Gmail लोगों को उनके द्वारा प्राप्त मेल को व्यवस्थित करने में मदद करने के लिए बनाया गया है। आप ऐसे फ़िल्टर सेट कर सकते हैं जो ईमेल आने पर स्वचालित रूप से कार्रवाई करते हैं। महत्वपूर्ण संदेशों को स्टार्ड के रूप में मार्क करना या उनके लिए थीम्ड लेबल बनाना भी संभव है।
हालांकि, एक और सुविधा है जिसके बारे में आप अभी तक नहीं जानते होंगे: Gmail का मल्टीपल इनबॉक्स।
इसका उपयोग करते समय, आप Gmail के डिफ़ॉल्ट व्यू में अपनी स्क्रीन पर फलक के रूप में कई इनबॉक्स देख सकते हैं। वह दृष्टिकोण आपको जो चाहिए उसे देखने के लिए कुछ क्लिक बचा सकता है।
Gmail में मल्टीपल इनबॉक्स कैसे सेट करें
सबसे पहले, Gmail खोलें, ऊपरी दाएं कोने पर कॉग आइकन पर क्लिक करें और इनबॉक्स कॉन्फ़िगर करें चुनें। आपको Google की स्वचालित टैब्ड इनबॉक्स प्रणाली को बंद करना होगा।
फिर, सोशल, प्रोमोशन, अपडेट, और फोरम के लिए बॉक्स अनचेक करें। ऐसा करने के बाद, अपने परिवर्तन सेव करें।
कॉग मेनू से सेटिंग्स पर जाएं और स्क्रीन के शीर्ष पर लैब्स लिंक ढूंढें। लैब्स में दिखाई देने वाली कोई भी चीज़ आधिकारिक तौर पर एक प्रयोगात्मक सुविधा है।
एक बार जब आप लैब्स में हों, तो मल्टीपल इनबॉक्स तक नीचे स्क्रॉल करें और सक्षम के लिए रेडियो बटन पर क्लिक करें।
अंत में, लैब्स पेज के शीर्ष पर वापस जाएं और परिवर्तन सहेजें पर क्लिक करें।
अगली बार जब आप सेटिंग्स पेज लोड करेंगे, तो आपको शीर्ष के साथ एक नया नीला मल्टीपल इनबॉक्स लिंक दिखाई देना चाहिए। इसे क्लिक करके मल्टीपल इनबॉक्स के बारे में चीजों को ट्वीक करें ताकि वे आपके लिए सबसे अच्छा काम करें। सिस्टम पांच इनबॉक्स तक अनुमति देता है।
प्रत्येक फलक को एक लेबल दें, और निर्धारित करें कि उसमें किस प्रकार की सामग्री दिखाई देती है। उदाहरण के लिए, आप एक ऐसा चाह सकते हैं जो ड्राफ्ट दिखाता हो और दूसरा भेजे गए मेल के लिए। किसी भी लेबल वाले संदेश मल्टीपल इनबॉक्स फलक में भी दिखाई दे सकते हैं।
मल्टीपल इनबॉक्स की सेटिंग्स के भीतर, अपने मुख्य इनबॉक्स के संबंध में फलक की स्थिति बदलें। अंत में, आप एक फलक के प्रत्येक पृष्ठ पर दिखाए जाने वाले संदेशों की संख्या चुन सकते हैं।
अब आप जानते हैं कि मल्टीपल इनबॉक्स सुविधा क्या करती है और इसे कैसे सेट अप करें। अगला, आइए इसका उपयोग करने के कुछ प्रभावी तरीकों का पता लगाएं।
1. कैनबन के प्रत्येक चरण के लिए एक लेबल निर्दिष्ट करें
कैनबन एक दृश्य-आधारित प्रणाली है जो प्रत्येक कार्य और यह समग्र कार्यप्रवाह में कैसे फिट बैठता है, दिखाती है। लोग कार्यों को दिखाने के लिए कैनबन बोर्ड का उपयोग करते हैं, साथ ही उन जिम्मेदारियों की प्रक्रिया में वे कहां हैं। प्रत्येक कार्य एक कार्ड है जो उसकी स्थिति बदलने पर एक अलग बोर्ड पर चला जाता है।
कैनबन वर्कफ़्लो के प्रत्येक चरण के लिए एक Gmail लेबल बनाने पर विचार करें। आपके पास एक हो सकता है जो "नई परियोजनाएं" कहता है, और दूसरा "लंबित अनुमोदन" कहलाता है। यदि आपकी टीम कैनबन के माध्यम से पूर्ण कार्य की सूचनाएं भेजती है, तो प्रत्येक टीम सदस्य कुछ कीवर्ड या वाक्यांशों का उपयोग कर सकता है। यह जानने के लिए उन पर ध्यान दें कि प्रत्येक लेबल को कैसे लागू और सटीक बनाया जाए।
फिर, कैनबन से संबंधित सभी संदेशों के लिए अपने मुख्य इनबॉक्स को देखने के बजाय, आप मल्टीपल इनबॉक्स फलक में प्रक्रिया प्रवाह देख सकते हैं। यह विधि आपके लिए जो चाहिए उसे ढूंढना आसान बनाकर समय बचा सकती है। इसके अलावा, आप प्रक्रियाओं से जुड़े संदेशों का ट्रैक खोने की संभावना कम है।
2. विभागों या लोगों के लिए लेबल बनाएं
शायद आप एक बड़ी कंपनी का हिस्सा हैं और नियमित रूप से विभिन्न विभागों या लोगों के साथ संवाद करते हैं। उस स्थिति में, उनमें से प्रत्येक के लिए ईमेल पते-आधारित लेबल बनाएं। आप ऐसे बना सकते हैं जो "लेखा विभाग", "मानव संसाधन", और "मेरे बॉस" कहते हैं, उदाहरण के लिए।
उन लोगों के ईमेल को समर्पित फलक में दिखाने से आपके द्वारा किसी संदेश को नज़रअंदाज करने की संभावना कम हो जाती है। आप यह भी अधिक जान पाएंगे कि ईमेल कब आते हैं। फिर, आपके पास यह तय करने की अधिक स्वतंत्रता होती है कि उन्हें कैसे संभालना है और तदनुसार कार्य करना है।
3. एक स्क्रीन पर अपने सभी इनबॉक्स देखें
कई लोगों की तरह, आप कई उद्देश्यों के लिए Gmail इनबॉक्स सॉर्ट कर सकते हैं। शायद आपके पास एक कार्य खाता और एक व्यक्तिगत खाता है। हालांकि, विभिन्न कारणों से विशेष पते सेट अप करना आम है। यदि आपकी कंपनी एक सेमिनार आयोजित कर रही है और आप इवेंट रजिस्ट्रेशन संभाल रहे हैं, तो पता [कंपनी नाम]SeminarRegistration@gmail.com हो सकता है।
आप प्रत्येक Gmail खाते के लिए एक "From:" लेबल बना सकते हैं। ऐसा करने से मल्टीपल इनबॉक्स आपको संबंधित संदेश दिखाता है। आमतौर पर, आपको Gmail के दाएं कोने में अपने खाता आइकन पर क्लिक करके खाते स्विच करने होंगे। फिर, ड्रॉप-डाउन मेनू से एक खाता चुनें।
मल्टीपल इनबॉक्स का उपयोग करके प्रति फलक दूसरे ईमेल पते से एक इनबॉक्स दिखाना समय बचाता है। यह आपको विचलित होने और यह सोचने से भी रोकता है कि क्या आपने अभी तक कोई खाता चेक किया है।
4. एक्शन-आधारित लेबल बनाएं
इंटरनेट लोगों को इनबॉक्स ज़ीरो तक पहुंचने में मदद करने के सुझावों से भरा है। उनमें से एक है @ सिंबल और एक एक्शन या स्थिति से शुरू होने वाले लेबल बनाना। आपके पास एक हो सकता है जो @प्रतीक्षारत उत्तर, @पूर्ण, या @कार्रवाई कहता है।
@कार्रवाई फ़ोल्डर के लिए, केवल उन चीजों को जोड़ें जिन्हें पूरा करने में दो मिनट से अधिक समय लगता है और छोटे कार्यों को तुरंत करें। अन्यथा, आप अपने @कार्रवाई फ़ोल्डर को अनावश्यक चीजों से भरने का जोखिम उठाते हैं।
@ सिंबल का उपयोग करने से वे लेबल लेबल सूची की शुरुआत में दिखाई देते हैं। वे आपकी स्क्रीन के बाईं ओर Gmail के मानक लेबल के तुरंत नीचे होंगे। हालांकि, मल्टीपल इनबॉक्स का उपयोग करने का मतलब है कि लेबल के क्रम के बारे में चिंता करने की कोई आवश्यकता नहीं है। आप अपने सबसे आम कार्यों में से प्रत्येक के लिए एक फलक समर्पित कर सकते हैं। यदि पूर्ण कार्य का दृश्य साक्ष्य आपको प्रेरित करता है तो यह विधि उत्कृष्ट है।
चीजें हो जाने के बाद, उन इनबॉक्स संदेशों को उचित एक्शन-विशिष्ट लेबल पर ले जाएं जो मल्टीपल इनबॉक्स के रूप में दोगुने हैं। फिर, दिन के अंत में, प्रत्येक में सभी ईमेल देखें। परिणामों का उपयोग अपनी उत्पादकता के समग्र माप के रूप में करें, और सुधार के तरीकों के बारे में सोचें।
5. महत्वपूर्ण सूचना ईमेल को एक लेबल दें
आज के कई प्रमुख प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल उपयोगकर्ताओं को ईमेल द्वारा और प्रोग्राम के इंटरफेस के भीतर सूचित करते हैं। वह प्रणाली दृश्यता की संभावना बढ़ाती है, खासकर जब लोग किसी प्रोग्राम के साथ इंटरैक्ट नहीं कर रहे होते हैं। यह उन्हें लूप में रहने देता है भले ही वे केवल ईमेल का उपयोग कर रहे हों।
सबसे पहले, उन सभी प्रोग्रामों के बारे में सोचें जिनका आप उपयोग करते हैं जो उन सूचना ईमेल देते हैं। फिर, निर्धारित करें कि संदेश आमतौर पर देखने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण हैं या नहीं। उदाहरण के लिए, कुछ प्रोग्राम केवल आपके उपयोग के बारे में साप्ताहिक मेट्रिक्स प्रदान करते हैं, जिन्हें आप आवश्यक नहीं मान सकते। अन्य मामलों में, हालांकि, एप्लिकेशन आपको किसी प्रोग्राम में होने वाली हर चीज़ के बारे में अलर्ट करते हैं जो आप पर लागू होती है।
बशर्ते सूचना ईमेल भेजने वाले पांच से अधिक प्रासंगिक प्रोग्राम न हों, प्रत्येक को एक मल्टीपल इनबॉक्स फलक दें। ध्यान रखें, आप Gmail फ़िल्टर सेट कर सकते हैं जो केवल विशेष ईमेल को एक लेबल पर भेजते हैं।
क्रेडिट कार्ड कंपनी से सूचनाओं के साथ, आप पोस्ट किए गए भुगतान या क्रेडिट स्कोर परिवर्तनों के बारे में अपडेट चाह सकते हैं। हालांकि, आप ब्याज शुल्क से संबंधित सूचना संदेशों के बारे में उतने चिंतित नहीं हो सकते। फ़िल्टर आपको यह निर्दिष्ट करने की अनुमति देते हैं कि कौन से ईमेल आपके द्वारा बनाए गए लेबल पर जाते हैं, और कौन से डिलीट हो जाते हैं या कहीं और चले जाते हैं।
यह शोध करना उपयोगी है कि क्या आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली कोई सेवा अपने विषय पंक्तियों में कीवर्ड शामिल करती है। Gmail के भीतर उस कंपनी से प्राप्त सभी ईमेल खोजकर शुरू करें। जब आप शब्द उपयोग में पैटर्न देखते हैं, तो अपने फ़िल्टर को बदल दें ताकि वह उन शब्दों को पहचान सके। फिर आप फ़िल्टर को उस तरह व्यवहार करने के लिए बना सकते हैं जैसा आप चाहते हैं। यहां, इसका मतलब है कि उन वाक्यांशों वाले ईमेल जो आपके लिए सबसे ज्यादा मायने रखते हैं, मल्टीपल इनबॉक्स से संबंधित लेबल पर जाएं।
6. प्रायोरिटी-लेवल इनबॉक्स सेट अप करें
इनबॉक्स को देखते हुए यह पता लगाना अक्सर मुश्किल होता है कि क्या करना है और कब। नतीजतन, आप सार्थक कार्रवाई करने की तुलना में निर्णय लेने में अधिक समय व्यतीत कर सकते हैं। तात्कालिकता स्तर के आधार पर मल्टीपल इनबॉक्स बनाने से आपको अपने दायित्वों को समझने में मदद मिल सकती है।
आप एक हाई-प्रायोरिटी इनबॉक्स बना सकते हैं, उसके बाद मीडियम-प्रायोरिटी और लो-प्रायोरिटी इनबॉक्स, एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में।
इसके अलावा, यदि कुछ प्रायोरिटी-आधारित संदेश परियोजनाओं से संबंधित हैं, तो आप इसे लेबल के भीतर बता सकते हैं।
आप अपने Gmail इनबॉक्स को कैसे व्यवस्थित करते हैं?
इन सुझावों को पढ़ने के बाद, आप शायद सोचते हैं कि मल्टीपल इनबॉक्स एक ऐसी सुविधा है जिसका उपयोग करना उचित है। यह आपको अनावश्यक क्लिक करना बंद करने देता है और लेबलिंग कन्वेंशन के आधार पर आपको आवश्यक संदेश दिखाता है। क्या आप काम पर एक से अधिक कंप्यूटर का उपयोग करते हैं? यदि हां, तो आप विशेष रूप से सराहना करेंगे कि यह Gmail क्षमता आपको कई स्रोतों से संदेश देखने देती है।
इसे सेट अप करने के बाद, आपको यह पसंद आएगा कि एक रणनीतिक रूप से अलग स्क्रीन कितनी जानकारी प्रदान करती है। यदि आप इसे समायोजित करना कठिन पाते हैं, तो सुविधा को अक्षम करने के लिए केवल एक क्लिक की आवश्यकता होती है, और आप इसे उतनी ही आसानी से फिर से चालू कर सकते हैं।
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