Google Docs में बहुत सारी शानदार विशेषताएं हैं, लेकिन कुछ मामलों में कुछ चीजें हैं जिनकी लोगों को कभी-कभी आवश्यकता होती है जो Google Docs में डिफ़ॉल्ट रूप से नहीं होती हैं।
कई Google Doc ऐड-ऑन हैं जिन्हें आप सक्षम कर सकते हैं जो Google Docs में उपलब्ध सुविधाओं के आधार का विस्तार करेंगे। निम्नलिखित दस सर्वोत्तम हैं।
हाइलाइट टूल
जब आप किसी दस्तावेज़ को संपादित कर रहे हों या किसी अन्य तरीके से सहयोग कर रहे हों, तो टेक्स्ट को हाइलाइट करने की क्षमता अमूल्य है।
Google Docs में डिफ़ॉल्ट रूप से हाइलाइट करने का एक तरीका है। ऐसा करने के लिए, आपको उस टेक्स्ट को चुनना होगा जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं, रिबन में हाइलाइट आइकन चुनें, और उस हाइलाइट रंग को चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
यह आपके द्वारा चुने गए टेक्स्ट के लिए एक अच्छा हाइलाइट इफेक्ट बनाता है। हालांकि प्रक्रिया में कुछ चरण लगते हैं और विकल्प सीमित हैं।
हाइलाइट टूल Google Doc ऐड-ऑन हाइलाइट करने की प्रक्रिया को बहुत अधिक कार्यात्मक बनाता है।
टूल इंस्टॉल करने के बाद, आपको कुछ सेटअप चरण पूरे करने होंगे। ऐसा करने के लिए, Google Docs में मेनू से Add-ons चुनें, Highlight Tool चुनें, और Settings चुनें।
Automatically scan for highlighter sets on start सक्षम करें।
विंडो बंद करने के लिए कोने में X चुनें। अंत में, मेनू से Add-ons चुनकर, Highlight Tool चुनकर, और Start चुनकर हाइलाइटर टूल शुरू करें।
यह हाइलाइट टूल लॉन्च करेगा।
हाइलाइट करना शुरू करने के लिए, बस उस टेक्स्ट को किसी भी रंग में चुनें जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं, और हाइलाइट टूल विंडो में Highlighter Library चुनें।
पहली विंडो में New Set चुनें। सेट को एक नाम दें, और एक उपयुक्त रंग लागू करें। यदि आप चाहें तो रंग को एक लेबल दें। जब आपका काम हो जाए, तो Save चुनें।
जैसे-जैसे आप हाइलाइट रंग सेट बनाते हैं, वे स्क्रीन के दाईं ओर हाइलाइट टूल विंडो में दिखाई देंगे।
विचार यह है कि आप जल्दी से उस टेक्स्ट को चुन सकते हैं जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं, और आपके द्वारा बनाए गए किसी भी हाइलाइट रंग सेट से चुन सकते हैं। यह चयनित टेक्स्ट को उस रंग में हाइलाइट करेगा।
विचार यह है कि आप जितने चाहें उतने हाइलाइट रंगों का एक बड़ा सेट बना सकते हैं। फिर आप उस विंडो में जो भी रंग सेट पसंद करते हैं उस पर क्लिक करके चयनित टेक्स्ट को उन रंगों में से किसी में भी जल्दी से हाइलाइट कर सकते हैं।
यह हाइलाइट प्रक्रिया को तेज करता है और इसे बहुत सरल बनाता है।
कोड ब्लॉक्स
एक और बेहतरीन Google Doc ऐड-ऑन कोड ब्लॉक्स है।
यदि आपको अक्सर कोड दस्तावेज करने की आवश्यकता होती है, तो ऐसा करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक एक वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करना है जो विशिष्ट कोड भाषाओं को संभाल और फॉर्मेट कर सकता है।
डिफ़ॉल्ट रूप से, Google Docs वास्तव में कोड फॉर्मेटिंग को बहुत अच्छी तरह से नहीं संभालता है। आपको अलग-अलग फॉन्ट प्रकार चुनकर, बैकग्राउंड रंग जोड़कर, और बहुत कुछ करके मैन्युअल रूप से कोड ब्लॉक्स को फॉर्मेट करने की आवश्यकता होती है। लेकिन जब आप एक ऐड-ऑन का उपयोग कर सकते हैं जो यह सब आपके लिए करता है तो वह सारा काम क्यों करें?
एक बार जब आप कोड ब्लॉक्स ऐड-ऑन इंस्टॉल कर लेते हैं, तो आप Add-ons मेनू चुनकर, Code Blocks चुनकर, और फिर Start चुनकर इसे एक्सेस कर सकते हैं।
यह दाईं ओर एक नई विंडो खोलेगा जो आपको उस कोड भाषा और फॉर्मेटिंग थीम को चुनने देता है जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
अब आपको बस अपने कोड को दस्तावेज़ में पेस्ट करना है, कोड के पूरे ब्लॉक को हाइलाइट करना है, और फिर कोड ब्लॉक्स विंडो में Format बटन चुनना है।
यह आपके Google डॉक के अंदर अद्भुत रूप से फॉर्मेट किया गया कोड एम्बेड करता है।
यह ऐडऑन भाषाओं की एक प्रभावशाली सरणी को संभालता है, और उत्कृष्ट कोड फॉर्मेटिंग थीम की एक अच्छी श्रृंखला शामिल करता है।
भरे जाने योग्य दस्तावेज़
Google Docs का एक बहुत ही सामान्य उपयोग फॉर्म टेम्पलेट बनाना है जिन्हें अन्य लोग भर सकते हैं। दुर्भाग्य से, Google Docs में ऐसी कोई अच्छी सुविधा नहीं है जो आपको आसानी से एक भरे जाने योग्य दस्तावेज़ बनाने की अनुमति दे।
शुक्र है, एक Google Doc ऐड-ऑन है जिसे Fillable Document कहा जाता है जो आपको ठीक ऐसा करने देता है।
अन्य ऐड-ऑन की तरह, एक बार जब आप इसे इंस्टॉल कर लेते हैं तो आपको इसे Add-ons मेनू आइटम से चुनना होगा और Start चुनना होगा।
जब आप पहली बार ऐडऑन चलाते हैं, तो आपको शुरू करने के लिए Start setup चुनना होगा। चरण 1 के लिए आपको वह स्प्रेडशीट चुननी होगी जहां आप अपने भरे जाने योग्य फॉर्म से डेटा स्टोर करना चाहते हैं।
आप एक नया स्प्रेडशीट बना सकते हैं या किसी मौजूदा से चुन सकते हैं। जारी रखने के लिए Next चुनें। दूसरे चरण में, आप गंतव्य फ़ोल्डर चुनने या बनाने का चयन करेंगे।
अंतिम चरण में आपको अपने भरे जाने योग्य फॉर्म को प्राप्तकर्ताओं को भेजने के लिए एक ईमेल टेम्पलेट बनाने की आवश्यकता होगी। यह चरण वैकल्पिक है।
एक बार जब आप सेटअप के साथ हो जाते हैं, तो आप दाईं ओर Fillable Document विंडो का उपयोग करके अपने भरे जाने योग्य दस्तावेज़ के लिए सभी फ़ील्ड बना सकते हैं। बस Field List के बगल में + आइकन चुनें। आप Create New Field भी चुन सकते हैं। फिर उन फ़ील्ड को दस्तावेज़ में डालने के लिए Insert Field आइकन चुनें।
वे फ़ील्ड $ प्रतीक के साथ प्लेसहोल्डर के साथ दस्तावेज़ के अंदर दिखाई देते हैं।
आप Fillable Document विंडो में Open Web Form चुनकर फॉर्म का वेब संस्करण देख सकते हैं।
जब आप अपना फॉर्म बनाना समाप्त कर लें, तो बस Publish Form चुनें। अपने भरे जाने योग्य फॉर्म को भेजने के लिए ईमेल पतों की सूची प्रदान करने के लिए Sharing टैब चुनें।
Publish Form चुनकर समाप्त करें और ईमेल भेजें।
मेल मर्ज
मेल मर्ज ऐड-ऑन एक शक्तिशाली Google Doc ऐड-ऑन है जो आपको Google Sheets स्प्रेडशीट से मान लेने और उन्हें एक टेम्पलेट दस्तावेज़ में डालने देता है।
यह उपयोगी क्यों है? यदि आप एक ऐसे व्यवसाय पर विचार करते हैं जहां मालिक को सैकड़ों ग्राहकों को चालान भेजने की आवश्यकता होती है, तो यह ऐड-ऑन उन्हें एक मास्टर चालान "टेम्पलेट" दस्तावेज़ बनाने देगा, लेकिन स्प्रेडशीट से डेटा की पंक्तियों का उपयोग करके विशिष्ट फ़ील्ड भरें।
यह मूल स्प्रेडशीट से सभी डेटा को प्रोसेस करने के लिए आवश्यकतानुसार कई चालान दस्तावेज़ उत्पन्न करता है। इस ऐड-ऑन का उपयोग करने के लिए, आप बस Add-ons मेनू से Mail Merge चुनें, और Start चुनें।
यह दाईं ओर मेल मर्ज विंडो खोलता है।
इस विंडो का उपयोग उस स्प्रेडशीट को चुनने के लिए करें जिसमें वह डेटा है जिसे आप मर्ज करना चाहते हैं। फिर आप प्रत्येक फ़ील्ड को चुन सकते हैं जिसे आप दस्तावेज़ टेम्पलेट में मर्ज करना चाहते हैं।
आप Show Email Settings भी चुन सकते हैं यदि आप बैच दस्तावेज़ को कई उपयोगकर्ताओं को भेजने को स्वचालित करना चाहते हैं तो ईमेल हेडर टेम्पलेट को कस्टमाइज़ करने के लिए।
यदि आप बैच ईमेल सुविधा का उपयोग करना चाहते हैं, तो ऐडऑन के लिए सही SMTP सेटिंग्स सेट अप करना सुनिश्चित करें ताकि आपके ईमेल अकाउंट के लिए सही SMTP सेटिंग्स का उपयोग किया जा सके।
Pixabay मुफ्त इमेज
एक और उपयोगी Google Doc ऐड-ऑन Pixabay Free Images है। यह उपयोग करने के लिए सबसे आसान ऐड-ऑन में से एक है, क्योंकि यह बस आपके अपने दस्तावेज़ में उपयोग करने के लिए इमेज की मुफ्त खोज है।
इसका उपयोग करने के लिए, बस मेनू से Add-ons चुनें, Pixabay Free Images चुनें, और Search Images चुनें।
यह दाईं ओर एक विंडो खोलेगा जिसका उपयोग आप अपने Google दस्तावेज़ में उपयोग करने के लिए मुफ्त इमेज खोजने के लिए कर सकते हैं।
बस मुफ्त इमेज को चुनें ताकि इसे आपके दस्तावेज़ में वहां रखा जा सके जहां वर्तमान में आपका कर्सर है।
डॉक वेरिएबल्स
मेल मर्ज ऐड-ऑन या भरे जाने योग्य दस्तावेज़ ऐड-ऑन का एक विकल्प डॉक वेरिएबल्स ऐड-ऑन है।
यह ऐड-ऑन एकदम सही है यदि आप कई लोगों को अपने स्वयं के मूल्यों के साथ एक दस्तावेज़ भरना चाहते हैं। ऐड-ऑन एक सहयोगी फॉर्म प्रदान करता है जिसका उपयोग उपयोगकर्ता आपके द्वारा दस्तावेज़ में बनाए गए वेरिएबल में डेटा दर्ज करने के लिए कर सकते हैं।
एक बार जब आप ऐड-ऑन इंस्टॉल कर लेते हैं, तो एक टेम्पलेटेड दस्तावेज़ बनाना आसान है। बस मेनू से Add-ons चुनें, Doc Variables चुनें, Insert Variable चुनें, और उस वेरिएबल का प्रकार चुनें जिसे आप दस्तावेज़ में एम्बेड करना चाहते हैं।
एक बार जब आप वेरिएबल प्रकार चुन लेते हैं, तो बस इसे एक नाम दें और चुनें कि यह एकल फ़ील्ड है या कई लाइनों को कवर करता है।
OK चुनें और आप दस्तावेज़ में इसके सामने "$" प्रतीक के साथ वेरिएबल देखेंगे।
आप दस्तावेज़ को किसी को भरने के लिए भेज सकते हैं, और उन्हें बस Add-on मेनू से Start चुनना होगा।
यह दाईं ओर एक विंडो खोलता है जिसमें आपके द्वारा दस्तावेज़ के लिए बनाए गए सभी वेरिएबल के लिए फ़ील्ड होते हैं।
जिस व्यक्ति को आपने फॉर्म भेजा है, उसे बस वेरिएबल भरने और खत्म करने के लिए नीले तीर को दबाने की आवश्यकता है। यह आपके द्वारा दर्ज की गई सभी जानकारी के साथ दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से भर देगा।
यह एक आसानी से भरे जाने वाले फॉर्म को बनाने का एक शानदार तरीका है, या सिर्फ एक टेम्पलेटेड दस्तावेज़ जिसे लोग केवल ऐड-ऑन फॉर्म भरकर आसानी से भर सकते हैं।
टेक्स्ट क्लीनर
यदि आप बहुत सारे दस्तावेज़ संपादित करते हैं, तो टेक्स्ट क्लीनर Google Doc ऐड-ऑन आपके काम को स्वचालित कर सकता है।
यह ऐड-ऑन इंस्टॉल करने से आपको मेनू से त्वरित संपादन तक पहुंच मिलती है। बस मेनू से Add-ons चुनें, Text Cleaner चुनें, और उपलब्ध किसी भी त्वरित संपादन को चुनें।
उदाहरण के लिए, आप पूरे दस्तावेज़ पर कोई भी कार्य कर सकते हैं:
- लाइन ब्रेक हटाएं
- पैराग्राफ ब्रेक हटाएं
- हार्ड लाइन ब्रेक ठीक करें
- वाक्यों से एकाधिक स्पेस हटाएं
- टैब हटाएं
- स्मार्ट कोट्स ठीक करें
यदि आप अधिक संपादन टूल तक पहुंच चाहते हैं, तो Configure चुनें। एक नई विंडो खुलेगी जहां आप टेक्स्ट क्लीनर सुविधाओं को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।
यह स्क्रीन न केवल आपको उन सभी संपादनों को कस्टमाइज़ करने देती है जो यह आपके लिए करेगा, लेकिन यदि आप जो कुछ भी चाहते हैं उसे चुनते हैं और Save and clean now चुनते हैं, तो यह दस्तावेज़ पर एक साथ सभी संपादन करेगा।
यह टूल, इस लेख में सूचीबद्ध अन्य सभी की तरह, Google Docs के साथ आप जो कर सकते हैं उसे बढ़ाता है। यह आपके दस्तावेज़ों के साथ आश्चर्यजनक चीजें करना बहुत आसान बनाता है।
