जब आप डेटा को स्प्रेडशीट में आयात करते हैं, तो आपको मिक्स्ड लेटर केस या ऐसे शब्द मिल सकते हैं जिनमें सभी अपरकेस या लोअरकेस अक्षर होते हैं। यदि आप अपने टेक्स्टुअल डेटा को सुसंगत रखना पसंद करते हैं, तो हम आपको Excel में टेक्स्ट केस बदलने के कुछ तरीके दिखाएंगे।
हम आपको तीन फंक्शन्स, फ्लैश फिल फीचर, एक उपयोगी Office ऐड-इन, और Microsoft Excel और Word के बीच कॉपी-पेस्ट करने का तरीका बताएंगे। जो भी तरीका आपके लिए सबसे आसान या सबसे अच्छा काम करे, उसका उपयोग करें।
केस बदलने के लिए फॉर्मूला का उपयोग करें
चाहे आप पहले से ही Excel फॉर्मूला का उपयोग करते हों या नहीं, टेक्स्ट केस बदलने के लिए तीन उपयोगी फंक्शन्स हैं। UPPER, LOWER, और PROPER के साथ, आप एक सरल फॉर्मूला से अपना टेक्स्ट एडजस्ट कर सकते हैं।
Excel फंक्शन्स का उपयोग करने के लिए, आपको डेटा वाले सेल्स के अलावा अन्य सेल्स में फॉर्मूला जोड़ना होगा, जैसे दाईं ओर एक नए कॉलम में।
UPPER फंक्शन
जब आप अपने टेक्स्ट को सभी अपरकेस अक्षरों में बदलना चाहते हैं, तो UPPER फंक्शन का उपयोग करें। सिंटैक्स है UPPER(text) जहां आप आर्गुमेंट के लिए वास्तविक टेक्स्ट या सेल रेफरेंस दर्ज कर सकते हैं।
यहां, हम इस फॉर्मूला का उपयोग करके मिक्स्ड अपर और लोअरकेस अक्षरों वाले टेक्स्ट को ऑल कैप्स में बदलेंगे:
=UPPER("joe smith")
ध्यान दें कि यदि आप आर्गुमेंट के लिए टेक्स्ट का उपयोग करते हैं, तो आपको इसे कोटेशन मार्क्स में संलग्न करना चाहिए और किसी भी लेटर केस का उपयोग कर सकते हैं।
एक अन्य उदाहरण के रूप में, हम सेल A2 में सामग्री को इस फॉर्मूला के साथ सभी अपरकेस टेक्स्ट में बदलेंगे:
=UPPER(A2)
LOWER फंक्शन
UPPER फंक्शन का विपरीत LOWER है। इसके साथ, आप सभी लोअरकेस टेक्स्ट में बदल सकते हैं। सिंटैक्स है LOWER(text) जहां फिर से, आप सेल रेफरेंस या टेक्स्ट दर्ज कर सकते हैं।
इस उदाहरण में, हम सेल A3 में टेक्स्ट को इस फॉर्मूला के साथ सभी लोअरकेस अक्षरों में बदलेंगे:
=LOWER(A3)
आर्गुमेंट के रूप में टेक्स्ट का उपयोग करने के लिए, इसे कोटेशन मार्क्स में लपेटना सुनिश्चित करें। यहां, हम कोट्स में टेक्स्ट को सभी लोअरकेस अक्षरों में बदलेंगे:
=LOWER("john jones")
PROPER फंक्शन
अंत में PROPER फंक्शन है जो आपको प्रत्येक शब्द के पहले अक्षर को कैपिटलाइज़ करने की अनुमति देता है, जिसे अक्सर टाइटल केस कहा जाता है। यह पहले और अंतिम नाम, शीर्षक, या हेडलाइन्स के लिए एक आसान विकल्प है। सिंटैक्स मूल रूप से ऊपर दिए गए फंक्शन्स के समान है, PROPER(text)।
नीचे, हम कोट्स में संलग्न टेक्स्ट को टाइटल केस में बदलने के लिए निम्न फॉर्मूला का उपयोग करेंगे:
=PROPER("jerry white")
अंतिम उदाहरण में, हम इस फॉर्मूला के साथ सेल A4 में टेक्स्ट बदलेंगे:
=PROPER(A4)
फॉर्मूला कॉपी करें
यदि आपके पास एक कॉलम में कई सेल हैं जिन पर आप फॉर्मूला लागू करना चाहते हैं, तो आप बस इसे कॉपी और नीचे पेस्ट कर सकते हैं।
फॉर्मूला वाले सेल को चुनें और निचले दाएं कोने में फिल हैंडल (प्लस साइन) को शेष सेल्स के माध्यम से नीचे खींचें और छोड़ दें।
आप देखेंगे कि फॉर्मूला सही सेल रेफरेंस शामिल करने के लिए एडजस्ट होता है और परिणाम भरता है।
नोट: यदि आप रिलेटिव के बजाय एब्सोल्यूट सेल रेफरेंस का उपयोग करते हैं, तो फॉर्मूला रेफरेंस को स्वचालित रूप से अपडेट नहीं करता है।
फ्लैश फिल का लाभ उठाएं
Excel में फ्लैश फिल फीचर टेक्स्ट के केस को बदलने के लिए उपयोग करने वाला एक और सुविधाजनक टूल है। आप बस एक एंट्री उस तरह बनाते हैं जैसे आप अपना टेक्स्ट चाहते हैं और फिर फ्लैश फिल का उपयोग करके बाकी को भरते हैं।
यहां हमारे पास मिक्स्ड लेटर केस वाले नामों की एक सूची है। आप पहले सेल में दाईं ओर उस तरह टेक्स्ट दर्ज करें जैसे आप चाहते हैं और Enter या Return दबाएं।
फिर, या तो कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + E का उपयोग करें या Data टैब के Data Tools सेक्शन में फ्लैश फिल बटन चुनें।
जादू की तरह, आप शेष सेल्स को अपनी अन्य एंट्रीज के बगल में भरते हुए देखेंगे जो पहले आपके द्वारा प्रदान किए गए की तरह प्रदर्शित होंगे।
वैकल्पिक रूप से, आप दिखाई देने वाले फ्लैश फिल बटन को आधिकारिक तौर पर सुझावों को स्वीकार करने के लिए चुन सकते हैं, हालांकि यह आवश्यक नहीं है।
ऐड-इन देखें
शायद आप फॉर्मूला के शौकीन नहीं हैं और एक ऐसा टूल चाहते हैं जो टेक्स्ट को मौके पर ही बदल दे। आप Excel के ऐड-इन में से एक को आज़मा सकते हैं। यहां, हम Swap Case ऐड-इन का उपयोग करेंगे।
- इंसर्ट टैब पर Get Add-ins बटन का उपयोग करके Office Add-ins स्टोर खोलें।
- फिर, सर्च बॉक्स में "Case" या "Swap Case" डालें। ऐड-इन इंस्टॉल करने के लिए Add और फिर Continue चुनें।
- अपनी वर्कशीट पर वापस जाएं और होम टैब पर Swap Case चुनें।
- यदि आप इसे नहीं देखते हैं, तो इंसर्ट टैब पर My Add-ins ड्रॉप-डाउन सूची खोलें, See All चुनें, ऐड-इन चुनें, और Add चुनें।
- जब ऐड-इन का साइडबार दाईं ओर खुलता है, तो उन सेल्स को चुनें जिन्हें आप बदलना चाहते हैं और अपरकेस या लोअरकेस बटन में से किसी एक को चुनें।
आप अपने चुने हुए सेल्स में टेक्स्ट को आपके द्वारा चुने गए केस में बदलते हुए देखेंगे।
ऐड-इन का लाभ यह है कि आप अपने मूल सेल्स में टेक्स्ट बदल सकते हैं। दुर्भाग्य से, ऐड-इन प्रॉपर केस विकल्प प्रदान नहीं करता है।
Microsoft Word से कॉपी और पेस्ट करें
यदि आप Excel के अलावा Microsoft Word का उपयोग करते हैं और बहुत कॉपी-पेस्ट करते हैं, तो यह आपको एक और विकल्प देता है। क्योंकि Word टेक्स्ट केस बदलने का एक आसान तरीका प्रदान करता है, आप वहां संपादित कर सकते हैं और इसे वापस Excel में डाल सकते हैं।
- Excel में, उन सेल्स को कॉपी करें जिनमें आप जिस टेक्स्ट को बदलना चाहते हैं। आप इसे Ctrl + C, होम टैब पर कॉपी बटन, या राइट-क्लिक करके Copy चुनकर कर सकते हैं।
- एक Word डॉक्यूमेंट खोलें और डेटा पेस्ट करें। आप इसे Ctrl + V, होम टैब पर पेस्ट बटन, या राइट-क्लिक करके Paste चुनकर कर सकते हैं।
- जब आपका डेटा दिखाई दे, तो टेक्स्ट चुनें और होम टैब पर Change Case बटन और ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करके वह केस चुनें जो आप चाहते हैं।
- अगला, Word में डेटा चुनें और ऊपर दिए गए कॉपी एक्शन में से किसी एक का उपयोग करके इसे कॉपी करें।
- Excel पर वापस जाएं और ऊपर दिए गए पेस्ट मेथड में से किसी एक का उपयोग करके मूल डेटा पर डेटा पेस्ट करें।
फिर आप अपने संपादित टेक्स्ट को आपके द्वारा चुने गए केस में देखेंगे।
हालांकि इस विधि में थोड़ा अतिरिक्त काम करना पड़ता है, फिर भी यह एक उपयोगी तरीका है यदि आप इसके साथ सहज हैं और अतिरिक्त कॉलम की आवश्यकता को समाप्त करता है।
आप हमेशा Excel में टेक्स्ट केस को मैन्युअली, एक बार में एक सेल बदल सकते हैं। हालांकि, ये विकल्प आपको तेज, आसान और कम थकाऊ तरीके देते हैं। आप किसका उपयोग करेंगे?
अधिक ट्यूटोरियल के लिए, Excel में डुप्लीकेट पंक्तियों को हटाने का तरीका देखें।
