एक्सेल फ़ंक्शन सिंटैक्स में महारत हासिल करें: सटीक फ़ॉर्मूला बनाने के लिए पूरी गाइड

फॉर्मूला कैसे बनाए जाते हैं, यह समझना एक्सेल का उपयोग करना सीखने में एक मौलिक कदम है। यहां MS एक्सेल में फ़ंक्शन और फ़ॉर्मूला के सिंटैक्स पर एक परिचय दिया गया है।

जबकि आप अन्य स्प्रेडशीट से फ़ॉर्मूला कॉपी करके या समर्पित मेनू से एक्सेल फ़ंक्शन डालकर बहुत आगे बढ़ सकते हैं, कम से कम इस बात का बुनियादी ज्ञान प्राप्त करना एक अच्छा विचार है कि सिंटैक्स वास्तव में कैसे काम करता है। इस तरह, आप किसी भी त्रुटि को ठीक कर पाएंगे या अपने स्प्रेडशीट का अधिकतम लाभ उठाने के लिए फ़ॉर्मूला को 조정 कर पाएंगे।

सिंटैक्स का क्या अर्थ है?

प्रोग्रामिंग भाषाएं आपको संरचित वाक्यों के साथ कंप्यूटर को निर्देश देने के लिए डिज़ाइन की गई हैं। सिंटैक्स केवल ऐसी संरचित भाषा के नियमों को संदर्भित करता है, क्योंकि कंप्यूटर अपेक्षित मानक से विचलित होने वाले किसी भी टेक्स्ट को पार्स करने के लिए पर्याप्त स्मार्ट नहीं है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल, जबकि प्रोग्रामिंग भाषा नहीं है, फिर भी फ़ॉर्मूला का उपयोग करके प्रोग्राम को निर्देश देने की क्षमता रखता है। और मशीन निर्देश के किसी भी अन्य रूप की तरह, इसका अपना सिंटैक्स है। इस सिंटैक्स को समझना स्प्रेडशीट एप्लिकेशन की क्षमताओं का लाभ उठाने की कुंजी है।

एक्सेल में फ़ॉर्मूला क्या है?

एक एक्सेल फ़ॉर्मूला एक अभिव्यक्ति है जिसे गणितीय संचालन या अन्य फ़ंक्शन का उपयोग करके परिणाम उत्पन्न करने के लिए वास्तविक डेटा के स्थान पर एक सेल में दर्ज किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक कॉलम में सभी संख्याओं को जोड़ने और परिणाम प्रदर्शित करने के लिए एक फ़ॉर्मूला लिखा जा सकता है।

इसके लिए फ़ॉर्मूला क्यों उपयोग करें? आखिरकार, आप परिणाम को मैन्युअल रूप से स्वयं गणना कर सकते हैं और इसे आवश्यक फ़ील्ड में दर्ज कर सकते हैं।

गणना के लिए हार्ड वैल्यू के बजाय फ़ॉर्मूला का उपयोग करने का लाभ यह है कि यह स्प्रेडशीट को अपडेट करना आसान बनाता है। जब भी आप किसी भी अंतर्निहित डेटा में कोई परिवर्तन करते हैं जो गणना में जाता है, तो एक्सेल स्वचालित रूप से आपके लिए परिणामों की पुनर्गणना करेगा।

इसका मतलब है कि आप सैकड़ों और हजारों सेल में फ़ॉर्मूला को आसानी से स्केल कर सकते हैं बिना किसी सटीकता को खोए। आप इन फ़ॉर्मूला को वर्कबुक में कॉपी और पेस्ट भी कर सकते हैं और एक्सेल स्वचालित रूप से इसके नए स्थान में फिट होने के लिए पैरामीटर को समायोजित कर देगा।

एक बुनियादी फ़ॉर्मूला बनाना

आप बराबर चिह्न से शुरू करके और फिर अभिव्यक्ति टाइप करके एक सेल में फ़ॉर्मूला दर्ज करते हैं। उदाहरण के लिए, इसे टाइप करने से आपको इन दो संख्याओं का योग मिलता है:

= 30 + 40

बेशक, इस तरह स्थिर संख्याओं पर गणना करना विशेष रूप से उपयोगी नहीं है। एक सेल में निहित संख्याओं को जोड़ने के लिए, आपको सेल संदर्भ का उपयोग करना होगा।

शतरंज बोर्ड पर एक वर्ग की तरह, स्प्रेडशीट के सेल को उनके वर्णमाला और संख्यात्मक स्थितियों के संयोजन द्वारा संदर्भित किया जा सकता है। संख्यात्मक पंक्ति संख्या नीचे जाने पर बढ़ती है, जबकि वर्णमाला कॉलम संख्या दाईं ओर बढ़ती है।

आपने इस स्पष्ट समस्या को देखा होगा - वर्णमाला काफी जल्दी समाप्त हो जाती है, तो Z के बाद के कॉलम के बारे में क्या? फिर हम बस वर्णमाला को संयोजित करना शुरू करते हैं, जिससे हमें AA, AB, AC, और इसी तरह मिलते हैं।

इस संदर्भ का उपयोग करके आप स्प्रेडशीट के किसी भी सेल के मूल्य का उपयोग फ़ॉर्मूला में कर सकते हैं। जैसे:

= A1 + A2

ध्यान दें कि एक बार जब आप एंटर दबाते हैं, तो फ़ॉर्मूला केवल फ़ॉर्मूला बार में दिखाई देगा - सेल स्वयं परिणामी मूल्य दिखाता है। इसलिए आपको यह निर्धारित करने के लिए एक सेल का चयन करना होगा कि इसका मूल्य फ़ॉर्मूला से प्राप्त हुआ है या मैन्युअल रूप से दर्ज किया गया है।

यही वह सब है जो आपको बुनियादी फ़ॉर्मूला बनाने के लिए चाहिए जो स्वयं गणना करते हैं। सबसे अच्छी बात यह है कि यदि आप संदर्भित किसी भी सेल को संशोधित करते हैं, तो परिणाम अपने आप अपडेट हो जाता है।

फ़ंक्शन का परिचय

सेल संदर्भ और बुनियादी अंकगणित आपको दूर तक ले जा सकते हैं, लेकिन वे अभी भी बहुत कुछ छोड़ देते हैं। उदाहरण के लिए, सैकड़ों सेल जोड़ने के लिए फ़ॉर्मूला लिखना थकाऊ हो सकता है, भले ही आप संदर्भ जानते हों।

यहीं पर फ़ंक्शन काम आते हैं। किसी भी प्रोग्रामिंग भाषा की तरह, एक्सेल में कई बिल्ट-इन फ़ंक्शन शामिल हैं जो अपेक्षाकृत सरल सिंटैक्स के साथ जटिल कार्य कर सकते हैं।

फ़ंक्शन को उनके नाम के बाद कोष्ठक में संलग्न किसी भी तर्क द्वारा लागू किया जाता है। उदाहरण के लिए, आप बड़ी संख्या में सेल को आसानी से जोड़ने के लिए SUM फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं:

फ़ॉर्मूला को और छोटा करने के लिए, हम हर सेल का संदर्भ दर्ज करने के बजाय एक रेंज निर्दिष्ट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप A1 से A4 तक के सेल की पूरी रेंज को शामिल करने के लिए A1:A4 टाइप कर सकते हैं। इसे एक पंक्ति में भी बढ़ाया जा सकता है, और इसमें जितने चाहें उतने सेल शामिल किए जा सकते हैं।

SUM एकमात्र फ़ंक्शन नहीं है जो आपके पास उपलब्ध है। फॉर्मूला बार के बगल में ƒ𝑥 प्रतीक पर क्लिक करके पूरी सूची प्राप्त की जा सकती है, लेकिन यहां कुछ अधिक सामान्य हैं:

• AVERAGE - एक और बुनियादी फ़ंक्शन, AVERAGE फ़ंक्शन इसमें दर्ज मूल्यों की रेंज का औसत लौटाता है। वित्तीय गणनाओं के लिए बहुत उपयोगी।

• CONCATENATE - यह संख्याओं के बजाय टेक्स्ट के साथ काम करता है। CONCATENATE के साथ, आप दो स्ट्रिंग्स को एक साथ जोड़ सकते हैं और अंतिम मूल्य आउटपुट कर सकते हैं। सशर्त ऑपरेटर के साथ टेक्स्ट उत्पन्न करने और उन्हें अंतिम परिणाम के लिए जोड़ने के लिए उपयोगी।

• LEN - लंबाई का संक्षिप्त रूप, LEN केवल एक दी गई स्ट्रिंग में वर्णों की संख्या गिनता है, जिसमें स्पेस भी शामिल हैं। इसके उपयोग में बहुत स्थितिजन्य (जैसे यह पता लगाना कि क्या एक खाली सेल में वास्तव में स्पेस हैं) लेकिन मैन्युअल रूप से वर्णों को गिनने से बेहतर।

• TRIM - कुछ सेल में गलती से अतिरिक्त स्पेस दर्ज करना काफी आम है, जिससे कुछ गणनाओं या CONCATENATE ऑपरेशन के परिणाम गड़बड़ा जाते हैं। TRIM फ़ंक्शन का उपयोग सभी अतिरिक्त स्पेस को हटाने के लिए किया जा सकता है, जिससे हर शब्द के बीच केवल एक स्पेस रह जाता है।

लॉजिकल फ़ंक्शन

अब तक हमने कई अलग-अलग फ़ंक्शन देखे हैं जो SUM, AVERAGE, या TRIM जैसे कई उपयोगी कार्य करते हैं। लेकिन तार्किक तुलना के बारे में क्या?

किसी भी अन्य प्रोग्रामिंग भाषा की तरह, एक्सेल के सिंटैक्स में IF, AND, साथ ही OR जैसे तार्किक ऑपरेटर शामिल हैं। सबसे उपयोगी IF फ़ंक्शन है, जिसमें अन्य दो का उपयोग अक्सर तार्किक अभिव्यक्ति के भीतर किया जाता है।

IF का सिंटैक्स सरल है: एक तार्किक अभिव्यक्ति जो TRUE या FALSE का मूल्यांकन करती है, उसके बाद किसी भी स्थिति में पालन किए जाने वाले मूल्यों को क्रम में निर्धारित किया जाता है। बेशक, यह सब कोष्ठक के अंदर जाता है और कॉमा द्वारा अलग किया जाता है। कुछ इस तरह:

ध्यान दें कि अंतिम तर्क को छोड़ा जा सकता है, जिस स्थिति में फ़ंक्शन केवल तभी मान लौटाएगा जब शर्त सत्य हो। इसका उपयोग सशर्त रूप से गणना में मानों को शामिल करके जटिल फ़ॉर्मूला बनाने के लिए किया जा सकता है।

दूसरी ओर, पहला तर्क कई रूप ले सकता है। एक तार्किक अभिव्यक्ति केवल "<" या "=" जैसे प्रतीकों का उपयोग करके दो मूल्यों की तुलना हो सकती है, लेकिन यह AND या OR का उपयोग करके ऐसे कई कथनों का संयोजन भी हो सकती है।

ऐसा इसलिए है क्योंकि AND और OR दोनों केवल TRUE या FALSE लौटाते हैं, न कि कोई टेक्स्ट स्ट्रिंग या संख्यात्मक मान। आप इन फ़ंक्शन का उपयोग दो तार्किक अभिव्यक्तियों को तर्क के रूप में शामिल करके करते हैं; AND TRUE लौटाता है यदि दोनों तर्क TRUE का मूल्यांकन करते हैं, जबकि OR TRUE लौटाता है यदि उनमें से एक भी TRUE है। अन्यथा, FALSE लौटाया जाता है।

IF, AND, और OR का उपयोग करके, बहुत जटिल नेस्टेड शर्तों का निर्माण करना संभव है जो अंत में परिणाम देने से पहले कई अलग-अलग मूल्यों का मूल्यांकन करती हैं। हालांकि ऐसे फ़ॉर्मूला अक्सर शामिल सभी कोष्ठक और कॉमा के कारण त्रुटियों की संभावना रखते हैं। गणनाओं को अलग करना और चीजों को सरल रखना बेहतर है।

चीजों को और सरल बनाने के लिए, एक्सेल में कुछ फ़ंक्शन शामिल हैं जो IF को SUM या AVERAGE जैसे अन्य उपयोगी संचालन के साथ जोड़ते हैं।

फ़ॉर्मूला कॉपी करना

अक्सर आपको एक वर्कशीट में विभिन्न सेल रेंज पर एक ही प्रकार की गणना करने की आवश्यकता होती है, परिणामों को अलग-अलग सेल में प्रदर्शित करते हुए। क्या आपको हर बार एक ही फ़ॉर्मूला मैन्युअल रूप से दर्ज करना होगा, हर बार सेल संदर्भ बदलते हुए?

नहीं, आप बस उन्हें कॉपी कर सकते हैं।

जब आप एक्सेल में कॉपी किए गए सेल को पेस्ट करने का प्रयास करते हैं (लक्ष्य सेल पर राइट-क्लिक करके), तो आपको कई पेस्ट विकल्प प्रस्तुत किए जाते हैं। आप सेल को पूरी तरह से पेस्ट कर सकते हैं, केवल मान कॉपी कर सकते हैं, या यहां तक कि केवल फ़ॉर्मूला पेस्ट कर सकते हैं।

इससे भी बेहतर, पेस्ट किया गया फ़ॉर्मूला अपने नए स्थान के अनुसार सापेक्ष संदर्भ को प्रतिबिंबित करने के लिए संशोधित होता है। यदि आप कॉलम A के मानों को जोड़ने वाले फ़ॉर्मूला को कॉपी करते हैं और इसे किसी भिन्न सेल में पेस्ट करते हैं, तो यह नए कॉलम नंबर के साथ संदर्भों को अपडेट करेगा।

एक्सेल फ़ंक्शन सिंटैक्स के बारे में आपको क्या जानने की आवश्यकता है?

एक शुरुआतकर्ता के रूप में, वहां मौजूद हर एक्सेल फ़ंक्शन को याद करने की कोशिश में परेशान न हों। उनमें से अधिकांश शायद ही कभी उपयोगी होते हैं, और आप फॉर्मूला बार के बगल में ƒ𝑥 बटन पर क्लिक करके उनका सिंटैक्स ढूंढ सकते हैं।

बस एक्सेल फ़ॉर्मूला के मूल सिंटैक्स को ध्यान में रखें - एक बराबर चिह्न उसके बाद एक अभिव्यक्ति जो कई फ़ंक्शन शामिल कर सकती है। प्रत्येक फ़ंक्शन कुछ तर्क लेता है (हालांकि कुछ फ़ंक्शन नहीं लेते) और एक मान लौटाता है जिसे तब किसी अन्य फ़ंक्शन या गणना में उपयोग किया जा सकता है।

हालांकि इस तरह फ़ंक्शन को नेस्ट करना बहुत तेजी से जटिल हो सकता है, जिससे आप लापता कोष्ठक की गड़बड़ी में खो सकते हैं। हम हर फ़ॉर्मूला को सरल और सीधा रखने की सलाह देंगे, एक जटिल गणना को प्रबंधनीय रखने के लिए कई सेल में फैला देंगे।