Google Contacts का बेहतर उपयोग करने के 6 टिप्स और ट्रिक्स

एक ईमेल उपयोगकर्ता के रूप में, आपने शायद ईमेल संपर्कों को प्रबंधित करने के पेचीदा मुद्दे का सामना किया है। यदि आप Gmail का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके पास Google Contacts तक पहुंच होगी। Contacts के बारे में जाने बिना भी Gmail का उपयोग करना काफी संभव है। यहां तक कि अगर आप नियमित रूप से Google Contacts का उपयोग करते हैं, तो हो सकता है कि आप इसका अधिकतम लाभ न उठा रहे हों।

Google Contacts की कई विशेषताएं हैं जिनसे आप अनजान हो सकते हैं। संपर्क साझा करने से लेकर डुप्लिकेट मर्ज करने तक, कई तरीके हैं जिनसे आप Contacts को अपने लिए बेहतर बना सकते हैं। आइए इसकी पूरी क्षमता का उपयोग करने के लिए कुछ टिप्स और ट्रिक्स देखें।

1. संपर्क लेबल और समूहों का उपयोग करना

पहला टिप अपेक्षाकृत सरल है लेकिन बहुत महत्वपूर्ण। लेबल इसमें एक प्रमुख भूमिका निभाते हैं, इसलिए उनका उपयोग करना महत्वपूर्ण है।

Contacts पेज के बाईं ओर लेबल होते हैं, और यदि आप उनका उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आप बहुत समय बर्बाद कर रहे हैं। लेबल आपको आसान प्रबंधन के लिए विभिन्न संपर्कों को समूहित करने की अनुमति देते हैं। वे उन समय के लिए एक शॉर्टकट के रूप में भी कार्य करते हैं जब आप पते के समूह को ईमेल भेजना चाहते हैं।

लेबल जोड़ना + Create label बटन पर क्लिक करने जितना सरल है।

आइए इसे केवल New Label कहते हैं।

एक बार जब आप इसे सेव कर लेते हैं, तो आप बाईं ओर की सूची में नया लेबल देखेंगे:

अब आप किसी संपर्क को लेबल असाइन कर सकते हैं। जब आप किसी संपर्क पर होवर करते हैं तो दिखाई देने वाले Edit contact लिंक पर क्लिक करके शुरू करें:

आप प्रत्येक संपर्क को कितने लेबल असाइन कर सकते हैं, इस पर कोई प्रतिबंध नहीं है। कोई भी संपर्क कई अलग-अलग समूहों से संबंधित हो सकता है। लेबल आइकन पर क्लिक करें और Manage labels सूची से अपना नया लेबल चुनें, फिर Apply करें।

एक बार जब आप कर लेते हैं, तो आपके द्वारा चुने गए लेबल लागू करने के लिए Save पर क्लिक करें:

जब आप अपने Gmail खाते के साथ ईमेल लिख रहे हों तो आप लेबल का उपयोग कर सकते हैं। To फ़ील्ड में एक लेबल नाम टाइप करना शुरू करें और Gmail इसे ऑटोकम्प्लीट करने की पेशकश करेगा। तो लेबल केवल आपके संपर्कों को व्यवस्थित करने से कहीं अधिक हैं।

2. अपने संपर्क दूसरों के साथ साझा करना

मूल रूप से, Google की संपर्क साझाकरण सुविधा बहुत खराब है। Shared Contacts नामक एक Gmail एक्सटेंशन इसमें आपकी मदद कर सकता है।

Shared Contacts का उपयोग करके, आप विशिष्ट संपर्क लेबल अपनी टीम या यहां तक कि बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ साझा कर सकते हैं। आप चुन सकते हैं कि कौन देख सकता है, संपादित कर सकता है, और नए संपर्क जोड़ सकता है, ठीक उसी तरह जैसे आप Google Drive के साथ करते हैं। इसके बाद, वे अपने मोबाइल डिवाइस पर आपके शेयर्ड लेबल और संपर्कों तक पहुंच सकेंगे। वे इसे डेस्कटॉप पर भी एक्सेस कर सकते हैं, और सैकड़ों अन्य ऐप जो Google Contacts के साथ सिंक होंगे। Shared contacts के माध्यम से संपर्क साझा करने के लिए:

1. संपर्क पर जाएं और दाईं ओर Share विकल्प चुनें।
2. संपर्क में एक लेबल जोड़ें और Add To Label पर क्लिक करें या आप एक नया लेबल भी बना सकते हैं।
3. उन लोगों के नाम या ईमेल टाइप करें जिनके साथ आप संपर्क साझा करना चाहते हैं और Share पर क्लिक करें।

आप Shared Contacts के माध्यम से संपर्कों में नोट्स जोड़ सकते हैं, लेबल बना सकते हैं, और संपर्कों को सीधे शेयर्ड लेबल में जोड़ सकते हैं। Shared Contacts एक्सटेंशन 15-दिन के मुफ्त परीक्षण के साथ आता है और उसके बाद, इसकी लागत एक डॉलर प्रति माह है।

3. कॉलम डिस्प्ले कस्टमाइज़ करना

आप अपने संपर्क सूची को या तो प्रथम नाम या अंतिम नाम से सॉर्ट करना चुन सकते हैं। ऐसा करने के लिए:

1. ऊपर दाईं ओर गियर जैसे Settings विकल्प पर क्लिक करें।
2. More Settings पर क्लिक करें।
3. अपना क्रम चुनें और Save पर क्लिक करें।

हालांकि, मुख्य स्क्रीन पर दिखाई देने वाले कॉलम के क्रम को बदलने की क्षमता कहीं अधिक उपयोगी है। ऐसा करने के लिए:

1. तीन डॉट्स आइकन पर क्लिक करके शुरू करें:
2. Change column order पर क्लिक करें।
3. यह एक डायलॉग बॉक्स खोलेगा। Name हमेशा पहला कॉलम होगा, क्योंकि यह डिफ़ॉल्ट है। हालांकि, आप शेष चार कॉलम को पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं।
4. उदाहरण के लिए, आप Labels कॉलम को स्थानांतरित करना चाह सकते हैं। बस इसके दाईं ओर दो क्षैतिज बार आइकन पर क्लिक करके इसे खींचना शुरू करें, फिर इसे अपनी पसंदीदा स्थिति में ले जाएं:
5. प्रत्येक कॉलम के साथ, आपको एक ड्रॉपडाउन मेनू भी मिलेगा। आप इसका उपयोग उस कॉलम को स्वैप करने के लिए कर सकते हैं जो वर्तमान में नहीं दिख रहा है। उदाहरण के लिए, Job Title and Company के बजाय, आप उस कॉलम को दिखाने के लिए Address चुन सकते हैं। एक बार जब आप Done पर क्लिक करते हैं, तो कॉलम पुनर्व्यवस्थित हो जाएंगे।

यह आप पर निर्भर है कि आप कॉलम को कैसे पुनर्व्यवस्थित करते हैं और सॉर्ट ऑर्डर बदलते हैं ताकि वे आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हों।

4. प्रोफ़ाइल चित्र जोड़ना

ऐसी लंबी सूची में प्रविष्टियों को अलग करना कठिन हो सकता है। शायद आपके कुछ बहुत महत्वपूर्ण ग्राहक हैं, या बस ऐसे लोग जो आपके बहुत करीब हैं, और आप उनकी तस्वीर शामिल करना चाहेंगे। यहां बताया गया है कि आप यह कैसे कर सकते हैं:

1. मान लीजिए आप अपने मित्र के संपर्क की प्रोफ़ाइल में एक तस्वीर जोड़ना चाहते हैं। Edit बटन पर क्लिक करें।
2. मौजूदा प्रोफ़ाइल छवि (Set contact photo) पर क्लिक करके फोटो पिकर खोलें।
3. आप तब अपने लाइब्रेरी से एक मौजूदा फोटो चुन सकते हैं या एक नया अपलोड कर सकते हैं। एक बार जब आप संपर्क में एक प्रोफ़ाइल चित्र जोड़ लेते हैं, तो Done पर क्लिक करें।

5. डुप्लिकेट संपर्क मर्ज करें

यहां संपर्कों को मर्ज करने के कुछ तरीके हैं, खासकर यदि आपके पास डुप्लिकेट संपर्क हैं।

सौभाग्य से, Google Contacts या तो नाम या ईमेल पते के आधार पर डुप्लिकेट खातों की पहचान करने का प्रयास करेगा। Merge & Fix चुनने से आपको एक सूची मिलेगी यदि उसे आपके लिए कोई सुझाव मिले हैं।

लेकिन क्या होगा यदि आप उन नामों को देखते हैं जिन्हें आप जानते हैं कि वे एक ही व्यक्ति हैं, लेकिन Google Contacts उनकी पहचान नहीं कर पाया?

इस उदाहरण में, ध्यान दें कि Aditya Indian Theatre नाम का एक संपर्क है और एक Aditya 2 नाम का। वे एक ही व्यक्ति हैं, केवल अलग-अलग कार्य संपर्क नंबरों के साथ।

उन्हें मर्ज करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है? बस उनकी प्रोफ़ाइल नाम के बगल में चेकबॉक्स चुनें। एक बार जब आप दोनों आइटम चुन लेते हैं, तो शीर्ष के पास Merge आइकन पर क्लिक करें।

भले ही केवल एक नाम है, और केवल एक ईमेल पता है, चिंता न करें, आपके पास अभी भी सभी जानकारी तक पहुंच होगी।

Google Contacts दोनों नंबरों को सेव करता है और यदि आपके पास कंपनी के नाम और ईमेल पते जैसी अन्य चीजें हैं, तो यह उन्हें भी मर्ज कर देगा।

आपके पास वर्तमान में व्यक्तिगत और घरेलू खातों के लिए अलग-अलग संपर्क हो सकते हैं। एक ही व्यक्ति की सभी जानकारी को एक ही संपर्क के तहत एकत्र करना कहीं अधिक सुविधाजनक है। आप अभी भी केवल एक संपर्क के साथ प्रत्येक अलग पते पर ईमेल भेज सकेंगे।

6. संपर्कों तक पहुंचने के शॉर्टकट

Contacts को भूलना या इसे आसानी से कैसे एक्सेस करें, यह भूलना आसान है। आइए एक शॉर्टकट बनाएं ताकि यह बहुत आसान हो जाए:

1. पहली चीज जो आपको करने की आवश्यकता है वह है अपने Settings पर जाएं और फिर All Settings विकल्प चुनें।
2. सुनिश्चित करें कि आप अपने पहले टैब, General tab पर शॉर्टकट सक्षम करते हैं। आप पेज के नीचे Keyboard shortcuts पा सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आप कीबोर्ड शॉर्टकट सक्षम करते हैं।

अब आप Gmail का उपयोग करते समय G और C कुंजी दबाकर Google Contacts को एक नए टैब में खोल सकते हैं। अब आपको उस आइकन को ढूंढने या यह याद रखने की आवश्यकता नहीं है कि Google Contacts में कैसे प्रवेश करें। बस Gmail के भीतर GC टाइप करें, और आपका Contacts पेज स्वचालित रूप से खुल जाएगा।

Google Contacts प्रबंधित करना आसान है!

Google Contacts अधिकांश लोगों के लिए एक साधारण संपर्क-बचत एप्लिकेशन हो सकता है, लेकिन इसमें कई विशेषताएं हैं जो इसे और भी अधिक उपयोगी बना सकती हैं। लेबल जोड़ने से समय बचता है, संपर्क साझा करना एक ऐसी सुविधा है जिसकी हर किसी को आवश्यकता होती है, और शॉर्टकट समय बचाते हैं और प्रवाह बनाए रखते हैं। तो Google Contacts उतना ही उत्पादक हो सकता है जितना आप चाहते हैं।

यदि आप खुद को Google Contacts का पूरा उपयोग करते हुए पाते हैं, तो आप शायद समय-समय पर अपनी संपर्क सूची को साफ करना चाहेंगे। सुनिश्चित करें कि आप सीखते हैं कि यह कैसे करना है और, इन युक्तियों के साथ, आपके पास जल्द ही एक अधिक उत्पादक ईमेल अनुभव होगा।