आप शायद Microsoft Word और Excel के बारे में सुनने के अभ्यस्त हैं, लेकिन Microsoft Visio के बारे में क्या? हालांकि यह उद्यम स्तर के उपयोगकर्ताओं की ओर अधिक सक्षम है, किसी को भी फ़्लोचार्ट या विस्तृत आरेख बनाने की आवश्यकता है, यह काम पूरा करने के लिए सबसे अच्छे उपकरणों में से एक होगा। साथ ही, यह Microsoft Office का हिस्सा है, इसलिए यदि आप पहले से ही Office के अभ्यस्त हैं, तो आस-पास घूमना परिचित महसूस होगा।
Microsoft Visio क्या है
हालांकि यह माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का हिस्सा है, आप इसे होम संस्करणों में नहीं पाएंगे, क्योंकि यह एक व्यावसायिक उपकरण है। आप $280 से शुरू होने वाला स्टैंडअलोन संस्करण खरीद सकते हैं या Microsoft Office 365 के हिस्से के रूप में एकल उपयोगकर्ता के लिए $5/माह की सदस्यता ले सकते हैं।
Visio को विशेष रूप से डायग्राम और फ़्लोचार्ट बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह सब करता है, लेकिन बस इतना ही करने की जरूरत है। उपयोगकर्ताओं द्वारा Microsoft Visio को उनके लिए काम करने के कुछ तरीकों में शामिल हैं:
- विचार-मंथन
- फर्श योजनाएं
- संगठनात्मक चार्ट
- विस्तृत फ़्लोचार्ट
- सिस्टम और आईटी डायग्राम
- सहयोगी निर्णय लेना
- विचार प्रदर्शित करना
- उत्पाद विकास और योजना
- प्रोटोटाइप
- कैलेंडर
बेशक, आप इसका उपयोग कैसे करते हैं, यह आप पर निर्भर करता है, लेकिन प्रदान किए गए टेम्प्लेट, आकार, रंग और बहुत कुछ आपको वह सब कुछ बनाने में मदद करते हैं जिसकी आप कल्पना कर रहे हैं।
चूंकि यह Microsoft परिवार का हिस्सा है, इसलिए यह अन्य Microsoft ऐप्स के साथ भी अच्छी तरह से एकीकृत होता है। उदाहरण के लिए, यह सीधे एक्सेल या एक्सेस से डेटा खींच सकता है।
Visio के साथ शुरुआत करना
जब तक आप विशेष रूप से नहीं चाहते, तब तक आपको Microsoft Visio में खरोंच से शुरू करने की आवश्यकता नहीं है। कुछ बनाने का सबसे आसान तरीका कई टेम्पलेट्स से शुरू करना है। आप जो खोज रहे हैं उसे ठीक से खोजने के लिए खोज फ़ंक्शन और फ़िल्टर का उपयोग करें। एक टेम्पलेट से शुरू करके, अधिकांश काम पहले ही हो चुका है। साथ ही, यह आपको अपना स्वयं का आरेख या फ़्लोचार्ट बनाना शुरू करने की प्रेरणा देता है।
उसके बाद, यह सब टेम्पलेट को अनुकूलित करने के बारे में है। आप किसी भी आकार या तत्व को जोड़ या हटा सकते हैं।
अगर आप बिल्कुल नए सिरे से शुरुआत करना चाहते हैं, तो बस "रिक्त टेम्पलेट" विकल्प चुनें, फिर बनाना शुरू करें।
आकृतियों का उपयोग करना
आपको Microsoft Visio में सैकड़ों आकृतियाँ मिलेंगी:वर्ग, आयत, हीरे, और बहुत कुछ आपकी उंगलियों पर सही हैं। आपको बस इतना करना है कि आप जो चाहते हैं उसका चयन करें, एक रंग चुनें और इसे डिज़ाइन फलक में रखें। फिर, इसे अपनी इच्छानुसार आकार दें, टेक्स्ट जोड़ें, और जहां चाहें इसे संलग्न करें।
अलग-अलग टेम्प्लेट में अलग-अलग आकार उपलब्ध होंगे। टेम्प्लेट के साथ शुरुआत करने का यह एक और लाभ है:आप विकल्पों से इतने अभिभूत नहीं होंगे।
अपने आरेखों को अनुकूलित करना
एक बुनियादी फ़्लोचार्ट या आरेख अच्छा है, लेकिन यह निश्चित रूप से पेशेवर दिखने वाला नहीं है। Visio एक एंटरप्राइज़ टूल है, जिसका अर्थ है कि यह उच्च-गुणवत्ता वाले, पेशेवर आरेख बनाने के लिए आवश्यक सभी चीज़ों के साथ आता है, जिन्हें आप अपने बॉस को सौंपने में गर्व महसूस करेंगे।
थीम, बैकग्राउंड और बॉर्डर जोड़कर, आप एक बुनियादी फ़्लोचार्ट या डायग्राम को और भी बहुत कुछ में बदल सकते हैं। यदि आप अपने तैयार उत्पाद से किसी का ध्यान आकर्षित करने की कोशिश कर रहे हैं, तो यह तरीका है।
विषय-वस्तु आपकी संपूर्ण रंग योजना को प्रभावित करती है। जबकि आप हर तत्व को आसानी से अनुकूलित कर सकते हैं, एक थीम सुनिश्चित करती है कि आपको पूरे समय अधिक पेशेवर प्रवाह मिले। आप विभिन्न रंगों में से भी चुन सकते हैं।
पृष्ठभूमि के साथ, आप एक कस्टम पृष्ठभूमि बना सकते हैं या यह सुनिश्चित करने के लिए एक छवि जोड़ सकते हैं कि आपका आरेख आपकी कंपनी या ब्रांड के साथ फिट बैठता है। यदि आप एक उद्यमी या फ्रीलांसर हैं और अपना नाम दिखाना चाहते हैं तो यह भी बहुत अच्छा है।
चीजों को समाप्त करने के लिए, आरेख को फ़्रेम करने के लिए एक बॉर्डर जोड़ें। यह अधिक समाप्त और पेशेवर दिखाई देगा।
गाइड का उपयोग करना
जैसा कि आप बता सकते हैं, Microsoft Visio में कई तरह की विशेषताएं हैं। यह सिर्फ एक बुनियादी आरेख उपकरण नहीं है। अपने इच्छित सटीक रूप को प्राप्त करना आसान बनाने के लिए, Visio में विभिन्न प्रकार के दृश्य और मार्गदर्शिकाएँ शामिल हैं।
रूलर, ग्रिड और गाइड आपको सब कुछ सही आकार देने के साथ-साथ आइटम की स्थिति को बेहतर बनाने में मदद करते हैं। अधिक जटिल आरेखों या फर्श योजनाओं के लिए, ये अमूल्य उपकरण हैं। आप अपनी कार्य विंडो को बेहतर ढंग से अनुकूलित करने के लिए अपने कार्य फलक को समायोजित भी कर सकते हैं।
जबकि Microsoft Visio औसत उपयोगकर्ता की ज़रूरतों से अधिक हो सकता है, यदि आप कई आरेख और फ़्लोचार्ट बनाते हैं, तो यह इसके लायक है। इसका उपयोग करना आसान है और आप जो बना रहे हैं उसे अनुकूलित करने के लिए कई तरीके प्रदान करते हैं।
अगर कीमत थोड़ी अधिक है, तो चिंता न करें। निःशुल्क Visio विकल्प हैं। आप Google ड्रॉइंग का भी उपयोग कर सकते हैं। बेशक, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड भी अच्छा काम करता है, अगर आपके पास पहले से है।