मास्टर एक्सेल फ़ंक्शन सिंटैक्स:सटीक फ़ॉर्मूले बनाने के लिए एक संपूर्ण मार्गदर्शिका
<पी> एक्सेल का उपयोग करना सीखने में सूत्रों का निर्माण कैसे करें यह समझना एक बुनियादी कदम है। यहां एमएस एक्सेल में फ़ंक्शंस और फ़ार्मुलों के सिंटैक्स पर एक प्राइमर दिया गया है। <पी> हालाँकि आप अन्य स्प्रैडशीट्स से फ़ॉर्मूले कॉपी करके या समर्पित मेनू से एक्सेल फ़ंक्शंस सम्मिलित करके बहुत आगे बढ़ सकते हैं, लेकिन कम से कम बुनियादी ज्ञान हासिल करना एक अच्छा विचार है कि सिंटैक्स वास्तव में कैसे काम करता है। इस तरह, आप अपनी स्प्रैडशीट से अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए किसी भी त्रुटि को ठीक कर पाएंगे या सूत्रों में बदलाव कर पाएंगे। सिंटेक्स का अर्थ क्या है?
<पी> प्रोग्रामिंग भाषाएँ आपको संरचित वाक्यों के साथ कंप्यूटर को निर्देश देने के लिए डिज़ाइन की गई हैं। सिंटैक्स बस ऐसी संरचित भाषा के नियमों को संदर्भित करता है, क्योंकि कंप्यूटर अपेक्षित मानक से भटकने वाले किसी भी पाठ को पार्स करने के लिए पर्याप्त स्मार्ट नहीं है। <पी> माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल, हालांकि एक प्रोग्रामिंग भाषा नहीं है, फिर भी इसमें सूत्रों का उपयोग करके प्रोग्राम को निर्देश देने की क्षमता है। और मशीन निर्देश के किसी भी अन्य रूप की तरह, इसका अपना वाक्यविन्यास है। स्प्रेडशीट एप्लिकेशन की क्षमताओं का लाभ उठाने के लिए इस सिंटैक्स को समझना महत्वपूर्ण है। एक्सेल में फॉर्मूला क्या है?
<पी> एक्सेल फॉर्मूला एक अभिव्यक्ति है जिसे परिणाम उत्पन्न करने के लिए गणितीय संचालन या अन्य कार्यों का उपयोग करके वास्तविक डेटा के बदले सेल में दर्ज किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, किसी कॉलम में सभी संख्याओं को जोड़ने और परिणाम प्रदर्शित करने के लिए एक सूत्र लिखा जा सकता है। <पी> इसके लिए किसी सूत्र का उपयोग क्यों करें? आख़िरकार, आप मैन्युअल रूप से परिणाम की गणना स्वयं कर सकते हैं और इसे आवश्यक फ़ील्ड में दर्ज कर सकते हैं। <पी> गणना के लिए कठिन मान के बजाय सूत्र का उपयोग करने का लाभ यह है कि इससे स्प्रेडशीट को अपडेट करना आसान हो जाता है। जब भी आप गणना में जाने वाले अंतर्निहित डेटा में कोई बदलाव करते हैं, तो एक्सेल स्वचालित रूप से आपके लिए परिणामों की पुनर्गणना करेगा। <पी> इसका मतलब है कि आप किसी भी सटीकता को खोए बिना सैकड़ों और हजारों कोशिकाओं में एक सूत्र को आसानी से बढ़ा सकते हैं। आप इन फ़ार्मुलों को कार्यपुस्तिकाओं में कॉपी और पेस्ट भी कर सकते हैं और एक्सेल अपने नए स्थान पर फिट होने के लिए मापदंडों को स्वचालित रूप से समायोजित कर सकता है। एक मूल सूत्र का निर्माण
<पी> आप किसी कक्ष में समान चिह्न से प्रारंभ करके और फिर अभिव्यक्ति टाइप करके एक सूत्र दर्ज करते हैं। उदाहरण के लिए, इसे टाइप करने पर आपको इन दो संख्याओं का योग मिलता है: <पी> =30 + 40 
<पी> बेशक, इस तरह स्थिर संख्याओं पर गणना करना विशेष रूप से उपयोगी नहीं है। किसी सेल में मौजूद संख्याओं को जोड़ने के लिए, आपको सेल संदर्भों का उपयोग करना होगा। <पी> शतरंज की बिसात पर एक वर्ग की तरह, एक स्प्रेडशीट की कोशिकाओं को उनकी वर्णमाला और संख्यात्मक स्थिति के संयोजन द्वारा संदर्भित किया जा सकता है। जैसे-जैसे आप स्प्रेडशीट में नीचे जाते हैं, संख्यात्मक पंक्ति संख्या बढ़ती जाती है, जबकि वर्णमाला कॉलम संख्याएँ दाईं ओर बढ़ती हैं। <पी> आपने इसमें स्पष्ट समस्या देखी होगी - अक्षर बहुत जल्दी खत्म हो जाते हैं, तो Z के बाद के कॉलम के बारे में क्या? फिर हम बस अक्षरों को संयोजित करना शुरू करते हैं, जिससे हमें AA, AB, AC इत्यादि मिलते हैं। <पी> इस संदर्भ का उपयोग करके आप किसी सूत्र में स्प्रेडशीट के किसी भी सेल के मान का उपयोग कर सकते हैं। इस तरह: <पी> =ए1 + ए2 
<पी> ध्यान दें कि एक बार जब आप एंटर दबाते हैं, तो फॉर्मूला केवल फॉर्मूला बार में दिखाई देगा - सेल स्वयं परिणामी मान को स्पोर्ट करता है। इसलिए आपको यह निर्धारित करने के लिए एक सेल का चयन करना होगा कि इसका मान किसी सूत्र से लिया गया है या मैन्युअल रूप से इसमें दर्ज किया गया है। <पी> आपको बुनियादी फ़ॉर्मूले तैयार करने के लिए बस इतना ही चाहिए जो गणनाएँ स्वयं निष्पादित करें। सबसे अच्छी बात यह है कि यदि आप संदर्भित किए जा रहे किसी भी सेल को संशोधित करते हैं, तो परिणाम अपने आप अपडेट हो जाता है। 
कार्यों का परिचय
<पी> सेल संदर्भ और बुनियादी अंकगणित आपको बहुत आगे तक ले जा सकते हैं, लेकिन वे अभी भी वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देते हैं। उदाहरण के लिए, सैकड़ों कोशिकाओं को जोड़ने के लिए सूत्र लिखना कठिन हो सकता है, भले ही आप संदर्भ जानते हों। <पी> यहीं पर फ़ंक्शंस आते हैं। किसी भी प्रोग्रामिंग भाषा की तरह, एक्सेल में अंतर्निहित फ़ंक्शंस का एक समूह शामिल होता है जो अपेक्षाकृत सरल सिंटैक्स के साथ जटिल कार्य कर सकता है। <पी> फ़ंक्शंस को उनके नाम के बाद कोष्ठक (या कोष्ठक, जैसा कि उन्हें सख्ती से कहा जाता है) में संलग्न किसी भी तर्क के साथ बुलाया जाता है। उदाहरण के लिए, आप बड़ी संख्या में सेल आसानी से जोड़ने के लिए SUM फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं: 
<पी> सूत्र को और भी छोटा करने के लिए, हम प्रत्येक कक्ष का संदर्भ दर्ज करने के बजाय एक सीमा निर्दिष्ट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप A1 से A4 तक की कोशिकाओं की संपूर्ण श्रृंखला को शामिल करने के लिए A1:A4 टाइप कर सकते हैं। इसे एक पंक्ति में भी बढ़ाया जा सकता है, और इसमें जितनी चाहें उतनी सेल शामिल हो सकती हैं। 
<पी> SUM आपके लिए उपलब्ध एकमात्र फ़ंक्शन नहीं है. फ़ॉर्मूला बार के बगल में ƒ𝑥 चिह्न पर क्लिक करके पूरी सूची प्राप्त की जा सकती है, लेकिन यहां कुछ अधिक सामान्य चीज़ें दी गई हैं: - औसत - एक अन्य बुनियादी फ़ंक्शन, औसत फ़ंक्शन इसमें दर्ज किए गए मानों की सीमा का औसत लौटाता है। राजकोषीय गणना के लिए बहुत उपयोगी.
- CONCATENATE - यह संख्याओं के बजाय पाठ के साथ काम करता है। CONCATENATE के साथ, आप दो स्ट्रिंग्स को एक साथ जोड़ सकते हैं और अंतिम मान आउटपुट कर सकते हैं। सशर्त ऑपरेटरों के साथ पाठ उत्पन्न करने और अंतिम परिणाम के लिए उन्हें जोड़ने के लिए उपयोगी।
- LEN - लंबाई का संक्षिप्त रूप, LEN केवल रिक्त स्थान सहित किसी दिए गए स्ट्रिंग में वर्णों की संख्या की गणना करता है। इसका उपयोग बहुत स्थितिजन्य है, (जैसे कि यह पता लगाना कि क्या किसी रिक्त कक्ष में वास्तव में रिक्त स्थान हैं) लेकिन वर्णों को मैन्युअल रूप से गिनने से बेहतर है।
- TRIM - कुछ कोशिकाओं में गलती से अतिरिक्त स्थान दर्ज करना, कुछ गणनाओं या CONCATENATE संचालन के परिणामों को ख़राब करना काफी आम है। TRIM फ़ंक्शन का उपयोग प्रत्येक शब्द के बीच केवल एक स्थान छोड़कर, सभी अतिरिक्त रिक्त स्थान को हटाने के लिए किया जा सकता है।
तार्किक कार्य
<पी> अब तक हमने विभिन्न कार्यों का एक समूह देखा है जो SUM, AVERAGE, या TRIM जैसे कई उपयोगी कार्य करते हैं। लेकिन तार्किक तुलनाओं के बारे में क्या? <पी> किसी भी अन्य प्रोग्रामिंग भाषा की तरह, एक्सेल के सिंटैक्स में IF, AND, साथ ही OR जैसे तार्किक ऑपरेटर शामिल हैं। सबसे उपयोगी IF फ़ंक्शन है, अन्य दो अक्सर तार्किक अभिव्यक्ति के भीतर उपयोग किए जाते हैं। <पी> IF का सिंटैक्स सरल है:एक तार्किक अभिव्यक्ति जो या तो TRUE या FALSE का मूल्यांकन करती है, उसके बाद क्रम में निर्धारित किसी भी स्थिति में मानों का पालन किया जाता है। बेशक, यह सब कोष्ठक के अंदर जाता है और अल्पविराम से अलग किया जाता है। कुछ इस तरह: 
<पी> ध्यान दें कि अंतिम तर्क को छोड़ा जा सकता है, ऐसी स्थिति में फ़ंक्शन केवल तभी मान लौटाएगा यदि शर्त सत्य है। इसका उपयोग गणना में मानों को सशर्त रूप से शामिल करके जटिल सूत्र बनाने के लिए किया जा सकता है। <पी> दूसरी ओर, पहला तर्क कई रूप ले सकता है। एक तार्किक अभिव्यक्ति केवल "<" या "=" जैसे प्रतीकों का उपयोग करके दो मानों की तुलना हो सकती है, लेकिन यह AND या OR का उपयोग करके ऐसे कई कथनों का संयोजन भी हो सकती है। <पी> ऐसा इसलिए है क्योंकि AND और OR दोनों किसी टेक्स्ट स्ट्रिंग या संख्यात्मक मान के बजाय केवल TRUE या FALSE लौटाते हैं। आप तर्क के रूप में दो तार्किक अभिव्यक्तियों को शामिल करके इन फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं; यदि दोनों तर्क सत्य पर मूल्यांकन करते हैं तो AND सत्य लौटाता है, जबकि OR सत्य लौटाता है, भले ही उनमें से एक भी सत्य हो। अन्यथा, FALSE वापस आ जाता है। 
<पी> IF, AND, और OR का उपयोग करके, बहुत जटिल नेस्टेड स्थितियों का निर्माण करना संभव है जो अंततः परिणाम देने से पहले विभिन्न मूल्यों के एक समूह का मूल्यांकन करते हैं। हालाँकि ऐसे सूत्रों में सभी कोष्ठकों और अल्पविरामों के कारण अक्सर त्रुटियाँ होने की संभावना रहती है। गणनाओं को अलग करना और चीजों को सरल रखना बेहतर है। <पी> चीजों को और सरल बनाने के लिए, एक्सेल में कुछ फ़ंक्शन शामिल हैं जो IF को SUM या AVERAGE जैसे अन्य उपयोगी ऑपरेशनों के साथ जोड़ते हैं। सूत्रों की प्रतिलिपि बनाना
<पी> अक्सर आपको वर्कशीट में विभिन्न सेल श्रेणियों पर एक ही प्रकार की गणना करने की आवश्यकता होती है, जिसके परिणाम अलग-अलग सेल में प्रदर्शित होते हैं। क्या आपको हर बार सेल संदर्भ बदलते हुए, एक ही सूत्र को बार-बार मैन्युअल रूप से दर्ज करना पड़ता है? <पी> नहीं, आप बस उन्हें कॉपी कर सकते हैं. <पी> जब आप एक्सेल में कॉपी किए गए सेल को पेस्ट करने का प्रयास करते हैं (लक्ष्य सेल पर राइट-क्लिक करके), तो आपको कई पेस्ट विकल्प प्रस्तुत किए जाते हैं। आप कोशिकाओं को पूरी तरह से चिपका सकते हैं, केवल मानों की प्रतिलिपि बना सकते हैं, या केवल सूत्र को भी चिपका सकते हैं। 
<पी> इससे भी बेहतर, चिपकाए गए सूत्र को उसके नए स्थान के अनुसार सापेक्ष संदर्भ को प्रतिबिंबित करने के लिए संशोधित किया गया है। यदि आप कॉलम ए के मानों को सारांशित करने वाले सूत्र की प्रतिलिपि बनाते हैं और इसे एक अलग सेल में चिपकाते हैं, तो यह नए कॉलम नंबर के साथ संदर्भों को अपडेट कर देगा। आपको एक्सेल फ़ंक्शन सिंटैक्स के बारे में क्या जानने की आवश्यकता है?
<पी> एक शुरुआत के रूप में, हर एक्सेल फ़ंक्शन को याद करने की कोशिश करने से परेशान न हों। उनमें से अधिकांश शायद ही कभी उपयोगी होते हैं, और आप फॉर्मूला बार के बगल में ƒ𝑥 बटन पर क्लिक करके उनका सिंटैक्स पा सकते हैं। <पी> बस किसी सूत्र के मूल एक्सेल सिंटैक्स को ध्यान में रखें - एक समान चिह्न के बाद एक अभिव्यक्ति जिसमें कई फ़ंक्शन शामिल हो सकते हैं। प्रत्येक फ़ंक्शन कुछ तर्क लेता है (हालाँकि कुछ फ़ंक्शन नहीं करते हैं) और एक मान लौटाता है जिसका उपयोग किसी अन्य फ़ंक्शन या गणना में किया जा सकता है। <पी> हालाँकि इस तरह के नेस्टिंग कार्य बहुत तेजी से जटिल हो सकते हैं, जिससे आप लापता ब्रैकेट की गड़बड़ी में फंस सकते हैं। हम चीजों को प्रबंधनीय बनाए रखने के लिए प्रत्येक सूत्र को सरल और सीधा रखने, कई कोशिकाओं पर एक जटिल गणना करने की सलाह देंगे।
