यदि आपको SharePoint में निम्न त्रुटि प्राप्त होती है "स्थान से बाहर चल रहा है। यह साइट लगभग संग्रहण स्थान से बाहर है। स्थान खाली करने के लिए, उन फ़ाइलों को हटाएं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है और रीसायकल बिन खाली करें", मुक्त करने का तरीका जानने के लिए नीचे पढ़ना जारी रखें SharePoint में संग्रहण स्थान ऊपर करें।
जैसा कि आप जानते हैं, Microsoft 365 SharePoint में उपलब्ध संग्रहण स्थान 1TB प्लस 10GB प्रति लाइसेंस ख़रीदा गया है, और यदि आप संग्रहण स्थान बढ़ाना चाहते हैं तो आप खरीद सेवाएँ पृष्ठ में अतिरिक्त फ़ाइल संग्रहण खरीद सकते हैं ( ऐड-ऑन चुनें मजबूत> -> Office 365 अतिरिक्त फ़ाइल संग्रहण )।
आमतौर पर, SharePoint Online में 1TB संग्रहण स्थान एक छोटी कंपनी के लिए अपने कर्मचारियों के बीच दस्तावेज़ और अन्य फ़ाइलें साझा करने के लिए पर्याप्त है। लेकिन यह स्थान जल्द ही अपर्याप्त हो सकता है यदि दस्तावेजों को बार-बार संशोधित किया जाता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि SharePoint - डिफ़ॉल्ट रूप से - संशोधित किए गए प्रत्येक दस्तावेज़ का एक नया संस्करण बनाता है, और फिर सुरक्षा और बैकअप कारणों से दस्तावेज़ के पुराने संस्करण को इतिहास में रखता है। इस सुविधा को "फ़ाइल संस्करण . कहा जाता है " और SharePoint ऑनलाइन और व्यवसाय के लिए OneDrive में उपलब्ध है।
हालांकि, फ़ाइल संस्करण एक बहुत ही उपयोगी विशेषता है क्योंकि यह आपको आवश्यकता पड़ने पर किसी दस्तावेज़ के पुराने संस्करण पर वापस जाने की अनुमति देता है, (उदाहरण के बाद और गलत विलोपन या वायरस द्वारा संशोधन), या दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करने के लिए, दूसरी ओर, यह कर सकता है SharePoint में उपलब्ध स्थान को नाटकीय रूप से कम करता है क्योंकि यह प्रत्येक फ़ाइल के लिए कई भिन्न संस्करणों को संग्रहीत करता है।
इसलिए, यदि आप SharePoint ऑनलाइन में स्थान से बाहर हो जाते हैं और अतिरिक्त संग्रहण स्थान खरीदना नहीं चाहते हैं, तो SharePoint में डिस्क स्थान खाली करने के लिए, फ़ाइलों के पुराने संस्करणों को हटाकर और फ़ाइल संस्करण सेटिंग को संशोधित करके नीचे दिए गए चरणों का पालन करें। फाइलों के न्यूनतम संस्करण रखने का आदेश।
शेयरपॉइंट ऑनलाइन में स्थान खाली कैसे करें।
चरण 1. संग्रहण स्थान खाली करने के लिए SharePoint में रीसायकल बिन खाली करें।
SharePoint Online में उपलब्ध संग्रहण स्थान को बढ़ाने के लिए पहला कदम, सभी हटाए गए आइटम को रीसायकल बिन से निकालना है। ऐसा करने के लिए:
1. क्लिक करें पुनर्चक्रण लिंक बाईं ओर, और फिर रिसायकल बिन खाली करें क्लिक करें.
चरण 2. SharePoint Online में फ़ाइल संस्करणों की संख्या घटाएँ।
डिफ़ॉल्ट रूप से, SharePoint ऑनलाइन और व्यवसाय के लिए OneDrive, प्रत्येक दस्तावेज़ के 500 संस्करण तक रख सकते हैं जो - मेरी राय में - अत्यधिक है। SharePoint Online में प्रत्येक फ़ाइल के लिए सहेजे गए संस्करणों की संख्या कम करने के लिए:
1. दस्तावेज़ों . पर नेविगेट करें लाइब्रेरी और सेटिंग . से मेनू लाइब्रेरी सेटिंग पर क्लिक करें।
2. संस्करण सेटिंग क्लिक करें.
3. संस्करण सेटिंग में, प्रमुख संस्करणों की निम्न संख्या रखें को संशोधित करें 500 से 100 . का मान और ठीक क्लिक करें। यह उसके द्वारा रखे गए 100 से अधिक के सभी संस्करणों को हटा देगा। **
* अतिरिक्त सहायता: यदि आप SharePoint ऑनलाइन में फ़ाइल संस्करण को पूरी तरह से अक्षम करना चाहते हैं, तो SharePoint ऑनलाइन प्रबंधन शेल उपकरण का नवीनतम संस्करण डाउनलोड करें, अपने व्यवस्थापक क्रेडेंशियल के साथ अपने SharePoint ऑनलाइन व्यवस्थापन केंद्र से कनेक्ट करें और निम्न PowerShell आदेश दें:
- सेट-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False
चरण 3. SharePoint Online में फ़ाइलों के पिछले संस्करणों को हटाएँ।
SharePoint में संग्रहण स्थान खाली करने की तीसरी विधि, फ़ाइलों के पुराने संस्करणों को हटाना है। इस प्रक्रिया का एकमात्र नकारात्मक पहलू यह है कि आपको प्रत्येक फ़ाइल के लिए पिछले संस्करणों को अलग से हटाना होगा और कोई विकल्प नहीं है (लेख लिखे जाने तक), सभी फ़ाइलों के सभी पिछले संस्करणों को एक बार में हटाने के लिए, एक तिहाई का उपयोग किए बिना -पार्टी टूल जैसे SharePoint के लिए DMS-शटल।
किसी SharePoint दस्तावेज़ के सभी सहेजे गए संस्करणों को देखने और हटाने के लिए:
<मजबूत>1. साइट सामग्री Select चुनें बाईं ओर और क्लिक करें साइट सेटिंग ।
2. साइट सेटिंग्स पर, स्टोरेज मेट्रिक्स पर क्लिक करें साइट संग्रह व्यवस्थापन . के अंतर्गत ।
4. अंत में सभी संस्करण हटाएं click क्लिक करें हटाएं का चयन करके, पिछले सभी संस्करणों (वर्तमान को छोड़कर) को हटाने के लिए, या अपने इच्छित संस्करणों को एक-एक करके हटाएं प्रत्येक सहेजे गए संस्करण के डाउन-एरो विकल्पों में विकल्प।
इतना ही! मुझे बताएं कि क्या इस गाइड ने आपके अनुभव के बारे में अपनी टिप्पणी छोड़कर आपकी मदद की है। कृपया दूसरों की मदद करने के लिए इस गाइड को लाइक और शेयर करें।