क्या आपने कभी किसी वेबपेज या ईमेल से कुछ जानकारी कॉपी (Ctrl + C) और पेस्ट (Ctrl + V) करने की कोशिश की है एक वर्ड डॉक्यूमेंट में केवल यह पता लगाने के लिए कि पेस्ट किया गया कंटेंट डॉक्यूमेंट के बाकी हिस्से के समान शैली में प्रकट नहीं होता है? ऐसा होने का कारण यह है कि कॉपी किए गए कंटेंट में मूल HTML फॉर्मेटिंग प्रक्रिया में बरकरार रहती है।
शुक्र है, मूल फॉर्मेटिंग को बनाए रखे बिना कंटेंट पेस्ट करने का एक तरीका है; इस सुविधा को "पेस्ट स्पेशल" कहा जाता है। यह इमेज को डॉक्यूमेंट में पेस्ट करते समय कुछ उपयोगी विकल्प भी प्रदान करता है। आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट और कई अन्य एप्लिकेशन में "Ctrl + Alt + V" दबाकर पेस्ट स्पेशल कर सकते हैं। यह लेख आपको दिखाएगा कि पेस्ट स्पेशल का उपयोग दो सबसे लोकप्रिय ऑफिस ऐप्स - वर्ड और एक्सेल में कैसे किया जा सकता है। कृपया ध्यान दें कि यह गाइड माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2010 और उससे ऊपर के लिए तैयार की गई है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2010 या उससे ऊपर
वेबपेज या ईमेल से वर्ड डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट कॉपी करना
- एक बार जब आप किसी वेबपेज से कुछ टेक्स्ट को क्लिपबोर्ड पर कॉपी कर लेते हैं (Ctrl + C), एक वर्ड डॉक्यूमेंट में, होम पर नेविगेट करें और पेस्ट - पेस्ट स्पेशल के नीचे तीर चुनें (या Ctrl + Alt + V दबाएं)।
- पेस्ट स्पेशल डायलॉग बॉक्स नीचे दिखाई देगा:
- डिफ़ॉल्ट रूप से, HTML फॉर्मेट विकल्प हाइलाइट होता है क्योंकि हम वेबपेज से टेक्स्ट कॉपी कर रहे हैं। यदि हम इस विकल्प के चयनित होने पर पेस्ट करना जारी रखते हैं, तो कॉपी किया गया टेक्स्ट अपना HTML फॉर्मेटिंग बनाए रखेगा और नीचे दी गई इमेज के अनुसार डॉक्यूमेंट में पूरी तरह से आउट ऑफ प्लेस दिखने की संभावना है।
- इसके बजाय, HTML फॉर्मेटिंग को हटाने और इसे डॉक्यूमेंट में डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स पर सेट करने के लिए "अनफॉर्मेटेड टेक्स्ट" विकल्प चुनें।
वेबपेज या ईमेल से वर्ड डॉक्यूमेंट में इमेज कॉपी करना
- यदि आप इंटरनेट या ईमेल से इमेज को डॉक्यूमेंट में संकलित कर रहे हैं, तो एक समस्या उत्पन्न हो सकती है जहां कॉपी की गई इमेज एक बड़ी फ़ाइल है। उदाहरण के लिए, ईमेल अटैचमेंट में एम्बेडेड इमेज आमतौर पर BMP (बिटमैप) फ़ाइलें होती हैं, जो उपलब्ध सबसे बड़ी गुणवत्ता वाली इमेज फ़ाइलों में से एक हैं। ग्राफिक्स की गुणवत्ता को कम करने के लिए, पेस्ट स्पेशल का उपयोग किया जा सकता है। पेस्ट स्पेशल डायलॉग बॉक्स को आपको निम्नलिखित विकल्प देने चाहिए:
- ऊपर हाइलाइट किए गए HTML फॉर्मेट में इमेज कॉपी करने के बजाय, GIF, PNG या JPEG जैसे इमेज फॉर्मेट के दूसरे प्रकार का चयन करने से यह सुनिश्चित होता है कि इमेज का ग्राफिक आकार कम हो जाता है। नतीजतन, आपके डॉक्यूमेंट का समग्र फ़ाइल आकार सिकुड़ जाता है, जो डॉक्यूमेंट ईमेल करने पर बहुत उपयोगी होता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2010 या उससे ऊपर
उन लोगों के लिए जो नियमित रूप से स्प्रेडशीट में गड़बड़ करते हैं, पेस्ट स्पेशल एक बड़ी उत्पादकता वरदान हो सकता है। नीचे कुछ एक्सेल-विशिष्ट पेस्ट स्पेशल तकनीकें दिखाई गई हैं।
डेटा ट्रांसपोज़ करना
- एक्सेल में एक काफी सामान्य डेटा क्लीनअप मुद्दा डेटा का ट्रांसपोज़ करना है। उदाहरण के लिए, हमारे डेटा के कॉलम को पंक्तियों में बनाने के लिए, मूल डेटा को हाइलाइट करें और "Ctrl + C" दबाएं।
- अपनी स्प्रेडशीट के खाली डेटा क्षेत्र में नेविगेट करें और "Ctrl + Alt + V" दबाएं। जैसे ही पेस्ट स्पेशल खुलता है, ट्रांसपोज़ पर क्लिक करें।
- टेबल की एक ट्रांसपोज़ की गई कॉपी अब स्प्रेडशीट में दिखाई देगी।
ऑटो कैलकुलेशन
पेस्ट स्पेशल को सरल गणना जैसे गुणा, घटाव या जोड़ को एक ही समय में कई सेल पर करने के लिए आवश्यकतानुसार लागू किया जा सकता है। उदाहरण में, हमें B3-B10 में मानों से 20 घटाने की आवश्यकता है।
- एक खाली सेल में, मान 20 टाइप करें और CTRL + C दबाएं
- सेल B3-B10 को हाइलाइट करें और CTRL + ALT + V दबाएं। पेस्ट स्पेशल डायलॉग बॉक्स में, ऑपरेशन शीर्षक के तहत घटाएं चुनें। OK पर क्लिक करें।
- सेल A1-A20 के कुल मानों से अब 20 घटा दिया गया है।
3. ग्राफ का फॉर्मेटिंग
यदि आपको कई चार्ट प्रदर्शित करने की आवश्यकता है, तो यह महत्वपूर्ण है कि रंग, फ़ॉन्ट, और स्केल पूरे में एक समान हों। हालांकि, प्रत्येक चार्ट को मेल खाने के लिए स्टाइल करना बेहद थकाऊ हो सकता है। शुक्र है, पेस्ट स्पेशल फिर से काम आता है।
नीचे दिए गए उदाहरण में, हम वेजिटेबल टैली ग्राफ को फ्रूट टैली पाई चार्ट जैसा दिखाना चाहते हैं।
- पाई चार्ट चुनें और Ctrl + C दबाएं। बार ग्राफ चुनें और Ctrl + Alt + V दर्ज करें।
- जब पेस्ट स्पेशल डायलॉग बॉक्स खुलता है, तो फॉर्मेट्स चुनें।
- वेजिटेबल टैली बार ग्राफ को अब फ्रूट टैली की तरह पाई चार्ट जैसा दिखने के लिए फॉर्मेट किया गया है।
निष्कर्ष
ऊपर दिए गए उदाहरणों से पता चलता है कि पेस्ट स्पेशल कुछ बेहतरीन उत्पादकता सुधार प्रदान कर सकता है। विशेष रूप से एक्सेल स्प्रेडशीट में जटिल या दोहराए जाने वाले फॉर्मेटिंग कार्यों को ज्यादातर मामलों में बटन के एक साधारण क्लिक से हल किया जा सकता है। हालांकि हम केवल माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में इसके उपयोग का उल्लेख करते हैं, इसका उपयोग कई अलग-अलग एप्लिकेशन में भी किया जा सकता है, जिसमें जीमेल भी शामिल है। हम सुझाव देते हैं कि अगली बार जब आप इंटरनेट से टेक्स्ट कॉपी करके वर्ड डॉक्यूमेंट में पेस्ट करें तो इसे आज़माएं। यदि आपके कोई प्रश्न हैं तो कृपया नीचे टिप्पणी में पोस्ट करें।
इमेज क्रेडिट: पेस्ट कॉपी पेस्ट कॉपी
