्टता स्वाभाविक रूप से लगातार ईमेल जांचने की बुरी आदतों की ओर ले जाती है, और पूरे दिन, हर दिन कम मूल्य वाले छोटे-छोटे ईमेल आगे-पीछे फायर करना। ऐसा इसलिए है क्योंकि कोई भी आपको यह नहीं बता रहा है कि ईमेल के संबंध में क्या अपेक्षित है।
यह आपको स्वयं अपेक्षाएं निर्धारित करने के लिए मुक्त छोड़ देता है। सीमाएं खींचने का दायित्व आप पर है जहां आपको लगता है कि उन्हें बेहतर कार्य-जीवन संतुलन देने के लिए आवश्यक है। ऐसा करने के बहुत सारे तरीके हैं।
काम के बाद ईमेल के लिए जमीनी नियम
पहले, मान लें कि आप अभी ठंडे टर्की नहीं जाना चाहते। केवल काम के बाद ईमेल का संयम से अभ्यास करना वह सब हो सकता है जिसकी आपको आवश्यकता है, है ना? इस मामले में, आपको जमीनी नियम पेश करने होंगे, जैसे "मुझे केवल डेस्कटॉप/लैपटॉप पर ईमेल जांचने की अनुमति है"।
सोफे पर बैठे ईमेल चेक न कर पाने की अतिरिक्त परेशानी से आपको अपने इनबॉक्स की जांच करने की संख्या कम करने में मदद मिलेगी। अपने मोबाइल उपकरणों से ईमेल ऐप को हटाना निश्चित रूप से इसमें मदद करेगा।
यदि यह काम नहीं करता है, तो अपने फोन पर एक हार्ड-टू-गेट-टू सबफोल्डर के भीतर अपने ईमेल ऐप को दफन करें ताकि इसे एक्सेस करना अधिक कष्टदायक हो।
वैकल्पिक रूप से, जैसे हमने माइंडफुल वेब सर्फिंग की सिफारिश की है, माइंडफुल इनबॉक्स चेकिंग का अभ्यास करें। अपना ईमेल ऐप खोलने से पहले, खुद को रुकने के लिए मजबूर करें। अपने आप से पूछें कि क्या आप केवल आदत से ईमेल चेक कर रहे हैं, या उस स्क्रीन को रीफ्रेश करने का एक व्यावहारिक कारण है। फिर खुद से जांचें कि क्या यह अनमोल काम के बाद के समय को खर्च करने का सबसे अच्छा तरीका है।
यह पहचानना कि आप कब और क्यों ईमेल चेक कर रहे हैं, इनबॉक्स में खर्च होने वाले समय को कम करने में एक लंबा रास्ता तय कर सकता है।
काम के बाद ईमेल को समाप्त करना
यदि ये अधिक मध्यम दृष्टिकोण काम नहीं करते हैं, तो एक छोटी माइक्रो-आदत के लिए प्रतिबद्ध हों, जैसे "मैं शनिवार को ईमेल चेक नहीं करूंगा", या "मैं लंच ब्रेक के दौरान ईमेल चेक नहीं करूंगा"। इसे कुछ हफ्तों के लिए आजमाएं, और देखें कि क्या कुछ भयानक होता है। मुझे संदेह है कि ऐसा नहीं होगा। जिस स्थिति में, आप इस आदत को सप्ताहांत पर कोई ईमेल नहीं, काम पर पहले दो घंटे, सोमवार-बुधवार को काम के बाद, आदि तक बढ़ा सकते हैं।
इससे पहले कि आप जानें, आपने खुद को काम के बाहर के ईमेल से पूरी तरह दूर कर लिया होगा, और उस ईमेल ऐप को हटाकर प्रलोभन को दूर करने के लिए स्वतंत्र होंगे।
इन प्रयोगों में मदद के लिए, आप निम्न में से एक या अधिक युक्तियों को लागू करना चाह सकते हैं ताकि मानसिक शांति मिले:
- काम छोड़ने से पहले, एक काम के बाद का ऑटो-रिस्पॉन्डर सेट करें, जो लोगों को बताता है कि आप काम के बाहर ईमेल चेक नहीं करते क्योंकि यह आपको काम क्षेत्र में रहते हुए बेहतर काम करने में मदद करता है। यह त्वरित प्रतिक्रिया की किसी भी अपेक्षा को हटा देता है, और यदि अनुरोध जरूरी है, तो प्रेषक बस कोई अन्य समाधान ढूंढ लेगा।
- अपने ईमेल हस्ताक्षर में जानकारी जोड़ें जिससे लोगों को पता चले कि आपके पास काम के बाहर फोन पर ईमेल की पहुंच नहीं है। वही लाभ ऊपर लागू होते हैं।
- जब आप काम के घंटों के दौरान ईमेल भेजते हैं, तो प्राप्तकर्ता को स्पष्ट करें कि आप काम के बाद जवाब की उम्मीद नहीं करेंगे क्योंकि आप तब ईमेल चेक नहीं करते (लेकिन स्पष्ट करें कि आप कब जवाब की उम्मीद करते हैं)। यह पूरे संगठन में इसी तरह के व्यवहार को प्रोत्साहित करता है और आपके सहयोगियों से कुछ "टेलीप्रेशर" हटा देता है।
एक बार जब आप अपने खुद के जमीनी नियम निर्धारित कर लेते हैं, तो केवल एक चीज जो आपको अपने फोन से उस ईमेल ऐप को हटाने से रोकती है वह है आपकी अपनी लत। यह शुरुआत में कठिन होगा, लेकिन यह इसके लायक है।
आप उन दिनों और हफ्तों को पुनः प्राप्त करेंगे जो ईमेल से खो गए हैं। दोस्तों और परिवार के साथ आपका समय कम खंडित होगा। आप बेहतर सोएंगे। और आप अधिक आराम महसूस करेंगे। नो-ब्रेनर, है ना?
इसे कुछ दिनों के लिए आजमाकर देखें कि यह कैसे जाता है। यदि आप काम के बाहर पूरी तरह से ईमेल छोड़ नहीं सकते, तो आपको कम से कम अपने लिए इनबॉक्स में खर्च करने के लिए अधिकतम समय निर्धारित करना चाहिए ताकि लगातार जांचने की उस जरूरत को ठीक करने में मदद मिल सके।
यदि आप अपने साथ पूरी तरह से ईमानदार हैं, तो क्या आप काम के बाहर लगातार अपना ईमेल चेक किए बिना जीवित रह सकते हैं, भले ही आप अपने सहयोगियों के साथ उन अपेक्षाओं को निर्धारित करें?
