कभी कोई कार्य न भूलें: स्वचालित टास्क कैप्चर सेटअप कैसे करें

आप एक संगठित व्यक्ति हैं। आप अपने कैलेंडर में आगामी इवेंट्स जोड़ते हैं, आप Trello में अपना करियर प्लान करते हैं, और आपके पास यह सुनिश्चित करने के लिए Gmail में एक अच्छा लेबलिंग सिस्टम है कि आप हमेशा चीजों का जवाब देते हैं। और फिर भी, जब आप अपनी टू-डू लिस्ट चेक करते हैं, तो इन अन्य स्थानों से कुछ कार्य ऐसे होते हैं जो अभी तक सूची में नहीं आए हैं।

हां, आप इन स्थानों से आइटम्स को मैन्युअली अपनी टू-डू लिस्ट में जोड़ने के लिए एक सिस्टम सेट कर सकते हैं, लेकिन यह समय बर्बाद करता है। आदर्श रूप से, इसे स्वचालित होना चाहिए। फिर जब आप अपने द्वारा बनाए गए परम Todoist फ़िल्टर्स के साथ अपनी टू-डू लिस्ट चेक कर रहे होंगे, तो आपके पास सब कुछ आवश्यक वहीं होगा और आप कभी कुछ मिस नहीं करेंगे।

आइए प्रदर्शित करते हैं कि Todoist को मेमोरी कैप्चर टूल के रूप में उपयोग करके किसी कार्य को कैसे न भूलें।

कैलेंडर इवेंट्स के लिए तैयार रहें

यदि आपका पूरा जीवन Google Calendar में प्लान किया गया है, तो इससे अपनी टू-डू लिस्ट को ट्रिगर करना समझ में आता है। उदाहरण के लिए, जब एक मीटिंग आती है और आपको पहले से चीजें तैयार करने की आवश्यकता होती है। इसके लिए कुछ योजना की आवश्यकता होती है, और इसे करने के दो तरीके हैं।

सबसे पहले, आपको अपने महत्वपूर्ण कैलेंडर्स के लिए रिमाइंडर नोटिफिकेशन सेट करने की आवश्यकता है। अपनी कैलेंडर्स की सूची में कैलेंडर पर जाएं, दाईं ओर तीर पर क्लिक करें और फिर Edit Notifications चुनें। मैंने अपने को एक सप्ताह पहले इवेंट्स के लिए ईमेल भेजने के लिए सेट किया है, लेकिन आप कुछ अन्य समय सीमा पसंद कर सकते हैं। मैं अपने ईमेल को पागलों की तरह फ़िल्टर भी करता हूं इसलिए मैं वास्तव में इन्हें कभी नहीं देखता, लेकिन यह बात नहीं है। बात यह है कि एक बार वह ईमेल मेरे इनबॉक्स में आ जाए तो मैं इससे अच्छी चीजें करवा सकता हूं।

दूसरा चरण Gmail में एक फ़िल्टर सेट करना है ताकि आप जिन इवेंट्स पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं उन सभी को पकड़ा जा सके। तो, उदाहरण के लिए आप calendar-notification@google.com से आने वाले ईमेल को सब्जेक्ट में "मीटिंग" शब्द के साथ पकड़ने के लिए एक फ़िल्टर सेट करेंगे। यह आपकी मीटिंग से एक सप्ताह पहले टू-डू लिस्ट आइटम को ट्रिगर करने का तरीका होगा।

अब, इस बिंदु से आपके Todoist टू-डू लिस्ट में एक नया टू-डू आइटम प्राप्त करने के दो तरीके हैं।

पहला तरीका है फ़िल्टर को किसी विशेष प्रोजेक्ट के प्राइवेट ईमेल एड्रेस पर ईमेल फॉरवर्ड करने के लिए सेट करना। मैं वास्तव में इसके लिए एक नया प्रोजेक्ट सेट करूंगा, जिसे "मीटिंग तैयारी" जैसा कुछ कहा जाए। यह विकल्प केवल Todoist प्रीमियम के लिए काम करता है, क्योंकि केवल प्रीमियम उपयोगकर्ता ईमेल के माध्यम से नए कार्य स्वीकार कर सकते हैं। इसमें mail-noreply@google.com और calendar-notification@google.com को अपने Todoist "Accept Email" लिस्ट में जोड़ना और सेटअप सत्यापित करना भी शामिल है।

दूसरा विकल्प किसी के लिए भी उपलब्ध है और सेट अप करने में बहुत आसान है, लेकिन इसमें Gmail और Todoist दोनों को IFTTT से लिंक करना शामिल है, जिससे हर कोई खुश नहीं होता। लेकिन चरण सरल हैं।

1. Gmail फ़िल्टर को मीटिंग रिमाइंडर्स पर एक विशेष लेबल जोड़ने के लिए सेट करें।
2. इस उद्देश्य के लिए विशेष रूप से उपयोग किए जाने वाले एक अद्वितीय लेबल को चुनें।
3. IFTTT रेसिपी सेट अप करें जो उस लेबल में नया ईमेल आने पर ट्रिगर हो।
4. इसे अपने निर्दिष्ट मीटिंग तैयारी प्रोजेक्ट में एक नया टू-डू आइटम ट्रिगर करने के लिए सेट करें।
5. आप अपने सब्जेक्ट लाइन में टेक्स्ट को प्रीफिक्स या अपेंड भी कर सकते हैं (दुखद है कि आप सब्जेक्ट को संपादित नहीं कर सकते)।

मैं "तैयारी के लिए" टेक्स्ट को प्रीफिक्स करता हूं, जो मेरे लिए समझने के लिए पर्याप्त है। आप टास्क प्राथमिकता और देय तिथि भी सेट कर सकते हैं, या यहां तक कि एक नोट सेट कर सकते हैं जिसमें उस ईमेल का मुख्य भाग हो सकता है जिसने कार्य को ट्रिगर किया। यदि आप अपने टास्क में लेबल जोड़ना चाहते हैं तो आप @Post या @Phone के साथ टेक्स्ट अपेंड करके इसे सेट कर सकते हैं।

नोट: यदि आप Todoist का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आप वास्तव में इसी IFTTT विचार का उपयोग iOS रिमाइंडर्स, Evernote या Toodledo में कार्य बनाने के लिए कर सकते हैं। या, आप किसी भी टू-डू लिस्ट सिस्टम में कार्य बनाने के लिए पहली विधि का उपयोग कर सकते हैं जो ईमेल स्वीकार करेगा, जैसे Remember The Milk।

Google Calendar से और कौन से ट्रिगर सेट कर सकते हैं?

प्रेरित हों – इस प्रणाली के साथ आप बहुत सी अन्य चीजें कर सकते हैं।

• यदि आपके पास जन्मदिन के लिए एक कैलेंडर है, तो एक कार्य सेट करें जो आपको उपहार खरीदने की याद दिलाए।
• यदि आपके मेहमान अक्सर रुकते हैं, तो उनके आगमन के लिए पर्यटक गतिविधियों और अन्य चीजों को तैयार करने के लिए एक कार्य ट्रिगर करें।
• यदि आप अपने बच्चों के टीकाकरण शेड्यूल को ट्रैक करते हैं, तो अपॉइंटमेंट के लिए कॉल करने के लिए एक कार्य ट्रिगर करें।
• यदि आप जिन पार्टियों में भाग ले रहे हैं उनके लिए तैयार रहना पसंद करते हैं, तो उपहार और साझा भोजन तैयार करने के लिए एक कार्य ट्रिगर करें।

मैं Google Calendar नोटिफिकेशन को कॉन्सर्ट्स और गिग्स के लिए नए टू-डू आइटम ट्रिगर करने के लिए प्राप्त करता हूं, मुझे मेरा संगीत और पोशाक क्रम में लाने की याद दिलाता है (क्योंकि यह हमेशा अलग होता है)। एक और विचार है "टू-डू" लेबल वाली किसी भी चीज़ को Gmail पर ले जाना, लेकिन मुझे यह थोड़ा बहुत लगता है।

उन कैलेंडर्स के प्रकारों पर विचार करें जिनकी आप सदस्यता लेते हैं और वे आपकी कैसे मदद कर सकते हैं। यदि आप अपने Last.fm कैलेंडर की सदस्यता लेते हैं, जो आपको बताता है कि आपके पसंदीदा बैंड स्थानीय रूप से कब खेल रहे हैं, तो आप अपने अल्ट्रा-पसंदीदा बैंड्स के गिग्स के लिए टिकट खरीदने के लिए कार्य ट्रिगर कर सकते हैं। यदि आप सार्वजनिक अवकाश कैलेंडर्स या स्कूल अवकाश कैलेंडर्स की सदस्यता लेते हैं, तो आप उत्सव या चाइल्डकैअर तैयार करने के लिए कार्य ट्रिगर कर सकते हैं। यदि आप कविता प्रतियोगिताओं या मैराथन के लिए प्रतियोगिता कैलेंडर्स की सदस्यता लेते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए एक कार्य सेट कर सकते हैं कि आप प्रतियोगिता में प्रवेश कर चुके हैं।

Trello कार्ड्स या Basecamp टास्क्स को Todoist में प्राप्त करें

क्या आप सामान्य ब्रेनस्टॉर्मिंग, ब्लॉग प्लानिंग, कार्य कार्यों, या अपने समग्र जीवन योजना को देखने के एक अलग तरीके के लिए Trello का उपयोग करते हैं? अपने Trello बोर्ड के लिए एक कैलेंडर प्राप्त करें। साइडबार पर जाएं, Menu ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें, फिर Power Ups चुनें और आपको कैलेंडर सेटअप दिखाई देगा।

Basecamp और कई अन्य टू-डू लिस्ट सेवाओं में iCal फीड प्राप्त करना भी संभव है।

इस iCal फीड को Google Calendar में सब्सक्राइब करें; Basecamp या Trello में देय तिथि सेट करें और इसे अपने Google Calendar पर प्रदर्शित करें। यह नोटिफिकेशन को Gmail और Todoist को एक कार्य भेजने के लिए ट्रिगर करता है, ताकि आप कार्य पूरा करना न भूलें।

यह प्रणाली विशेष रूप से अच्छी है यदि आपके सहकर्मी Trello या Basecamp में सहयोगात्मक रूप से योजना बनाना पसंद करते हैं, लेकिन आप अपने लिए असाइन की गई समय सीमा को मिस नहीं करना चाहते। आप Gmail फ़िल्टर को आसानी से केवल अपने लिए असाइन किए गए कार्यों को पकड़ने के लिए फाइन-ट्यून कर सकते हैं।

एक किलर स्टूडेंट हैक

छात्र इस प्रणाली का उपयोग आगामी परीक्षाओं या असाइनमेंट सबमिशन तिथियों के लिए कार्यों के एक सेट को अग्रिम में ट्रिगर करने के लिए कर सकते हैं। आप कैलेंडर से एक महीने पहले भेजे जाने वाले नोटिफिकेशन को सेट कर सकते हैं, फिर उसे कार्यों की एक श्रृंखला सेट करने के लिए ट्रिगर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक कम प्राथमिकता वाला कार्य तुरंत असाइनमेंट पर शोध करने के लिए सेट कर सकते हैं, कुछ हफ्ते बाद एक उच्च प्राथमिकता वाला कार्य रूपरेखा तैयार करने के लिए, थोड़ी देर बाद एक और उच्च प्राथमिकता वाला कार्य ड्राफ्ट पूरा करने के लिए, और अंतिम उच्च प्राथमिकता वाला कार्य थोड़ी देर बाद यह सुनिश्चित करने के लिए कि असाइनमेंट पूरा हो गया है और सबमिट हो गया है।

फिर यह सुनिश्चित करने के लिए कि देय तिथि के करीब जोड़ा गया कुछ भी छूट न जाए, आप देय तिथि से एक सप्ताह पहले एक और नोटिफिकेशन ट्रिगर कर सकते हैं यह जांचने के लिए कि यह पूरा हो गया है और सबमिट हो गया है। इस तरह, आप देय तिथि के करीब जोड़ी गई किसी भी चीज़ को मिस नहीं करेंगे।

Todoist और IFTTT के साथ आप और क्या कर सकते हैं?

चूंकि सैकड़ों अन्य IFTTT इंटीग्रेशन हैं, Todoist के लिए कई संभावनाएं हैं। यहां तक कि रोजमर्रा के रिमाइंडर्स जैसे अपनी कार में विंटर सर्वाइवल किट सुनिश्चित करने के लिए एक कार्य सेट करना जब मौसम कहे कि बर्फबारी होने वाली है (या इसके विपरीत, जब धूप हो तो कार पर सर्फबोर्ड)।

लेकिन चीजों को पलटते हुए, कुछ अच्छी चीजें हैं जो आप Todoist से IFTTT ट्रिगर करके कर सकते हैं, जैसे अपने बॉस को स्वचालित रूप से एक रिपोर्ट ईमेल करना।

आप Todoist को IFTTT, Gmail और Google Calendar के साथ कैसे इंटीग्रेट करते हैं? क्या आप काम और खेल के लिए कई टू-डू लिस्ट्स के बीच फंसे हुए हैं? हमें अपने सर्वोत्तम हैक्स बताएं!