यदि आपने अपने विंडोज पीसी पर माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग किया है, तो आप अचानक एक पॉप-अप का सामना कर सकते हैं जिसमें पूछा जाता है कि क्या आप अपने ईमेल को आर्काइव करना चाहते हैं। जबकि आउटलुक आपको समय-समय पर ऐसा करने की याद दिलाता है, इस पोस्ट में, हम देखेंगे कि कैसे आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2021/19 में अपने पुराने आइटम्स को ऑटो-आर्काइव कर सकते हैं जैसे ईमेल, टास्क, नोट्स, कॉन्टैक्ट्स, आदि, विंडोज 11/10/8/7 पर आउटलुक परफॉरमेंस को बेहतर बनाने के लिए, ऑन-डिमांड।
ऑटोआर्काइव फीचर आउटलुक को आपके मेलबॉक्स या उस ईमेल सर्वर में स्पेस प्रबंधित करने में मदद करता है जिसका आप उपयोग कर रहे हैं, पुराने आइटम्स को स्वचालित रूप से आर्काइव करके और उन्हें निम्न स्थान पर ले जाकर और .pst फॉर्मेट में स्टोर करके:
C:\Users\UserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
जबकि आप हमेशा फाइल मेनू पर आर्काइव पर क्लिक करके पुराने आइटम्स को मैन्युअली स्टोरेज फाइल में ट्रांसफर कर सकते हैं, आप ऑटोआर्काइव फीचर का उपयोग करके पुराने आइटम्स को स्वचालित रूप से ट्रांसफर भी कर सकते हैं।
आउटलुक में पुराने आइटम्स ऑटो-आर्काइव करें
इसे करने के लिए, आउटलुक खोलें और फाइल > विकल्प पर क्लिक करके निम्न विंडो प्राप्त करें। अगला, बाईं तरफ एडवांस्ड पर क्लिक करें।
यहां आपको ऑटोआर्काइव सेटिंग दिखाई देगी। निम्न विंडो खोलने के लिए ऑटोआर्काइव सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें।
आउटलुक में ऑटो आर्काइव को चालू या बंद करने के लिए, आपको हर … दिन ऑटोआर्काइव चलाएं चेक-बॉक्स को चेक या अनचेक करना होगा।
यहां आप अपनी प्राथमिकताओं के अनुसार आउटलुक ऑटो आर्काइव सेटिंग्स भी बदल सकते हैं।
आप कर सकते हैं:
- चुनें कि ऑटोआर्काइव कितनी बार चलता है
- क्या आप पहले प्रॉम्प्ट चाहते हैं
- एजिंग पीरियड तय करें
- क्या आप पुराने आइटम्स को हटाना चाहते हैं या उन्हें स्थानांतरित करना चाहते हैं
- इत्यादि।
एक बार जब आप उन्हें सेट कर लेते हैं, तो ओके पर क्लिक करें और बाहर निकलें।
प्रत्येक आइटम के लिए डिफॉल्ट एजिंग पीरियड इस प्रकार है, लेकिन आप इसे हमेशा बदल सकते हैं:
| फोल्डर | एजिंग पीरियड |
| इनबॉक्स और ड्राफ्ट्स | 6 महीने |
| भेजे गए आइटम्स और डिलीट किए गए आइटम्स | 2 महीने |
| आउटबॉक्स | 3 महीने |
| कैलेंडर | 6 महीने |
| टास्क्स | 6 महीने |
| नोट्स | 6 महीने |
| जर्नल | 6 महीने |
पुराने आइटम्स को आर्काइव करने से आउटलुक की गति बढ़ाने और परफॉरमेंस सुधारने में भी मदद मिलेगी।
आउटलुक आर्काइव कैसे काम करता है?
जब आउटलुक आर्काइव पर सेट होता है, तो यह ईमेल को एक निर्दिष्ट फोल्डर में ले जाता है, ताकि आप उन्हें अब न देखें। यह लगभग एक फिल्टर की तरह है लेकिन मानदंड के आधार पर फोल्डर में ले जाने के लिए चिह्नित है। यह ईमेल को बल्क में साफ करते समय गलती से डिलीट होने से बचाने का एक उत्कृष्ट तरीका है। यह इनबॉक्स को हल्का करने में भी मदद करता है।
