यदि आपने Microsoft Outlook . का उपयोग किया है आपके Windows PC . पर , हो सकता है कि आप अचानक एक पॉप-अप पर आए हों जिसमें पूछा गया हो कि क्या आप अपना ईमेल संग्रहित करना चाहते हैं। जबकि आउटलुक आपको ऐसा करने के लिए समय-समय पर याद दिलाएगा, इस पोस्ट में, हम देखेंगे कि आप अपने पुराने आइटम्स को ऑटो आर्काइव का उपयोग कैसे कर सकते हैं। जैसे ईमेल, टास्क, नोट्स, कॉन्टैक्ट्स आदि, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2021/19 में विंडोज 11/10/8/7 में आउटलुक के प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए, ऑन-डिमांड।
स्वतः संग्रह आउटलुक की विशेषता आपके मेलबॉक्स या ईमेल सर्वर पर स्थान को प्रबंधित करने में मदद करती है जिसका उपयोग आप स्वचालित रूप से पुराने आइटम को निम्न स्थान पर संग्रहीत और स्थानांतरित करके .pst प्रारूप में करते हैं:
C:\Users\UserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
जबकि आप संग्रहीत करें . पर क्लिक करके पुराने आइटम को किसी संग्रहण फ़ाइल में मैन्युअल रूप से स्थानांतरित कर सकते हैं फ़ाइल . पर मेनू में, आप स्वत:संग्रह सुविधा का उपयोग करके पुराने आइटम स्वचालित रूप से स्थानांतरित भी कर सकते हैं।
पुराने आइटम को Outlook में अपने आप संग्रहित करें
ऐसा करने के लिए, आउटलुक खोलें और निम्न विंडो प्राप्त करने के लिए फ़ाइल> विकल्प पर क्लिक करें। इसके बाद, बाईं ओर उन्नत पर क्लिक करें।
यहां आपको एक सेटिंग AutoArchive दिखाई देगी। निम्न विंडो खोलने के लिए स्वतः संग्रह सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें।
आउटलुक में ऑटो आर्काइव को चालू या बंद करने के लिए, आपको ऑटोआर्काइव को हर … दिन में चलाएं चेक या अनचेक करना होगा। चेक-बॉक्स।
यहां आप अपनी प्राथमिकताओं के अनुरूप आउटलुक ऑटो आर्काइव सेटिंग्स को भी बदलेंगे।
आप कर सकते हैं:
- चुनें कि स्वतः संग्रह कितनी बार चलता है
- यदि आप पहले संकेत देना चाहते हैं
- उम्र की अवधि तय करें
- यदि आप पुरानी वस्तुओं को हटाना चाहते हैं या उन्हें स्थानांतरित करना चाहते हैं
- और इसी तरह।
एक बार जब आप उन्हें सेट कर लें, तो ठीक क्लिक करें और बाहर निकलें।
प्रत्येक आइटम के लिए डिफ़ॉल्ट उम्र बढ़ने की अवधि इस प्रकार है, लेकिन आप इसे कभी भी बदल सकते हैं:
| फ़ोल्डर | उम्र बढ़ने की अवधि |
| इनबॉक्स और ड्राफ्ट | 6 महीने |
| भेजे गए आइटम और हटाए गए आइटम | 2 महीने |
| आउटबॉक्स | 3 महीने |
| कैलेंडर | 6 महीने |
| कार्य | 6 महीने |
| टिप्पणी | 6 महीने |
| पत्रिका | 6 महीने |
पुरानी वस्तुओं को संग्रहीत करने से आउटलुक के प्रदर्शन को तेज करने और बेहतर बनाने में भी मदद मिलेगी।
आउटलुक संग्रह कैसे काम करता है?
जब आउटलुक को संग्रह पर सेट किया जाता है, तो यह ईमेल को एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाता है, इसलिए आप उन्हें अब और नहीं देखते हैं। यह लगभग एक फिल्टर की तरह है लेकिन मापदंड के आधार पर एक फ़ोल्डर में जाने के लिए चिह्नित है। जब आप ईमेल की सफाई कर रहे हों, और वह थोक में ईमेल को गलती से हटाए जाने से बचाने का यह एक शानदार तरीका है। यह आपको इनबॉक्स को हल्का करने में भी मदद करता है।
