2018 में GDPR की शुरूआत ने संगठनों को अपनी इरेजर नीतियों पर गंभीरता से विचार करने के लिए मजबूर किया। GDPR केवल 'भूल जाने का अधिकार' से अधिक है; यह उन सभी उद्यमों पर भी लागू होता है जो या तो यूरोपीय संघ के भीतर व्यवसाय करते हैं या बाहर से किसी EU कंपनी के साथ। हालांकि, सही डेटा इरेजर प्रोटोकॉल के संबंध में अभी भी बहुत भ्रम प्रतीत होता है, जो संगठनों को डेटा उल्लंघनों के प्रति संवेदनशील छोड़ रहा है। इस ब्लॉग में, हम पता लगाते हैं कि आप कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि सक्रिय वातावरण से डेटा मिटाते समय आपका व्यवसाय अनुपालनशील रहे।
अनुच्छेद 32
GDPR के अनुच्छेद 32 में, यह कहा गया है कि कंपनियों के पास "कंपनी के भीतर व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए तकनीकी और संगठनात्मक उपायों की प्रभावशीलता की नियमित समीक्षा और मूल्यांकन की प्रक्रिया शुरू की जानी चाहिए।" यह सुनिश्चित करना कि आपने एक उचित प्रक्रिया लागू की है, न केवल डेटा प्रसंस्करण के लिए बल्कि उपयोग में IT समाधान (सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर दोनों) के चयन और खरीद प्रक्रिया के लिए भी मान्य है।
GDPR: क्या किया जाना चाहिए था?
प्रत्येक कंपनी IT प्रतिनिधि को यह सुनिश्चित करने के लिए सभी आवश्यक उपाय करने चाहिए थे कि कोई व्यक्तिगत डेटा कंपनी के बाहर लीक न हो। GDPR के अनुसार कुछ कदम जो उठाए जाने चाहिए थे वे हैं:
- व्यक्तिगत डेटा का छद्म नामकरण और एन्क्रिप्शन,
- प्रसंस्करण से संबंधित सिस्टम और सेवाओं की गोपनीयता, अखंडता, उपलब्धता और लचीलापन स्थायी रूप से सुनिश्चित करने की क्षमता;
- भौतिक या तकनीकी घटना की स्थिति में व्यक्तिगत डेटा की उपलब्धता और पहुंच को तेजी से बहाल करने की क्षमता;
- तकनीकी और संगठनात्मक उपायों की प्रभावशीलता की आवधिक समीक्षा और मूल्यांकन की प्रक्रिया ताकि प्रसंस्करण की सुरक्षा सुनिश्चित हो सके।
अनुच्छेद 32 का एक और महत्वपूर्ण बिंदु है:
"विशेष रूप से, प्रसंस्करण से जुड़े जोखिम - विशेष रूप से विनाश, हानि या परिवर्तन, चाहे अनजाने में या गैरकानूनी या अनधिकृत प्रकटीकरण या व्यक्तिगत डेटा तक अनधिकृत पहुंच जो प्रसारित, संग्रहीत या अन्यथा संसाधित होता है - को सुरक्षा के उपयुक्त स्तर का आकलन करते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए।"
संक्षेप में, अनुच्छेद 32 मांग करता है कि संगठन व्यक्तिगत डेटा रखने वाली किसी भी तकनीक का उपयोग करते समय सभी जोखिमों को ध्यान में रखें। किसी भी संगठन द्वारा संवेदनशील डेटा रखने के लिए मीडिया का उपयोग करने से पहले, एक जिम्मेदार कर्मचारी को व्यक्तियों के (डेटा) अधिकारों के लिए किसी भी जोखिम का पता लगाने के लिए डेटा सुरक्षा प्रभाव मूल्यांकन पूरा करना होगा।
किसी कंपनी में होने वाले किसी भी डेटा लीक की सूचना लीक होने के 72 घंटे के भीतर दी जानी चाहिए। यदि नहीं, तो जुर्माना गंभीर है और व्यक्तिगत डेटा के अनधिकृत उपयोग के समान ही है: या तो €20 मिलियन तक का जुर्माना या वैश्विक वार्षिक कारोबार का 4% (जो भी अधिक हो)।
सुरक्षित इरेजर अभी भी एक मुद्दा है
इसके कार्यान्वयन के दो साल बाद, कुछ व्यवसाय डेस्कटॉप कंप्यूटर, लैपटॉप, बाहरी ड्राइव और सेवाओं से मौजूदा फाइलों को मिटाने की अनदेखी या भूल करना जारी रखते हैं। यह अक्सर सही डेटा इरेजर विधियों की गलतफहमी के कारण होता है, और सक्रिय IT वातावरण में डेटा मिटाने की अनुमति देने वाले प्रभावी टूल तक पहुंच की कमी के कारण होता है। इसलिए कई संगठनों का संवेदनशील डेटा एक समझौता करने वाली स्थिति में छोड़ दिया जाता है और उल्लंघन की चपेट में आ जाता है।
कई संगठनों के लिए, डेटा इरेजर अभी भी उनके IT विभागों की सुरक्षा प्राथमिकताओं में शीर्ष पर नहीं है; यह आश्चर्यजनक नहीं है जब साइबर हमले आज की डिजिटल रूप से जुड़ी दुनिया में एक दुर्भाग्यपूर्ण वास्तविकता बन गए हैं। हालांकि, जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है, GDPR संगठनों के लिए यह कानूनी आवश्यकता बनाता है कि वे यह सुनिश्चित करें कि उनके पास सही और सुरक्षित डेटा विनाश प्रथाएं हैं।
फिर भी, कई IT विभाग 'हटाने' और 'इरेजर' के बीच के अंतर के बारे में ज्ञान और शिक्षा की कमी से जूझ रहे हैं। Blancco द्वारा किए गए एक अध्ययन में - 'डिलीट बनाम इरेज': सक्रिय वातावरण में फाइलों को कैसे मिटाएं - यह पाया गया कि इसके 400 उत्तरदाताओं में से आधे से अधिक (51%) ने सोचा कि उनके रीसायकल बिन को खाली करना उनके डेस्कटॉप कंप्यूटर/लैपटॉप से उनके डेटा को स्थायी रूप से मिटाने के लिए पर्याप्त था। समान रूप से चिंताजनक रूप से, एक और 51% ने अपने कंप्यूटर की पूरी ड्राइव के त्वरित फॉर्मेट या पूर्ण रीफॉर्मेट को अपने डेटा को अच्छे के लिए नष्ट करने के लिए पर्याप्त माना।
डेटा इरेजर के बारे में उचित विशेषज्ञता और ज्ञान के बिना, संगठन अपने संवेदनशील डेटा को संभावित डेटा उल्लंघनों के जोखिम में डाल रहे हैं।
आपके संगठन की डेटा स्वच्छता को मजबूत करने और इसके समग्र डेटा प्रबंधन और डेटा इरेजर प्रथाओं में सुधार करने में मदद करने के लिए, हमने सक्रिय वातावरण से डेटा को सैनिटाइज करते समय आपकी सहायता के लिए नीचे दिए गए सुझावों को एक साथ रखा है।
1. सक्रिय सुरक्षित इरेजर को स्वचालित करें
प्रत्येक उपयोगकर्ता को सिस्टम से लॉग ऑफ करने पर अपने रीसायकल बिन पर यह प्रदर्शन करना चाहिए। इस प्रक्रिया को स्वचालित करके, आपका संगठन डेटा और फाइलों के स्थायी और सुरक्षित इरेजर की पुष्टि करने के लिए आवश्यक उचित परिश्रम कदम उठा रहा है। ऐसा करने से उपयोगकर्ताओं के लैपटॉप या डेस्कटॉप से डेटा को सुरक्षित रूप से मिटाने के संबंध में किसी भी अनिश्चितता या जोखिम को कम किया जा सकेगा।
2. "श्रेड फ्री डिस्क स्पेस" ऑपरेशन शेड्यूल करें
आपके संगठन के स्वामित्व वाले और उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक लैपटॉप और डेस्कटॉप कंप्यूटर में यह चरण शामिल होना चाहिए जब सर्विस विंडो या पैच निर्धारित हों। इसे निष्पादित करके, आप लगातार एप्लिकेशन डेटा (साथ ही अन्य डेटा) को लक्षित करेंगे जिसे सिस्टम के उपयोगकर्ता द्वारा अनुचित या अपूर्ण रूप से हटा दिया गया है।
3. अस्थायी फाइलों को स्वचालित रूप से मिटाएं
इरेजर प्रक्रिया को स्वचालित करने से यह सुनिश्चित होगा कि यह नियमित रूप से प्रदर्शन कर रहा है, जिससे इष्टतम सुरक्षा की गारंटी मिलती है। इस तरह, आप उपयोगकर्ता डेटा को लक्षित कर सकते हैं जो सिस्टम में बना और रह सकता है, जैसे ब्राउज़र कैश, जहां संवेदनशील जानकारी संग्रहीत हो सकती है।
4. स्थानीय रूप से बनाई गई और सहेजी गई उपयोगकर्ता फाइलों को हटाएं
लगातार स्थानीय रूप से उत्पादित उपयोगकर्ता फाइलों को हटाना और अपने कर्मचारियों को अपने डेटा को एक केंद्रीय भंडार में संग्रहीत करने के लिए प्रोत्साहित करना संभावित डेटा उल्लंघन को रोक सकता है। यह एक सतत डेटा प्रबंधन संघर्ष है जिसने कई संगठनों के भीतर IT टीमों को लंबे समय से परेशान किया है।
5. "पावर यूजर्स" को सक्रिय इरेजर करने के लिए अधिकृत करें
आपकी IT नीतियों के लिए एक अक्सर अनदेखी संपत्ति संगठन के भीतर "पावर यूजर्स" के एक समूह का चयन और असाइनमेंट है जो सिस्टम से फाइलों के सक्रिय विलोपन को करने के लिए अधिकृत हैं। वे आपकी कंपनी की सुरक्षा में सहायक हो सकते हैं, खासकर यदि व्यक्ति संवेदनशील डेटा को गलत स्थान पर संग्रहीत कर रहे हैं। "पावर यूजर्स" को गलत तरीके से संग्रहीत डेटा को लक्षित करना चाहिए और इसे तुरंत स्थायी रूप से हटा देना चाहिए।
6. नियामक अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए फाइल इरेजर को सत्यापित करने वाला प्रमाणपत्र प्राप्त करें
यह सुनिश्चित करना कि आपके पास एक प्रमाणपत्र और ऑडिट ट्रेल है जो डेटा के सुरक्षित और स्थायी इरेजर को साबित करता है, इसका मतलब होगा कि आपका संगठन दिखा सकता है कि वह डेटा प्रतिधारण नीतियों और नियामक आवश्यकताओं का पालन कर रहा है। इरेजर सत्यापन सेवाएं आपके संगठन को इसकी डेटा इरेजर रणनीति को सत्यापित करने में मदद कर सकती हैं।
अपने कंपनी वातावरण से सुरक्षित रूप से डेटा मिटाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, हमारे डेटा विनाश विशेषज्ञों में से एक से संपर्क करें।
