क्या आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में अपना कैलेंडर शेयर करने का आसान तरीका ढूंढ रहे हैं? चाहे आप किसी टीम प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों या किसी और के साथ समन्वय करने की आवश्यकता हो, यह गाइड आपको दिखाएगा कि यह कैसे करना है। हम आपको सिखाएंगे कि आउटलुक में डेस्कटॉप और वेब संस्करणों का उपयोग करके कैलेंडर कैसे शेयर करें। और बोनस के रूप में, आपको अपने कैलेंडर परमिशन प्रबंधित करने के टिप्स मिलेंगे।
विंडोज एप्लिकेशन का उपयोग करके आउटलुक कैलेंडर कैसे शेयर करें
यदि आप विंडोज के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग करते हैं तो कैलेंडर शेयरिंग बहुत आसान होगी। इन चरणों का पालन करें:
1. अपने विंडोज पीसी पर आउटलुक खोलें।
2. निचले बाएं कोने में कैलेंडर आइकन ढूंढें।
3. Home टैब में टूलबार के ऊपरी दाएं तरफ Share Calendar चुनें।
4. आउटलुक आपको शेयर करने योग्य कैलेंडर्स की एक सूची प्रस्तुत करेगा। याद रखें कि आउटलुक में आपके द्वारा कॉन्फ़िगर किए गए सभी कैलेंडर्स शेयर नहीं किए जा सकते।
5. उस कैलेंडर पर क्लिक करें जिसे आप शेयर करना चाहते हैं ताकि उसे चुन सकें।
6. कैलेंडर प्रॉपर्टीज के साथ एक नया डायलॉग बॉक्स खुलेगा। उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के लिए Add चुनें।
7. संपर्कों की सूची से (आमतौर पर आपकी एड्रेस बुक) चुनें कि आप कैलेंडर किसके साथ शेयर करेंगे। व्यक्ति का नाम टाइप करना शुरू करें, और आउटलुक उनका ईमेल एड्रेस भर देगा।
8. जोड़े गए लोगों के पास डिफ़ॉल्ट शेयरिंग परमिशन स्तर होंगे। अब आप उन्हें व्यक्तिगत रूप से चुन सकते हैं और उनकी पहुंच स्तर को जैसा उचित समझें बदल सकते हैं।
वेबसाइट पर आउटलुक कैलेंडर कैसे शेयर करें
यदि आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक ऐप के बिना डिवाइस का उपयोग कर रहे हैं तो आप अभी भी आउटलुक वेबसाइट का उपयोग करके अपना कैलेंडर शेयर कर सकते हैं। यहां बताया गया है:
1. अपना पसंदीदा वेब ब्राउज़र खोलें और एड्रेस बार में Outlook.live.com टाइप करें। अपने क्रेडेंशियल्स से साइन इन करें।
2. बाएं साइड मेनू पर कैलेंडर आइकन चुनें।
3. वह कैलेंडर चुनें जिसे आप शेयर करना चाहते हैं और उस पर राइट-क्लिक करें।
4. यदि यह विशेष कैलेंडर शेयर किया जा सकता है, तो आपके पास Sharing and permissions विकल्प होगा। इसे क्लिक करें।
5. एक नया डायलॉग बॉक्स पॉप अप होगा। उस व्यक्ति का ईमेल एड्रेस टाइप करें जिसके साथ आप कैलेंडर शेयर करना चाहते हैं। यदि प्राप्तकर्ता आपके संपर्कों में है, तो आउटलुक वेब ऐप एक सूची पेश करेगा जिससे आप ईमेल चुन सकते हैं।
6. उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के बाद, आप उनके परमिशन स्तर सेट कर सकते हैं। ड्रॉप-डाउन मेनू से Can view all details और Can edit के बीच चुनें।
7. Share चुनें।
परमिशन स्तर समझें
जब आप अपने आउटलुक कैलेंडर को किसी के साथ शेयर करेंगे तो आपको ऊपर वर्णित चरणों का पालन करके परमिशन स्तर सेट करना होगा। आप इसे डिफ़ॉल्ट पर छोड़ सकते हैं या इसे पेश किए गए विकल्पों में से एक में बदल सकते हैं। यदि आप डेस्कटॉप आउटलुक ऐप का उपयोग कर रहे हैं तो पांच विकल्प हैं और यदि आप वेबसाइट के माध्यम से अपना कैलेंडर शेयर करते हैं तो केवल दो विकल्प हैं। यह जानने के लिए कि कौन सा परमिशन स्तर चुनना है, आपको उन्हें समझने की आवश्यकता है।
याद रखें कि यदि आप अधिक विस्तृत परमिशन स्तर चाहते हैं, तो आपको उन्हें आउटलुक डेस्कटॉप ऐप का उपयोग करके सेट करना होगा। वेब संस्करण में सीमित विकल्प हैं; आप केवल Can view all details या Can edit सेट कर सकते हैं। इसका मतलब है कि आपके सहकर्मी या तो कैलेंडर आइटम्स को उनके पूर्ण विवरण में देख पाएंगे या उन्हें देख और संपादित कर पाएंगे।
Can View When I'm Busy
यह डिफ़ॉल्ट परमिशन स्तर है, और यदि आप इसे बदलने का विकल्प नहीं चुनते हैं, तो प्राप्तकर्ता को स्वचालित रूप से यही मिलेगा। आपके सहकर्मी जिनके साथ आपने अपना कैलेंडर शेयर किया है, वे इसे खोल पाएंगे और केवल यह देख पाएंगे कि आप उपलब्ध हैं, व्यस्त हैं, ऑफिस से बाहर हैं, या आपके पास अपॉइंटमेंट है।
Can View Titles and Locations
यदि आप कैलेंडर प्राप्तकर्ताओं को अधिक विवरण दिखाना चाहते हैं, तो "Can view titles and locations" विकल्प चुनें। हालांकि यह सीमित विवरणों तक कुछ पहुंच देता है, आपके सहकर्मी अब आपकी मीटिंग्स का स्थान और शीर्षक (या विषय) देख सकते हैं। आप अपनी कुछ मीटिंग्स को प्राइवेट अपॉइंटमेंट के रूप में लेबल कर सकते हैं, और वे स्थान और शीर्षक नहीं दिखाएंगे। इसके बजाय, इस परमिशन स्तर का उपयोग करते समय भी उन्हें प्राइवेट नामित किया जाएगा।
Can View All Details
यह परमिशन स्तर सेटिंग प्राप्तकर्ताओं को पूर्ण विवरण और सभी कैलेंडर आइटम देखने देगी। मीटिंग्स और अपॉइंटमेंट्स के अलावा, वे अटेंडीज़, मीटिंग नोट्स, और अटैचमेंट्स भी देखेंगे।
Can Edit
यह परमिशन स्तर आपके सहकर्मियों को आपके आउटलुक कैलेंडर को बदलने की अनुमति देगा। वे आपके अपॉइंटमेंट्स जोड़ या हटा पाएंगे। लेकिन वे आपके लिए मीटिंग अनुरोध प्राप्त नहीं कर पाएंगे, न ही मीटिंग आमंत्रणों का जवाब दे पाएंगे।
Delegate
आप शायद इस परमिशन स्तर को किसी भरोसेमंद व्यक्ति को असाइन करना चाहेंगे। यह उन्हें सभी मीटिंग्स, अपॉइंटमेंट्स, और आमंत्रणों को पूरी तरह से संभालने की अनुमति देगा। जब आप किसी को डेलीगेट परमिशन असाइन करते हैं, तो आप चुन सकते हैं कि उन्हें आपके प्राइवेट अपॉइंटमेंट्स को संभालने की शक्ति दी जाए या नहीं। लेकिन इन आउटलुक कैलेंडर विकल्पों को फाइन-ट्यून करने के लिए, आपको Account Settings पर जाना होगा।
ऐसा करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
1. आउटलुक ऐप के ऊपरी बाएं कोने में File पर जाएं।
2. Info टैब में Account Settings चुनें।
3. Delegate Access विकल्प ढूंढें
4. डेलीगेट विकल्प कॉन्फ़िगर करें। आप चुन सकते हैं कि आपके मीटिंग अनुरोध केवल आपके डेलीगेट्स को डिलीवर किए जाएं, लेकिन आपको उनकी कॉपी मिले। दूसरा विकल्प केवल आपके डेलीगेट्स को मीटिंग अनुरोध प्राप्त होंगे। तीसरा विकल्प मीटिंग अनुरोध आपको और आपके डेलीगेट दोनों को भेजेगा।
यह जानना महत्वपूर्ण है कि आप पूरे संगठन या बाहरी उपयोगकर्ताओं को डेलीगेट के रूप में सेट नहीं कर सकते। यह परमिशन स्तर केवल विशिष्ट उपयोगकर्ताओं या समूहों के लिए आरक्षित है। डेलीगेट्स के पास सभी कैलेंडर आइटम्स तक पूर्ण पहुंच होगी, इसलिए ध्यान से चुनें कि आप इस परमिशन स्तर को किसे असाइन करना चाहते हैं।
आउटलुक में अपना कैलेंडर शेयर करना सभी को एक ही पेज पर रखने का एक शानदार तरीका है। इन सरल चरणों का पालन करके, आप आसानी से अपना कैलेंडर शेयर कर सकते हैं और यह जानकर मन की शांति पा सकते हैं कि हर कोई एक ही शेड्यूल पर है। क्या आपके पास आउटलुक में कैलेंडर शेयर करने के लिए कोई अन्य टिप्स हैं? हमें कमेंट्स में बताएं!
