संचार किसी भी व्यावसायिक संचालन का दिल है चाहे वह बड़ा हो या छोटा। लेकिन यदि आप एक छोटा व्यवसाय हैं जिसके कर्मचारी विभिन्न स्थानों पर आधारित हैं, या कोरोनावायरस के कारण अब रिमोट श्रमिकों और संचालन पर निर्भर हैं, तो यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। यहीं Microsoft Teams तस्वीर में आता है।
इसके चैट-आधारित इंटरफेस, अन्य Microsoft ऐप्स के साथ एकीकरण, या अन्य सेवाओं से, यहां देखें कि आप अपने छोटे व्यवसाय के लिए Teams का अधिकतम लाभ कैसे उठा सकते हैं।
अपने छोटे व्यवसाय के दस्तावेज़ प्रबंधित करें
Teams का उपयोग करके अपने छोटे व्यवसाय के लिए अधिकतम लाभ प्राप्त करने का नंबर एक तरीका इसका उपयोग आपके दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने के लिए करना है। Teams के साथ, Microsoft Teams साइट्स बनाने के लिए अपनी SharePoint सेवा का उपयोग कर रहा है, जो जैसा कि हमने पहले बताया है, Teams में साझा की गई सभी चीजों के लिए दस्तावेज़ लाइब्रेरी हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि Teams समूहों के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिससे कोई भी साझा दस्तावेज़ और फ़ाइलें देख सकता है।
आपके लिए, इसका मतलब है कि आपने जिसे टीम चैनल में जोड़ा है, वह Teams में एक चैनल पर फ़ाइलें और दस्तावेज़ अपलोड कर सकता है, और फिर टीम को ऐप के दाईं ओर "Files" टैब के माध्यम से एक्सेस कर सकता है। इससे लिंक खोजने या फ़ाइलें प्राप्त करने के लिए मैन्युअल रूप से किसी वेबसाइट पर जाए बिना फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को ढूंढना आसान हो जाता है। यहां तक कि यदि आप अन्य गैर-Microsoft स्टोरेज समाधानों का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो आप साइडबार के नीचे Add cloud storage बटन पर क्लिक करके अतिरिक्त क्लाउड सेवाएं भी जोड़ सकते हैं।
Microsoft Teams में जोड़ने के लिए अन्य "ऐप्स" भी हैं। ये Microsoft के बाहर के हो सकते हैं और इनमें YouTube, Zoom, Evernote, Adobe Creative Cloud, और बहुत कुछ शामिल हैं। Apps को साइडबार में Apps आइकन पर क्लिक करके जोड़ा जा सकता है। एक बार जोड़े जाने पर, ऐप्स या तो किसी चैनल में टैब में, साइडबार में ही दिखाई देंगे। हमने पहले प्रक्रिया की व्याख्या की है, इसलिए अधिक गहन व्याख्या के लिए इसे पढ़ें। यदि आप Microsoft 365 या Teams पर जाने से पहले अभी भी गैर-Microsoft सेवाओं का उपयोग कर रहे हैं तो ये ऐप्स Teams में अच्छी तरह से प्लग इन करेंगे।
Microsoft Planner का उपयोग करके Teams से अपने कार्यों को प्रबंधित करें
दस्तावेजों के अलावा, व्यवसाय संचालन का एक अन्य मुख्य क्षेत्र योजना और आयोजन है। यदि यह पिकअप, ड्रॉप-ऑफ, और अधिक जैसी चीजें हैं, तो आपको यह ट्रैक करने की आवश्यकता होगी कि कौन सा कार्य कर रहा है, और कार्य कैसे प्रगति कर रहा है। दस्तावेजों के प्रबंधन की तरह, यह एक और क्षेत्र है जहां Teams Microsoft Planner के साथ अपने एकीकरण के साथ आपका साथ देता है।
Microsoft Planner में, अनुभव "Plans" के आसपास केंद्रित है जो Office 365 समूहों से जुड़े हुए हैं। इसलिए, यदि आप एक नई योजना बनाते हैं, तो आपको इसके लिए एक नया Office 365 समूह मिलेगा। आप मौजूदा समूहों के आधार पर योजनाएं भी बना सकते हैं। योजनाओं का अपना SharePoint वेबसाइट और OneNote नोटबुक भी होगा ताकि इसे अलग करना और कुछ अटैचमेंट ढूंढना आसान हो।
शुरू करने के लिए, आप tasks.office.com से Planner में लॉग इन कर सकते हैं और फिर एक नई योजना बना सकते हैं। इसे एक नाम दें, और फिर आपको यूजर इंटरफेस में भेजा जाएगा। Planner ऊर्ध्वाधर कॉलम में व्यवस्थित है, बकेट सूचियों के साथ। आप बकेट सूची में आइटम जोड़ सकते हैं, कार्य असाइन कर सकते हैं, देय तिथियां चुन सकते हैं, नोट्स जोड़ सकते हैं, और बहुत कुछ। शेड्यूल दिखाने के लिए मीट्रिक भी उपलब्ध हैं, और बहुत कुछ।
एक बार जब आप Microsoft Planner सेट कर लेते हैं, तो आप इसे Microsoft Teams में आसानी से ढूंढ सकते हैं। बस ऐप के साइडबार में उस पर क्लिक करें, या साइडबार में ... पर क्लिक करके, उसके बाद Planner पर क्लिक करके ढूंढें। यह Planner को सीधे Teams में खोल देगा, बिना आपके वेब ब्राउज़र में एक नया टैब खोले।
Microsoft Shifts के साथ Teams से अपने कार्यबल को प्रबंधित करें
अंत में, Microsoft Teams में Shifts है। एक छोटे व्यवसाय के रूप में, आपके पास ADP जैसी पेरोल सेवाओं में निवेश करने के लिए धन नहीं हो सकता है। Teams, हालांकि, "Shifts" के साथ एकीकरण करता है, जो Microsoft की एक सेवा है जिसे प्रबंधकों और फ्रंटलाइन श्रमिकों को कार्य घंटों को ट्रैक करने, और अधिक के लिए डिज़ाइन किया गया है। Microsoft 365 डैशबोर्ड में सक्षम होने और सही अनुमतियां दिए जाने पर, आपके Teams उपयोगकर्ता Teams ऐप का उपयोग करके शिफ्ट में क्लॉक इन और आउट कर सकेंगे।
इस बीच, प्रबंधक शिफ्ट शेड्यूल कर सकते हैं, विवरण जोड़ सकते हैं, शिफ्ट स्वैप कर सकते हैं, चीजों को व्यवस्थित रख सकते हैं, और यहां तक कि रिपोर्ट डाउनलोड कर सकते हैं। Teams उपयोगकर्ताओं के पास Shifts का उपयोग करके समय की छुट्टी का अनुरोध करने की शक्ति भी है। हालांकि यह भुगतान की गई पेरोल सेवाओं जितना व्यापक नहीं है, लेकिन यह जरूरत पड़ने पर काम सही ढंग से करता है।
Teams और भी बहुत कुछ कर सकता है
ये केवल शीर्ष तीन तरीके हैं जिनसे आप अपने छोटे व्यवसाय के लिए Microsoft Teams का अधिकतम लाभ उठा सकते हैं। हमने पिछले कुछ महीनों में Teams को बड़े पैमाने पर कवर किया है। चाहे वह Yammer हो, और बहुत कुछ, Microsoft Teams के बारे में पसंद करने के लिए बहुत कुछ है। यदि आप अधिक सीखना चाहते हैं, तो हमारा न्यूज हब आपको कवर करता है।
