काम पर, आप शायद रोजाना लाखों अलग-अलग कार्यों से निपटते हैं। उन सभी को दिमाग में रखना मुश्किल हो सकता है। बहुत सारे उत्पादकता ऐप्स हैं जो आपको चीजें याद रखने और कार्यों को प्रबंधित करने में मदद कर सकते हैं।
अतिरिक्त सॉफ्टवेयर ढूंढने और इंस्टॉल करने का मन नहीं है? कोई बात नहीं। स्लैक में कई उत्पादकता विशेषताएं हैं। यहां स्लैक के शीर्ष टिप्स और ट्रिक्स दिए गए हैं जो इस साल आपको अधिक उत्पादक बनने में मदद कर सकते हैं।
उत्पादकता बढ़ाने के लिए शीर्ष स्लैक टिप्स और ट्रिक्स
स्लैक ने हमेशा उत्पादकता पर जोर दिया है। यहां आपको स्लैक में हाल ही में जोड़ी गई नवीनतम सुविधाएं मिलेंगी, साथ ही पुरानी, छिपी हुई सुविधाएं जिनके बारे में आप शायद नहीं जानते होंगे।
1. अपने स्लैक चैनल्स को व्यवस्थित करें
चूंकि स्लैक में हर कोई चैनल बना सकता है, इसलिए आपका वर्कस्पेस उन चैट्स और चैनलों से भर सकता है जिनका आप उपयोग नहीं करते। समस्या यह है कि उस अव्यवस्था के बीच कुछ महत्वपूर्ण खोजने में आपका कितना समय लगेगा, जैसे जब आपको याद नहीं कि वह लिंक या अटैचमेंट किस चैनल में शेयर किया गया था।
अपने स्लैक चैनल्स को व्यवस्थित रखने का एक अच्छा तरीका है उन्हें तीन मुख्य श्रेणियों में बांटना:
- स्टार्ड चैनल्स: अपने स्लैक वर्कस्पेस में महत्वपूर्ण चैनल्स को स्टार करें। ये वे होने चाहिए जिनका आप सबसे अधिक उपयोग करते हैं, जैसे जिन चैनल्स में आप अपने सक्रिय प्रोजेक्ट्स पर चर्चा करते हैं, या जिन चैनल्स पर आप महत्वपूर्ण जानकारी और लिंक्स के लिए बार-बार जाते हैं।
- रेगुलर चैनल्स: ये वे गैर-महत्वपूर्ण चैनल्स हो सकते हैं जिन्हें आप कभी-कभी खोलते हैं।
- म्यूटेड चैनल्स: क्या ऐसे चैनल्स हैं जो बहुत अधिक शोर (यानी नोटिफिकेशन्स) पैदा करते हैं फिर भी आप उनका नियमित रूप से उपयोग नहीं करते? उन चैनल्स को ढूंढें जिन्हें आप नियमित रूप से चेक नहीं करते और उन्हें स्लैक पर म्यूट कर दें।
किसी चैनल को म्यूट करने के लिए, उसे स्लैक में खोलें, फिर कन्वर्सेशन हेडर में चैनल के नाम को चुनें। नोटिफिकेशन मेनू खोलें और म्यूट चैनल चुनें।
सभी म्यूट किए गए चैनल आपकी चैनल सूची के नीचे ग्रे आउट होकर दिखाई देते हैं।
2. स्लैक में रिमाइंडर्स सेट करें
आप स्लैक का उपयोग अपने या अपने सहकर्मियों के लिए स्मार्ट रिमाइंडर्स सेट करने के लिए कर सकते हैं ताकि आप प्रोजेक्ट डेडलाइन्स न चूकें।
अपने लिए रिमाइंडर सेट करने के लिए, स्लैक में मैसेज विंडो खोलें और /remind me टाइप करें जिसके बाद रिमाइंडर का टेक्स्ट और समय लिखें। उदाहरण के लिए, /remind me to send an email at 2pm।
आप अपने सहकर्मियों के लिए भी रिमाइंडर बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, स्लैक में मैसेज विंडो खोलें और /remind @someone टाइप करें जिसके बाद रिमाइंडर का टेक्स्ट और समय लिखें। उदाहरण के लिए, /remind @Anya to send an email at 2 pm।
पूरे चैनल के लिए रिमाइंडर बनाने के लिए, उस चैनल को स्लैक में खोलें और मैसेज विंडो में /remind #nameofchannel टाइप करें जिसके बाद रिमाइंडर का टेक्स्ट और समय लिखें। उदाहरण के लिए, /remind #general to send an email at 2 pm।
3. अपने सभी अनरीड मैसेज ब्राउज़ करें
अपने सभी अनरीड मैसेजेस तक त्वरित पहुंच के लिए, आप स्लैक में ऑल अनरीड्स फीचर का उपयोग कर सकते हैं।
इसे सेट करने के लिए, स्लैक खोलें और बाएं साइडबार में मोर चुनें। फिर ऑल अनरीड्स चुनें। वैकल्पिक रूप से, आप कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + Shift + A (विंडोज के लिए) या Cmd + Shift + A का उपयोग करके अपने सभी अनरीड मैसेजेस देख सकते हैं।
4. ऑटोमैटिक स्लैकबॉट रिस्पॉन्स सेट करें
यदि आप अक्सर स्लैक पर एक ही सवाल बार-बार पूछते या जवाब देते पाते हैं, तो ऑटोमैटिक स्लैकबॉट रिस्पॉन्स सेट करके आप अपना कुछ समय बचा सकते हैं।
स्लैकबॉट एक बिल्ट-इन बॉट है जो आपके लिए ऑटोमैटिक रिस्पॉन्स दे सकता है जब वह किसी मैसेज या चैनल में ट्रिगर शब्दों या वाक्यांशों का पता लगाता है।
कस्टम स्लैकबॉट रिस्पॉन्स सेट करने के लिए, स्क्रीन के ऊपरी-बाएं कोने में अपने वर्कस्पेस के नाम को चुनें, और पथ एडमिनिस्ट्रेशन > कस्टमाइज़ का पालन करें।
कस्टमाइज़ योर वर्कस्पेस विंडो में, स्लैकबॉट टैब के तहत + नया रिस्पॉन्स जोड़ें चुनें।
व्हेन समवन सेज बॉक्स में बाईं ओर ट्रिगर शब्द या वाक्यांश टाइप करें, और स्लैकबॉट रिस्पॉन्ड्स बॉक्स में रिस्पॉन्स लिखें। रिस्पॉन्स प्लेन टेक्स्ट के साथ-साथ लिंक्स, इमेजेज, या इमोजी भी हो सकते हैं।
5. स्लैक में अपने नोटिफिकेशन्स कस्टमाइज़ करें
स्लैक नोटिफिकेशन्स मददगार भी हो सकते हैं और नुकसानदायक भी अगर आपको बहुत अधिक मिल रहे हों। सौभाग्य से, आप कस्टमाइज़ कर सकते हैं कि आपको स्लैक में कौन से नोटिफिकेशन्स प्राप्त हों और कब प्राप्त हों।
अपने नोटिफिकेशन्स को नियंत्रित करने के लिए, स्लैक में अपनी प्रोफाइल पिक्चर चुनें और पथ प्रेफरेंसेज > नोटिफिकेशन्स का पालन करें। वहां से, आप चुन सकते हैं कि आप कौन से नोटिफिकेशन्स प्राप्त करना चाहते हैं।
चुनें कि आप सभी नए मैसेजेस, डायरेक्ट मैसेजेस, मेंशन्स, और कीवर्ड्स, या कुछ भी नहीं के बारे में नोटिफिकेशन चाहते हैं।
आप तब भी नोटिफाई हो सकते हैं जब कोई स्लैक पर किसी विशेष शब्द या वाक्यांश का उल्लेख करता है। उन शब्दों को माय कीवर्ड्स बॉक्स में डालकर इस विकल्प को सक्षम करें।
उसी पेज पर, आप अपना खुद का नोटिफिकेशन शेड्यूल सेट कर सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपको नोटिफिकेशन्स केवल उचित समय पर ही मिलें।
6. अपनी कंपनी के बाहर के लोगों को आमंत्रित करने के लिए स्लैक कनेक्ट का उपयोग करें
स्लैक कनेक्ट एक ऐसी सेवा है जो स्लैक आपकी कंपनी के बाहर के लोगों को अपने स्लैक चैनल में शामिल होने के लिए आमंत्रित करने के लिए प्रदान करता है। इस तरह आपको अपनी कम्युनिकेशन को निजी और सुरक्षित रखने की चिंता नहीं करनी पड़ती (स्लैक इसका ध्यान रखता है), साथ ही एक मैसेंजर से दूसरे पर स्विच करके अपनी कम्युनिकेशन जारी रखने की भी जरूरत नहीं पड़ती।
यदि आप सिर्फ अपनी कंपनी के बाहर किसी के साथ डायरेक्ट मैसेज एक्सचेंज करना चाहते हैं, तो आप फ्री स्लैक प्लान पर भी ऐसा कर सकते हैं। स्लैक कनेक्ट DM आमंत्रण भेजने के लिए, एक नया मैसेज शुरू करें, और To: फील्ड में उस व्यक्ति का ईमेल एड्रेस डालें जिसे आप आमंत्रित करना चाहते हैं।
दूसरे व्यक्ति के पास आपका आमंत्रण स्वीकार करने के लिए 14 दिन होंगे।
यदि आप और जिसे आप आमंत्रित करना चाहते हैं, दोनों पेड स्लैक प्लान्स में से किसी एक का उपयोग कर रहे हैं, तो आप स्लैक पर अधिक कुशलता से संवाद करने के लिए शेयर्ड चैनल्स भी बना सकते हैं। आप बाहरी लोगों को अपने किसी भी मौजूदा चैनल में शामिल होने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं (सिवाय #general के)।
अपने किसी स्लैक चैनल में किसी को आमंत्रित करने के लिए, चैनल का नाम चुनें और पथ सेटिंग्स > स्लैक कनेक्ट > वर्क विद अनदर कंपनी का पालन करें। उन लोगों के ईमेल एड्रेस डालें जिन्हें आप आमंत्रित करना चाहते हैं और पुष्टि करने के लिए डन चुनें।
7. स्लैक पर कम्युनिकेशन बेहतर बनाने के लिए टेक्स्ट फॉर्मेटिंग का उपयोग करें
टेक्स्ट फॉर्मेटिंग आपको अपनी बात आसानी से समझाने और स्लैक पर कम्युनिकेशन में स्पष्टता जोड़ने में मदद कर सकती है। आप मैसेज बॉक्स में फॉर्मेटिंग टूलबार का उपयोग करके या प्रत्येक फॉर्मेट के लिए विशेष सिंबल्स का उपयोग करके स्लैक में अपने मैसेजेस को आसानी से फॉर्मेट कर सकते हैं।
स्लैक में टेक्स्ट फॉर्मेटिंग का उपयोग करके, आप अपने टेक्स्ट को बोल्ड, इटैलिक, स्ट्राइकथ्रू, ब्लॉककोट्स, बुलेटेड और ऑर्डर्ड लिस्ट्स बना सकते हैं, साथ ही अपने मैसेजेस में लिंक्स और कोड की लाइनें भी जोड़ सकते हैं।
8. स्लैक शॉर्टकट्स का उपयोग करें
कीबोर्ड शॉर्टकट्स आपको कार्यों को तेजी से पूरा करने में मदद करते हैं, जिससे आपका बहुत समय बचता है।
आप Ctrl + / (विंडोज के लिए) या Cmd + / (मैक के लिए) दबाकर सभी स्लैक शॉर्टकट्स की सूची पा सकते हैं।
9. आने वाले ईमेल प्रबंधित करें (केवल पेड स्लैक प्लान्स)
ईमेल को स्लैक पर भेजना एक बेहतरीन फीचर है जो आपके सभी वर्क कम्युनिकेशन को एक प्लेटफॉर्म पर रखने में मदद कर सकता है। हालांकि, कुछ उपयोगकर्ता उन्हें अलग रखना पसंद करते हैं। यदि आप एक ऐसे वर्कस्पेस के मालिक या एडमिन हैं जो पेड स्लैक प्लान का उपयोग करता है, तो आपको इस फीचर पर पूरा नियंत्रण मिलता है – आप तय कर सकते हैं कि वर्कस्पेस मेंबर्स चैनल्स, DMs, या स्लैकबॉट को ईमेल भेज सकते हैं और उन्हें स्लैक पर पोस्ट कर सकते हैं।
आने वाले ईमेल प्रबंधित करने के लिए, पहले अपना वर्कस्पेस चुनें। फिर सेटिंग्स एंड एडमिनिस्ट्रेशन पर जाएं और पथ वर्कस्पेस सेटिंग्स > इनकमिंग ईमेल्स > एक्सपैंड का पालन करें। वहां से, आप इनेबल या डिसेबल इनकमिंग ईमेल्स कर सकते हैं।
10. अपनी मैसेज एक्टिविटी देखें (केवल पेड स्लैक प्लान्स)
यदि आप अपने स्लैक वर्कस्पेस को अधिक कुशल बनाना चाहते हैं, तो आप मैसेज एक्टिविटी देखकर एकत्र किए गए डेटा का उपयोग कर सकते हैं। यह फीचर उन वर्कस्पेस के मालिकों या एडमिन्स के लिए उपलब्ध है जो पेड स्लैक प्लान्स में से एक का उपयोग करते हैं।
मैसेज एक्टिविटी देखने के लिए, उस मैसेज को ढूंढें जिसे आप चेक करना चाहते हैं और उसके बगल में तीन डॉट्स आइकन चुनें। फिर व्यू मैसेज एक्टिविटी चुनें।
ये आंकड़े घोषणाओं और आंतरिक संचार अभियानों के प्रभाव को मापने में आपकी मदद कर सकते हैं।
11. स्लैक पर जानकारी खोजना सीखें
क्या आप एक बड़े वर्कस्पेस का हिस्सा हैं और स्लैक पर जानकारी खोजने में हमेशा संघर्ष करते हैं? डिफ़ॉल्ट रूप से, जब आप स्लैक पर खोजते हैं तो यह आपके वर्कस्पेस के सभी चैनल्स और सभी यूजर्स के मैसेजेस के परिणाम दिखाता है। हालांकि, स्लैक आपकी खोजों को अधिक कुशलता से संचालित करने के कुछ और तरीके प्रदान करता है।
बेहतर खोज परिणामों के लिए अपनी खोजों में निम्नलिखित का उपयोग करें:
- in: जब आपको किसी विशिष्ट चैनल के अंदर खोज करने की आवश्यकता हो – उदा. Test results in:#general।
- from: जब आपको किसी एक यूजर के मैसेजेस ब्राउज़ करने की आवश्यकता हो – उदा. Test results from:@person।
- has: जब उन मैसेजेस को खोज रहे हों जिनमें कुछ कीवर्ड्स हों – उदा. Has: test results।
- after:, before:, या during: विशिष्ट समय अवधि के मैसेजेस खोजने के लिए – उदा. During: today।
12. वर्कफ्लो बिल्डर का उपयोग शुरू करें
अंत में, स्लैक में उपयोग की जा सकने वाली सर्वश्रेष्ठ उत्पादकता सेवाओं में से एक है वर्कफ्लो बिल्डर। वर्कफ्लो बिल्डर टूल्स का एक सेट है जो आपको अपने रोजमर्रा के कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देता है ताकि आपको उन्हें मैन्युअल रूप से पूरा करने में समय न लगाना पड़े। चाहे वह नए उपयोगकर्ताओं के लिए वेलकम मैसेज रूटीन हो, या किसी डॉक्यूमेंट पर सिग्नेचर का अनुरोध – आप तय करते हैं कि आपका वर्कफ्लो कितना सरल या जटिल होगा।
वर्कफ्लो बिल्डर के साथ शुरुआत करने के लिए, अपना वर्कस्पेस चुनें और पथ टूल्स > वर्कफ्लो बिल्डर का पालन करें। फिर उस रूटीन का प्रकार चुनें जिसे आप स्वचालित करना चाहते हैं और स्लैक पर अपना पहला वर्कफ्लो बनाना शुरू करें।
स्लैक पावर यूजर बनें
स्लैक को अक्सर सिर्फ एक कम्युनिकेशन प्लेटफॉर्म माना जाता है। हालांकि, यह एक शक्तिशाली उत्पादकता ऐप भी है। आपको बस ऐप के चारों ओर अपना रास्ता जानने की जरूरत है, साथ ही कुछ छिपे हुए स्लैक टिप्स और ट्रिक्स जानने की ताकि आप पावर यूजर बन सकें।
क्या स्लैक आपको अधिक उत्पादक बनने में मदद कर रहा है? आपके कुछ पसंदीदा स्लैक टिप्स और ट्रिक्स क्या हैं? उन्हें नीचे कमेंट सेक्शन में हमारे साथ शेयर करें।
