Excel वर्कबुक बनाम वर्कशीट: स्पष्ट परिभाषाएं और मुख्य अंतर

Excel जानना एक मूल्यवान कौशल है। लेकिन टूल हमेशा उपयोग में आसान नहीं होता और निराशाजनक हो सकता है यदि आप सुविधाओं को पूरी तरह नहीं समझते। यह अक्सर Excel वर्कशीट बनाम वर्कबुक के साथ होता है क्योंकि ये ऐसे शब्द हैं जिन्हें आप आसानी से भ्रमित कर सकते हैं। वास्तव में, इस भ्रम के कारण कुछ लोग वर्कशीट को स्प्रेडशीट कहने लगते हैं। वर्कबुक और वर्कशीट अलग-अलग बनाए और मैनेज किए जाते हैं, इसलिए उनके बीच का अंतर जानना आवश्यक है।

इस Excel ट्यूटोरियल में, आप सीखेंगे कि वर्कशीट और वर्कबुक में क्या अंतर है। आप यह भी सीखेंगे कि वर्कशीट को कैसे मैनिपुलेट करें और उन्हें एक वर्कबुक से दूसरी में कैसे मूव करें। इसके अलावा, यदि आप पावर यूजर बनना चाहते हैं, तो हमारे 40 सर्वश्रेष्ठ Excel कीबोर्ड शॉर्टकट और मैक्रो देखना सुनिश्चित करें ताकि आपका वर्कफ्लो तेज हो सके।

एक वर्कबुक को एक नियमित पेपर बुक के रूप में कल्पना करें; यह पेजों का एक संग्रह है। एक Excel वर्कशीट सिर्फ एक पेज है, या उस बुक में कई पेजों में से एक शीट। इसका मतलब है कि एक Excel वर्कबुक वर्कशीट का एक संग्रह है लेकिन इसमें एक सिंगल वर्कशीट भी हो सकती है। आप एक वर्कबुक में कितनी वर्कशीट रख सकते हैं? Microsoft का कहना है कि यह आपके कंप्यूटर के हार्डवेयर पर निर्भर करता है। आप एक वर्कबुक में कितनी भी वर्कशीट रख सकते हैं, जब तक आपका डिवाइस अनुमति देता है।

जब आप पहली बार Excel खोलते हैं, तो सॉफ्टवेयर आपको तीन खाली Excel शीट के साथ एक वर्कबुक प्रस्तुत करेगा। आप उन्हें स्क्रीन के निचले बाएं कोने में अलग-अलग टैब के रूप में Sheet1, Sheet2, और Sheet3 नाम से देख सकते हैं। आपको इन तीनों में से केवल एक का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन आपको उन लोगों को डिलीट करने की आवश्यकता नहीं है जिनका आप उपयोग नहीं कर रहे हैं।

Excel वर्कशीट पंक्तियों, स्तंभों और सेल्स से बनी होती हैं जिनमें आप डेटा जैसे दिनांक, टेक्स्ट, नंबर, और Excel फॉर्मूला और फंक्शन इनपुट कर सकते हैं। वर्कशीट सेल्स, पंक्तियों और स्तंभों में आपके द्वारा दर्ज डेटा को ग्राफ और चार्ट में भी प्रदर्शित किया जा सकता है।

आप अपने डिवाइस पर xlsx फाइल एक्सटेंशन के साथ Excel वर्कबुक सेव कर सकते हैं। हालांकि, सॉफ्टवेयर के पुराने वर्जन ने xls एक्सटेंशन का उपयोग किया था, इसलिए आश्चर्यचकित न हों यदि आप xlsx के बजाय यह देखते हैं। चिंता न करें, Excel का कोई भी नया वर्जन दोनों प्रकार के फाइल एक्सटेंशन खोल सकता है।

वर्कबुक में वर्कशीट को ग्रुप करना आसान है। आप उन वर्कशीट को एक स्थान पर रखना चाहेंगे जिनमें निकटता से संबंधित डेटा हो। वर्कबुक सुविधाजनक हैं यदि आप एक वर्कशीट से दूसरी में डेटा लिंक कर रहे हैं। वर्कबुक ठीक उन फोल्डर्स की तरह हैं जो अलग लेकिन संबंधित फाइलों को एक साथ रखते हैं। हालांकि, एक वर्कशीट से दूसरी पर जाना बहुत भ्रमित करने वाला हो सकता है, और इसलिए आपको उन्हें ठीक से प्रबंधित करना सीखना चाहिए।

वर्कशीट को कैसे देखें, नाम बदलें, इन्सर्ट करें, और डिलीट करें

Excel द्वारा वर्कशीट को दिए गए डिफ़ॉल्ट नाम बहुत वर्णनात्मक नहीं हैं। Sheet1, Sheet2, और Sheet3 में ज्यादा जानकारी नहीं है। इसलिए आपको पहले वर्कशीट के बारे में बुनियादी बातें सीखनी चाहिए।

वर्कशीट देखना

एक स्प्रेडशीट देखने के लिए आपको बस उसके टैब पर क्लिक करना है। लेकिन यदि आप लंबे नामों वाली कई शीट्स के साथ काम कर रहे हैं, तो Excel सभी शीट टैब प्रदर्शित नहीं कर पाएगा। उस स्थिति में, आप टैब के बाईं ओर तीर का उपयोग कर सकते हैं। ये तीर आपको बाएं या दाएं नेविगेट करने में मदद करेंगे। आप उन तीरों पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं और सभी टैब की सूची प्रदर्शित होगी। फिर आप वांछित वर्कशीट पर क्लिक कर सकते हैं।

वर्कशीट का नाम बदलना

वर्कशीट का नाम बदलना आसान है। बस टैब पर राइट-क्लिक करें और एक कॉन्टेक्स्ट मेनू खुलेगा। Rename चुनें और नया नाम टाइप करें। आप जिस टैब का नाम बदलना चाहते हैं उस पर डबल-क्लिक भी कर सकते हैं और नया नाम टाइप कर सकते हैं।

नई वर्कशीट इन्सर्ट करना

क्या आपने वर्कशीट टैब के बगल में एक फाइल आइकन वाले छोटे टैब पर ध्यान दिया? उस पर क्लिक करें और एक नई वर्कशीट अंतिम के दाईं ओर दिखाई देगी। यह नई वर्कशीट खोलने का सबसे तेज और आसान तरीका है।

नई वर्कशीट इन्सर्ट करने का एक और तरीका है उस टैब को चुनें जिसके दाईं ओर आप नई वर्कशीट इन्सर्ट करना चाहते हैं, फिर राइट-क्लिक करें और Insert चुनें।

एक नई पॉप-अप विंडो खुलेगी। Worksheet चुनें और OK पर क्लिक करें।

वर्कशीट डिलीट करना

वर्कशीट डिलीट करना सरल है। वर्कशीट के टैब पर राइट-क्लिक करें। एक कॉन्टेक्स्ट मेनू दिखाई देगा और बस Delete पर क्लिक करें।

वर्कशीट कैसे मूव करें

Excel के साथ काम करना जटिल हो सकता है और आपको वर्कबुक के बीच अलग-अलग वर्कशीट मूव करने या अपनी वर्कशीट को अलग क्रम में रखने की आवश्यकता होगी। यहां बताया गया है कि आप यह कैसे कर सकते हैं।

उसी वर्कबुक में वर्कशीट मूव करना

वर्कशीट को एक स्थिति से दूसरी में मूव करने के लिए, इसके टैब पर राइट-क्लिक करके कॉन्टेक्स्ट मेनू खोलें, और Move or Copy चुनें। एक नई विंडो दिखाई देगी और आपको उस स्प्रेडशीट के नाम पर क्लिक करना होगा जो चयनित वर्कशीट के बाद जाएगी, और OK पर क्लिक करें।

उसी वर्कबुक के भीतर वर्कशीट को अलग स्थान पर मूव करने का सबसे आसान तरीका है इसके टैब पर लेफ्ट-क्लिक दबाए रखें, और फिर बस इसे उस स्थान पर खींचें जहां आप इसे चाहते हैं। एक छोटा काला तीर उस स्थान को इंगित करेगा जहां आप वर्कशीट ड्रॉप कर सकते हैं। जब आप वांछित स्थिति में हों तो माउस बटन छोड़ दें।

वर्कशीट को नई वर्कबुक में मूव करना

वर्कशीट को पूरी तरह से नई वर्कबुक में मूव करने के लिए, इसके टैब पर राइट-क्लिक करें और Move or Copy चुनें। जब नई विंडो दिखाई दे, तो To Book शीर्षक के तहत ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें, और (New Book) चुनें।

जब आप स्प्रेडशीट को नई वर्कबुक में मूव करते हैं, तो Excel इसे मौजूदा से हटा देगा और ऑटोमैटिकली एक नई वर्कबुक खोलेगा जिसमें वर्कशीट होगी।

वर्कशीट को अलग वर्कबुक में मूव करना

सोर्स वर्कबुक खोलें जिसमें वह वर्कशीट है जिसे आप मूव करना चाहते हैं। आपको उस वर्कबुक को भी खोलना होगा जिसमें आप वांछित वर्कशीट मूव करेंगे। उन्हें एक ही समय में खुला रखें। वर्कशीट के टैब पर राइट-क्लिक करें और Move or Copy चुनें। "To Book" ड्रॉप-डाउन मेनू के तहत लक्ष्य वर्कबुक का नाम ढूंढें और चुनें। पुष्टि करने के लिए OK दबाएं।

वर्कशीट कैसे कॉपी करें

कभी-कभी आपको पहले से मौजूद वर्कशीट की कॉपी बनाने की आवश्यकता होगी। यह छोटे संशोधन करना आसान बनाता है, खासकर यदि आप उसी फॉर्मेटिंग या फॉर्मूला का उपयोग करेंगे। प्रक्रिया वर्कशीट मूव करने के समान है।

उसी वर्कबुक में वर्कशीट कॉपी करना

उसी वर्कबुक में वर्कशीट कॉपी करने के लिए इसके टैब पर राइट-क्लिक करें और Move or Copy पर जाएं। एक बार नई विंडो खुलने पर, Create a copy बॉक्स चेक करें। आपको उस वर्कशीट का नाम चुनना होगा जिसके सामने आप कॉपी रखना चाहते हैं। फिर पुष्टि करने के लिए OK पर क्लिक करें।

नई वर्कबुक में वर्कशीट कॉपी करना

यदि आप नई वर्कबुक में वर्कशीट कॉपी करना चाहते हैं तो आपको फिर से कॉन्टेक्स्ट मेनू में Move or Copy पर जाना होगा और Create a copy बॉक्स चेक करना होगा। "To Book" के तहत ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और (new book) चुनें। Excel कॉपी की गई वर्कशीट वाली एक नई वर्कबुक बनाएगा।

अलग वर्कबुक में वर्कशीट कॉपी करना

यदि आपको किसी वर्कशीट को अलग वर्कबुक में कॉपी करने की आवश्यकता है तो सोर्स और टारगेट दोनों वर्कबुक खोलें। जिस वर्कशीट को आप मूव करना चाहते हैं उसके टैब पर राइट-क्लिक करें और Move or Copy पर जाएं। जब नया डायलॉग बॉक्स खुले, तो Create a copy बॉक्स चेक करें। To Book के तहत ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें, और टारगेट वर्कबुक का नाम चुनें। पुष्टि करने के लिए OK बटन दबाएं।

Excel फाइल को Google Sheets में कैसे खोलें

हर कोई Microsoft Excel उपयोग करना पसंद नहीं करता। Google Sheets इसका सबसे लोकप्रिय विकल्प है। यदि आपका सहकर्मी आपको Excel फाइल भेजता है, तो आप इसे Google Sheets में बिना किसी समस्या के खोल सकते हैं। बस एक ब्लैंक Google Sheet खोलें और File टैब पर जाएं और Open चुनें। Open File मेनू में Upload टैब ढूंढें और क्लिक करें। Excel फाइल पर लेफ्ट-क्लिक दबाए रखें और इसे स्पेस में खींचें।

आप स्क्रीन के बीच में Browse पर भी क्लिक कर सकते हैं, और वहां से उस Excel शीट पर नेविगेट करें जिसे आप Google Sheets में इम्पोर्ट करना चाहते हैं। आप जिस फाइल को चाहते हैं उसे चुनें और Open पर क्लिक करें।

CSV फाइल को MS Excel में कैसे खोलें

CSV फाइलें सिंपल टेक्स्ट फाइलें हैं जिनमें कॉमा से अलग जानकारी और डेटा होता है। इसका उपयोग विभिन्न एप्लिकेशन के बीच डेटा ट्रांसफर करने के लिए किया जाता है जो आमतौर पर सीधे संवाद नहीं कर सकते। ऐसे ऐप्स हैं, उदाहरण के लिए, MS Excel और Google Sheets, या Microsoft Word। यदि आपको CSV फाइल मिलती है, तो यहां बताया गया है कि आप Excel का उपयोग करके इसे कैसे खोल सकते हैं।

1. उस Excel स्प्रेडशीट को खोलें जिसमें आप CSV फाइल में मौजूद डेटा सेव करना चाहते हैं। Data टैब पर क्लिक करें और Get External Data ग्रुप ढूंढें। From Text चुनें।

2. वह CSV फाइल चुनें जिसे आप Excel में खोलना चाहते हैं और Import पर क्लिक करें। खुलने वाली नई विंडो में Delimited पर क्लिक करें और फिर Next।

3. नई विंडो में, Delimiters के तहत Comma बॉक्स चेक करें और फिर Next।

4. एक और विंडो खुलेगी, Column data format के तहत General चुनें, और Finish पर क्लिक करें।

वर्कबुक और वर्कशीट के बीच अंतर

वर्कबुक और वर्कशीट के बीच अंतर जानने से आपको दोनों को तेजी से नेविगेट करने और आसानी से प्रबंधित करने में मदद मिलेगी। वर्कशीट MS Excel का मूल हैं, और आप एक वर्कबुक में कई वर्कशीट रख सकते हैं। डेटा एडिटिंग और मैनिपुलेशन केवल वर्कशीट में संभव है न कि वर्कबुक में। यह जानना भी दिलचस्प है कि वर्कशीट में डेटा की मात्रा स्तंभों, पंक्तियों और सेल्स की संख्या से सीमित होती है। वर्कबुक में डेटा की मात्रा बिल्कुल भी सीमित नहीं है।