ऑफिस सूट में "पेस्ट स्पेशल" का अच्छा उपयोग करना

क्या आपने कभी किसी वेबपेज या ईमेल से कुछ जानकारी को कॉपी (Ctrl + c) और पेस्ट (Ctrl + v) करने की कोशिश की है ताकि पेस्ट की गई सामग्री बाकी दस्तावेज़ की तरह ही दिखाई न दे? ऐसा होने का कारण यह है कि कॉपी की गई सामग्री में मूल HTML स्वरूपण प्रक्रिया में बनाए रखा जाता है।

शुक्र है, मूल स्वरूपण को बनाए रखे बिना सामग्री को चिपकाने का एक तरीका है; इस सुविधा को "पेस्ट स्पेशल" कहा जाता है। दस्तावेज़ में छवियों को चिपकाते समय यह कुछ उपयोगी विकल्प भी प्रदान करता है। आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट और कई अन्य अनुप्रयोगों में "Ctrl + Alt + V" दबाकर विशेष पेस्ट कर सकते हैं। यह लेख आपको दिखाएगा कि कैसे दो सबसे लोकप्रिय ऑफिस ऐप्स - वर्ड और एक्सेल में पेस्ट स्पेशल का उपयोग किया जा सकता है। कृपया ध्यान दें कि यह मार्गदर्शिका माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2010 और इसके बाद के संस्करण के अनुरूप है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2010 या इसके बाद के संस्करण

वेबपृष्ठ या ईमेल से टेक्स्ट को Word दस्तावेज़ में कॉपी करना

1. एक बार जब आप किसी वेबपेज से क्लिपबोर्ड (Ctrl + C) पर कुछ टेक्स्ट कॉपी कर लेते हैं, तो Word दस्तावेज़ में, होम पर नेविगेट करें और नीचे तीर का चयन करें चिपकाएं - विशेष चिपकाएं (या Ctrl + Alt + V दबाएं)।

2. पेस्ट स्पेशल डायलॉग बॉक्स नीचे जैसा दिखाई देगा:

3. डिफ़ॉल्ट रूप से, HTML प्रारूप विकल्प हाइलाइट किया जाता है क्योंकि हम एक वेबपेज से टेक्स्ट कॉपी कर रहे हैं। यदि हम चयनित इस विकल्प के साथ पेस्ट करना जारी रखते हैं, तो कॉपी किया गया टेक्स्ट अपने एचटीएमएल स्वरूपण को बनाए रखेगा और संभवतः नीचे दी गई छवि के अनुसार दस्तावेज़ में पूरी तरह से जगह से बाहर दिखाई देगा।

4. इसके बजाय, एचटीएमएल स्वरूपण को हटाने के लिए "अनफॉर्मेटेड टेक्स्ट" विकल्प चुनें और इसे दस्तावेज़ में डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स पर सेट करें।

वेबपृष्ठ या ईमेल से Word दस्तावेज़ में छवियों की प्रतिलिपि बनाना

1. यदि आप इंटरनेट या ईमेल से किसी दस्तावेज़ में छवियों को संकलित कर रहे हैं, तो एक समस्या उत्पन्न हो सकती है जहाँ कॉपी की गई छवि एक बड़ी फ़ाइल है। उदाहरण के लिए, ईमेल अटैचमेंट में एम्बेड की गई छवियां आमतौर पर bmp (बिटमैप) फ़ाइलें होती हैं, जो उपलब्ध सबसे बड़ी गुणवत्ता वाली छवि फ़ाइलों में से एक हैं। ग्राफिक्स की गुणवत्ता को कम करने के लिए पेस्ट स्पेशल का इस्तेमाल किया जा सकता है। पेस्ट स्पेशल डायलॉग बॉक्स आपको निम्नलिखित विकल्प देगा:

2. छवि को उसके एचटीएमएल प्रारूप में कॉपी करने के बजाय, जैसा कि ऊपर हाइलाइट किया गया है, एक अन्य प्रकार के छवि प्रारूप जैसे कि जीआईएफ, पीएनजी या जेपीईजी का चयन करना सुनिश्चित करता है कि छवि का ग्राफिक आकार कम हो गया है। परिणामस्वरूप, आपके दस्तावेज़ का समग्र फ़ाइल आकार छोटा हो जाता है, जो दस्तावेज़ को ईमेल करते समय बहुत उपयोगी होता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2010 या इसके बाद के संस्करण

हममें से जो नियमित रूप से स्प्रेडशीट में गड़बड़ करते हैं, उनके लिए पेस्ट स्पेशल एक बड़ा उत्पादकता वरदान हो सकता है। कुछ एक्सेल-विशिष्ट पेस्ट विशेष तकनीकों को नीचे दिखाया गया है।

डेटा स्थानांतरित करना

1. एक्सेल में एक काफी सामान्य डेटा क्लीनअप समस्या डेटा का ट्रांसपोज़िंग है। उदाहरण के लिए, हमारे डेटा के कॉलम को पंक्तियों में बनाने के लिए, मूल डेटा को हाइलाइट करें और "Ctrl + C" दबाएं।

2. अपनी स्प्रैडशीट के खाली डेटा क्षेत्र में नेविगेट करें और "Ctrl + Alt + V" दबाएं। जैसे ही पेस्ट स्पेशल खुलता है, ट्रांसफर पर क्लिक करें।

3. टेबल की एक ट्रांसपोज़्ड कॉपी अब स्प्रेडशीट में दिखाई देगी।

स्वतः गणना

एक ही समय में कई कोशिकाओं में गुणा, घटाव या जोड़ जैसी सरल गणना करने के लिए आवश्यक होने पर पेस्ट स्पेशल लागू किया जा सकता है। उदाहरण में, हमें B3-B10 में मानों से 20 घटाना होगा।

1, एक खाली सेल में, मान 20 टाइप करें और CTRL + C दबाएं

2. सेल B3-B10 को हाइलाइट करें और CTRL + ALT + V दबाएँ। पेस्ट स्पेशल डायलॉग बॉक्स में, घटाना चुनें। ऑपरेशन हेडिंग के तहत ठीक क्लिक करें।

3. सेल A1-A20 में अब उनके कुल मानों में से 20 घटा दिए गए हैं।

यदि आपको कई चार्ट प्रदर्शित करने की आवश्यकता है, तो यह महत्वपूर्ण है कि रंग, फ़ॉन्ट और स्केल सभी में एक समान हों। हालांकि, प्रत्येक चार्ट को मैच के लिए स्टाइल करना बेहद थकाऊ हो सकता है। शुक्र है, पेस्ट स्पेशल फिर से काम आता है।

नीचे दिए गए उदाहरण में, हम वेजिटेबल टैली ग्राफ को फ्रूट टैली पाई चार्ट जैसा दिखाना चाहते हैं।

1. पाई चार्ट चुनें और Ctrl + C दबाएं। बार ग्राफ चुनें और Ctrl + Alt + V दर्ज करें।

2. जब पेस्ट स्पेशल डायलॉग बॉक्स खुलता है, तो फॉर्मेट चुनें।

3. वेजिटेबल टैली बार ग्राफ को अब फ्रूट टैली जैसे पाई चार्ट के समान स्वरूपित किया गया है।

निष्कर्ष

जैसा कि ऊपर दिए गए उदाहरण बताते हैं, पेस्ट स्पेशल कुछ बेहतरीन उत्पादकता सुधार प्रदान कर सकता है। जटिल या दोहराए जाने वाले स्वरूपण कार्यों, विशेष रूप से एक्सेल स्प्रेडशीट में, ज्यादातर मामलों में बटन के एक साधारण क्लिक के साथ हल किया जा सकता है। जबकि हम केवल माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में इसके उपयोग का उल्लेख करते हैं, इसका उपयोग जीमेल सहित कई अलग-अलग अनुप्रयोगों में भी किया जा सकता है। हम सुझाव देते हैं कि अगली बार जब आप इंटरनेट से किसी वर्ड डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट कॉपी करें तो इसे आजमाएं। कृपया नीचे टिप्पणी में पोस्ट करें यदि आपके कोई प्रश्न हैं।

<छोटा>छवि क्रेडिट:कॉपी पेस्ट कॉपी पेस्ट करें