यह एक प्रायोजित लेख है और इसे हाइगर ने संभव बनाया है। वास्तविक सामग्री और राय लेखक के एकमात्र विचार हैं जो एक पोस्ट प्रायोजित होने पर भी संपादकीय स्वतंत्रता बनाए रखते हैं।
हाइगर एक अगली पीढ़ी का प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सूट है जो हमेशा चालू वेब सेवा द्वारा संचालित होता है जिसे आप किसी भी ब्राउज़र या आईओएस और एंड्रॉइड ऐप के माध्यम से एक्सेस कर सकते हैं। इसमें वे सभी उपकरण शामिल हैं जिनकी आपको परियोजनाओं को क्रमबद्ध और प्रबंधित करने के लिए आवश्यक है। आपको स्वचालित कार्य प्राथमिकता और प्रबंधन, कार्य ट्रैकिंग, चैट, समूह असाइनमेंट और बहुत कुछ मिलेगा। सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए अपनी पूरी टीम को आमंत्रित करें, और आप अपनी परियोजनाओं की प्रगति और अपनी टीम के सदस्यों के दिन-प्रतिदिन के कार्य की बारीकी से निगरानी कर सकते हैं। आज की तीव्र गति से चलने वाली, जटिल परियोजनाओं के लिए, एक सफल परियोजना को चलाने के लिए इस प्रकार के सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है। Hygger.io उस भूमिका को बेहतरीन ढंग से निभाते हैं।
एक विशिष्ट हाइगर वर्कफ़्लो
हाइगर का कार्य प्रबंधन प्रमुख मौजूदा टूडू सिस्टम पर आधारित है। इसमें गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली और आइजनहावर डिसीजन मैट्रिक्स के कुछ हिस्सों को शामिल किया गया है। जब आप हाइगर के साथ कोई प्रोजेक्ट चलाते हैं, तो आप शायद इस वर्कफ़्लो का अनुसरण करेंगे:
- अपने सभी कार्यों को लिख लें :जैसे आप गेटिंग थिंग्स डन वर्क मेथड के साथ करते हैं, वैसे ही सभी प्लानिंग लें जो आपके दिमाग में या उसके बाद आपके मॉनिटर के निचले हिस्से में अटकी हुई हैं और इसे सीधे हाइगर में डंप कर दें। हाइगर में पूरी तरह से सब कुछ डंप करें। जैसे ही आप कार्यों को जोड़ते हैं, बाद में प्राथमिकता के लिए उन्हें स्कोर करना सुनिश्चित करें।
- कार्य पैरामीटर मापें :हाइगर आपके कार्यों को स्वचालित रूप से क्रमबद्ध करने के लिए आपकी प्राथमिकता संख्या का उपयोग करेगा। ऐप आपके काम को एक कतार में क्रमबद्ध करता है जो आपको तुरंत बताता है कि आपके स्कोर के आधार पर कौन से कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं।
- कार्य करें (और ट्रैक करें) :अब मज़ेदार हिस्से के लिए! हमारे पास आगामी कार्यों की एक सुव्यवस्थित, उच्च-संगठित सूची है। चलते-चलते अपने काम को ट्रैक करने के लिए कानबन बोर्ड और स्प्रिंट का उपयोग करें।
हाइगर प्रश्न का उत्तर देता है "पहले क्या?" तो आपको नहीं करना है। कार्यक्रम आपकी प्राथमिकता संख्याओं के आधार पर स्वचालित रूप से क्रमबद्ध कार्यों की सूची प्रदान करता है। आपका वर्तमान कार्य कितना महत्वपूर्ण है, इस बारे में चिंता किए बिना आप सूची से नीचे अपना काम कर सकते हैं। बस हाइगर की कार्य सूची का पालन करें, और आप स्वचालित रूप से सबसे महत्वपूर्ण कार्य को पहले पूरा कर लेंगे। जैसे ही आप जाते हैं, आवेदन में अपने काम और समय को ट्रैक करें। हाइगर के साथ, सब कुछ एक दोस्ताना छतरी के नीचे रहता है।
प्राथमिकता के तरीके
हाइगर में आपके कार्यों को क्रमबद्ध करने के एक से अधिक तरीके हैं। कुछ अलग स्कोर-वेटिंग विधियां हैं। आपकी चुनी हुई विधि यह निर्धारित करेगी कि कार्य को अपनी टूडू सूची में जोड़ते समय आपको कौन सी प्राथमिकता वाली जानकारी शामिल करनी होगी।
हाइगर मानते हैं कि कौन सा कार्य सबसे महत्वपूर्ण है यह निर्धारित करना मुश्किल हो सकता है:लोग अक्सर उन कार्यों को प्राथमिकता देंगे जो उन्हें दिलचस्प लगते हैं, मूल रूप से वे जो करना चाहते हैं उसके बजाय वे करना चाहते हैं। हाइगर की कार्य प्राथमिकता विधियों के साथ, आपके लिए कार्यों का प्रबंधन किया जाता है। आप कार्य की विशेषताओं को स्कोर करते हैं, और फिर हाइगर कार्यों को महत्व और तात्कालिकता के आधार पर रैंक करने के लिए एक सूत्र लागू करता है।
मूल्य बनाम प्रयास
यह प्राथमिकता का सबसे सरल तरीका है। टास्क को एक वैल्यू स्कोर (परिणाम कितना मूल्यवान है) और एक एफर्ट स्कोर (कार्य को पूरा करना कितना कठिन है) मिलता है। सूत्र मूल्य से प्रयास घटाता है। उच्चतम स्कोर वाले कार्य शीर्ष पर जाते हैं। इस तरह मूल्य और प्रयास का सबसे अच्छा संयोजन आपके दिन की शुरुआत करता है। आप उच्च-मूल्य वाले, कम-प्रयास वाले कार्यों से शुरू करेंगे, और सूची में नीचे जाते ही धीरे-धीरे कम मूल्यवान कार्यों की ओर बढ़ेंगे। यह ठीक उसी तरह है जैसे राष्ट्रपति आइजनहावर ने अपने निर्णय मैट्रिक्स के साथ अपने कार्यभार को प्रबंधित किया।
आइजनहावर मैट्रिक्स या विधि महत्व और तात्कालिकता के बीच अंतर करने के लिए एक मूल्यवान उपकरण है। वे दो कार्य विशेषताएँ अक्सर एक ही चीज़ की तरह लगती हैं, लेकिन यह महसूस करना महत्वपूर्ण है कि वे नहीं हैं। एक कार्य महत्वपूर्ण हो सकता है, लेकिन अत्यावश्यक नहीं, या इसके विपरीत। आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करके, कार्यों को उनके महत्व और तात्कालिकता के आधार पर चार चतुर्भुजों में क्रमबद्ध किया जाता है।
एक कार्य का एक उदाहरण जो महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक दोनों है, एक चल रहे प्रोजेक्ट के बारे में अपने बॉस से समय-संवेदी ईमेल का उत्तर देने जैसा कुछ हो सकता है। वे कार्य आपकी कार्य सूची में सबसे ऊपर होने चाहिए। ऐसे कार्य जो महत्वपूर्ण हैं लेकिन अत्यावश्यक नहीं हैं, वे दीर्घकालिक योजनाएं और लक्ष्य जैसी चीजें हैं जिन्हें आप समय के अनुसार शेड्यूल करना चाहेंगे।
ऐसे कार्य जो अत्यावश्यक हैं लेकिन महत्वहीन हैं वे ऐसी चीजें हैं जो समय के प्रति संवेदनशील हैं लेकिन मूल्यवान नहीं हैं, जैसे आपका ईमेल जांचना। ये कार्य विचलित करने वाले हो सकते हैं, इसलिए यदि संभव हो तो उन्हें सौंपना स्मार्ट हो सकता है। यदि कोई कार्य न तो महत्वपूर्ण है और न ही अत्यावश्यक है, तो उसे छोड़ा जा सकता है।
भारित स्कोरिंग
यह प्रणाली मूल्य और प्रयास स्कोर का भी उपयोग करती है, लेकिन एक अलग सूत्र के साथ कार्यों को प्राथमिकता देती है। हाइगर आपको कार्य के मूल्य स्कोर का पता लगाने में मदद करता है, यह निर्धारित करता है कि कार्य पूरा होने पर आपको कितना मूल्य मिलेगा। यह पहली बार उपयोगकर्ता के लिए स्कोरिंग कार्यों को बहुत आसान बनाता है। यह महत्वपूर्ण कार्य विशेषताओं को भी स्वीकार करता है, जो प्रत्येक परियोजना की जरूरतों के आधार पर भिन्न हो सकती हैं।
ICE (प्रभाव, आत्मविश्वास, सहजता)
प्रत्येक कार्य को इम्पैक्ट, कॉन्फिडेंस और ईज़ी में एक अंक मिलता है। इम्पैक्ट स्कोर मापता है कि वैल्यू स्कोर की तरह ही कार्य पूरे प्रोजेक्ट के लिए कितना मूल्यवान होगा। आसानी से मापें कि कार्य को पूरा करने के लिए कितना काम करना होगा, जैसे प्रयास। आत्मविश्वास ही एकमात्र नया गुण है। इस स्कोर का उपयोग आपके द्वारा मापी जाने वाली किसी भी विशेषता के आधार पर किसी कार्य की प्राथमिकता को बढ़ाने या कम करने के लिए किया जा सकता है। भारित स्कोरिंग के विपरीत, इन सभी विशेषताओं का वजन समान होता है।
ICE स्कोरिंग कार्यों को स्कोर करने के लिए आवश्यक समय बनाम कार्यों को स्कोर करने के वास्तविक मूल्य के बीच संतुलन बनाने का प्रबंधन करता है, इसलिए यह एक लोकप्रिय विकल्प है।
चावल (पहुंच, प्रभाव, आत्मविश्वास, सहजता)
रीच को जोड़कर ICE पद्धति का विस्तार करता है, जो मापता है कि किसी पूर्ण कार्य का प्रभाव कितना बड़ा हो सकता है। उदाहरण के लिए, लोगों के एक छोटे समूह के लिए एक कार्य का उच्च मूल्य हो सकता है। टास्क का इम्पैक्ट स्कोर ज्यादा होगा, लेकिन रीच कम होगा। यह सिस्टम रीच और इम्पैक्ट द्वारा कार्यों को प्राथमिकता देता है, इसलिए सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को पहले निष्पादित किया जाता है।
अपनी प्राथमिकता प्रणाली का उपयोग करना
एक बार जब आप एक सिस्टम चुन लेते हैं, तो कार्यों को जोड़ना और स्कोर करना शुरू करने का समय आ गया है। सिस्टम में कार्य दर्ज करते समय मान संलग्न होते हैं, लेकिन स्कोर बाद में भी जोड़े जा सकते हैं। प्रत्येक प्रणाली की अपनी विशेषताएं होती हैं, इसलिए सटीक स्कोरिंग प्रक्रिया अलग-अलग होगी। इस अवधारणा में महारत हासिल करने के लिए थोड़ा प्रशिक्षण चाहिए। अभ्यास के साथ, आप अपनी वर्तमान टूडू पद्धति के साथ उतने ही तेज़ हो सकते हैं।
एक बार स्कोर करने के बाद, कार्यों को कुछ श्रेणियों में क्रमबद्ध किया जा सकता है। त्वरित जीत आसान है लेकिन मूल्यवान है। बड़े दांव इसके विपरीत हैं:उच्च मूल्य और उच्च प्रयास, उन्हें कठिन बनाते हुए लेकिन इसके लायक। अंत में, आपके पास टाइम सिंक है, जो बिल्कुल वैसा ही है जैसा वे ध्वनि करते हैं:समय की बर्बादी। आइजनहावर प्रणाली का उपयोग करते हुए, ये ऐसे कार्य होंगे जो न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही अत्यावश्यक।
कानबन बोर्ड और स्प्रिंट के साथ ट्रैकिंग कार्य
एक बार जब आप एक पूर्ण कार्य सूची बना लेते हैं, तो आप अपना काम शुरू कर सकते हैं। हाइगर सिस्टम के भीतर से काम को ट्रैक और निष्पादित किया जा सकता है। सिस्टम चुस्त परियोजना प्रबंधन के लिए कानबन बोर्डों का समर्थन करता है और इसमें स्प्रिंट के आयोजन के लिए उन्नत उपकरण शामिल हैं। यदि आप कानबन के साथ काम करते हैं, तो आपको कार्यों को क्रमबद्ध करने और प्रगति पर नज़र रखने के लिए परिचित कार्ड और कॉलम मिलेंगे। इंटरफ़ेस का डिज़ाइन उपयोग में आसानी को बढ़ाता है, जिससे आपको कानबन सिस्टम के "विज़ुअल सिग्नल" का बहुत प्रभावी ढंग से उपयोग करने में मदद मिलती है।
यदि आपकी टीम स्क्रम के साथ परियोजनाओं का आयोजन करती है, तो आपको हाइगर के स्प्रिंट 2.0 टूल पसंद आएंगे। आप एक समय बॉक्स में कई स्प्रिंट लगा सकते हैं, कहानी के बिंदुओं को पूरा कर सकते हैं, वेग और बर्नडाउन रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं, और बहुत कुछ। ये उन्नत उपकरण आपके स्प्रिंट को अधिक प्रभावी बनाते हैं। इस तरह आपकी टीम बेहतर काम कर सकती है और परियोजना प्रबंधन की चिंता कम कर सकती है।
समापन में
हाइगर में और भी बहुत कुछ है, लेकिन हम इसे एक ही स्थान पर कवर नहीं कर सकते। हमने पाया कि हाइगर एक विस्तृत और शक्तिशाली कार्य संगठन ढांचे को मजबूत और सहज परियोजना प्रबंधन टूल से जोड़ता है। प्रबंधकों को दिन-प्रतिदिन के कार्यप्रवाह में अंतर्दृष्टि प्राप्त होती है, और कर्मचारियों को शक्तिशाली कार्य-प्रबंधन उपकरण मिलते हैं। कुल मिलाकर, यह जटिलता और उपयोग में आसानी का एक ठोस मिश्रण है, इसे हमने सबसे अच्छे परियोजना प्रबंधन टूल में से एक के रूप में रैंक किया है जिसे हमने देखा है।
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