शेयरपॉइंट स्टोरेज सीमाएं हल करें: फ्री स्पेस, रीसायकल बिन खाली करें, और क्षमता बढ़ाएं

यदि आपको शेयरपॉइंट में निम्न त्रुटि प्राप्त होती है: "स्टोरेज स्पेस खत्म हो रहा है। यह साइट लगभग स्टोरेज स्पेस से बाहर है। जगह खाली करने के लिए, अनावश्यक फ़ाइलें हटाएं और रीसायकल बिन खाली करें", तो शेयरपॉइंट में स्टोरेज स्पेस खाली करने का तरीका जानने के लिए नीचे पढ़ें।

जैसा कि आप जानते होंगे, माइक्रोसॉफ्ट 365 शेयरपॉइंट में उपलब्ध स्टोरेज स्पेस 1 टीबी + प्रति लाइसेंस 10 जीबी है, और यदि आप स्टोरेज स्पेस बढ़ाना चाहते हैं तो आप परचेज सर्विसेज पेज पर अतिरिक्त फ़ाइल स्टोरेज खरीद सकते हैं (ऐड-ऑन्स -> ऑफिस 365 एक्स्ट्रा फ़ाइल स्टोरेज चुनें)।

आमतौर पर, शेयरपॉइंट ऑनलाइन में 1 टीबी स्टोरेज स्पेस एक छोटी कंपनी के लिए अपने कर्मचारियों के बीच दस्तावेज़ और अन्य फ़ाइलें साझा करने के लिए पर्याप्त होता है। लेकिन अगर दस्तावेज़ बार-बार संशोधित होते हैं तो यह स्पेस जल्द ही अपर्याप्त हो सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि शेयरपॉइंट डिफ़ॉल्ट रूप से संशोधित प्रत्येक दस्तावेज़ का एक नया संस्करण बनाता है, और फिर सुरक्षा और बैकअप कारणों से दस्तावेज़ के पुराने संस्करण को हिस्ट्री में रखता है। इस सुविधा को "फ़ाइल वर्जनिंग" कहा जाता है और यह शेयरपॉइंट ऑनलाइन और वनड्राइव फॉर बिजनेस में उपलब्ध है।

हालांकि, फ़ाइल वर्जनिंग एक बहुत उपयोगी सुविधा है क्योंकि यह आपको आवश्यकता पड़ने पर किसी दस्तावेज़ के पुराने संस्करण पर वापस जाने की अनुमति देती है (उदाहरण के लिए, वायरस द्वारा गलत विलोपन या संशोधन के बाद), या दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करने के लिए, दूसरी ओर, यह शेयरपॉइंट में उपलब्ध स्थान को नाटकीय रूप से कम कर सकता है क्योंकि यह प्रत्येक फ़ाइल के कई अलग-अलग संस्करणों को संग्रहीत करता है।

इसलिए, यदि आप शेयरपॉइंट ऑनलाइन में स्टोरेज से बाहर हो गए हैं और अतिरिक्त स्टोरेज नहीं खरीदना चाहते हैं, तो नीचे दिए गए चरणों का पालन करके शेयरपॉइंट में डिस्क स्पेस खाली करें, फ़ाइलों के पुराने संस्करणों को हटाकर और फ़ाइल वर्जनिंग सेटिंग्स को संशोधित करके फ़ाइलों के न्यूनतम संस्करणों को रखें।

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में स्पेस कैसे खाली करें।

चरण 1. शेयरपॉइंट में रीसायकल बिन खाली करके स्टोरेज स्पेस खाली करें।

शेयरपॉइंट ऑनलाइन में उपलब्ध स्टोरेज स्पेस बढ़ाने का पहला कदम, रीसायकल बिन से सभी हटाए गए आइटम्स को हटाना है। इसके लिए:

1. बाएँ तरफ रीसायकल लिंक पर क्लिक करें, और फिर रीसायकल बिन खाली करें पर क्लिक करें।

चरण 2. शेयरपॉइंट ऑनलाइन में फ़ाइल संस्करणों की संख्या घटाएं।

डिफ़ॉल्ट रूप से, शेयरपॉइंट ऑनलाइन और वनड्राइव फॉर बिजनेस, प्रत्येक दस्तावेज़ के 500 संस्करण तक रख सकते हैं जो - मेरी राय में - अत्यधिक है। शेयरपॉइंट ऑनलाइन में प्रत्येक फ़ाइल के लिए सहेजे गए संस्करणों की संख्या कम करने के लिए:

1. डॉक्यूमेंट्स लाइब्रेरी पर जाएँ और सेटिंग्स मेनू से लाइब्रेरी सेटिंग्स पर क्लिक करें।

2. वर्जनिंग सेटिंग्स पर क्लिक करें।

3. वर्जनिंग सेटिंग्स में, निम्नलिखित संख्या में प्रमुख संस्करण रखें मान को 500 से 100 में बदलें और ओके पर क्लिक करें। यह 100 से अधिक सभी संस्करणों को हटा देगा। *

* अतिरिक्त सहायता: यदि आप शेयरपॉइंट ऑनलाइन में फ़ाइल वर्जनिंग को पूरी तरह से अक्षम करना चाहते हैं, तो शेयरपॉइंट ऑनलाइन मैनेजमेंट शेल टूल का नवीनतम संस्करण डाउनलोड करें, अपने एडमिन क्रेडेंशियल्स के साथ शेयरपॉइंट ऑनलाइन एडमिन सेंटर से कनेक्ट करें और निम्न पावरशेल कमांड दें:

• Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False

चरण 3. शेयरपॉइंट ऑनलाइन में फ़ाइलों के पिछले संस्करण हटाएं।

शेयरपॉइंट में स्टोरेज स्पेस खाली करने की तीसरी विधि, फ़ाइलों के पुराने संस्करणों को हटाना है। इस प्रक्रिया का एकमात्र नुकसान यह है कि आपको प्रत्येक फ़ाइल के लिए पिछले संस्करणों को अलग-अलग हटाना होगा और (लेख लिखे जाने तक) सभी फ़ाइलों के सभी पिछले संस्करणों को एक साथ हटाने का कोई विकल्प नहीं है, बिना DMS-Shuttle for SharePoint जैसे थर्ड-पार्टी टूल का उपयोग किए।

शेयरपॉइंट दस्तावेज़ के सभी सहेजे गए संस्करणों को देखने और हटाने के लिए:

1. बाएँ तरफ साइट कंटेंट्स चुनें और साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें।

2. साइट सेटिंग्स पर, साइट कलेक्शन एडमिनिस्ट्रेशन के तहत स्टोरेज मेट्रिक्स पर क्लिक करें।

3. अब किसी भी फ़ाइल के बगल में वर्जन हिस्ट्री विकल्प पर क्लिक करें, उसके सभी सहेजे गए संस्करण देखने के लिए।

4. अंत में सभी संस्करण हटाएं पर क्लिक करके सभी पिछले संस्करणों को हटाएं (वर्तमान को छोड़कर), या प्रत्येक सहेजे गए संस्करण के डाउन-एरो विकल्पों में हटाएं विकल्प चुनकर एक-एक करके वे संस्करण हटाएं जिन्हें आप हटाना चाहते हैं।

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