एक ही समय में एक्सेल वर्कबुक पर सह-लेखक और सहयोग कैसे करें

ऑनलाइन सह-लेखन एक ऐसी सेवा है जिसके उपयोग से आप और आपके सहकर्मी एक ही दस्तावेज़ पर काम कर सकते हैं। आमतौर पर, दस्तावेज़ स्वतः सहेजता है और अन्य सह-लेखकों द्वारा किए गए परिवर्तन कुछ ही सेकंड में दिखाई देते हैं। यह क्लाउड तकनीक का उपयोग करके दस्तावेज़ों पर काम करना आसान बनाता है। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2016 ने रीयल-टाइम सहयोग को सक्षम किया है, एक ऐसी सुविधा जो बाजार में काफी सफल है। इसकी शुरुआत वर्ड के डेस्कटॉप संस्करण पर सह-लेखन को सक्षम करने के साथ हुई थी, और अब, लाइव सहयोग माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का प्रमुख जोर रहा है। बल्कि, अधिकांश उपयोगकर्ता ईमेल के माध्यम से दस्तावेज़ बनाने और साझा करने के बजाय पूरी तरह से ऑनलाइन सह-लेखन में स्थानांतरित हो गए हैं।

एक्सेल में सह-लेखक और सहयोग करें

एक्सेल का उपयोग करके टीम सहयोग और सह-लेखन के साथ शुरू करने के लिए, आप निम्न चरणों का उपयोग कर सकते हैं:

1] सुनिश्चित करें कि आपके पास विंडोज और ऑफिस 365 सब्सक्रिप्शन का अप-टू-डेट वर्जन है। आप इन फ़ाइल स्वरूपों का उपयोग कर रहे होंगे:.xlsm, .xlsx, या .xlsb फ़ाइलें। यदि आपके पास एक अलग प्रारूप है, तो आप इसे बदल सकते हैं, फ़ाइल खोलकर, फ़ाइल> इस रूप में सहेजें> ब्राउज़ करें> सहेजें पर क्लिक करें। जैसा प्रकार , फिर प्रारूप को लागू प्रकारों में बदलें।

यदि आपके पास सदस्यता नहीं है, तब भी आप अपने व्यक्तिगत OneDrive में लॉग इन करके ऑनलाइन दस्तावेज़ बनाकर सहयोग कर सकते हैं। हालांकि, कार्यक्षमता सीमित है।

2] SharePoint . पर वर्कशीट बनाएं या अपलोड करें , वनड्राइव , या व्यवसाय के लिए OneDrive ।

3] यदि आपने कोई फ़ाइल अपलोड करना चुना है, तो बस फ़ाइल नाम पर क्लिक करें, और कार्यपुस्तिका एक नए ब्राउज़र में खुल जाएगी।

4] Excel में संपादित करें . पर क्लिक करें विकल्प। यदि आपको एक्सेल का संस्करण चुनने का संकेत मिलता है, तो Excel 2016 चुनें।

5] एक बार फ़ाइल खुलने पर और आप देखते हैं कि यह अभी भी संरक्षित दृश्य में है , बस संपादन सक्षम करें . पर क्लिक करें फ़ाइल में परिवर्तन करने में सक्षम होने के लिए।

6] साझा करें . पर क्लिक करें विंडो के ऊपरी दाएं कोने पर बटन मिला। लोगों को आमंत्रित करें . में बॉक्स में, बस अपनी टीम के उन लोगों के ईमेल पते टाइप करें जिनके साथ आप सहयोग करना चाहते हैं। प्रत्येक ईमेल पते को सेमी-कोलन से अलग करें। चुनें संपादित कर सकते हैं और फिर साझा करें . पर क्लिक करने के लिए आगे बढ़ें बटन।

7] जिन लोगों के साथ आपने फ़ाइल साझा की है, उन्हें फ़ाइल के लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त होगा और इसे खोलने के लिए एक्सेस किया जाएगा। सह-लेखक के लिए, उन्हें कार्यपुस्तिका संपादित करें . पर क्लिक करना होगा और फिर संपादित करें . चुनें एक्सेल में।

8] एक बार जब आप फ़ाइल खोलते हैं, तो आप एक्सेल विंडो के ऊपरी दाएं कोने में अपने आमंत्रित सहयोगी का अवतार या चित्र देखेंगे। वे आमतौर पर या तो अपने स्वयं के सहेजे गए चित्र, अवतार या अक्षर G . के साथ दिखाई देते हैं जिसका अर्थ है “अतिथि” या उनके नाम के आद्याक्षर यदि कोई चयनित प्रोफ़ाइल चित्र नहीं हैं। आपके चयन हरे रंग में हाइलाइट किए जाएंगे जबकि अन्य लोगों का चयन अन्य रंगों जैसे नीले, लाल, पीले या बैंगनी रंग में होगा।

एक बार जब आप अवतार पर क्लिक करते हैं, तो आप उस स्थान पर पहुंच जाएंगे जहां वर्तमान में दूसरा व्यक्ति स्प्रेडशीट पर काम कर रहा है। उसकी उपस्थिति को एक चमचमाते रंगीन कर्सर द्वारा देखा जा सकता है। अब, आप स्प्रेडशीट पर सह-लेखन के साथ दस्तावेज़ों को एक साथ संपादित कर सकते हैं जो बदले में परियोजनाओं पर काम करना तेज़ और सुविधाजनक बनाता है।

एमएस एक्सेल पर को-ऑथरिंग करते समय ऑटो सेव करें

ऑटो-सेव एक सुविधा है जो सह-लेखन के लिए या अन्यथा OneDrive पर सभी दस्तावेज़ों पर डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम है। यह दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तनों को सेकंडों में सहेजता है, कभी-कभी एक सेकंड के अंश में।

अन्य उपयोगकर्ताओं के चयन

Microsoft Excel या Excel का ऑनलाइन उपयोग करने वाले उपयोगकर्ता अन्य उपयोगकर्ताओं को शीर्ष पर सूची में देख सकेंगे। अन्य उपयोगकर्ताओं के चयन और पाठ अलग-अलग रंगों में दिखाई देंगे। उपयोगकर्ता जिनके पास MS Excel के अन्य संस्करण हैं, वे इस सुविधा का उपयोग नहीं कर पाएंगे।

“रीफ्रेश करने का सुझाव दिया गया” और “अपलोड विफल” संदेश

यदि आपको स्वतः सहेजते समय ये त्रुटि संदेश मिलते हैं और ड्राफ़्ट सहेजे नहीं गए हैं, तो आप लिंक को किसी भिन्न टैब पर कॉपी करने और Enter दबाने पर विचार कर सकते हैं। एक बार जब आप सुनिश्चित हो जाएं कि इंटरनेट जुड़ा हुआ है, तो ऐसा करना याद रखें।

दस्तावेज़ पर दो उपयोगकर्ता एक ही चीज़ को बदल रहे हैं

जब दो उपयोगकर्ता ऑटो-सेव या सेव पर क्लिक करके एक ही चीज़ को बदलते हैं, तो नवीनतम परिवर्तन सहेजा जाता है। इसे आसान बनाने के लिए, एक्सेल ऑनलाइन एक टिप्पणी अनुभाग को उपयोगकर्ताओं के बीच इस पर चर्चा करने की अनुमति देता है। यह एक चैट बॉक्स की तरह काम करता है।

आगे पढ़ें :एक्सेल टिप्स एंड ट्रिक्स।