वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट में प्रोफेशनल ऑर्ग चार्ट बनाएं: चरण-दर-चरण गाइड

ग्राफ और चार्ट अद्भुत विजुअल्स हैं जो आपको जानकारी को स्पष्ट रूप से देखने देते हैं। यदि आपको अपनी कंपनी, टीम, या कॉर्पोरेशन की रिपोर्टिंग संरचना दिखाने की आवश्यकता है, तो आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल, या पावरपॉइंट में एक संगठनात्मक या ऑर्ग चार्ट बना सकते हैं।

प्रत्येक एप्लिकेशन के लिए टेम्प्लेट्स के साथ, हम आपको दिखाएंगे कि स्क्रैच से एक संगठनात्मक चार्ट कैसे बनाएं ताकि आप इसे अपनी पसंद के अनुसार कस्टमाइज़ कर सकें।

वर्ड के लिए ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट टेम्प्लेट का उपयोग करें

वर्ड के लिए यह पहला ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट टेम्प्लेट आपको आकर्षक बैकग्राउंड पर रंगीन टेक्स्ट बॉक्स देता है। TemplateLab से, आप चार्ट को मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं और बस सैंपल नामों और शीर्षकों को अपने साथ बदल सकते हैं।

जबकि इस अगले वर्ड टेम्प्लेट का लेआउट समान है, यह थोड़ा अतिरिक्त प्रदान करता है। Template.net से, यह मुफ्त ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट टेम्प्लेट एक संरचना की योजना बनाने के लिए है जहां प्रत्येक नाम के बगल में एक Readiness स्कोर होता है।

यहां लाभ यह है कि आप उस कॉलम का उपयोग किसी भी चीज़ के लिए कर सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है जैसे सेवा के वर्ष, टेस्ट स्कोर, या योगदान। यह इसे विभिन्न उद्योगों और स्थितियों के लिए एक अच्छा विकल्प बनाता है।

एक्सेल के लिए ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट टेम्प्लेट का उपयोग करें

यदि आप अपने चार्ट के लिए एक्सेल का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो Smartsheet का यह मुफ्त टेम्प्लेट आदर्श है। आप शीर्ष पर कंपनी का नाम अपनी नाम और तारीख के साथ दर्ज कर सकते हैं। फिर, प्रत्येक बॉक्स में Name और Title टेक्स्ट को चुनकर उन्हें अपने विवरण से बदलें।

अधिक बॉक्स और कनेक्टर्स जोड़ने के लिए, दाईं ओर से एक कॉपी करें और फिर इसे उस स्थान पर पेस्ट करें जहां आपको इसकी आवश्यकता है।

एक अन्य एक्सेल विकल्प के लिए, Smartsheet के इस अन्य टेम्प्लेट को देखें। यह पहले वाले की तरह ही काम करता है और दिखता है लेकिन हेडशॉट्स के लिए स्पॉट प्रदान करता है। यह आपको प्रत्येक व्यक्ति की फोटो को उनके नाम और शीर्षक के बगल में शामिल करने देता है।

फोटो जोड़ने के लिए, छवि आइकन में से किसी एक पर राइट-क्लिक करें, Change Picture पर जाएं, और उस फोटो का स्थान चुनें जिसे आप शामिल करना चाहते हैं।

पावरपॉइंट के लिए ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट टेम्प्लेट का उपयोग करें

शायद आप अपने ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट को स्लाइडशो में शामिल करने की योजना बना रहे हैं। आप Slidesgo से 30 मुफ्त, रंगीन पावरपॉइंट टेम्प्लेट्स में से चुन सकते हैं। जब आप Download this template चुनते हैं और पावरपॉइंट चुनते हैं, तो आपको एक प्रेजेंटेशन में सभी टेम्प्लेट्स प्राप्त होंगे ताकि आप वह चुन सकें जो आपको पसंद है।

यह पहला टेम्प्लेट आपको शीर्ष केंद्र में मुख्य व्यक्ति के साथ थोड़ा अलग लेआउट देता है, उसके बाद अगला स्तर नीचे और उनके डायरेक्ट रिपोर्ट्स प्रत्येक तरफ। बस प्रत्येक बॉक्स के अंदर टेक्स्ट चुनकर इसे अपने साथ बदलें।

क्या आप एक क्षैतिज ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट चाहते हैं? यदि हां, तो यह अगला टेम्प्लेट एकदम सही है। बाईं ओर मुख्य व्यक्ति से शुरू करें और रिपोर्टिंग संबंध दाईं ओर फैलते हुए।

इस टेम्प्लेट पैक में प्रत्येक विकल्प को देखना सुनिश्चित करें जो आपकी कंपनी के लिए सबसे उपयुक्त हो।

स्क्रैच से ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट बनाएं

शायद आपके पास विभिन्न विभागों के लिए कमांड की एक अनूठी श्रृंखला या संगठनात्मक संरचना है। आप वर्ड, एक्सेल, और पावरपॉइंट में SmartArt फीचर का उपयोग करके स्क्रैच से एक ऑर्ग चार्ट बना सकते हैं।

SmartArt के बारे में अच्छी बात यह है कि आप कई कस्टमाइज़ेशन एक साधारण बटन या मेनू का उपयोग करके कर सकते हैं बजाय हाथ से। यह आपको बहुत समय बचा सकता है और एक प्रोफेशनल दिखने वाला चार्ट बनाने में मदद कर सकता है।

हमारे उदाहरण के लिए, हम चार्ट बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट का उपयोग करेंगे, लेकिन प्रक्रिया सभी तीन एप्लिकेशन में समान है।

ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट डालें

आप SmartArt का उपयोग करके एक बुनियादी ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट, जिसमें शीर्षक या चित्र शामिल हैं, या एक क्षैतिज चार्ट चुन सकते हैं।

Insert टैब पर जाएं और रिबन के Illustrations सेक्शन में SmartArt चुनें।

जब Choose a SmartArt Graphic बॉक्स खुलता है, तो बाईं ओर Hierarchy चुनें। आप तब प्रत्येक ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट विकल्प को चुनकर दाईं ओर प्रीव्यू और संक्षिप्त विवरण देख सकते हैं।

वह चुनें जो आप चाहते हैं और इसे अपने डॉक्यूमेंट में रखने के लिए OK चुनें।

यदि आप मैक का उपयोग कर रहे हैं, तो आप SmartArt ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग कर सकते हैं और Hierarchy पर जाकर पॉप-आउट मेनू में 원하는 लेआउट चुन सकते हैं।

टेक्स्ट जोड़ें

अब, संगठन में प्रत्येक व्यक्ति के लिए विवरण जोड़ें। आपके द्वारा चुने गए हायरार्की चार्ट के प्रकार के आधार पर, आप केवल नाम या नौकरी शीर्षक के साथ नाम शामिल कर सकते हैं।

एक आकृति (टेक्स्ट बॉक्स) चुनें और बस अपना टेक्स्ट टाइप करें। प्रत्येक आकृति को अंदर के टेक्स्ट की लंबाई को समायोजित करने के लिए स्वतः आकार बदलना चाहिए।

वैकल्पिक रूप से, आप विवरण को Text Pane में दर्ज कर सकते हैं। चार्ट के बाईं ओर तीर चुनकर पैनल खोलें। फिर, एक स्तर चुनें और अपना टेक्स्ट दर्ज करें।

यदि आप एक अलग फॉन्ट स्टाइल या रंग पसंद करते हैं, तो किसी आकृति में टेक्स्ट चुनें और Home टैब पर Font ग्रुप में फ्लोटिंग टूलबार या विकल्पों का उपयोग करें।

अतिरिक्त आकृतियों का उपयोग करें

यदि आपको अधिक टीम सदस्यों के लिए आकृतियाँ जोड़ने की आवश्यकता है, तो आप इसे आसानी से कर सकते हैं। क्योंकि SmartArt आपके लिए कुछ काम का ख्याल रखता है, आपको मैन्युअल रूप से कनेक्टर्स या सही आकृति प्रकार डालने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।

चार्ट चुनें और दिखाई देने वाले SmartArt Design टैब पर जाएं। चार्ट के भीतर एक आकृति चुनें जो उस आकृति से संबंधित है जिसे आप जोड़ना चाहते हैं।

रिबन के बाईं ओर, दूसरी आकृति डालने के लिए Add Shape ड्रॉप-डाउन बॉक्स का उपयोग करें। आप इसे बाद में, पहले, ऊपर, नीचे, या सहायक के रूप में जोड़ सकते हैं, यह व्यक्ति के स्तर पर निर्भर करता है।

यहां, हमने नीचे दाईं ओर वाले के नीचे एक आकृति जोड़ी।

यदि आप किसी ऐसे स्थान पर आकृति जोड़ते हैं जिसे स्थानांतरित करने की आवश्यकता है, तो आपको इसे मैन्युअल रूप से करने की आवश्यकता नहीं है। आकृति चुनें, SmartArt Design टैब खोलें और Promote या Demote बटन का उपयोग करें।

आप तब अपने नए जोड़े गए आकृति को संगठन में जहां आपको इसकी आवश्यकता है वहां ले जाते हुए देखेंगे।

सभी के लिए आकृतियाँ जोड़ने के लिए इस प्रक्रिया को जारी रखें और फिर ऊपर वर्णित अनुसार प्रत्येक के लिए टेक्स्ट डालें।

चार्ट को स्टाइल करें

चार्ट सेट अप करने, टेक्स्ट डालने, और आपको जितनी आकृतियों की आवश्यकता है उन्हें जोड़ने के बाद, आप अपने ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट को सुशोभित कर सकते हैं।

चार्ट चुनें और SmartArt Design टैब पर जाएं। रिबन के SmartArt Styles सेक्शन में Change Colors और Styles फीचर्स का उपयोग करें।

अलग कलर स्कीम चुनने के लिए Change Colors ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करें।

फिर, पॉलिश्ड 3D उपस्थिति या अलग कोण जैसी कुछ चमक जोड़ने के लिए Styles बॉक्स का उपयोग करें।

यदि आप किसी विशेष आकृति का रंग बदलना चाहते हैं बजाय कलर स्कीम से चिपके रहने के, तो आप ऐसा भी कर सकते हैं। या तो आकृति पर राइट-क्लिक करें और फ्लोटिंग टूलबार में Fill ड्रॉप-डाउन बॉक्स का उपयोग करें या आकृति चुनें और Format टैब पर Shape Fill विकल्प का उपयोग करें।

अधिक विकल्प

SmartArt फीचर के साथ आपके ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट के लिए कुछ अतिरिक्त विकल्प हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं।

SmartArt Design टैब पर, आपको बाएं से दाएं से दाएं से बाएं स्विच करने, चार्ट लेआउट बदलने, इसे डिफ़ॉल्ट ग्राफिक पर रीसेट करने, या चार्ट को टेक्स्ट या साधारण आकृतियों में बदलने के लिए एक्शन दिखाई देंगे।

ऑर्गनाइज़ेशनल चार्ट बनाना बहुत अधिक काम या बहुत समय नहीं लेता। या तो टेम्प्लेट या SmartArt टूल्स के साथ, आप वर्ड, एक्सेल, या पावरपॉइंट में ऑर्ग चार्ट बनाकर मिनटों में अपनी टीम संरचना को दस्तावेज़ कर सकते हैं।

अधिक के लिए, एक्सेल के लिए इन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टेम्प्लेट्स को देखें।