यह एक प्रायोजित लेख है और हाइगर द्वारा संभव बनाया गया है। वास्तविक सामग्री और राय लेखक के एकमात्र विचार हैं जो संपादकीय स्वतंत्रता बनाए रखते हैं, तब भी जब कोई पोस्ट प्रायोजित हो।
हाइगर एक अगली पीढ़ी का प्रोजेक्ट प्रबंधन सूट है जो हमेशा चालू वेब सेवा द्वारा संचालित है जिसे आप किसी भी ब्राउज़र या आईओएस और एंड्रॉइड ऐप के माध्यम से एक्सेस कर सकते हैं। इसमें उन सभी उपकरणों को शामिल किया गया है जिनकी आपको प्रोजेक्ट को सॉर्ट और प्रबंधित करने के लिए आवश्यकता है। आपको स्वचालित कार्य प्राथमिकता और प्रबंधन, कार्य ट्रैकिंग, चैट, समूह असाइनमेंट और बहुत कुछ मिलेगा। पूरी टीम को सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए आमंत्रित करें, और आप अपने प्रोजेक्ट्स और अपने टीम के सदस्यों के दिन-प्रतिदिन के काम की प्रगति की बारीकी से निगरानी कर सकते हैं। आज की तेज़-तर्रार, जटिल परियोजनाओं के लिए, एक सफल परियोजना चलाने के लिए इस तरह के सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है। हाइगर.आईओ उस भूमिका को उत्कृष्ट रूप से भरता है।
एक सामान्य हाइगर वर्कफ़्लो
हाइगर का कार्य प्रबंधन प्रमुख मौजूदा टूडू सिस्टम पर आधारित है। यह गेटिंग थिंग्स डन पद्धति और आइजनहॉवर निर्णय मैट्रिक्स के कुछ हिस्सों को शामिल करता है। जब आप हाइगर के साथ एक प्रोजेक्ट चलाते हैं, तो आप शायद इस वर्कफ़्लो का पालन करेंगे:
- अपने सभी कार्यों को लिखें: जैसे आप गेटिंग थिंग्स डन कार्य पद्धति के साथ करेंगे, अपने मस्तिष्क में संग्रहीत सभी योजना या अपने मॉनिटर के नीचे चिपके पोस्ट-इट्स पर लें और इसे सीधे हाइगर में डाल दें। बिल्कुल सब कुछ हाइगर में डालें। जैसे ही आप कार्य जोड़ते हैं, बाद में प्राथमिकता के लिए उन्हें स्कोर करना सुनिश्चित करें।
- कार्य पैरामीटर्स मापें: हाइगर आपके प्राथमिकता नंबरों का उपयोग करके आपके कार्यों को स्वचालित रूप से सॉर्ट करेगा। ऐप आपके काम को एक कतार में सॉर्ट करता है जो जल्दी से आपको बताता है कि आपके स्कोर के आधार पर कौन से कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं।
- काम करें (और ट्रैक करें): अब मज़ेदार भाग के लिए! हमारे पास एक साफ-सुथरी सॉर्ट की गई, उच्च-संगठित आगामी कार्यों की सूची है। काम को ट्रैक करने के लिए कैनबन बोर्ड और स्प्रिंट का उपयोग करें।
हाइगर "पहले क्या?" का जवाब देता है ताकि आपको न करना पड़े। प्रोग्राम आपके प्राथमिकता नंबरों के आधार पर स्वचालित रूप से सॉर्ट की गई कार्य सूची प्रदान करता है। आप बिना इस चिंता के सूची में नीचे काम कर सकते हैं कि आपका वर्तमान कार्य कितना महत्वपूर्ण है। बस हाइगर की कार्य सूची का पालन करें, और आप स्वचालित रूप से सबसे महत्वपूर्ण काम पहले पूरा करेंगे। जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, एप्लिकेशन में अपने काम और समय को ट्रैक करें। हाइगर के साथ, सब कुछ एक दोस्ताना छतरी के नीचे रहता है।
प्राथमिकता विधियाँ
हाइगर में अपने कार्यों को सॉर्ट करने का एक से अधिक तरीका है। कुछ अलग स्कोर-वेटिंग विधियाँ हैं। आपकी चुनी हुई विधि यह निर्धारित करेगी कि जब आप कार्य को अपनी टूडू सूची में जोड़ते हैं तो आपको कौन सी प्राथमिकता जानकारी शामिल करने की आवश्यकता है।
हाइगर यह मानता है कि यह निर्धारित करना मुश्किल हो सकता है कि कौन सा कार्य सबसे महत्वपूर्ण है: लोग अक्सर उन कार्यों को प्राथमिकता देंगे जो उन्हें दिलचस्प लगते हैं, मूल रूप से वही करते हैं जो वे करना चाहते हैं बजाय इसके कि उन्हें क्या करने की आवश्यकता है। हाइगर की कार्य प्राथमिकता विधियों के साथ, कार्य आपके लिए प्रबंधित किए जाते हैं। आप कार्य के गुणों को स्कोर करते हैं, और फिर हाइगर महत्व और तात्कालिकता के आधार पर कार्यों को रैंक करने के लिए एक सूत्र लागू करता है।
मूल्य बनाम प्रयास
यह प्राथमिकता का सबसे सरल तरीका है। कार्यों को एक मूल्य स्कोर (परिणाम कितना मूल्यवान है) और एक प्रयास स्कोर (कार्य को पूरा करना कितना कठिन है) मिलता है। सूत्र प्रयास को मूल्य से घटाता है। उच्चतम स्कोर वाले कार्य शीर्ष पर जाते हैं। इस तरह मूल्य और प्रयास का सबसे अच्छा संयोजन आपका दिन शुरू करता है। आप उच्च-मूल्य, कम-प्रयास कार्यों से शुरू करेंगे, और धीरे-धीरे सूची में नीचे जाते हुए कम मूल्यवान कार्यों पर जाएंगे। यह इसी तरह है जैसे राष्ट्रपति आइजनहॉवर ने अपने निर्णय मैट्रिक्स के साथ अपने कार्यभार को प्रबंधित किया।
आइजनहॉवर मैट्रिक्स या विधि महत्व और तात्कालिकता के बीच अंतर करने के लिए एक मूल्यवान उपकरण है। वे दो कार्य विशेषताएं अक्सर एक ही चीज की तरह लगती हैं, लेकिन यह महसूस करना महत्वपूर्ण है कि वे नहीं हैं। एक कार्य महत्वपूर्ण हो सकता है, लेकिन तत्काल नहीं, या इसके विपरीत। आइजनहॉवर मैट्रिक्स का उपयोग करके, कार्यों को उनके महत्व और तात्कालिकता के आधार पर चार चतुर्थांशों में सॉर्ट किया जाता है।
एक कार्य का उदाहरण जो महत्वपूर्ण और तत्काल दोनों है, वह आपके बॉस से चल रहे प्रोजेक्ट के बारे में समय-संवेदनशील ईमेल का जवाब देना जैसा कुछ हो सकता है। उन कार्यों को आपकी कार्य सूची में सबसे ऊपर होना चाहिए। कार्य जो महत्वपूर्ण हैं लेकिन तत्काल नहीं हैं वे दीर्घकालिक योजनाएं और लक्ष्य हैं जिन्हें आप समय अनुमति के अनुसार शेड्यूल करना चाहेंगे।
कार्य जो तत्काल हैं लेकिन महत्वहीन हैं वे चीजें हैं जो समय-संवेदनशील हैं लेकिन मूल्यवान नहीं हैं, जैसे अपना ईमेल जांचना। ये कार्य विचलित करने वाले हो सकते हैं, इसलिए यदि संभव हो तो उन्हें सौंपना स्मार्ट हो सकता है। यदि कोई कार्य न तो महत्वपूर्ण है या तत्काल, तो इसे छोड़ा जा सकता है।
वेटेड स्कोरिंग
यह प्रणाली मूल्य और प्रयास स्कोर का भी उपयोग करती है, लेकिन एक अलग सूत्र के साथ कार्यों को प्राथमिकता देती है। हाइगर आपको कार्य का मूल्य स्कोर निकालने में मदद करता है, यह निर्धारित करता है कि कार्य पूरा होने पर आपको कितना मूल्य मिलेगा। यह पहली बार उपयोगकर्ता के लिए कार्यों को स्कोर करना कहीं अधिक आसान बनाता है। यह महत्वपूर्ण कार्य सुविधाओं को भी स्वीकार करता है, जो प्रत्येक प्रोजेक्ट की आवश्यकताओं के आधार पर भिन्न हो सकते हैं।
ICE (प्रभाव, आत्मविश्वास, आसानी)
प्रत्येक कार्य को प्रभाव, आत्मविश्वास और आसानी में एक स्कोर मिलता है। प्रभाव स्कोर मापता है कि कार्य पूरे प्रोजेक्ट के लिए कितना मूल्यवान होगा, ठीक मूल्य स्कोर की तरह। आसानी मापती है कि कार्य को पूरा करने के लिए कितना काम करना होगा, ठीक प्रयास की तरह। आत्मविश्वास एकमात्र नया गुण है। इस स्कोर का उपयोग किसी भी विशेषता के आधार पर कार्य की प्राथमिकता को बढ़ाने या घटाने के लिए किया जा सकता है जिसकी आप परवाह करते हैं। इन सभी गुणों का वजन समान होता है, वेटेड स्कोरिंग के विपरीत।
ICE स्कोरिंग कार्यों को स्कोर करने के लिए आवश्यक समय बनाम कार्यों को स्कोर करने के वास्तविक मूल्य के बीच संतुलन बनाने का प्रबंधन करता है, इसलिए यह एक लोकप्रिय विकल्प है।
RICE (पहुंच, प्रभाव, आत्मविश्वास, आसानी)
पहुंच जोड़कर ICE विधि का विस्तार करता है, जो मापता है कि पूर्ण कार्य का प्रभाव कितना बड़ा हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक कार्य लोगों के एक छोटे समूह के लिए उच्च मूल्य का हो सकता है। कार्य का प्रभाव स्कोर उच्च होगा, लेकिन इसकी पहुंच कम होगी। यह प्रणाली पहुंच और प्रभाव द्वारा कार्यों को प्राथमिकता देती है, इसलिए सबसे महत्वपूर्ण कार्य पहले निष्पादित होते हैं।
अपनी प्राथमिकता प्रणाली का उपयोग करना
एक बार जब आप एक प्रणाली चुन लेते हैं, तो कार्य जोड़ना और स्कोर करना शुरू करने का समय आ जाता है। मान कार्य को सिस्टम में दर्ज करते समय जुड़े होते हैं, लेकिन स्कोर बाद में भी जोड़े जा सकते हैं। प्रत्येक प्रणाली के अपने गुण होते हैं, इसलिए सटीक स्कोरिंग प्रक्रिया अलग-अलग होगी। इस अवधारणा में महारत हासिल करने में थोड़ा प्रशिक्षण लगता है। अभ्यास के साथ, आप अपनी वर्तमान टूडू पद्धति के समान ही तेज हो सकते हैं।
एक बार स्कोर हो जाने पर, कार्यों को कुछ श्रेणियों में सॉर्ट किया जा सकता है। क्विक विन्स आसान लेकिन मूल्यवान हैं। बिग बेट्स इसके विपरीत हैं: उच्च मूल्य और उच्च प्रयास, जो उन्हें कठिन लेकिन सार्थक बनाते हैं। अंत में, आपके पास टाइम सिंक्स हैं, जो वही हैं जैसे वे सुनाई देते हैं: समय की बर्बादी। आइजनहॉवर प्रणाली का उपयोग करते हुए, ये वे कार्य होंगे जो न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही तत्काल।
कैनबन बोर्ड और स्प्रिंट के साथ कार्य ट्रैक करना
एक बार जब आप एक पूर्ण कार्य सूची बना लेते हैं, तो आप अपना काम शुरू कर सकते हैं। काम को हाइगर सिस्टम के भीतर से ट्रैक और किया जा सकता है। सिस्टम चुस्त परियोजना प्रबंधन के लिए कैनबन बोर्ड का समर्थन करता है और स्प्रिंट को व्यवस्थित करने के लिए उन्नत उपकरण शामिल करता है। यदि आप कैनबन के साथ काम करते हैं, तो आपको कार्यों को सॉर्ट करने और प्रगति को ट्रैक करने के लिए परिचित कार्ड और कॉलम मिलेंगे। इंटरफ़ेस का डिज़ाइन उपयोग में आसानी को बढ़ाता है, जिससे आप कैनबन प्रणाली के "दृश्य संकेतों" का बहुत प्रभावी उपयोग कर सकते हैं।
यदि आपकी टीम स्क्रम के साथ प्रोजेक्ट व्यवस्थित करती है, तो आपको हाइगर के स्प्रिंट 2.0 टूल पसंद आएंगे। आप एक टाइम बॉक्स में कई स्प्रिंट लगा सकते हैं, स्टोरी पॉइंट्स मिल सकते हैं, वेलोसिटी और बर्नडाउन रिपोर्ट उत्पन्न कर सकते हैं, और बहुत कुछ। ये उन्नत उपकरण आपके स्प्रिंट को अधिक प्रभावी बनाते हैं। इस तरह आपकी टीम बेहतर काम कर सकती है और परियोजना प्रबंधन के बारे में कम चिंता कर सकती है।
समापन में
हाइगर में इससे कहीं अधिक है, लेकिन हम इसे एक जगह पर कवर नहीं कर सकते। हमने पाया कि हाइगर एक विस्तृत और शक्तिशाली कार्य संगठन ढांचे को मजबूत और सहज परियोजना प्रबंधन उपकरणों के साथ जोड़ता है। प्रबंधकों को दिन-प्रतिदिन के वर्कफ़्लो में अंतर्दृष्टि मिलती है, और कर्मचारियों को शक्तिशाली कार्य-प्रबंधन उपकरण मिलते हैं। कुल मिलाकर, यह जटिलता और उपयोग में आसानी का एक ठोस मिश्रण है, जिसे हमने देखे गए सर्वोत्तम परियोजना प्रबंधन उपकरणों में से एक के रूप में रैंक किया है।
हाइगर.आईओ पर जाएं और नि:शुल्क परीक्षण के लिए साइन अप करें और सॉफ़्टवेयर को आज़माएं। हम इसकी अत्यधिक अनुशंसा करते हैं।
