जैसे-जैसे दुनिया हर साल अधिक डिजिटल होती जा रही है, भौतिक मेल दूसरों के साथ संवाद करने का एक महत्वपूर्ण तरीका बना हुआ है - विशेष रूप से व्यवसायों के लिए। गूगल ऐप्स सूट में टूल्स और ऐड-ऑन का एक बड़ा चयन है जो लिफाफे बनाने की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने में आपकी मदद कर सकता है। आपको बस एक प्रिंटर, एक विंडोज या ऐप्पल PC, और गूगल क्रोम जैसे ब्राउज़र तक पहुंच, या iOS और एंड्रॉइड ऐप्स की आवश्यकता है।
यहां बताया गया है कि आप गूगल डॉक्स का उपयोग करके लिफाफे कैसे प्रिंट कर सकते हैं।
गूगल डॉक्स का उपयोग करके लिफाफे कैसे प्रिंट करें
गूगल डॉक्स के लिए कई लिफाफा ऐड-ऑन हैं जो आपको लिफाफे बनाने और प्रिंट करने में सक्षम बनाते हैं। इस ट्यूटोरियल के लिए, हम मेल मर्ज ऐड-ऑन का उपयोग करेंगे।
नोट: मेल मर्ज आपको उनके फ्री ट्रायल में 30 पंक्तियों तक के 20 मर्ज करने में सक्षम करेगा।
चरण 1: अपना दस्तावेज़ खोलें
गूगल डॉक्स वेब ऐप (या स्मार्टफोन ऐप) पर जाकर और न्यू गूगल डॉक पर क्लिक करके एक गूगल डॉक्स दस्तावेज़ खोलें।
चरण 2: मेल मर्ज खोलें और लिफाफा आकार चुनें
यदि आपके पास अभी तक मेल मर्ज ऐड-ऑन नहीं है, तो आप इसे निम्न चरणों से इंस्टॉल कर सकते हैं। यदि यह पहले से इंस्टॉल है, तो चरण 5 पर जाएं।
- टूलबार में एक्सटेंशन पर क्लिक करें, फिर ऐड-ऑन > ऐड-ऑन प्राप्त करें चुनें।
- गूगल डॉक्स ऐड-ऑन मेनू में, जहां "ऐप्स खोजें" लिखा है, मेल मर्ज टाइप करें। सूची से मेल मर्ज चुनें।
- मेल मर्ज ऐप पर क्लिक करें और इंस्टॉल चुनें।
- जारी रखें चुनें फिर अपना अकाउंट कन्फर्म करें और मेल मर्ज को आवश्यक अनुमतियां दें।
- एक बार इंस्टॉल हो जाने पर एक्सटेंशन > मेल मर्ज > लिफाफे पर क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, साइडबार से मेल मर्ज चुनें और लिफाफे चुनें।
- पॉप-अप लोड होने की प्रतीक्षा करें, फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से अपना लिफाफा आकार चुनें या कस्टम पेज आकार सेट करें। फाइनल करने के लिए सेव पर क्लिक करें।
नोट: यदि आप इस तरह लिफाफा टेम्पलेट नहीं बना सकते हैं, तो फाइल > पेज सेटअप चुनें। यहां, आप अगले चरण पर जाने से पहले ओरिएंटेशन और पेपर आकार सेट कर सकते हैं।
चरण 3: अपना लिफाफा कस्टमाइज़ करें
अगला चरण आपके दस्तावेज़ को संपादित करके आवश्यक फ़ील्ड जोड़ना है, जिसमें प्राप्तकर्ता का पता और आपका रिटर्न पता शामिल है। ऐसा करने के लिए, गूगल डॉक्स संपादन टूल्स का उपयोग करें जैसा कि आप एक सामान्य दस्तावेज़ में करेंगे। उदाहरण के लिए:
नोट: अपने लिफाफे को व्यक्तिगत बनाने के लिए कस्टम फॉन्ट, रंग और ब्रांडिंग जोड़ें।
चरण 4: मर्ज फ़ील्ड जोड़ें
यदि आप मेलिंग सूची से लिफाफों की एक श्रृंखला प्रिंट कर रहे हैं, तो आप मर्ज फ़ील्ड जोड़कर प्रक्रिया को तेज कर सकते हैं, जिससे एक गूगल डॉक्स लिफाफा टेम्पलेट बन जाता है (प्रत्येक लिफाफे में व्यक्तिगत विवरण जोड़ने के बजाय)। ऐसा करने के लिए:
- एक्सटेंशन > मेल मर्ज > शुरू करें पर क्लिक करें।
- स्प्रेडशीट खोलें चुनें।
- अपनी गूगल शीट चुनें। यदि यह ड्रॉप-डाउन मेनू में दिखाई नहीं देती है, तो गूगल ड्राइव चुनें और दस्तावेज़ का पता लगाने के लिए खोज बॉक्स का उपयोग करें। यदि आपने स्प्रेडशीट बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग किया है, तो आप इसे आसानी से गूगल शीट में बदल सकते हैं।
- अपना कर्सर वहां रखें जहां आप मर्ज फ़ील्ड डालना चाहते हैं। मर्ज फ़ील्ड ड्रॉप-डाउन में, वह फ़ील्ड चुनें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं (जैसे, प्राप्तकर्ता नाम)। जोड़ें पर क्लिक करें।
- जब आप पूरा कर लें, तो मर्ज टू ड्रॉप-डाउन बॉक्स में लेटर्स चुनें। फिर मर्ज पर क्लिक करें।
- मेल मर्ज प्रदर्शित करेगा कि आप कितने लिफाफे बनाना चाहते हैं। यदि यह सही है तो हां पर क्लिक करें।
- आपके लिफाफे आपकी स्प्रेडशीट के मानों के अनुसार उत्पन्न होंगे।
चरण 5: नया दस्तावेज़ खोलें और प्रिंट करें
एक बार प्रक्रिया पूरी हो जाने पर, लिफाफा दस्तावेज़ खोलें। यह आपके सभी नए बनाए गए लिफाफों को एक सूची में दिखाएगा। डबल-चेक करें कि सब कुछ सही ढंग से स्वरूपित है।
यदि हां, तो प्रिंट करने का समय आ गया है:
- फाइल > प्रिंट चुनें।
- अधिक सेटिंग्स चुनें और सुनिश्चित करें कि पेपर आकार और अन्य सेटिंग्स सही हैं।
- प्रिंट चुनें।
मेल भेजना कभी इतना आसान नहीं रहा
इस ट्यूटोरियल के साथ, आप आसानी से जितने चाहें उतने लिफाफे प्रिंट करने में सक्षम होना चाहिए। हमने मेल मर्ज का उपयोग किया क्योंकि यह सबसे लोकप्रिय और प्रसिद्ध गूगल डॉक्स ऐड-ऑन में से एक है। हालांकि, यदि आप फ्री ट्रायल का उपयोग करते हैं और मूल्य बहुत अधिक पाते हैं, तो बहुत सारे मुफ्त विकल्प हैं।
