आपको हमेशा अपने कंप्यूटर पर डेटा का बैकअप लेना चाहिए। यदि आप अपने ईमेल प्रबंधित करने के लिए आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आपको उस जानकारी का भी बैकअप रखना होगा। यदि आप नहीं करते हैं, तो आप अपने ईमेल, संपर्क, कार्य, और बहुत कुछ खोने का जोखिम उठाते हैं।
विंडोज 10 एक बैकअप उपयोगिता के साथ अंतर्निहित आता है जिसे फाइल हिस्ट्री कहा जाता है। हम आपको दिखाने जा रहे हैं कि इसका उपयोग अपने आउटलुक फ़ाइलों की प्रतियां बनाने के लिए कैसे करें, साथ ही कुछ नुकसानों को भी उजागर करेंगे जिनसे आपको बचने की आवश्यकता है।
फाइल हिस्ट्री का उपयोग कैसे करें
हालांकि ऐसे थर्ड-पार्टी प्रोग्राम हैं जो अधिक सुविधा संपन्न हैं, फाइल हिस्ट्री विंडोज 10 के साथ शामिल है और आपको अपनी फ़ाइलों को किसी अन्य ड्राइव पर बैकअप करने देगी। यदि मूल फ़ाइलें किसी तरह हटा दी जाती हैं तो आप उन्हें पुनर्स्थापित कर सकते हैं।
शुरू करने के लिए, सेटिंग्स खोलने के लिए विंडोज की + I दबाएं। अपडेट और सुरक्षा > बैकअप पर नेविगेट करें।
बैकअप ड्राइव चुनें
आपको ड्राइव जोड़ें विकल्प देखना चाहिए। उस ड्राइव को चुनने के लिए इस पर क्लिक करें जिस पर आप अपनी फ़ाइलों का बैकअप लेना चाहते हैं।
यदि लागू हो, तो आप देखेंगे कि आपके पास सिस्टम के भीतर अन्य ड्राइव चुनने की क्षमता है। हालांकि, बाहरी ड्राइव का उपयोग करना बेहतर है। ऐसा इसलिए है क्योंकि यदि आपके कंप्यूटर के साथ कुछ होता है, जैसे तार्किक विफलता, तो बाहरी ड्राइव के बचने की अधिक संभावना है। यह सिस्टम के बीच ट्रांसफर को भी आसान बना देगा।
यदि आपको ड्राइव जोड़ने का विकल्प नहीं दिखता है, तो इसका मतलब है कि एक पहले से ही चुना गया है। यह पता लगाने के लिए अधिक विकल्प पर क्लिक करें कि कौन सा, कुल स्थान से शुरू होने वाली लाइन पर। यदि यह वह ड्राइव नहीं है जो आप चाहते हैं, तो नीचे स्क्रॉल करें और ड्राइव का उपयोग बंद करें पर क्लिक करें। पिछले पेज पर वापस जाएं और ऊपर दिए गए निर्देशों का पालन करें।
एक बार जब आप ड्राइव चुन लेते हैं, तो फाइल हिस्ट्री स्वचालित रूप से सक्षम हो जाएगी। यदि यह नहीं है, तो बस स्वचालित रूप से मेरी फ़ाइलों का बैकअप लें को चालू पर स्लाइड करें।
अपनी बैकअप आवृत्ति सेट करें
अब आपके ड्राइव चयनित होने के साथ, आपको फाइल हिस्ट्री की आवृत्ति पर निर्णय लेने की आवश्यकता है।
मेरी फ़ाइलों का बैकअप लें ड्रॉपडाउन डिफ़ॉल्ट रूप से हर घंटे पर सेट है। हालांकि, आप इसे विभिन्न मिनट या घंटे के अंतराल पर बदल सकते हैं, या केवल दैनिक। इस पर निर्भर करते हुए कि आपको अपने बैकअप कितने अप-टू-डेट चाहिए, दैनिक ठीक हो सकता है।
मेरे बैकअप रखें ड्रॉपडाउन निर्धारित करता है कि आपके बैकअप को ड्राइव से हटाए जाने तक कितना समय है। वे डिफ़ॉल्ट रूप से हमेशा के लिए रखे जाने के लिए सेट हैं, लेकिन आप इसे विभिन्न महीने या वर्ष अंतराल पर बदल सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, जब तक स्थान की आवश्यकता न हो केवल तभी फ़ाइलों को साफ़ करेगा जब ड्राइव भर रहा हो।
बैकअप के लिए कौन से फ़ोल्डर चुनें
अब, यह चुनने का समय है कि आप क्या बैकअप लेना चाहते हैं। यदि आप मुख्य बैकअप पेज पर हैं, तो अधिक विकल्प पर क्लिक करें।
इस पेज पर इन फ़ोल्डरों का बैकअप लें नामक एक अनुभाग है। डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके उपयोगकर्ता खाते से कई फ़ोल्डर शामिल हैं, जैसे डाउनलोड, दस्तावेज़, चित्र, और विभिन्न रोमिंग फ़ोल्डर।
आपकी आउटलुक फ़ाइलें C:\Users\NAME\Documents\Outlook Files में संग्रहीत हैं, इसलिए ये स्वचालित रूप से शामिल होंगी।
अन्य फ़ोल्डरों को शामिल करने के लिए, फ़ोल्डर जोड़ें पर क्लिक करें। आप तब अपने सिस्टम पर उस फ़ोल्डर को ब्राउज़ कर सकते हैं और इस फ़ोल्डर को चुनें पर क्लिक कर सकते हैं। यदि आप अपने दस्तावेज़ फ़ोल्डर का बैकअप नहीं ले रहे हैं तो आप विशेष रूप से ऊपर दिए गए आउटलुक फ़ोल्डर के लिए ऐसा करना चाहेंगे।
सूची से किसी फ़ोल्डर को हटाने के लिए, बस उसे चुनें और हटाएं पर क्लिक करें।
आप बैकअप से फ़ोल्डरों को बाहर भी कर सकते हैं। यह तब उपयोगी होता है जब आप किसी ऐसे फ़ोल्डर का बैकअप लेना चाहते हैं जिसमें कई उप-फ़ोल्डर शामिल हैं, जिनमें से कुछ को आप बाहर करना चाहते हैं।
इन फ़ोल्डरों को बाहर करें अनुभाग तक स्क्रॉल करें और फ़ोल्डर जोड़ें पर क्लिक करें। उस फ़ोल्डर को ब्राउज़ करें जिसे आप बाहर करना चाहते हैं, फिर इस फ़ोल्डर को चुनें पर क्लिक करें।
फाइल हिस्ट्री और आउटलुक
फाइल हिस्ट्री का उपयोग करके अपनी आउटलुक फ़ाइलों का बैकअप लेने से पहले, कुछ बातों पर ध्यान देना चाहिए।
फाइल हिस्ट्री केवल उन फ़ाइलों का बैकअप लेगी जो चलते समय उपयोग में नहीं हैं। इसका मतलब है कि यदि आउटलुक खुला है, तो आपकी फ़ाइलों का बैकअप नहीं लिया जाएगा।
इसलिए, यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपकी आउटलुक फ़ाइलों का बैकअप लिया गया है, प्रोग्राम को बंद कर दें जब फाइल हिस्ट्री चल रही हो, या आवृत्ति को इतना बार-बार सेट करें कि यह एक को पकड़ने के लिए बाध्य हो (ऊपर अपनी बैकअप आवृत्ति सेट करें देखें)।
आउटलुक फ़ाइलों का आकार गीगाबाइट में बढ़ना भी असामान्य नहीं है।
फाइल हिस्ट्री अपने बैकअप को विशेष रूप से चतुर तरीके से प्रबंधित नहीं करती है। जबकि कुछ बैकअप उपयोगिताएँ वृद्धिशील रूप से बैकअप लेंगी, केवल उन फ़ाइलों को अपडेट करेंगी जो पिछले स्कैन के बाद से बदली हैं और पुरानी फ़ाइलों को हटा देंगी, फाइल हिस्ट्री ऐसा नहीं करती है।
इसके बजाय, फाइल हिस्ट्री नोटिस करेगी कि डेटा बदल गया है और पूरी फ़ाइल का फिर से बैकअप लेगी। यदि आपकी आउटलुक फ़ाइलें बड़ी हैं, तो आप जल्द ही ड्राइव पर स्थान से बाहर हो जाएंगे। इसे दूर करने के लिए, फाइल हिस्ट्री को अपने बैकअप को तब तक रखने के लिए सेट करें जब तक ड्राइव भर न जाए।
वैकल्पिक रूप से, समय-समय पर आप सेटिंग्स > अपडेट और सुरक्षा > बैकअप > अधिक विकल्प > उन्नत सेटिंग्स देखें > उन्नत सेटिंग्स > संस्करण साफ़ करें पर जा सकते हैं।
यहां आप उनकी उम्र के आधार पर अपने बैकअप को साफ़ कर सकते हैं। फ़ाइलें हटाएं ड्रॉपडाउन का उपयोग करें, इसे नवीनतम को छोड़कर सभी पर सेट करें, और साफ़ करें पर क्लिक करें।
फाइल हिस्ट्री का विकल्प
यदि फाइल हिस्ट्री आपके लिए काम नहीं करने वाली है, और आप सिर्फ आउटलुक बैकअप को स्वचालित करने का एक तरीका चाहते हैं, तो आउटलुक ईमेल का बैकअप आसान बनाने पर हमारे लेख को देखें।
लेख आपको दिखाता है कि आउटलुक का उपयोग करके स्वचालित रूप से एक संग्रह कैसे बनाया जाए, जिसे आप अपने बाहरी ड्राइव पर संग्रहीत करने के लिए सेट कर सकते हैं।
यह लगातार अपडेट होने वाला संग्रह तब चल सकता है जब आउटलुक खुला हो, इसलिए यह एक बढ़िया विकल्प है यदि ऊपर उल्लिखित विचार समस्याग्रस्त साबित होते हैं।
आउटलुक सुरक्षित और स्वस्थ
उपरोक्त सलाह का पालन करके आप यह सुनिश्चित करेंगे कि आपकी आउटलुक फ़ाइलें सुरक्षित और स्वस्थ रहें। याद रखें, बैकअप लेना महत्वपूर्ण नहीं लगता जब तक आप डेटा हानि का सामना नहीं करते। उस बिंदु पर आप हमेशा बैकअप लेना चाहेंगे, इसलिए खुद को परेशानी से बचाएं और अभी इस पर काम करें।
विंडोज 10 में बैकअप लेने पर अधिक सलाह खोज रहे हैं? हमारे परम विंडोज 10 डेटा बैकअप गाइड को देखें। या यदि आप सिर्फ अधिक आउटलुक सलाह चाहते हैं, तो वर्कफ़्लो को बढ़ावा देने के लिए हमारी सर्वोत्तम प्रथाओं को पढ़ें।
क्या आप अपनी आउटलुक फ़ाइलों का बैकअप लेने के लिए फाइल हिस्ट्री का उपयोग करते हैं? यदि नहीं, तो आपकी पसंदीदा विधि क्या है?
