माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में कस्टम फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर आपको ईमेल वर्गीकृत करने, इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने और महत्वपूर्ण संदेशों को प्राथमिकता देने की अनुमति देते हैं। यह ट्यूटोरियल आपको डेस्कटॉप और मोबाइल डिवाइस दोनों पर आउटलुक में फ़ोल्डर बनाने और प्रबंधित करने की प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करेगा।
विंडोज़ और macOS के लिए आउटलुक में फ़ोल्डर बनाएँ
विंडोज़ और macOS के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक ऐप के साथ, आप अपने ईमेल अकाउंट में आसानी से कस्टम फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर जोड़ सकते हैं और संदेशों को मैन्युअल रूप से या स्वचालित नियमों के साथ उनमें ले जा सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में फ़ोल्डर बनाएँ
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में कस्टम फ़ोल्डर बनाने के लिए:
- साइडबार पर ईमेल अकाउंट पर राइट-क्लिक करें।
- न्यू फ़ोल्डर विकल्प चुनें।
- फ़ोल्डर नाम टाइप करें और एंटर दबाएँ।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में सब-फ़ोल्डर बनाएँ
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में सब-फ़ोल्डर बनाने के लिए:
- साइडबार पर डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर (जैसे इनबॉक्स या सेंट आइटम्स) या कस्टम फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें।
- न्यू फ़ोल्डर चुनें।
- सब-फ़ोल्डर को नाम दें और एंटर दबाएँ।
नोट: आप एक पैरेंट फ़ोल्डर के अंदर कई सबफ़ोल्डर बना सकते हैं।
आउटलुक में फ़ोल्डर्स के बीच संदेश ले जाएँ
आप ड्रैग-एंड-ड्रॉप के माध्यम से आउटलुक में किसी ईमेल को कस्टम फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं; बस संदेश को क्लिक करके खींचें और साइडबार पर फ़ोल्डर पर छोड़ दें। एक साथ कई ईमेल चुनने और ले जाने के लिए Ctrl/Cmd कुंजी दबाए रखें।
वैकल्पिक रूप से, आप यह कर सकते हैं:
- वह ईमेल (या ईमेल) चुनें जिसे आप ले जाना चाहते हैं।
- राइट-क्लिक करें और मूव सब-मेनू पर कस्टम फ़ोल्डर चुनें। यदि फ़ोल्डर सूचीबद्ध नहीं है, तो मूव आइटम्स पॉप-अप विंडो पर फ़ोल्डर चुनने के लिए चूज़ फ़ोल्डर विकल्प चुनें।
नोट: मूव सब-मेनू के भीतर कॉपी टू फ़ोल्डर विकल्प का उपयोग करके ईमेल को मूल स्थान से ले जाने के बजाय फ़ोल्डर में कॉपी करें।
कस्टम नियमों के साथ आउटलुक ईमेल को फ़ोल्डर्स में ले जाएँ
आप आउटलुक में नियम सेट कर सकते हैं जो स्वचालित रूप से ईमेल को कस्टम फ़ोल्डर्स में ले जाएंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विशिष्ट प्रेषक से आने वाले सभी इनकमिंग ईमेल को कस्टम फ़ोल्डर में ले जाना चाहते हैं:
- इनबॉक्स फ़ोल्डर खोलें, प्रेषक के ईमेल पर राइट-क्लिक करें, और नियम > नियम बनाएँ चुनें। इससे क्रिएट रूल डायलॉग खुलना चाहिए।
- फ्रॉम {प्रेषक नाम} और सेंट टू के बगल में चेक बॉक्स सक्षम करें। फिर, सेंट टू ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें और वह ईमेल अकाउंट चुनें जो प्रेषक से ईमेल प्राप्त करता है।
- मूव द आइटम टू फ़ोल्डर बॉक्स को सक्रिय करें, वह कस्टम फ़ोल्डर चुनें जिसमें आप आउटलुक को ईमेल ले जाना चाहते हैं, और ओके चुनें।
विभिन्न आउटलुक नियमों और कार्यों को बनाने और प्रयोग करने के लिए, होम टैब चुनें और अधिक > नियम > नियम और अलर्ट प्रबंधित करें चुनें। आउटलुक फॉर मैक में, मेनू बार पर टूल्स > नियम चुनें। आउटलुक में नियम सेट अप और उपयोग करने के बारे में अधिक जानें।
आउटलुक में कस्टम फ़ोल्डर्स प्रबंधित करें
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में कस्टम फ़ोल्डर्स ऐप के साइडबार पर डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर्स के साथ दिखाई देते हैं, और उन्हें प्रबंधित करने के कई तरीके हैं।
- फ़ोल्डर ले जाएँ: फ़ोल्डर को फ़ोल्डर सूची में ऊपर या नीचे क्लिक करके खींचें और तब छोड़ें जब आप दो अन्य आइटम के बीच एक विभाजक रेखा देखें। या, इसे सब-फ़ोल्डर के रूप में जोड़ने के लिए किसी अन्य फ़ोल्डर पर छोड़ दें।
- फ़ोल्डर का नाम बदलें: फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें, नाम बदलें चुनें, और नया नाम जोड़ें।
- फ़ोल्डर हटाएँ: फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और डिलीट फ़ोल्डर चुनें। अंदर के कोई भी संदेश स्वचालित रूप से मूल स्थान पर चले जाएंगे। यदि आप फ़ोल्डर और उसकी सामग्री को हटाना चाहते हैं, तो डिलीट ऑल चुनें।
- फ़ोल्डर को फ़ेवरेट सूची में जोड़ें: फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और साइडबार पर फ़ेवरेट सेक्शन में आसान पहुँच के लिए इसे स्थानांतरित करने के लिए ऐड टू फ़ेवरेट्स चुनें।
आउटलुक वेब ऐप में फ़ोल्डर बनाएँ
आउटलुक के वेब संस्करण पर फ़ोल्डर बनाना समर्पित डेस्कटॉप प्रोग्राम के समान है लेकिन उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस में कुछ अंतर हैं।
Outlook.com में फ़ोल्डर बनाएँ
Outlook.com में फ़ोल्डर बनाने के लिए:
- Outlook.com वेब ऐप खोलें।
- साइडबार पर नीचे स्क्रॉल करें और क्रिएट न्यू फ़ोल्डर चुनें।
- नाम दर्ज करें और सेव चुनें।
Outlook.com में सब-फ़ोल्डर बनाएँ
Outlook.com में सबफ़ोल्डर बनाने के लिए:
- साइडबार पर डिफ़ॉल्ट या कस्टम फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें।
- क्रिएट न्यू सबफ़ोल्डर चुनें।
- सब-फ़ोल्डर को नाम दें और सेव चुनें।
Outlook में आइटम को फ़ोल्डर्स में ले जाएँ
आप अपने इनबॉक्स से कस्टम फ़ोल्डर में ड्रैग एंड ड्रॉप का उपयोग करके आइटम ले जा सकते हैं। या, संदेश पर राइट-क्लिक करें और मूव सब-मेनू पर फ़ोल्डर चुनें।
आप एकाधिक आइटम चुनकर और ले जाकर भी कर सकते हैं। चयन मोड में प्रवेश करने के लिए Ctrl/Cmd कुंजी दबाए रखें और एक ईमेल चुनें। फिर, जिन संदेशों को आप चाहते हैं उन्हें चेक करें और उन्हें ड्रैग एंड ड्रॉप करें या मूव प्रासंगिक मेनू विकल्प का उपयोग करें।
नियमों के साथ ईमेल संदेशों को फ़ोल्डर्स में ले जाएँ
Outlook.com आपको नियम बनाने देता है जो किसी संपर्क से नए संदेशों को कस्टम फ़ोल्डर या सबफ़ोल्डर में ले जा सकते हैं। नियम बनाने के लिए:
- प्रेषक से ईमेल पर राइट-क्लिक करें और एडवांस्ड एक्शन्स > नियम बनाएँ चुनें।
- फ़ोल्डर निर्दिष्ट करें और ओके चुनें।
अतिरिक्त नियम बनाने और उन्नत विकल्प देखने के लिए, स्क्रीन के ऊपरी-दाएं कोने पर गियर आइकन चुनें और व्यू ऑल आउटलुक सेटिंग्स > मेल > नियम पर जाएँ।
फ़ोल्डर्स का नाम बदलें, हटाएँ, या फ़ेवरेट्स में जोड़ें
Outlook.com अपने डेस्कटॉप समकक्ष के समान कई फ़ोल्डर प्रबंधन और अनुकूलन विकल्प प्रदान करता है।
- फ़ोल्डर ले जाएँ: आप Outlook.com साइडबार पर फ़ोल्डर्स को ऊपर या नीचे नहीं ले जा सकते, लेकिन आप उन्हें सबफ़ोल्डर बनाने के लिए अन्य फ़ोल्डर्स के अंदर ड्रैग एंड ड्रॉप कर सकते हैं।
- फ़ोल्डर का नाम बदलें: नाम बदलने या संपादित करने के लिए राइट-क्लिक करें और नाम बदलें चुनें।
- फ़ोल्डर हटाएँ: फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और आउटलुक साइडबार से फ़ोल्डर हटाने के लिए डिलीट फ़ोल्डर चुनें। यदि आप फ़ोल्डर और उसके सभी ईमेल संदेशों को हटाना चाहते हैं तो एम्प्टी फ़ोल्डर चुनें।
- फ़ोल्डर को फ़ेवरेट्स में जोड़ें: फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और साइडबार पर फ़ेवरेट्स सेक्शन के भीतर फ़ोल्डर को शामिल करने के लिए ऐड टू फ़ेवरेट्स चुनें।
एंड्रॉइड और iOS के लिए आउटलुक में फ़ोल्डर बनाएँ
आईफोन और एंड्रॉइड के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में ईमेल अकाउंट के लिए नए फ़ोल्डर बनाना थोड़ा भ्रमित करने वाला हो सकता है क्योंकि ऐप एक सीधी विधि प्रदान नहीं करता है। इसके बजाय, आपको यह करना होगा:
- ईमेल अकाउंट के भीतर एक ईमेल को लॉन्ग-प्रेस करें और मूव आइकन पर टैप करें।
- स्क्रीन के ऊपरी-दाएं कोने पर न्यू फ़ोल्डर आइकन पर टैप करें।
- फ़ोल्डर का नाम दें और क्रिएट पर टैप करें।
आगे जाकर, आप कस्टम फ़ोल्डर में आइटम इस प्रकार ले जा सकते हैं:
- एक ईमेल को लॉन्ग-प्रेस करें या एकाधिक संदेश चुनें।
- मूव आइकन पर टैप करें।
- फ़ोल्डर चुनें।
सबफ़ोल्डर बनाने के लिए, आपको Outlook.com का उपयोग करना होगा, क्योंकि मोबाइल ऐप में यह सुविधा नहीं है। स्वचालित नियमों पर भी यही लागू होता है; उन्हें वेब इंटरफ़ेस में बनाएँ, और उन्हें आपके मोबाइल पर काम करना चाहिए।
एंड्रॉइड और iOS के लिए आउटलुक फ़ोल्डर प्रबंधन विकल्पों को प्रदर्शित नहीं करता, सिवाय इसके कि आप फ़ोल्डर्स को फ़ेवरेट के रूप में चिह्नित करने की अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, आउटलुक मेनू खोलें, एडिट आइकन पर टैप करें, और फ़ोल्डर के आगे स्टार सिंबल पर टैप करें।
अपने माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक अनुभव को अनुकूलित करें
कस्टम आउटलुक फ़ोल्डर्स का उपयोग आपके डेस्कटॉप और मोबाइल डिवाइस पर प्रभावी ईमेल प्रबंधन की दिशा में एक लंबा रास्ता तय कर सकता है। आप अपने इनबॉक्स को सुविधाजनक रूप से वर्गीकृत, प्राथमिकता दे सकते हैं, और अव्यवस्थित कर सकते हैं, जिससे उन संदेशों पर ध्यान केंद्रित करना आसान हो जाता है जो मायने रखते हैं। और भी बेहतर ईमेल संगठन के लिए स्वचालित नियमों का उपयोग करना याद रखें।
