एक्सेल की 22 सीमाएं जो आपको निराश कर सकती हैं

एक्सेल स्पष्ट रूप से दुनिया के सबसे महत्वपूर्ण उत्पादों में से एक है। यह डेटा के प्रबंधन, विश्लेषण में बहुत मददगार है। लेकिन कुछ ऐसा भी है जो एक्सेल का उपयोग करते समय हमें निराश कर सकता है। आज मैं आपके साथ कुछ निराशाजनक मुद्दों को साझा करना चाहता हूं और उन्हें कैसे हल करना चाहता हूं।

22 एक्सेल सीमाएं जो आपको परेशानी में डाल देती हैं

हालाँकि Microsoft Excel आधुनिक दुनिया की गतिविधियों में एक प्रभावी और उपयोगी सॉफ़्टवेयर है, लेकिन इसकी कुछ सीमाएँ हैं जिनका सामना आपको इसमें काम करते समय करना पड़ सकता है।

मान लीजिए कि आप 2-1 display प्रदर्शित करना चाहते हैं 1 ^सेंट . का प्रतिनिधित्व करते हुए फरवरी एक्सेल में, 2-1 . दर्ज करने के बाद आपको क्या मिलेगा? एक्सेल में? दुर्भाग्य से, आपको 1-फरवरी . मिलेगा जैसा कि नीचे चित्र में दिखाया गया है। इस समय, हमारे दिमाग में कोशिकाओं को स्वरूपित करने की विधि आ सकती है। लेकिन अगर हम सच में फॉर्मेट सेल खोलते हैं डायलॉग बॉक्स और दिनांक . पर क्लिक करें , आप पाएंगे कि सभी प्रारूप प्रकार . में उपलब्ध हैं हमारे मामले में क्षेत्र बेकार हैं। क्या करे?
सौभाग्य से, एक्सेल हमें टेक्स्ट फ़ंक्शन प्रदान करता है जो प्रारूप कक्षों . से कहीं अधिक लचीला है संवाद बॉक्स। नीचे दिए गए चित्र में बायां पैनल आपको दिखाता है कि टेक्स्ट फ़ंक्शन . का उपयोग करके उपरोक्त समस्या को कैसे ठीक किया जाए . यह तीन उदाहरण प्रस्तुत करता है और क्या पाठ कार्य चार प्रारूपों में से प्रत्येक के साथ वापसी करेगा। यदि अंकों की संख्या अंकों की अपेक्षित संख्या से कम है, तो EXCEL अग्रणी शून्य . डाल देगा वास्तविक संख्या से पहले। उदाहरण के लिए, TEXT($C7,"M-D") वापस आ जाएगा 5-23 जबकि TEXT($C7,"MM-DD") रिटर्न 05-23 . आप नीचे दिए गए चित्र को करीब से देख सकते हैं और पता लगा सकते हैं कि पर्दे के पीछे क्या चल रहा है।

और प्रारूप कक्ष इस तरह है।

संक्षेप में, पाठ समारोह अपने मूल्यों को प्रारूपित करने के लिए आपके लिए एक अच्छा विकल्प है। उदाहरण के लिए, आप YYYY-MM-DD . प्रारूप का भी उपयोग कर सकते हैं प्रदर्शित करने के लिए 2015-05-23 ।

यदि आप किसी कार्यपुस्तिका में सामाजिक सुरक्षा नंबर, फ़ोन नंबर, क्रेडिट कार्ड नंबर या पोस्टल कोड दर्ज करते हैं, तो Excel उन्हें संख्याओं के रूप में मानता है और उन पर एक सामान्य संख्या प्रारूप लागू करता है। परिणामस्वरूप, अग्रणी शून्य उन नंबर कोड से हटा दिए जाते हैं। यह एक्सेल सीमा हमेशा होती है। उदाहरण के लिए, आपको 123 . मिलेगा यदि आप 000123 . दर्ज करते हैं सेल में B5 नीचे दिए गए चित्र का.. इसी प्रकार, एक्सेल 1234 प्रदर्शित करेगा अगर आप 001234 . डालते हैं सेल में B6 . जाहिर है, यह वह नहीं है जो आप चाहते हैं। B5 . से सेल में मान B7 . के माध्यम से आप क्या चाहते हैं। फिर आपको क्या करना चाहिए?
उपरोक्त समस्या के समान ही, हम टेक्स्ट फ़ंक्शन . लागू कर सकते हैं अग्रणी शून्य के साथ नंबर कोड को पैड करने के लिए यहां .
अग्रणी शून्य जोड़ने का दूसरा तरीका एक प्रमुख एकल उद्धरण चिह्न लगाना है (') नंबर कोड से पहले।
आप टेक्स्ट फ़ंक्शन जोड़ सकते हैं D5 . में इस तरह सेल।

=TEXT($C5,"000000")

ENTER . दबाने के बाद आउटपुट और हैंडल भरें . का उपयोग कर रहे हैं इस तरह है।

एक्सेल में दर्ज की गई कोई भी बड़ी संख्या एक संख्या के रूप में संग्रहीत होती है और वैज्ञानिक संकेतन में संक्षिप्त होती है। यह एक सामान्य एक्सेल लिमिटेशन है। मान लीजिए कि आपने 12409003888123 . जैसी लंबी संख्या डाल दी है सेल में B2 . एक्सेल उस पर एक सामान्य संख्या लागू करेगा और 12409003888123 वैज्ञानिक संकेतन में प्रस्तुत किया जाएगा 1.2409E+13 . क्या एक्सेल को ऐसा करने से रोकना संभव है?
सबसे आसान तरीका है राइट-क्लिक सेल पर B2 . फिर सेल को फ़ॉर्मेट करें select चुनें प्रारूप कक्ष खोलने के लिए संवाद बॉक्स। संकेतित प्रारूप कक्षों . में संवाद बॉक्स में, संख्या select चुनें और दशमलव स्थानों की संख्या को 0 . के रूप में सेट करें . अब तक, वैज्ञानिक संकेतन के बजाय लंबी संख्या प्रदर्शित की जाएगी।

एक सामान्य एक्सेल लिमिटेशन है बहुत से लोग शिकायत करते हैं कि आप कभी भी सुनिश्चित नहीं होते हैं कि VLOOKUP . क्या है अनुमानित मिलान . के साथ करता है . नीचे दिए गए चित्र में, यदि आपका लुकअप मान चुन . है , एक्सेल लौटाएगा $93,500 . B5:E12 . श्रेणी में डेटा तालिका से तुलना करते समय , आप पाएंगे कि यह मान वह नहीं है जो हम चाहते हैं। हमारी राय में, सही मान $151,200 . होना चाहिए चुन . के रूप में चुंग . के समान है ।

खैर, VLOOKUP अनुमानित मिलान जिस तरह से हम सोचते हैं उस तरह से काम नहीं करता है। यह लुकअप तालिका पंक्ति से पंक्ति के माध्यम से चलता है और अंततः उस पंक्ति पर रुक जाता है जिसमें मान लुकअप मान से कम या उसके बराबर होता है जब अगली पंक्ति में मान लुकअप मान से अधिक होता है।
आइए उपरोक्त उदाहरण को फिर से देखें। बुलर चुन . से कम है जबकि चुंग चुन . से बड़ा है और इसलिए एक्सेल 6 ^वें . पर रुक गया पंक्ति और एक मान लौटाया $93,500 कॉलम सी . में . इसी तरह, एक्सेल 5 ^वें . पर रुक गया $71,900 . के मान तक पहुंचने के बाद पंक्ति जो $89,450 . से कम है और अगली पंक्ति में मान $89,450 . से अधिक है . 5 ^वें . का चौराहा पंक्ति और स्तंभ D आपको 6% . की कमीशन दर देता है ।

और पढ़ें:  एक्सेल ऐड-इन कैसे बनाएं [उदाहरण के साथ वर्णित]

हालाँकि, यदि आप डेटा रेंज को करीब से देखते हैं, तो आप पाएंगे कि $ 89,450 की कमीशन दर% 7 है। यह %6 से भिन्न है जो हमें अभी चित्र 4.1 से प्राप्त हुआ है। क्या कुछ गड़बड़ है? हां, हमें अनुमानित मिलान का उपयोग करने से पहले लुकअप तालिका को आरोही क्रम में क्रमबद्ध करना होगा क्योंकि VLOOKUP लुकअप तालिका पंक्ति में पंक्ति से नीचे चलता है।
नीचे दिया गया आंकड़ा B5:E12 . श्रेणी में एक और लुकअप तालिका दिखाता है . इस तालिका को बिक्री . द्वारा क्रमबद्ध किया गया था आरोही . में क्रम। अब आप पाएंगे कि $89,450 . की कमीशन दर अभी सही है।

अंत में, हमें आपको फिर से याद दिलाना होगा। VLOOKUP अनुमानित मिलान . का उपयोग करने से पहले कृपया लुकअप श्रेणी को आरोही क्रम में क्रमबद्ध करें . अन्यथा, आपको त्रुटियाँ मिलेंगी।

5. VLOOKUP फ़ंक्शन केस-संवेदी नहीं है

एक और एक्सेल सीमा यह है कि बहुत से लोग इस बात से अवगत नहीं हैं कि VLOOKUP केस-संवेदी नहीं है और इससे आपसे गलतियाँ हो सकती हैं। आइए नीचे दिए गए चित्र को देखें। मैरी का मिलान तब किया जाएगा जब VLOOKUP मान मैरी है और इस प्रकार एक्सेल 14 returns लौटाता है सेल में F5 . वास्तव में, 23 सेल में C6 हम वास्तव में क्या चाहते हैं। इस तरह की गलती को होने से कैसे रोकें?

INDEX, MATCH, . का संयोजन और सटीक सही संख्या प्राप्त करने के लिए यहां फ़ंक्शन का उपयोग किया जा सकता है 23 . श्रेणी G5:G7 आपको F5:F7 . की श्रेणी में लौटने वाली संख्या का सूत्र देता है . सूत्र इस प्रकार है।

=INDEX($B$4:$C$12,MATCH(TRUE,INDEX(EXACT($E5,$B$4:$B$12),0),0),2)

यहां, MATCH(TRUE,INDEX(EXACT($E5,$B$4:$B$12),0),0) समस्या को हल करने की कुंजी है। यह आपको पंक्ति संदर्भ देता है जिसमें सटीक मिलान होता है (मैरी हमारे मामले में) मौजूद है। स्वयं प्रयास करें।

एक और आसान तरीका है OFFSET . के संयोजन का उपयोग करना और MATCH फ़ंक्शन . आप सूत्र को F15 . में लिख सकते हैं इस तरह सेल।

=OFFSET($B$4,MATCH($E15,$B$4:$B$12,0),1)

आखिरकार, आपको 23 . का आउटपुट मिलेगा ENTER pressing दबाने के बाद . साथ ही, आपको भरें . का उपयोग करके सभी आउटपुट प्राप्त होंगे हैंडल करें ।

यह कष्टप्रद है कि हम केवल VLOOKUP फ़ंक्शन के साथ बाएं से दाएं लुकअप कर सकते हैं . लेकिन अगर आपने धारा 5 . में सुझाए गए लेख को पढ़ लिया है , आपको पता चल जाएगा कि द ऑफसेट/मैच फ़ंक्शन आपको किसी भी कॉलम या पंक्ति से खोज शुरू करने में सक्षम कर सकता है। निम्नलिखित उदाहरण में, सेल में मान C10 जैसे ही आप कक्षों में मान बदलते हैं, बदल जाएगा C9 और B10 ।

मान लीजिए कि हमारे पास एक लुकअप रेंज है जो C5 . से शुरू होती है E12 . के माध्यम से . और हम VLOOKUP अनुमानित मिलान . करते हैं श्रेणी में G4:I6 . आइए सेल H5 . में फ़ॉर्मूला लें उदाहरण के तौर पे। सूत्र यह होगा कि यदि हम चुन . के लिए अनुमानित कमीशन दर प्राप्त करना चाहते हैं तो ।

=VLOOKUP(G5,B5:E12,3,TRUE)

कॉलम को हटाने के बाद C , आप पाएंगे कि उपरोक्त सूत्र को निम्न सूत्र से बदल दिया जाएगा।

=VLOOKUP(O3,K3:M10,3,TRUE)

आखिरकार, लुकअप टेबल अपने आप बदल गई। यहां तक ​​कि लुकअप मान के लिए सेल संदर्भ को भी “G5 . से बदल दिया गया था " से "F5 " ये सब सही हैं। लेकिन कॉलम ऑफ़सेट अभी भी 3 है . वास्तव में, यह 2 . होना चाहिए चूंकि कमीशन दर अभी लुकअप टेबल के दूसरे कॉलम में है।

8. सेल की लंबी सामग्री देखने में कठिनाई

नीचे दिए गए चित्र में, आप देखेंगे कि =COUNTIFS($C3:$C10,"="&$F3) फॉर्मूला कॉपी करने के बाद सेल संदर्भ बदल जाएंगे। सेल G3 . से सेल के लिए G4 . फ़ॉर्मूला है =COUNTIFS($C4:$C11,"="&$F4) सेल में G4 और यह सूत्र 4 returns लौटाता है . लेकिन अगर आप रेंज B2:D10 . को देखें तो बारीकी से, आप पाएंगे कि पुरुष छात्रों की संख्या 5 . होनी चाहिए 4 . के बजाय . यहां हमसे गलती हुई है। इसका कारण यह है कि आप सापेक्ष संदर्भ लागू करते हैं – $C3:$C10 और आपके द्वारा इसे किसी अन्य सेल में कॉपी करने के बाद यह बदल सकता है। यहां सही तरीका है पूर्ण संदर्भ लागू करना और “$C3:$C10” . को प्रतिस्थापित करना “$C4:$C11” . के साथ . ठीक उसी तरह जैसा हमने F7:H9 . के दायरे में किया था . फ़ार्मुलों को चिपकाते समय त्रुटियाँ करना बहुत आसान है और आपको सावधान रहना चाहिए।

9. यदि सेल की सामग्री बहुत लंबी है तो संपूर्ण सामग्री देखना आसान नहीं है

इस मुद्दे को स्पष्ट करने के लिए, मैंने अभी इस लेख के एक पैराग्राफ को सेल B6 . में कॉपी किया है . नीचे दिया गया आंकड़ा आपको दिखाता है कि वर्कशीट में केवल एक लाइन है और पूरी सामग्री को देखना मुश्किल है।

सेल के अंदर लाइन ब्रेक जोड़ने के बाद B6 ALT + ENTER . दबाकर , हम कुछ ऐसा प्राप्त कर सकते हैं जो नीचे चित्र में दिखाया गया है। 11 . हैं अब लाइनें।

एक्सेल एक पंक्ति को विभाजित करता है जिसमें एक कैरिज रिटर्न . होता है एक्सेल में वर्ड से टेबल कॉपी करते समय कई पंक्तियों में। मान लीजिए कि कोई दस्तावेज़ फ़ाइल है - कॉपी करें शब्द से तालिका excel.docx - नीचे दी गई तालिका से युक्त।

यदि हम CTRL+C . का उपयोग करके इस तालिका को किसी कार्यपत्रक में कॉपी करते हैं और CTRL+V , हमें कुछ ऐसा मिलेगा जो चित्र 10.1 में दिखाया गया है। आप देख सकते हैं कि भरे हुए आवेदन पत्र प्राप्त करने की अंतिम तिथि दो पंक्तियों में विभाजित है। यह बिल्कुल वैसा नहीं है जैसा हम चाहते हैं।

ऐसा होने से रोकने के लिए, हम VBA मैक्रो . का उपयोग कर सकते हैं वर्ड फाइलों से एक्सेल फाइलों में टेबल निकालने के लिए। निम्न तालिका में कोड एक शब्द दस्तावेज़ के भीतर सभी तालिकाओं से डेटा को एक्सेल फ़ाइल में पुनः प्राप्त कर सकता है।

Sub Import_Table()
Dim wdDoc As Object
Dim wdFileName As Variant
Dim tableNo As Integer 'table number in Word
Dim iRow As Long 'row index in Excel
Dim iCol As Integer 'column index in Excel
Dim resultRow As Long
Dim tableStart As Integer
Dim tableTot As Integer
On Error Resume Next
ActiveSheet.Range("A:AZ").ClearContents
wdFileName = Application.GetOpenFilename("Word files (*.docx),*.docx", , _
"Browse for file containing table to be imported")
If wdFileName = False Then Exit Sub '(user canceled import file browser)
Set wdDoc = GetObject(wdFileName) 'open Word file
With wdDoc
tableNo = wdDoc.tables.Count
tableTot = wdDoc.tables.Count
If tableNo = 0 Then
MsgBox "This document contains no tables", _
vbExclamation, "Import Word Table"
ElseIf tableNo > 1 Then
tableNo = InputBox("This Word document contains " & tableNo & " tables." & vbCrLf & _
"Enter the table to start from", "Import Word Table", "1")
End If
resultRow = 1
For tableStart = 1 To tableTot
With .tables(tableStart)
'copy cell contents from Word table cells to Excel cells
For iRow = 1 To .Rows.Count
For iCol = 1 To .Columns.Count
ThisWorkbook.Worksheets("Import_Table").Cells(resultRow, iCol) = WorksheetFunction.Clean(.cell(iRow, iCol).Range.Text)
Next iCol
resultRow = resultRow + 1
Next iRow
End With
resultRow = resultRow + 1
Next tableStart
End With
End Sub

इंपोर्ट टेबल बटन पर क्लिक करने के बाद, हमें चित्र 10.2 के समान तालिका मिलेगी। मैंने यहां कॉलम की चौड़ाई को मैन्युअल रूप से यह प्रदर्शित करने के लिए बदल दिया है कि "आवेदन पत्र में भरने की अंतिम तिथि" को दो पंक्तियों में विभाजित नहीं किया गया था।

11. सूत्रों की पुनर्गणना करते समय कभी-कभी लंबा समय लेना

जब आप कार्यपुस्तिका खोलते हैं या जब आप महत्वपूर्ण परिवर्तन करते हैं तो एक्सेल आपकी कार्यपुस्तिका के सूत्रों की पुनर्गणना करता है। यह सुविधा अच्छी है लेकिन इन पुनर्गणनाओं में लंबा समय लग सकता है। इस दृष्टि से यह इतना अच्छा नहीं है। गणना को नियंत्रित करने और अपना समय बचाने के लिए नीचे दो तरीके दिए गए हैं।

♦ स्वचालित पुनर्गणना बंद करें

सबसे पहले, फ़ाइल . पर क्लिक करें टैब -> विकल्प ।

दूसरे, सूत्र . पर क्लिक करें श्रेणी।

आपको एक एक्सेल विकल्प . मिलेगा डायलॉग बॉक्स जैसा कि नीचे दिए गए चित्र में दिखाया गया है। स्वचालित कार्यपुस्तिका गणना . के अंतर्गत गणना विकल्पों . में अनुभाग का अर्थ है कि जब भी आप किसी मान, सूत्र या नाम में परिवर्तन करते हैं तो Excel सभी आश्रित सूत्रों की पुनर्गणना करेगा। डेटा तालिकाओं को छोड़कर स्वचालित इसका मतलब है कि एक्सेल डेटा टेबल को छोड़कर सभी आश्रित फ़ार्मुलों की पुनर्गणना करेगा। अंतिम विकल्प मैन्युअल आपको स्वचालित पुनर्गणना को बंद करने में सक्षम कर सकता है।

नीचे दिया गया आंकड़ा स्वचालित पुनर्गणना को बंद करने के लिए एक और तरीका प्रस्तुत करता है। आपके पास चुनने के लिए तीन विकल्प भी हैं।

• स्वचालित ,
• डेटा तालिकाओं को छोड़कर स्वचालित, और
• मैनुअल ।

अंततः, स्वचालित पुनर्गणना बंद करने के बाद, आप अभी गणना करें . पर क्लिक कर सकते हैं गणना समूह . में बटन सूत्रों . पर टैब। यह विधि। एक्सेल को सभी खुली हुई कार्यपत्रकों की पुनर्गणना करने में सक्षम कर सकता है। दूसरा विकल्प - शीट की गणना करें बटन - एक्सेल को सक्रिय वर्कशीट और इस वर्कशीट से जुड़े किसी भी चार्ट / चार्ट शीट को पुनर्गणना कर सकता है।

♦ टाइम्स की संख्या बदलें एक्सेल एक फ़ॉर्मूला को पुनरावृत्त करता है

कृपया सुनिश्चित करें कि पुनरावर्ती गणना सक्षम करें आपके द्वारा अधिकतम पुनरावृत्तियों और अधिकतम परिवर्तन को सेट करने से पहले चेक बॉक्स का चयन किया गया था। पुनरावृत्तियों की संख्या जितनी अधिक होगी, एक्सेल को किसी कार्यपत्रक की पुनर्गणना करने में उतना ही अधिक समय लगेगा। परिवर्तन की अधिकतम मात्रा जितनी छोटी होगी, परिणाम उतना ही सटीक होगा और एक्सेल को किसी कार्यपत्रक की पुनर्गणना करने में उतना ही अधिक समय लगेगा।

कभी-कभी, हमें कई कार्यपत्रक सम्मिलित करने की आवश्यकता होती है। आप उन सभी कार्यपत्रकों का नाम बदलने के लिए क्या करेंगे? एक-एक करके उनका नाम बदलने के लिए नाम बदलें कमांड का उपयोग करें? क्या होगा अगर आपको 100 वर्कशीट का नाम बदलना है? कार्य को पूरा करने में आपको काफी समय लगेगा। सौभाग्य से, हम VBA कोड . का उपयोग कर सकते हैं एकाधिक कार्यपत्रकों का नाम बदलने के लिए।
एकाधिक कार्यपत्रकों को सम्मिलित करने और उनका नाम बदलने के लिए कोड यहां दिया गया है।

Sub rename_tab()
Application.DisplayAlerts = False
'Define variable
Dim wbk As Workbook
Dim ws As Worksheet
'Open workbookFile
Set fnm = ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(1, 2)
Set wbk = Workbooks.Open(fnm)
'Set workbook as active workbook
wbk.Activate
For i = 2 To ThisWorkbook.Worksheets(2).UsedRange.Rows.Count
'Return number of all worksheet in the active workbook
n = Worksheets.Count
'Add worksheet after the last worksheet
Set ws = Sheets.Add(After:=Worksheets(Worksheets.Count))
'Give the newly added worksheet a name
ws.Name = ThisWorkbook.Worksheets(2).Cells(i, 2)
Next i
'Close and save active workbook
wbk.Close Savechanges:=True
End Sub

यह आंकड़ा आपको दिखाता है कि इस मैक्रो को कैसे डिज़ाइन और उपयोग करना है। मान लें कि मैक्रो एकाधिक टैब डालें और नाम बदलें.xlsm . में सहेजा गया था फ़ाइलें। इसमें दो टैब हैं xlsm फ़ाइल। पहला एक फ़ाइल शामिल करना है जिसमें आप टैब सम्मिलित करना चाहते हैं। आपको सेल B1 . में फ़ाइल पथनाम दर्ज करना होगा . मैक्रो B1 cell सेल में सूचीबद्ध फ़ाइल को खोलेगा (WS.xlsx हमारे मामले में)। दूसरा वर्कशीट (आकृति का दायां पैनल) टैब नाम प्रदान करता है जिसका उपयोग VBA मैक्रो द्वारा किया जाएगा . आप दूसरी वर्कशीट में जितने टैब नाम जोड़ सकते हैं।

नीचे दिया गया चित्र WS.xlsx . के लिए स्क्रीनशॉट प्रस्तुत करता है ऊपर VBA . चलाने से पहले और बाद में कोड।

13. PivotTables में माध्यिका नहीं होती है

एक पिवट टेबल सबसे शक्तिशाली विशेषताओं में से एक है। यह आपको अपने डेटा का सारांश, विश्लेषण, अन्वेषण और प्रस्तुत करने की अनुमति देता है। यह आपको महत्वपूर्ण अंतर्दृष्टि और विस्तृत डेटा सेट निकालने में मदद करता है।
नीचे दिए गए चित्र में बाएं पैनल में हमारे मामले में विश्लेषण किए जाने वाले डेटा हैं। आप देख सकते हैं कि हमारे पास विभिन्न छात्रों के साथ-साथ उनके लिंग और उम्र के लिए ऊंचाई और वजन है।
सबसे पहले, श्रेणी के किसी भी सेल पर क्लिक करें B5:F23 .
दूसरे, सम्मिलित करें . पर टैब पर क्लिक करें, पिवोटटेबल . पर क्लिक करें ।

तीसरा, संकेतित पिवोटटेबल बनाएं . में डिफ़ॉल्ट स्थान चुनें संवाद बॉक्स। आप देख सकते हैं कि यह श्रेणी आकृति के मध्य पैनल में चुनी गई है।

दिखाई देने वाली पिवोटटेबल फ़ील्ड सूची . में डायलॉग बॉक्स (नीचे दिए गए चित्र का दायां पैनल), SEX . खींचें और आयु पंक्ति लेबल . पर क्षेत्र। फिर वजन drag खींचें मानों . तक क्षेत्र। अंत में, एक पिवट टेबल H5 . के सेल सहित I19 . के माध्यम से बनाया गया था।

आखिरकार, पिवट टेबल से, पुरुष छात्रों . के लिए वज़न का योग कौन हैं 11 है 57.5 . और महिला छात्रों . के लिए वजन का योग कौन हैं 13 है 121.8 .
इसके अतिरिक्त, योग के आँकड़े, हम उन छात्रों की संख्या भी गिन सकते हैं जो 13 . हैं या औसत वजन की गणना करें। पिवट तालिका में किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें (श्रेणी H5:I19 ) और फिर मान फ़ील्ड सेटिंग choose चुनें . मान फ़ील्ड . में सेटिंग्स संवाद बॉक्स (आकृति का दायां पैनल), आप उस गणना के प्रकार का चयन कर सकते हैं जिसमें आप रुचि रखते हैं।
महत्वपूर्ण रूप से, गणना के प्रकार में शामिल हैं गणना, औसत, अधिकतम, न्यूनतम , आदि.  यदि आप सभी प्रकार की गणनाओं को पढ़ते हैं, तो आप देखेंगे कि EXCEL माध्यिका प्रदान नहीं करता है पिवोटटेबल . में आंकड़े . तो हमें क्या करना चाहिए अगर हम वास्तव में माध्यिका . की गणना करना चाहते हैं आँकड़े? एक मध्यस्थ फ़ंक्शन एक अच्छा विकल्प है।

मेडियन फ़ंक्शन का उपयोग करने से पहले , डेटा को SEX . के आधार पर क्रमित करना बेहतर है और आयु . यहां, हमने डेटासेट को SEX . के अनुसार क्रमबद्ध किया है और आयु ।

आइए अब MEDIAN फ़ंक्शन का उपयोग करें माध्यिका . की गणना करने के लिए प्रत्येक उपसमूह के लिए। सेल में सूत्र J5 इस तरह है।

=MEDIAN(E27:E35)

यहां, E27:E35 वजन . को संदर्भित करता है महिला छात्रों . में से ।

अंत में, ENTER . दबाने के बाद यह 62.5 returns लौटाता है . यह बताता है कि औसत वजन fछात्र छात्रों . के लिए जिनकी उम्र 11 . के बीच है और 15 है 62.5 किग्रा ।

इसी तरह, आपको पुरुष छात्रों के मामले में नीचे सूत्र लिखना होगा।

=MEDIAN(E14:E23)

यहां, E14:E23 वजन . को संदर्भित करता है पुरुष छात्रों . की ।

बार-बार, यदि आप ENTER press दबाते हैं आपको आउटपुट 64.15 . के रूप में मिलेगा ।

कभी-कभी, हम यह पता लगाना चाहते हैं कि डुप्लिकेट मान वाली श्रेणी में कितने अद्वितीय मान मौजूद हैं। लेकिन पिवोटटेबल्स अद्वितीय मूल्यों की गणना न करें। नीचे दिया गया चित्र इसे दर्शाता है। आप पा सकते हैं कि 2 . हैं जो छात्र 11 . हैं साल पुराना और 5 जो छात्र 12 . हैं साल पुराना। लेकिन अगर आप आयु वितरण की सीमा जानना चाहते हैं, तो आपको एक-एक करके मैन्युअल रूप से गिनना होगा।
सबसे पहले, आपको एक पिवट टेबल . बनाना होगा . मान लीजिए पिवट टेबल पंक्ति स्तरों . के साथ है और आयु का योग ।

दूसरे, आप ROWS फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं जो संदर्भ श्रेणी में पंक्तियों की संख्या लौटा सकता है। आपको फॉर्मूला इस तरह लिखना होगा।

=ROWS(H5:H10)

यहां, H5:H10 पंक्ति स्तरों को संदर्भित करता है।

अंत में, ENTER press दबाएं आउटपुट को 6 . के रूप में प्राप्त करने के लिए ।

और यहां नीचे दिया गया चित्र आपको दिखाता है कि विभिन्न सेक्स समूहों के लिए अद्वितीय मूल्यों की गणना कैसे की जाती है। हमने यहां जो किया वह ROWS फ़ंक्शन . को लागू करने के लिए है प्रत्येक उपसमूह को। महिला समूह . के लिए , इस तरह के सूत्र को सेल D5 . में दर्ज करें ।

=ROWS(B6:B10)

इसी तरह, ENTER press दबाएं गिनती प्राप्त करने के लिए 5 ।

और पुरुष समूह . के लिए , सूत्र को D11 . में दर्ज करें इस तरह सेल।

=ROWS(B12:B17)

आखिरकार, यह 6 वापस आ जाएगा ।

SUMIFS फ़ंक्शन एकाधिक मानदंडों को पूरा करने वाले कक्षों का योग कर सकते हैं। SUMIF फ़ंक्शन SUMIFS फ़ंक्शन के दौरान . केवल एक मानदंड लागू कर सकता है एक से अधिक श्रेणी के मानदंड के एक से अधिक सेट पर लागू किया जा सकता है।

Sum_range फ़ंक्शन में तर्क का अर्थ है कि सीमा को अभिव्यक्त किया जाना है। मानदंड_श्रेणी और मानदंड जोड़े में प्रदान किए जाते हैं।
मुख्य रूप से, I5 . के लिए सूत्र सेल है।

=SUMIFS($E$5:$E$23,$C$5:$C$23,"F=")

सेल के लिए योग सीमा I5 E5:E23 . है . पहला मानदंड है C5:C23,"=F" जबकि दूसरा मानदंड है E5:D23,=11 . उन छात्राओं के लिए भार का योग जो 11 . हैं साल पुराना है 51.3 किग्रा ।

आम तौर पर, AVERAGEIFS फ़ंक्शन SUMIFS . के समान सिंटैक्स है . नीचे दिया गया आंकड़ा आपको दिखाता है कि AVERAGEIFS फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें ।

इसके अतिरिक्त, COUNTIFS फ़ंक्शन SUMIFS फ़ंक्शन . से थोड़ा अलग है और AVERAGEIFs कार्य करते हैं .
महत्वपूर्ण रूप से, सिंटैक्स में केवल मानदंड_रेंज . के विभिन्न जोड़े होते हैं और मानदंड . sum_range . जैसी श्रेणी या औसत_रेंज हटाया जाना चाहिए। नीचे दिया गया आंकड़ा आपको दिखाता है कि COUNTIFs फ़ंक्शन को कैसे लागू किया जाए ।

आखिरकार, ये कार्य उपयोगी हैं, है ना? हालांकि, MEDIANIFs फ़ंक्शन . जैसा कोई समकक्ष फ़ंक्शन नहीं है ।

16. विंडोज़ के लिए एक्सेल में उपलब्ध सुविधाएँ जो मैक के लिए एक्सेल में उपलब्ध नहीं हैं

कुछ उपयोगी रिपोर्टिंग सुविधाएं एक्सेल में Mac . के लिए काम नहीं करती हैं और इस प्रकार Mac . का उपयोग करने वाले क्लाइंट के लिए रिपोर्ट तैयार करते समय आप उनका उपयोग नहीं कर सकते . इन रिपोर्टिंग सुविधाओं के अलावा, ऐसी अन्य विशेषताएं भी हैं जो एक्सेल के विंडोज संस्करण में शामिल की गई हैं लेकिन एक्सेल के मैक संस्करण में शामिल नहीं हैं .
उदाहरण के लिए, Excel for Windows आपको फ़ाइलों को सहेजने के लिए एक डिफ़ॉल्ट स्थान सेट करने की अनुमति देता है। यह स्वचालित रूप से ड्राफ्ट को सहेज सकता है आपकी कार्यपुस्तिका की प्रतियां जब आप एक्सेल के अचानक क्रैश होने पर अपने नुकसान को कम करने के लिए काम करते हैं। एक्सेल का विंडोज संस्करण आपको त्वरित पहुंच टूलबार को अनुकूलित करने की अनुमति भी दे सकता है . ये तीनों सुविधाएं मैक के लिए एक्सेल द्वारा समर्थित नहीं हैं।
आम तौर पर, Windows के लिए Excel . के साथ , आप कार्यपुस्तिका का पूर्वावलोकन तीन मोड में कर सकते हैं।

• सामान्य
• पेज लेआउट और
• पेज ब्रेक।

आखिरकार, Excel for Mac . के साथ , आप केवल सामान्य . का उपयोग कर सकते हैं और पेज लेआउट पूर्वावलोकन मोड। जहां तक ​​प्रिंट पूर्वावलोकन . का संबंध है , आप कार्यपुस्तिका का एक बड़ा प्रिंट पूर्वावलोकन देख सकते हैं और एक्सेल के विंडोज़ संस्करण में ज़ूम इन या आउट कर सकते हैं . लेकिन Mac पर Excel . के लिए , आप केवल एक छोटा प्रिंट पूर्वावलोकन . देख सकते हैं जिसे ज़ूम नहीं किया जा सकता है। एक साथ देखें सुविधा जो आपको दो कार्यपुस्तिकाओं की आसानी से तुलना करने की अनुमति देती है, केवल Excel के Windows संस्करण . में उपलब्ध है . और सिंक्रोनस स्क्रॉलिंग जो आपको एक ही समय में दो कार्यपुस्तिकाओं में स्क्रॉल करने की अनुमति देता है मैक के लिए एक्सेल में भी गायब है .
इसके अतिरिक्त, इतनी सारी विशेषताएं हैं कि मैं उन सभी को शामिल नहीं कर सकता। अधिक जानकारी के लिए आप इस लेख को पढ़ सकते हैं।

17. Excel विकल्प संवाद बॉक्स में तालिकाओं तक त्वरित पहुँच नहीं कर सकता

यदि आप एक्सेल विकल्प . खोलते हैं संवाद बॉक्स में, आप पाएंगे कि 10 टैब . हैं और उनमें से प्रत्येक दर्जनों सेटिंग्स से भरा है। किसी विशिष्ट का पता लगाना काफी समय बर्बाद कर सकता है।

18. एक्सेल की विशिष्टता सीमाएं

यह सर्वविदित है कि एक्सेल की सीमाएँ हैं। उदाहरण के लिए, क्या कार्यपुस्तिका खोली जा सकती है, उपलब्ध स्मृति और सिस्टम संसाधनों द्वारा सीमित होगी। अधिकतम पंक्तियों . की संख्या है 1,048,576 और अधिकतम कॉलम . की संख्या है 16, 384 . यहां सभी एक्सेल सीमाओं का सारांश दिया गया है।
लेकिन कुछ सीमाएं परेशान कर रही हैं। उदाहरण के लिए, अधिकतम संख्या सटीकता 15 . है . इसका मतलब है कि एक सेल में जितने अंक हो सकते हैं, वह केवल 15 . हो सकते हैं . एक्सेल अंकों को बदल देगा (15 ^वें . के बाद) अंक) शून्य के साथ। अगर आप 12345678901234567890 . दर्ज करते हैं एक सेल में, आपको 12345678901234500000 . मिलेगा इसके बजाय।

19. एक्सेल में कोई स्वचालित वर्तनी जाँच नहीं है

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड स्वचालित वर्तनी जाँच प्रदान करता है जो आपकी फ़ाइलों की वर्तनी और व्याकरण की जाँच कर सकता है। यह गलतियों को उजागर कर सकता है। हालांकि, एक्सेल स्वचालित रूप से गलती को उजागर नहीं करता है। लेकिन समीक्षा> प्रूफ़िंग> वर्तनी . का उपयोग करके कमांड, आप अपनी एक्सेल फाइलों के साथ त्रुटियों की जांच कर सकते हैं।

शायद आपको वही अनुभव हो कि जब आप VBA मैक्रो . चला रहे होते हैं तो Excel बस क्रैश हो जाता है , खासकर जब आप जबकि करें . का उपयोग करते हैं लूप या अगले के लिए लूप जिसे कई बार लूप करना पड़ता है (जैसे 1000 या 10,000 बार)। मैं 10,000 . से अधिक के नाम और संपर्क जानकारी निकालने के लिए इंटरनेट से डेटा स्क्रैप करता था कंपनियां। काम खत्म करने में मुझे कुल मिलाकर लगभग 24 घंटे लगे। प्रारंभ में, यह मैक्रो . चलाने के बाद क्रैश हो गया इंटरनेट की खराब स्थिति के कारण 1 या 2 घंटे के लिए। देखते ही देखते सारा काम गायब हो गया। दूसरी बार दुर्घटनाग्रस्त होने के बाद मैं बहुत निराश था। अचानक मेरे साथ ऐसा हुआ कि एक लूप समाप्त होने के बाद मैं कार्यपुस्तिका को सहेज सकता हूं। एक कथन जोड़ने के बाद “ThisWorkbook.Save "प्रत्येक लूप के अंत में, गलत समय पर एक्सेल के दुर्घटनाग्रस्त होने के कारण मैंने कभी कोई काम नहीं खोया है।

21. CSV फ़ाइल संबंधित एक्सेल समस्या

एक्सेल में सीएसवी . है फ़ाइल प्रारूप मुद्दे। Sometimes, users using Excel 2013 and 2016 with language variation try to open a CSV file generated from a US application by double clicking on it. But Excel doesn’t format the file and shows it in CSV mode (comma separate) by default. Excel employs the List Separator character (such as a comma, semicolon, etc.) for regions. The solution to this may be.

• Select a region that uses a comma as a list separator (i.e. USA, Canada, etc.)
• Open and Create the CSV file in Excel and save it as a worksheet.
• Return the regional settings back to the original state.

22. Excel Limitations for Data Analytics

While data analysis in Excel you will face difficulties because of the issues.

• Excel limits visibility when creating complex models.
• Excel limitations make collaboration more challenging
• Excel is inefficient in managing templates and data entry
• Limitations of Excel make keeping track of multiple spreadsheets challenging.

निष्कर्ष

The purpose of this article is to focus on some important limitations while working with Excel. There may be some other limitations too. Please feel free to visit our official Excel learning platform ExcelDemy for further queries.

Read More

• Use of Offset Function in Excel [Offset – Match Combo, Dynamic Range]
• An Excel VBA function with one argument
• VLOOKUP Function in Excel:Learn with Examples
• How to Split Cells in Excel (The Ultimate Guide)