22 एक्सेल सीमाएं जो आपको निराश कर सकती हैं – समाधान और समाधान

एक्सेल निस्संदेह दुनिया के सबसे महत्वपूर्ण उत्पादों में से एक है। यह डेटा प्रबंधन और विश्लेषण में बहुत मददगार है। लेकिन एक्सेल का उपयोग करते समय कुछ चीजें ऐसी भी हैं जो हमें निराश कर सकती हैं। आज मैं आपके साथ कुछ निराशाजनक मुद्दों और उनके समाधान साझा करना चाहूंगा।

22 एक्सेल सीमाएं जो आपको परेशानी में डाल सकती हैं

हालांकि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल आधुनिक दुनिया की गतिविधियों में एक प्रभावी और उपयोगी सॉफ्टवेयर है, लेकिन इसकी कुछ सीमाएं हैं जिनका सामना आप इसमें काम करते समय कर सकते हैं।

1. डिफ़ॉल्ट प्रारूप में तारीखों का प्रदर्शन

मान लीजिए आप 2-1 को 1 फरवरी के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो जब आप एक्सेल में 2-1 दर्ज करेंगे तो क्या होगा? दुर्भाग्य से, आपको नीचे दिखाए अनुसार 1-फरवरी मिलेगा। इस समय, सेल प्रारूपित करने की विधि हमारे दिमाग में आ सकती है। लेकिन अगर हम वास्तव में सेल प्रारूपित करें डायलॉग बॉक्स खोलते हैं और तारीख पर क्लिक करते हैं, तो आप पाएंगे कि प्रकार फ़ील्ड में उपलब्ध सभी प्रारूप हमारे मामले में बेकार हैं। हमें क्या करना चाहिए?
सौभाग्य से, एक्सेल हमें TEXT फ़ंक्शन प्रदान करता है जो सेल प्रारूपित करें डायलॉग बॉक्स से कहीं अधिक लचीला है। नीचे दिए गए चित्र का बायां पैनल आपको दिखाता है कि TEXT फ़ंक्शन का उपयोग करके उपरोक्त समस्या को कैसे ठीक किया जाए। यह तीन उदाहरण प्रस्तुत करता है और प्रत्येक चार प्रारूपों के साथ TEXT फ़ंक्शन क्या लौटाएगा। यदि अंकों की संख्या अपेक्षित अंकों की संख्या से कम है, तो एक्सेल वास्तविक संख्या से पहले लीडिंग ज़ीरो लगा देगा। उदाहरण के लिए, TEXT($C7,"M-D") 5-23 लौटाएगा जबकि TEXT($C7,"MM-DD") 05-23 लौटाता है। आप नीचे दिए गए चित्र को ध्यान से देख सकते हैं और पर्दे के पीछे क्या हो रहा है यह समझ सकते हैं।

और सेल प्रारूपित करें ऐसा दिखता है।

संक्षेप में, TEXT फ़ंक्शन आपके मानों को प्रारूपित करने का एक अच्छा विकल्प है। उदाहरण के लिए, आप YYYY-MM-DD प्रारूप का उपयोग करके 2015-05-23 प्रदर्शित कर सकते हैं।

2. लीडिंग ज़ीरो का गायब होना

यदि आप सामाजिक सुरक्षा नंबर, फोन नंबर, क्रेडिट कार्ड नंबर, या पोस्टल कोड को वर्कबुक में दर्ज करते हैं, तो एक्सेल उन्हें संख्या मानता है और उन पर सामान्य संख्या प्रारूप लागू करता है। परिणामस्वरूप, उन नंबर कोड से लीडिंग ज़ीरो हटा दिए जाते हैं। यह एक्सेल सीमा हमेशा होती है। उदाहरण के लिए, यदि आप चित्र में सेल B5 में 000123 दर्ज करते हैं तो आपको 123 मिलेगा। इसी तरह, यदि आप सेल B6 में 001234 डालते हैं तो एक्सेल 1234 प्रदर्शित करेगा। जाहिर है, यह वह नहीं है जो आप चाहते हैं। सेल B5 से B7 तक के मान वही हैं जो आप चाहते हैं। तो आपको क्या करना चाहिए?
ऊपर की समस्या की तरह, हम यहां लीडिंग ज़ीरो के साथ नंबर कोड को पैड करने के लिए TEXT फ़ंक्शन लागू कर सकते हैं।
लीडिंग ज़ीरो जोड़ने का दूसरा तरीका नंबर कोड से पहले एक सिंगल कोटेशन मार्क (') लगाना है।
आप D5 सेल में TEXT फ़ंक्शन इस तरह जोड़ सकते हैं।

=TEXT($C5,"000000")

ENTER दबाने और फिल हैंडल का उपयोग करने के बाद आउटपुट ऐसा दिखता है।

3. बड़ी संख्या को वैज्ञानिक संकेतन के रूप में प्रारूपित करना

एक्सेल में दर्ज की गई कोई भी बड़ी संख्या एक संख्या के रूप में संग्रहीत होती है और वैज्ञानिक संकेतन में संक्षिप्त होती है। यह एक सामान्य एक्सेल सीमा है। मान लीजिए आप 12409003888123 जैसी लंबी संख्या को सेल B2 में डालते हैं। एक्सेल इस पर सामान्य संख्या लागू करेगा और 12409003888123 को वैज्ञानिक संकेतन में 1.2409E+13 के रूप में प्रस्तुत करेगा। क्या एक्सेल को ऐसा करने से रोकना संभव है?
सबसे सरल तरीका है सेल B2 पर राइट-क्लिक करना। फिर सेल प्रारूपित करें डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए सेल प्रारूपित करें चुनें। खुले सेल प्रारूपित करें डायलॉग बॉक्स में, संख्या चुनें और दशमलव स्थानों की संख्या को 0 पर सेट करें। अब तक, लंबी संख्या वैज्ञानिक संकेतन के बजाय प्रदर्शित होगी।

4. VLOOKUP फ़ंक्शन का अनुमानित मिलान के लिए उपयोग

एक सामान्य एक्सेल सीमा यह है कि बहुत से लोग शिकायत करते हैं कि आप कभी भी निश्चित नहीं हो सकते कि VLOOKUP अनुमानित मिलान के साथ क्या करता है। नीचे दिए गए चित्र में, यदि आपका लुकअप मान chun है, तो एक्सेल $93,500 लौटाएगा। रेंज B5:E12 में डेटा तालिका के विरुद्ध तुलना करने पर, आप पाएंगे कि यह मान वह नहीं है जो हम चाहते हैं। हमारी धारणा में, सही मान $151,200 होना चाहिए क्योंकि chun Chung के समान है।

खैर, VLOOKUP अनुमानित मिलान उस तरह से काम नहीं करता जैसा हम सोचते हैं। यह लुकअप तालिका में पंक्ति दर पंक्ति आगे बढ़ता है और अंततः उस पंक्ति पर रुक जाता है जहां मान लुकअप मान से कम या बराबर होता है जब अगली पंक्ति में मान लुकअप मान से अधिक होता है।
आइए उपरोक्त उदाहरण को फिर से देखें। Bueller chun से कम है जबकि Chung chun से अधिक है और इसलिए एक्सेल 6वीं पंक्ति पर रुक गया और कॉलम C में मान $93,500 लौटाया। इसी तरह, एक्सेल 5वीं पंक्ति पर रुक गया जब यह $71,900 मान पर पहुंचा जो $89,450 से कम है और अगली पंक्ति में मान $89,450 से अधिक है। 5वीं पंक्ति और कॉलम D का प्रतिच्छेदन आपको 6% की कमीशन दर देता है।

और पढ़ें: एक्सेल एड-इन कैसे बनाएं [उदाहरण के साथ वर्णित]

हालांकि, यदि आप डेटा रेंज को ध्यान से देखते हैं, तो आप पाएंगे कि $89,450 के लिए कमीशन दर %7 है। यह अभी-अभी प्राप्त %6 से अलग है। क्या कुछ गलत है? हां, हमें VLOOKUP के अनुमानित मिलान का उपयोग करने से पहले लुकअप तालिका को आरोही क्रम में सॉर्ट करने की आवश्यकता है क्योंकि VLOOKUP लुकअप तालिका में पंक्ति दर पंक्ति नीचे जाता है।
नीचे दिया गया चित्र रेंज B5:E12 में एक और लुकअप तालिका दिखाता है। यह तालिका बिक्री द्वारा आरोही क्रम में सॉर्ट की गई थी। अब आप पाएंगे कि $89,450 की कमीशन दर अब सही है।

अंत में, हमें आपको फिर से याद दिलाना होगा। कृपया VLOOKUP अनुमानित मिलान का उपयोग करने से पहले लुकअप रेंज को आरोही क्रम में सॉर्ट करें। अन्यथा, आपको त्रुटियां मिलेंगी।

5. VLOOKUP फ़ंक्शन केस-संवेदी नहीं है

एक और एक्सेल सीमा यह है कि बहुत से लोग इस बात से अनजान हैं कि VLOOKUP केस-संवेदी नहीं है और इससे आपको गलतियां हो सकती हैं। आइए नीचे दिए गए चित्र को देखें। जब VLOOKUP मान Marie होता है तो marie से मिलान हो जाएगा और इस प्रकार एक्सेल सेल F5 में 14 लौटाएगा। वास्तव में, सेल C6 में 23 वही है जो हम वास्तव में चाहते हैं। इस तरह की गलती को होने से कैसे रोकें?

INDEX, MATCH, और EXACT फ़ंक्शन का संयोजन यहां सही नंबर 23 प्राप्त करने के लिए उपयोग किया जा सकता है। रेंज G5:G7 आपको रेंज F5:F7 में संख्याएं लौटाने वाला सूत्र देता है। सूत्र ऐसा है।

=INDEX($B$4:$C$12,MATCH(TRUE,INDEX(EXACT($E5,$B$4:$B$12),0),0),2)

यहां, MATCH(TRUE,INDEX(EXACT($E5,$B$4:$B$12),0),0) समस्या को हल करने की कुंजी है। यह आपको वह पंक्ति संदर्भ देता है जिसमें सटीक मिलान (Marie हमारे मामले में) मौजूद है। इसे स्वयं आजमाएं।

एक और आसान दृष्टिकोण OFFSET और MATCH फ़ंक्शन के संयोजन का उपयोग करना है। आप F15 सेल में सूत्र इस तरह लिख सकते हैं।

=OFFSET($B$4,MATCH($E15,$B$4:$B$12,0),1)

अंततः, ENTER दबाने के बाद आपको 23 का आउटपुट मिलेगा। साथ ही, फिल हैंडल का उपयोग करके आपको सभी आउटपुट मिल जाएंगे।

6. VLOOKUP फ़ंक्शन के साथ मनमाने कॉलम या पंक्ति से शुरू नहीं कर सकते

यह कष्टप्रद है कि हम VLOOKUP फ़ंक्शन के साथ केवल बाएं-से-दाएं लुकअप कर सकते हैं। लेकिन यदि आपने खंड 5 में अनुशंसित लेख पढ़ा है, तो आप जान जाएंगे कि OFFSET/MATCH फ़ंक्शन आपको किसी भी कॉलम या पंक्ति से खोज शुरू करने में सक्षम बना सकता है। निम्नलिखित उदाहरण में, सेल C10 में मान बदल जाएगा जब आप सेल C9 और B10 में मान बदलते हैं।

7. कॉलम हटाते समय VLOOKUP फ़ंक्शन कॉलम ऑफसेट को समायोजित नहीं करता

मान लीजिए हमारे पास एक लुकअप रेंज है जो C5 से E12 तक शुरू होती है। और हम रेंज G4:I6 में VLOOKUP अनुमानित मिलान करते हैं। आइए सेल H5 में सूत्र को एक उदाहरण के रूप में लें। यदि हम chun के लिए अनुमानित कमीशन दर प्राप्त करना चाहते हैं तो सूत्र होगा।

=VLOOKUP(G5,B5:E12,3,TRUE)

कॉलम C हटाने के बाद, आप पाएंगे कि उपरोक्त सूत्र निम्नलिखित सूत्र से बदल दिया जाएगा।

=VLOOKUP(O3,K3:M10,3,TRUE)

अंततः, लुकअप तालिका स्वचालित रूप से बदल गई। यहां तक कि लुकअप मान के लिए सेल संदर्भ भी "G5" से "F5" में बदल गया। ये सभी सही हैं। लेकिन कॉलम ऑफसेट अभी भी 3 है। वास्तव में, यह 2 होना चाहिए क्योंकि कमीशन दर अब लुकअप तालिका के दूसरे कॉलम में है।

8. सेल की लंबी सामग्री देखना मुश्किल

नीचे दिए गए चित्र में, आप देखेंगे कि सेल संदर्भ बदल जाएंगे जब आप सूत्र =COUNTIFS($C3:$C10,"="&$F3) को सेल G3 से सेल G4 में कॉपी करेंगे। सेल G4 में सूत्र =COUNTIFS($C4:$C11,"="&$F4) है और यह सूत्र 4 लौटाता है। लेकिन यदि आप रेंज B2:D10 को ध्यान से देखते हैं, तो आप पाएंगे कि पुरुष छात्रों की संख्या 4 के बजाय 5 होनी चाहिए। हमें यहां गलती मिली। कारण यह है कि आप सापेक्ष संदर्भ लागू करते हैं – $C3:$C10 और यह किसी अन्य सेल में कॉपी करने के बाद बदल सकता है। यहां सही तरीका निरपेक्ष संदर्भ लागू करना है और "$C3:$C10" को "$C4:$C11" से बदलना है। ठीक वैसे ही जैसे हमने रेंज F7:H9 में किया था। फॉर्मूला पेस्ट करते समय त्रुटियां करना बहुत आसान है और आपको सावधान रहना चाहिए।

9. यदि सेल की सामग्री बहुत लंबी है तो पूरी सामग्री देखना आसान नहीं

इस मुद्दे को स्पष्ट करने के लिए, मैंने इस लेख से एक पैराग्राफ को सेल B6 में कॉपी किया। नीचे दिया गया चित्र दिखाता है कि वर्कशीट में केवल एक पंक्ति है और पूरी सामग्री देखना मुश्किल है।

ALT + ENTER दबाकर सेल B6 के अंदर लाइन ब्रेक जोड़ने के बाद, हमें नीचे दिए गए चित्र में दिखाए अनुसार कुछ मिल सकता है। अब 11 पंक्तियां हैं।

10. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के साथ निर्बाध रूप से काम करने में असमर्थ

एक्सेल कैरिज रिटर्न वाली एक पंक्ति को कई पंक्तियों में विभाजित कर देता है जब वर्ड से एक्सेल में तालिका कॉपी की जाती है। मान लीजिए एक डॉक फ़ाइल है – वर्ड से एक्सेल में तालिका कॉपी करें.docx – जिसमें नीचे दी गई तालिका है।

यदि हम इस तालिका को CTRL+C और CTRL+V का उपयोग करके वर्कशीट में कॉपी करते हैं, तो हमें चित्र 10.1 में दिखाए अनुसार कुछ मिलेगा। आप देख सकते हैं कि भरे हुए आवेदन पत्र प्राप्त करने की अंतिम तिथि दो पंक्तियों में विभाजित हो गया है। यह बिल्कुल वही नहीं है जो हम चाहते हैं।

इसे होने से रोकने के लिए, हम वर्ड फ़ाइलों से तालिकाओं को एक्सेल फ़ाइलों में निकालने के लिए VBA मैक्रो का उपयोग कर सकते हैं। निम्न तालिका में कोड एक वर्ड दस्तावेज़ के भीतर सभी तालिकाओं से डेटा को एक्सेल फ़ाइल में प्राप्त कर सकता है।

Sub Import_Table() Dim wdDoc As Object Dim wdFileName As Variant Dim tableNo As Integer 'Word में तालिका संख्या Dim iRow As Long 'एक्सेल में पंक्ति सूचकांक Dim iCol As Integer 'एक्सेल में कॉलम सूचकांक Dim resultRow As Long Dim tableStart As Integer Dim tableTot As Integer On Error Resume Next ActiveSheet.Range("A:AZ").ClearContents wdFileName = Application.GetOpenFilename("Word files (*.docx),*.docx", , _ "आयात की जाने वाली तालिका वाली फ़ाइल के लिए ब्राउज़ करें") If wdFileName = False Then Exit Sub '(उपयोगकर्ता ने आयात फ़ाइल ब्राउज़र रद्द किया) Set wdDoc = GetObject(wdFileName) 'वर्ड फ़ाइल खोलें With wdDoc tableNo = wdDoc.tables.Count tableTot = wdDoc.tables.Count If tableNo = 0 Then MsgBox "इस दस्तावेज़ में कोई तालिका नहीं है", _ vbExclamation, "वर्ड तालिका आयात करें" ElseIf tableNo > 1 Then tableNo = InputBox("इस वर्ड दस्तावेज़ में " & tableNo & " तालिकाएं हैं।" & vbCrLf & _ "शुरू करने के लिए तालिका दर्ज करें", "वर्ड तालिका आयात करें", "1") End If resultRow = 1 For tableStart = 1 To tableTot With .tables(tableStart) 'वर्ड तालिका सेल से एक्सेल सेल में सेल सामग्री कॉपी करें For iRow = 1 To .Rows.Count For iCol = 1 To .Columns.Count ThisWorkbook.Worksheets("Import_Table").Cells(resultRow, iCol) = WorksheetFunction.Clean(.cell(iRow, iCol).Range.Text) Next iCol resultRow = resultRow + 1 Next iRow End With resultRow = resultRow + 1 Next tableStart End With End Sub

इम्पोर्ट टेबल बटन पर क्लिक करने के बाद, हमें चित्र 10.2 में दिखाए अनुसार एक तालिका मिलेगी। मैंने यहां कॉलम चौड़ाई को मैन्युअल रूप से बदल दिया है ताकि यह प्रदर्शित हो सके कि "भरे हुए आवेदन पत्र प्राप्त करने की अंतिम तिथि" दो पंक्तियों में विभाजित नहीं हुई थी।

11. कभी-कभी फॉर्मूला के पुनर्गणना में लंबा समय लगता है

जब आप वर्कबुक खोलते हैं या महत्वपूर्ण परिवर्तन करते हैं तो एक्सेल आपके वर्कबुक के फॉर्मूला की पुनर्गणना करता है। यह सुविधा अच्छी है लेकिन ये पुनर्गणना लंबा समय ले सकती है। इस दृष्टिकोण से यह इतना अच्छा नहीं है। आपके लिए गणना को नियंत्रित करने और अपना समय बचाने के लिए नीचे दो दृष्टिकोण दिए गए हैं।

♦ स्वचालित पुनर्गणना बंद करें

सबसे पहले, फ़ाइल टैब -> विकल्प पर क्लिक करें।

दूसरे, फॉर्मूला श्रेणी पर क्लिक करें।

आपको नीचे दिखाए अनुसार एक्सेल विकल्प डायलॉग बॉक्स मिलेगा। गणना विकल्प अनुभाग में वर्कबुक गणना के तहत स्वचालित का अर्थ है कि एक्सेल हर बार जब आप किसी मान, सूत्र या नाम में परिवर्तन करते हैं तो सभी निर्भर सूत्रों की पुनर्गणना करेगा। डेटा तालिकाओं को छोड़कर स्वचालित का अर्थ है कि एक्सेल डेटा तालिकाओं को छोड़कर सभी निर्भर सूत्रों की पुनर्गणना करेगा। अंतिम विकल्प मैनुअल आपको स्वचालित पुनर्गणना बंद करने में सक्षम बनाता है।

नीचे दिया गया चित्र स्वचालित पुनर्गणना बंद करने की एक और विधि प्रस्तुत करता है। आपके चुनने के लिए तीन विकल्प भी हैं।

• स्वचालित,
• डेटा तालिकाओं को छोड़कर स्वचालित, और
• मैनुअल।

अंततः, स्वचालित पुनर्गणना बंद करने के बाद, आप फॉर्मूला टैब पर गणना समूह में अभी गणना करें बटन पर क्लिक कर सकते हैं। यह विधि एक्सेल को सभी खुली वर्कशीट की पुनर्गणना करने में सक्षम बनाती है। एक अन्य विकल्प – शीट गणना करें बटन – एक्सेल को सक्रिय वर्कशीट और इस वर्कशीट से जुड़े किसी भी चार्ट/चार्ट शीट की पुनर्गणना करने के लिए बना सकता है।

♦ एक्सेल द्वारा सूत्र को पुनरावृत्त करने की संख्या बदलें

कृपया सुनिश्चित करें कि सक्षम पुनरावृत्त गणना चेक बॉक्स चयनित था इससे पहले कि आप अधिकतम पुनरावृत्ति और अधिकतम परिवर्तन सेट करें। पुनरावृत्ति की संख्या जितनी अधिक होगी, एक्सेल को वर्कशीट की पुनर्गणना करने में उतना अधिक समय लगेगा। अधिकतम परिवर्तन की मात्रा जितनी छोटी होगी, परिणाम उतना ही सटीक होगा और एक्सेल को वर्कशीट की पुनर्गणना करने में उतना अधिक समय लगेगा।

12. कई वर्कशीट का नाम बदलने का कोई आसान तरीका नहीं

कभी-कभी, हमें कई वर्कशीट डालने की आवश्यकता होती है। आप उन सभी वर्कशीट का नाम बदलने के लिए क्या करेंगे? उन्हें एक-एक करके नाम बदलने के लिए नाम बदलें कमांड का उपयोग करें? क्या होगा यदि आपको 100 वर्कशीट का नाम बदलना है? कार्य समाप्त करने में आपको बहुत समय लगेगा। सौभाग्य से, हम कई वर्कशीट का नाम बदलने के लिए VBA कोड का उपयोग कर सकते हैं।
यहां कई वर्कशीट डालने और नाम बदलने के लिए कोड है।

Sub rename_tab() Application.DisplayAlerts = False 'चर परिभाषित करें Dim wbk As Workbook Dim ws As Worksheet 'वर्कबुक फ़ाइल खोलें Set fnm = ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(1, 2) Set wbk = Workbooks.Open(fnm) 'वर्कबुक को सक्रिय वर्कबुक के रूप में सेट करें wbk.Activate For i = 2 To ThisWorkbook.Worksheets(2).UsedRange.Rows.Count 'सक्रिय वर्कबुक में सभी वर्कशीट की संख्या लौटाएं n = Worksheets.Count 'अंतिम वर्कशीट के बाद वर्कशीट जोड़ें Set ws = Sheets.Add(After:=Worksheets(Worksheets.Count)) 'नई जोड़ी गई वर्कशीट को नाम दें ws.Name = ThisWorkbook.Worksheets(2).Cells(i, 2) Next i 'सक्रिय वर्कबुक को बंद करें और सहेजें wbk.Close Savechanges:=True End Sub

चित्र आपको दिखाता है कि इस मैक्रो को कैसे डिज़ाइन और उपयोग किया जाए। मान लीजिए मैक्रो इन्सर्ट एंड रीनेम मल्टीपल टैब्स.xlsm फ़ाइलों में सहेजा गया था। इस xlsm फ़ाइल में दो टैब हैं। पहला वह है जिसमें आप जिस फ़ाइल में टैब डालना चाहते हैं उसे शामिल करना है। आपको सेल B1 में फ़ाइल पथनाम दर्ज करना होगा। मैक्रो सेल B1 में सूचीबद्ध फ़ाइल खोलेगा (WS.xlsx हमारे मामले में)। दूसरी वर्कशीट (चित्र का दायां पैनल) टैब नाम प्रदान करती है जिनका उपयोग VBA मैक्रो द्वारा किया जाएगा। आप दूसरी वर्कशीट में जितने चाहें उतने टैब नाम जोड़ सकते हैं।

नीचे दिया गया चित्र उपरोक्त VBA कोड चलाने से पहले और बाद में WS.xlsx के स्क्रीनशॉट प्रस्तुत करता है।

13. पिवटटेबल में माध्यिका नहीं होती

एक पिवटटेबल सबसे शक्तिशाली विशेषताओं में से एक है। यह आपको अपने डेटा को सारांशित, विश्लेषण, अन्वेषण और प्रस्तुत करने की अनुमति देता है। यह आपको महत्वपूर्ण अंतर्दृष्टि और विस्तृत डेटा सेट निकालने में मदद करता है।
नीचे दिए गए चित्र का बायां पैनल हमारे मामले में विश्लेषण किए जाने वाले डेटा को दर्शाता है। आप देख सकते हैं कि हमारे पास विभिन्न छात्रों की ऊंचाई और वजन के साथ-साथ उनका लिंग और उम्र है।
सबसे पहले, रेंज B5:F23 में किसी भी सेल पर क्लिक करें।
दूसरे, इन्सर्ट टैब पर, पिवटटेबल पर क्लिक करें।

तीसरे, संकेतित पिवटटेबल बनाएं डायलॉग बॉक्स में डिफ़ॉल्ट स्थान चुनें। आप देख सकते हैं कि यह रेंज चित्र के मध्य पैनल में चयनित है।

दिखाई देने वाले पिवटटेबल फ़ील्ड सूची डायलॉग बॉक्स में (चित्र का दायां पैनल), लिंग और उम्र को पंक्ति लेबल क्षेत्र में खींचें। फिर वजन को मान क्षेत्र में खींचें। अंततः, H5 से I19 तक के सेल सहित एक पिवटटेबल बनाया गया।

अंततः, पिवट तालिका से, 11 वर्ष के पुरुष छात्रों के वजन का योग 57.5 है। और 13 वर्ष की महिला छात्रों के वजन का योग 121.8 है।
इसके अलावा, योग सांख्यिकी, हम उन छात्रों की संख्या भी गिन सकते हैं जो 13 वर्ष के हैं या औसत वजन की गणना कर सकते हैं। पिवट तालिका (रेंज H5:I19) में किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें और फिर मान फ़ील्ड सेटिंग्स चुनें। मान फ़ील्ड सेटिंग्स डायलॉग बॉक्स में (चित्र का दायां पैनल), आप उस गणना का प्रकार चुन सकते हैं जिसमें आप रुचि रखते हैं।
महत्वपूर्ण रूप से, गणना के प्रकार में गिनती, औसत, अधिकतम, न्यूनतम, आदि शामिल हैं। यदि आप सभी गणना प्रकारों को पढ़ते हैं, तो आप देखेंगे कि एक्सेल पिवटटेबल में माध्यिका सांख्यिकी प्रदान नहीं करता है। तो अगर हम वास्तव में माध्यिका सांख्यिकी की गणना करना चाहते हैं तो हमें क्या करना चाहिए? एक MEDIAN फ़ंक्शन एक अच्छा विकल्प है।

MEDIAN फ़ंक्शन का उपयोग करने से पहले, डेटा को लिंग और उम्र के अनुसार सॉर्ट करना बेहतर है। यहां, हमने डेटासेट को लिंग और उम्र के अनुसार सॉर्ट किया है।

अब आइए प्रत्येक उपसमूह के लिए माध्यिका की गणना करने के लिए MEDIAN फ़ंक्शन का उपयोग करें। सेल J5 में सूत्र ऐसा है।

=MEDIAN(E27:E35)

यहां, E27:E35 महिला छात्रों के वजन को संदर्भित करता है।

अंततः, ENTER दबाने के बाद यह 62.5 लौटाता है। यह बताता है कि 11 और 15 वर्ष की आयु वाली महिला छात्रों के लिए माध्यिका वजन 62.5 किग्रा है।

इसी तरह, पुरुष छात्रों के मामले में आपको नीचे दिया गया सूत्र लिखना होगा।

=MEDIAN(E14:E23)

यहां, E14:E23 पुरुष छात्रों के वजन को संदर्भित करता है।

बार-बार, यदि आप ENTER दबाते हैं तो आपको आउटपुट 64.15 मिलेगा।

14. पिवटटेबल अद्वितीय मान नहीं गिन सकते

कभी-कभी, हम यह जानना चाह सकते हैं कि डुप्लिकेट मान वाले रेंज में कितने अद्वितीय मान मौजूद हैं। लेकिन पिवटटेबल अद्वितीय मान नहीं गिनते। नीचे दिया गया चित्र इसे स्पष्ट करता है। आप पा सकते हैं कि 2 छात्र हैं जो 11 वर्ष के हैं और 5 छात्र हैं जो 12 वर्ष के हैं। लेकिन यदि आप आयु वितरण की सीमा जानना चाहते हैं, तो आपको मैन्युअल रूप से एक-एक करके गिनना होगा।
सबसे पहले, आपको एक पिवटटेबल बनाना होगा। मान लीजिए पिवटटेबल पंक्ति स्तर और आयु का योग के साथ है।

दूसरे, आप ROWS फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं जो संदर्भ रेंज में पंक्तियों की संख्या लौटा सकता है। आपको सूत्र इस तरह लिखना होगा।

=ROWS(H5:H10)

यहां, H5:H10 पंक्ति स्तरों को संदर्भित करता है।

अंततः, आउटपुट के रूप में 6 प्राप्त करने के लिए ENTER दबाएं।

और यहां नीचे दिया गया चित्र आपको दिखाता है कि विभिन्न लिंग समूहों के लिए अद्वितीय मान कैसे गिनें। हमने यहां प्रत्येक उपसमूह पर ROWS फ़ंक्शन लागू किया है। महिला समूह के लिए, सेल D5 में इस तरह सूत्र दर्ज करें।

=ROWS(B6:B10)

इसी तरह, गिनती के रूप में 5 प्राप्त करने के लिए ENTER दबाएं।

और पुरुष समूह के लिए, सेल D11 में सूत्र इस तरह दर्ज करें।

=ROWS(B12:B17)

अंततः, यह 6 लौटाएगा।

15. मैक्स या माध्यिका जैसे फ़ंक्शन के लिए SUMIF / COUNTIF / AVERAGEIF समकक्ष नहीं

SUMIFS फ़ंक्शन कई मानदंडों को पूरा करने वाले सेल को जोड़ सकता है। SUMIF फ़ंक्शन केवल एक मानदंड लागू कर सकता है जबकि SUMIFS फ़ंक्शन एक से अधिक रेंज के साथ एक से अधिक मानदंड सेट पर लागू किया जा सकता है।

फ़ंक्शन में Sum_range तर्क का अर्थ वह रेंज है जिसे जोड़ा जाना है। Criteria_range और criteria जोड़े में प्रदान किए जाते हैं।
मुख्य रूप से, I5 सेल के लिए सूत्र है।

=SUMIFS($E$5:$E$23,$C$5:$C$23,"F=")

सेल I5 के लिए योग रेंज E5:E23 है। पहला मानदंड C5:C23,"= F" है जबकि दूसरा मानदंड E5:D23,= 11 है। 11 वर्ष की महिला छात्रों के वजन का योग 51.3 किग्रा है।

आम तौर पर, AVERAGEIFS फ़ंक्शन का सिंटैक्स SUMIFS के समान होता है। नीचे दिया गया चित्र आपको दिखाता है कि AVERAGEIFS फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें।

इसके अलावा, COUNTIFS फ़ंक्शन SUMIFS फ़ंक्शन और AVERAGEIF फ़ंक्शन से थोड़ा अलग है।
महत्वपूर्ण रूप से, सिंटैक्स में केवल विभिन्न जोड़े criteria_range और criteria होते हैं। sum_range या average_range जैसी रेंज को हटा दिया जाना चाहिए। नीचे दिया गया चित्र आपको दिखाता है कि COUNTIFS फ़ंक्शन कैसे लागू करें।

अंततः, ये फ़ंक्शन उपयोगी हैं, है ना? हालांकि, MEDIANIFS फ़ंक्शन जैसा कोई समकक्ष फ़ंक्शन नहीं है।

16. एक्सेल फॉर विंडोज में उपलब्ध सुविधाएं जो एक्सेल फॉर मैक में उपलब्ध नहीं हैं

कुछ उपयोगी रिपोर्टिंग सुविधाएं एक्सेल फॉर मैक में काम नहीं करतीं और इस प्रकार आप उनका उपयोग उन क्लाइंट्स के लिए रिपोर्ट जनरेट करते समय नहीं कर सकते जो मैक का उपयोग करते हैं। इन रिपोर्टिंग सुविधाओं के अलावा, ऐसी अन्य सुविधाएं भी हैं जो विंडोज संस्करण एक्सेल में शामिल हैं लेकिन मैक संस्करण एक्सेल में शामिल नहीं हैं।
उदाहरण के लिए, विंडोज के लिए एक्सेल आपको फ़ाइलों को सहेजने के लिए डिफ़ॉल्ट स्थान सेट करने की अनुमति देता है। यह आपके काम करते समय स्वचालित रूप से आपकी वर्कबुक की ड्राफ्ट प्रतियां सहेज सकता है ताकि यदि एक्सेल अचानक क्रैश हो जाए तो आपका नुकसान कम से कम हो। विंडोज संस्करण एक्सेल आपको त्वरित पहुंच टूलबार को अनुकूलित करने की भी अनुमति दे सकता है। ये सभी तीन सुविधाएं मैक के लिए एक्सेल द्वारा समर्थित नहीं हैं।
आम तौर पर, विंडोज के लिए एक्सेल के साथ, आप वर्कबुक को तीन मोड में पूर्वावलोकन कर सकते हैं।

• सामान्य
• पेज लेआउट और
• पेज ब्रेक।

अंततः, मैक के लिए एक्सेल के साथ, आप केवल सामान्य और पेज लेआउट पूर्वावलोकन मोड का उपयोग कर सकते हैं। जहां तक प्रिंट पूर्वावलोकन का सवाल है, आप विंडोज संस्करण एक्सेल में वर्कबुक का एक बड़ा प्रिंट पूर्वावलोकन देख सकते हैं और ज़ूम इन या आउट कर सकते हैं। लेकिन मैक पर एक्सेल के लिए, आप केवल एक छोटा प्रिंट पूर्वावलोकन देख सकते हैं जिसे ज़ूम नहीं किया जा सकता। साइड बाय साइड देखें सुविधा जो आपको दो वर्कबुक की आसानी से तुलना करने की अनुमति देती है, केवल विंडोज संस्करण एक्सेल में उपलब्ध है। और सिंक्रोनस स्क्रॉलिंग जो आपको एक ही समय में दो वर्कबुक के माध्यम से स्क्रॉल करने की अनुमति देती है, मैक के लिए एक्सेल में भी गायब है।
इसके अलावा, इतनी सारी सुविधाएं हैं कि मैं उन सभी को शामिल नहीं कर सकता। अधिक विवरण के लिए, आप यह लेख पढ़ सकते हैं।

17. एक्सेल विकल्प डायलॉग बॉक्स में तालिकाओं तक त्वरित पहुंच नहीं

यदि आप एक्सेल विकल्प डायलॉग बॉक्स खोलते हैं, तो आप पाएंगे कि 10 टैब हैं और उनमें से प्रत्येक दर्जनों सेटिंग्स से भरा है। एक विशिष्ट सेटिंग का पता लगाने में काफी समय बर्बाद हो सकता है।

18. एक्सेल की विनिर्देश सीमाएं

यह सर्वविदित है कि एक्सेल की सीमाएं हैं। उदाहरण के लिए, वर्कबुक खोला जा सकता है या नहीं, यह उपलब्ध मेमोरी और सिस्टम संसाधनों द्वारा सीमित होगा। अधिकतम पंक्तियों की संख्या 1,048,576 है और अधिकतम कॉलम की संख्या 16,384 है। यहां सभी एक्सेल सीमाओं का सारांश है।
लेकिन कुछ सीमाएं कष्टप्रद हैं। उदाहरण के लिए, अधिकतम संख्या परिशुद्धता 15 है। इसका मतलब है कि एक सेल में अंकों की संख्या केवल 15 हो सकती है। एक्सेल 15वें अंक के बाद के अंकों को शून्य से बदल देगा। यदि आप किसी सेल में 12345678901234567890 दर्ज करते हैं, तो आपको 12345678901234500000 मिलेगा।

19. एक्सेल में स्वचालित वर्तनी जांच नहीं

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड स्वचालित वर्तनी जांच प्रदान करता है जो आपकी फ़ाइलों की वर्तनी और व्याकरण की जांच कर सकता है। यह गलतियों को हाइलाइट कर सकता है। हालांकि, एक्सेल स्वचालित रूप से गलती को हाइलाइट नहीं करता है। लेकिन समीक्षा > प्रूफिंग > वर्तनी कमांड का उपयोग करके, आप अपनी एक्सेल फ़ाइलों में त्रुटियों की जांच कर सकते हैं।

20. मैक्रो चलाते समय एक्सेल आसानी से क्रैश हो जाता है

शायद आपके पास भी वही अनुभव है कि जब आप VBA मैक्रो चला रहे होते हैं तो एक्सेल बस क्रैश हो जाता है, खासकर जब आप DO WHILE लूप या FOR NEXT लूप का उपयोग करते हैं जिसे कई बार लूप करना पड़ता है (जैसे 1000 या 10,000 बार)। मैं इंटरनेट से डेटा स्क्रैप करता था ताकि 10,000 से अधिक कंपनियों के नाम और संपर्क जानकारी निकाली जा सके। कुल मिलाकर काम खत्म करने में मुझे लगभग 24 घंटे लगे। शुरू में, खराब इंटरनेट स्थितियों के कारण मैक्रो को 1 या 2 घंटे चलाने के बाद यह क्रैश हो गया। अचानक, सारा काम गायब हो गया। दूसरी बार क्रैश होने के बाद मैं बहुत निराश हुआ। अचानक मुझे लगा कि मैं वर्कबुक को हर बार एक लूप पूरा होने पर सहेज सकता हूं। प्रत्येक लूप के अंत में "ThisWorkbook.Save" स्टेटमेंट जोड़ने के बाद, गलत समय पर एक्सेल क्रैश होने के कारण मैंने कभी कोई काम नहीं खोया।

21. CSV फ़ाइल संबंधित एक्सेल समस्या

एक्सेल में CSV फ़ाइल प्रारूप समस्याएं हैं। कभी-कभी, भाषा विविधता के साथ एक्सेल 2013 और 2016 का उपयोग करने वाले उपयोगकर्ता US एप्लिकेशन से उत्पन्न CSV फ़ाइल को डबल-क्लिक करके खोलने का प्रयास करते हैं। लेकिन एक्सेल फ़ाइल को प्रारूपित नहीं करता और डिफ़ॉल्ट रूप से इसे CSV मोड (कॉमा सेपरेट) में दिखाता है। एक्सेल क्षेत्रों के लिए सूची विभाजक वर्ण (जैसे कॉमा, सेमीकोलन, आदि) का उपयोग करता है। इसका समाधान हो सकता है।

• ऐसा क्षेत्र चुनें जो सूची विभाजक के रूप में कॉमा का उपयोग करता हो (जैसे यूएसए, कनाडा, आदि)
• CSV फ़ाइल को एक्सेल में खोलें और बनाएं और इसे वर्कशीट के रूप में सहेजें।
• क्षेत्रीय सेटिंग्स को मूल स्थिति में वापस करें।

22. डेटा विश्लेषण के लिए एक्सेल की सीमाएं

एक्सेल में डेटा विश्लेषण करते समय आप निम्नलिखित मुद्दों के कारण कठिनाइयों का सामना करेंगे।

• जटिल मॉडल बनाते समय एक्सेल दृश्यता को सीमित करता है।
• एक्सेल की सीमाएं सहयोग को अधिक चुनौतीपूर्ण बनाती हैं
• एक्सेल टेम्पलेट और डेटा प्रविष्टि प्रबंधन में अक्षम है
• एक्सेल की सीमाएं कई स्प्रेडशीट का ट्रैक रखना चुनौतीपूर्ण बनाती हैं।

निष्कर्ष

इस लेख का उद्देश्य एक्सेल के साथ काम करते समय कुछ महत्वपूर्ण सीमाओं पर ध्यान केंद्रित करना है। कुछ अन्य सीमाएं भी हो सकती हैं। कृपया आगे की पूछताछ के लिए हमारे आधिकारिक एक्सेल लर्निंग प्लेटफॉर्म ExcelDemy पर जाने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।

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