टीम्स यूजर एक्टिविटी रिपोर्ट: माइक्रोसॉफ्ट टीम्स आपकी गतिविधि को कैसे ट्रैक करता है और इसे कैसे रोकें

माइक्रोसॉफ्ट 365 ने हाल ही में उत्पादकता ट्रैक करने के लिए नई सुविधाओं की घोषणा की। यह श्रमिकों के बारे में डेटा की निगरानी करने के उद्देश्य से था, लेकिन फीचर लॉन्च उल्टा पड़ गया जब लोगों को माइक्रोसॉफ्ट टीम्स द्वारा एकत्र किए गए उपयोगकर्ता डेटा की मात्रा के बारे में पता चला।

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स कौन सा डेटा एकत्र करता है?

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स तीन प्रकार के डेटा एकत्र करता है यानी सेंसस, उपयोग, और त्रुटि रिपोर्टिंग डेटा। सेंसस डेटा आपके डिवाइस, ऑपरेटिंग सिस्टम और उपयोगकर्ता भाषा के बारे में मानक जानकारी के अलावा कुछ नहीं है। यह एक विशिष्ट उपयोगकर्ता आईडी भी उत्पन्न करता है जो अनावश्यक लिंकेज से बचने के लिए दो बार सुरक्षित है। टीम्स यूजर एक्टिविटी रिपोर्ट में सेंसस डेटा डिफॉल्ट रूप से एकत्र किया गया डेटा है और उपयोगकर्ता द्वारा ऑप्ट-आउट नहीं किया जा सकता।

माइक्रोसॉफ्ट उपयोग डेटा भी एकत्र करता है जिसमें भेजे गए मैसेज की संख्या, कॉल और जॉइन की गई मीटिंग्स के साथ संगठन का नाम शामिल है। यह त्रुटियों को ट्रैक करने में भी सहायता करता है ताकि उन्हें समय पर ठीक किया जा सके। इसे त्रुटि रिपोर्टिंग डेटा कहा जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स यूजर एक्टिविटी रिपोर्ट

टीम्स यूजर एक्टिविटी रिपोर्ट को देखने और संपादित करने के लिए, आपको टीम्स सर्विस एडमिन होना चाहिए। एडमिन भूमिकाओं और अनुमतियों के बारे में अधिक जानने के लिए, टीम को प्रबंधित करने के लिए टीम्स एडमिनिस्ट्रेटर भूमिकाओं तक पहुंचें।

1. माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एडमिन सेंटर के बाएं नेविगेशन फलक में, एनालिटिक्स और रिपोर्ट्स > उपयोग रिपोर्ट्स पर जाएं।
2. रिपोर्ट टैब के तहत रिपोर्ट देखें टैब से टीम्स यूजर एक्टिविटी चुनें।
3. डेटा रेंज टैब के तहत एक रेंज चुनें
4. रिपोर्ट चलाएं पर क्लिक करें।

टीम्स यूजर एक्टिविटी रिपोर्ट की व्याख्या

टीम्स यूजर एक्टिविटी रिपोर्ट को पिछले 7 दिनों, 30 दिनों, या 90 दिनों में देखा जा सकता है। रिपोर्ट उपयोगकर्ता द्वारा उपयोग का ब्रेकडाउन देती है। यह चैनल मैसेज, रिप्लाई और पोस्ट मैसेज, आयोजित मीटिंग विवरण, और मीटिंग में भाग लेने के विवरण का विवरण देती है। कोई अंतिम गतिविधि, वीडियो समय, और स्क्रीन शेयरिंग गतिविधि का विवरण भी दे सकता है।

यह रिपोर्ट कंपनी एडमिनिस्ट्रेटर्स के लिए टीम्स का उपयोग करके कर्मचारी गतिविधि में अंतर्दृष्टि देखने के लिए उपयोगी है। एडमिनिस्ट्रेटर्स 19 विभिन्न प्रकार के उपयोगकर्ता गतिविधि डेटा तक देख सकते हैं। वर्तमान में, उपयोगकर्ताओं के लिए अपने संबंधित कंपनी एडमिनिस्ट्रेटर्स से इस डेटा संग्रह से ऑप्ट-आउट करने का कोई तरीका नहीं है। हालांकि कई कंपनियां ऐसे डेटा की उपलब्धता से अवगत नहीं हो सकती हैं।

टीम्स यूजर डेटा कहां स्टोर किया जाता है?

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स दुनिया भर में और कई न्यायालयों में काम करता है जहां डेटा को संभालने के तरीके के लिए अलग-अलग मानक हैं। यदि आप देखना चाहते हैं कि व्यक्तिगत डेटा भौतिक रूप से कहां स्टोर किया गया है, तो आप माइक्रोसॉफ्ट 365 एडमिन सेंटर पर जा सकते हैं। सेटिंग्स > संगठन प्रोफाइल पर क्लिक करें, और फिर डेटा लोकेशन तक नीचे स्क्रॉल करें।

टीम्स नोटिफिकेशन प्रबंधित करना

टीम्स पर काम करते समय, स्क्रीन के निचले दाएं कोने में लगातार पिंगिंग के साथ कई नोटिफिकेशन प्राप्त करना काफी विचलित करने वाला हो सकता है।

आप टीम्स के ऊपरी दाएं कोने में तीन डॉट्स पर क्लिक करके, चैनल नोटिफिकेशन चुनकर, और उन्हें पूरी तरह से बंद करके नियंत्रण वापस ले सकते हैं। आप "कस्टम" चुनकर नए नियम भी सेट कर सकते हैं।

आप " सभी नए पोस्ट " को बंद करना चाह सकते हैं और चैनल मेंशन को भी कम कर सकते हैं यानी जब कोई आपको चैनल में @चैनल नाम का उपयोग करके टैग करता है तो " बैनर और फीड " से " केवल फीड में दिखाएं " तक।

एक और विकर्षण तब होता है जब आपको एक शेड्यूल मीटिंग में आमंत्रित किया गया हो या आप मीटिंग को बीच में छोड़ चुके हों लेकिन चल रही मीटिंग के चैटबॉक्स में हर बार मैसेज टाइप होने पर नोटिफिकेशन प्राप्त करते रहते हों।

इस समस्या का एक अस्थायी समाधान अपनी स्थिति को " डू नॉट डिस्टर्ब " में बदलना है। आप टीम्स के मुख्य पृष्ठ पर अपनी प्रोफाइल पिक्चर पर क्लिक करके, " उपलब्ध " पर क्लिक करके और इसे " डू नॉट डिस्टर्ब " में बदलकर ऐसा कर सकते हैं।

आप सेटिंग्स > प्राइवेसी पर जाकर, " प्राथमिकता एक्सेस प्रबंधित करें " पर क्लिक करके और उन लोगों के नाम जोड़कर प्राथमिकता प्रबंधित भी कर सकते हैं जिनसे आप नोटिफिकेशन चाहते हैं।

पढ़ें: मीटिंग्स के दौरान माइक्रोसॉफ्ट टीम्स क्रैश या फ्रीज होता है।

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में एक्सेस कंट्रोल

टीम्स आपको माइक्रोसॉफ्ट टीम्स पर एक्सेस सीमित करने का एक तरीका भी प्रदान करता है ताकि आपको सोचने और काम करने के लिए समय और स्थान मिले।

आप सेटिंग्स > प्राइवेसी पर जाकर और " रीड रिसिप्ट्स " रेडियो बटन को टॉगल करके ऐसा कर सकते हैं।

आप अपने संगठन से अपने अकाउंट पर मल्टी-फैक्टर ऑथेंटिकेशन चालू करने और सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत जोड़ने के लिए कह सकते हैं। एक मजबूत, यूनिक पासवर्ड और पासवर्ड मैनेजर अकाउंट सुरक्षा के लिए आवश्यक है।

यदि आप किसी विशिष्ट टीम के सदस्य हैं तो आप प्राइवेट चैनल भी सेट कर सकते हैं, जिससे टीम के केवल कुछ सदस्यों तक सीमित पहुंच की अनुमति मिलती है। चुनी गई टीम में, चैनल सेक्शन पर जाएं, और तीन डॉट्स पर क्लिक करें। चैनल जोड़ें पर जाएं, प्राइवेसी के तहत, और प्राइवेसी चुनें।

फिर आप टीम में जोड़ने के लिए संबंधित लोगों का चयन कर सकते हैं - 250 लोगों तक। केवल चैनल निर्माता प्राइवेट चैनल से लोगों को जोड़ या हटा सकता है। प्राइवेट चैनल के भीतर साझा की गई फाइलें या मैसेज इसके बाहर किसी के लिए भी सुलभ नहीं हैं।

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ने दूरस्थ कार्य की पारी के साथ लोकप्रियता हासिल की है। श्रमिकों को अब सहयोग करने की आवश्यकता है जबकि यह सुनिश्चित करते हुए कि संवेदनशील डेटा पूरी तरह से सुरक्षित रहे और टीम्स यूजर एक्टिविटी रिपोर्ट का दुरुपयोग न हो। उपरोक्त सुझाव आपके डेटा को सुरक्षित रखते हुए सुचारू संचार बनाए रखने में मदद करेंगे। आशा है कि वे आपके लिए काम करेंगे।

अगला पढ़ें: माइक्रोसॉफ्ट टीम्स हाई मेमोरी और CPU उपयोग समस्या।