ईमेल अभी भी व्यावसायिक और पेशेवर उपयोग के लिए संचार का सबसे अच्छा रूप है। हालांकि, ईमेल उपयोगकर्ताओं की सबसे आम समस्याओं में से एक अव्यवस्थित इनबॉक्स है जो अनपढ़ संदेशों से भरा होता है। यदि आपके पास एक बड़ा प्रोजेक्ट है और आपको जिस जानकारी की तलाश है उसे खोजने के लिए असंबंधित संदेशों को खोदना पड़ता है तो यह एक समस्या हो सकती है।
सौभाग्य से, Apple Mail स्मार्ट मेलबॉक्स नामक एक सुविधा प्रदान करता है जो आपको अपने ईमेल संदेशों को जल्दी से व्यवस्थित करने और अपने सभी महत्वपूर्ण ईमेल को एक ही मेलबॉक्स में खोजने में मदद करता है। यहां बताया गया है कि आप इस सुविधा को कैसे सेट अप और उपयोग कर सकते हैं।
स्मार्ट मेलबॉक्स क्या है?
Mac पर डिफ़ॉल्ट Mail ऐप आपको नियम लागू करके अपने मेलबॉक्स को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है जो आपके ईमेल पर विशिष्ट क्रियाएं स्वचालित रूप से करते हैं, जिसमें फ़्लैग करना, स्थानांतरित करना, फ़ॉरवर्ड करना, और संदेशों को हटाना शामिल है।
Mail में एक स्मार्ट मेलबॉक्स आपके सभी अकाउंट में ईमेल व्यवस्थित करने में आपकी मदद करने के लिए नियमों का उपयोग करता है।
इस सुविधा के बारे में विशेष रूप से सहायक बात यह है कि आपके सभी ईमेल अपने संबंधित मेलबॉक्स में बने रहते हैं, जबकि समर्पित स्मार्ट मेलबॉक्स में संग्रहीत और देखने योग्य भी होते हैं। यह विशिष्ट समूहों, परियोजनाओं, विषयों, और बातचीत के लिए संदेशों को समूहित करने के लिए आदर्श है।
उदाहरण के लिए, आप "स्कूल प्रोजेक्ट फाइलें" नामक एक स्मार्ट मेलबॉक्स बना सकते हैं ताकि आने वाले स्कूल प्रोजेक्ट से संबंधित ईमेल व्यवस्थित हो सकें और केवल उन संदेशों को शामिल किया जा सके जो "स्कूल" का उल्लेख करते हैं और जिनमें अटैचमेंट हैं।
Mac पर स्मार्ट मेलबॉक्स कैसे बनाएं
आपने ध्यान नहीं दिया होगा, लेकिन डिफ़ॉल्ट रूप से आपके साइडबार पर एक स्मार्ट मेलबॉक्स होगा। आज एक स्मार्ट मेलबॉक्स है जिसमें आज आपके द्वारा देखे गए हर ईमेल शामिल हैं। यदि आप इसे नहीं देख सकते हैं, तो इसे दिखाने के लिए स्मार्ट मेलबॉक्स के बगल में तीर पर क्लिक करें।
यदि आप अपना खुद का कस्टम स्मार्ट मेलबॉक्स बनाने के लिए तैयार हैं, तो बस कर्सर को स्मार्ट मेलबॉक्सेस पर होवर करें और उसके बगल में दिखाई देने वाले जोड़ें (+) बटन पर क्लिक करें। फिर:
- अपने नए स्मार्ट मेलबॉक्स के लिए एक नाम जोड़ें।
- आप अपनी शर्तों का दायरा निर्धारित कर सकते हैं और यह चुन सकते हैं कि ईमेल को मेलबॉक्स में शामिल करने के लिए कोई भी या सभी शर्तों को पूरा करना आवश्यक है।
- अपनी पहली शर्त निर्धारित करने के लिए सबसे बाएं ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें। दूसरी और तीसरी फ़ील्ड में विकल्प आपके द्वारा पहले ड्रॉपडाउन मेनू के लिए चुने गए विकल्प के आधार पर भिन्न होंगे।
- प्रत्येक शर्त के दाईं ओर जोड़ें (+) या हटाएं (–) बटन पर क्लिक करके शर्त जोड़ें या हटाएं।
- ट्रैश से संदेश शामिल करें और भेजे गए संदेश शामिल करें के बगल में बॉक्स चेक करें यदि आप आपके द्वारा भेजे गए और हटाए गए ईमेल शामिल करना चाहते हैं।
- OK पर क्लिक करके स्मार्ट मेलबॉक्स बनाएं।
आपके द्वारा कस्टमाइज़ किए गए स्मार्ट मेलबॉक्स पर जाएं उन सभी ईमेल को देखने के लिए जो आपके द्वारा इसके लिए निर्धारित मानदंडों से मेल खाते हैं। ये संदेश Mail ऐप में अपने मूल स्थान पर भी दिखाई देंगे।
स्मार्ट मेलबॉक्स कैसे प्रबंधित करें
आप साइडबार में स्मार्ट मेलबॉक्स पर डबल-क्लिक करके या Control-क्लिक करके और प्रासंगिक मेनू से एक विकल्प चुनकर कभी भी अपने स्मार्ट मेलबॉक्स को संपादित, नाम बदलें, एक्सपोर्ट, और हटा सकते हैं।
आप विशिष्ट स्मार्ट मेलबॉक्स को पसंदीदा भी बना सकते हैं, ताकि वे साइडबार के शीर्ष पर दिखाई दें, जिससे तेज़ पहुंच मिलती है। बस अपने चुने हुए स्मार्ट मेलबॉक्स पर Control-क्लिक करें, फिर पसंदीदा में जोड़ें चुनें।
इसे अपने पसंदीदा से हटाने के लिए, साइडबार में पसंदीदा अनुभाग पर जाएं, स्मार्ट मेलबॉक्स पर Control-क्लिक करें, और पसंदीदा से हटाएं चुनें।
ध्यान दें कि स्मार्ट मेलबॉक्स में देखते समय ईमेल में आपके द्वारा किए गए कोई भी परिवर्तन—जिसमें इसे अपठित के रूप में चिह्नित करना, स्थानांतरित करना, फ़्लैग करना, या हटाना शामिल है—उस मेलबॉक्स में परिलक्षित होंगे जहां ईमेल मूल रूप से संग्रहीत किया गया था।
इसके अलावा, यदि आप iCloud ड्राइव का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके स्मार्ट मेलबॉक्स किसी अन्य Mac पर भी उपलब्ध होंगे जिनमें आप साइन इन करते हैं, यदि ये डिवाइस विकल्पों में Mail चेक के साथ iCloud ड्राइव का उपयोग कर रहे हैं।
मौजूदा स्मार्ट मेलबॉक्स को डुप्लिकेट कैसे करें
कभी-कभी, आप खरोंच से एक बनाने के बजाय, संपादित करने के लिए मौजूदा स्मार्ट मेलबॉक्स से नियमों की प्रतिलिपि बनाना चाह सकते हैं। मौजूदा मेलबॉक्स को डुप्लिकेट करने से आपका समय बचेगा। आप बस एक डुप्लिकेट कॉपी संपादित कर सकते हैं ताकि आपका मेलबॉक्स आपकी वर्तमान आवश्यकताओं से मेल खाए।
स्मार्ट मेलबॉक्स डुप्लिकेट करने के लिए:
- उस स्मार्ट मेलबॉक्स का चयन करें जिसे आप कॉपी करना चाहते हैं।
- स्मार्ट मेलबॉक्स पर Control-क्लिक करें, फिर स्मार्ट मेलबॉक्स डुप्लिकेट करें चुनें। आपको साइडबार पर एक और स्मार्ट मेलबॉक्स दिखाई देना चाहिए।
अव्यवस्था को छोड़ें
ईमेल अविश्वसनीय रूप से उपयोगी हैं। हालांकि, बहुत सारे विज्ञापनों, न्यूज़लेटर्स, और स्पैम के साथ, उन ईमेल को खोजने के लिए ईमेल के एक बड़े समूह को स्कैन करने में बहुत प्रयास लग सकता है जो मायने रखते हैं और तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
अपने Mac पर Mail में स्मार्ट मेलबॉक्स का उपयोग करके भटकने और अभिभूत हुए बिना अपनी प्राथमिकताओं पर ध्यान दें।
