Microsoft Excel और Word से लिफाफे प्रिंट करें: चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

Microsoft Office आपको लिफाफे को व्यक्तिगत रूप से या मास मेल मर्ज के रूप में प्रिंट करने देता है। यह उन व्यवसायों के लिए अविश्वसनीय रूप से मूल्यवान है जिन्हें व्यापक मेलिंग सूची में ब्रांडिंग और अन्य कस्टम तत्व जोड़ने की आवश्यकता होती है।

यहां बताया गया है कि आप Microsoft Excel में लिफाफे पर कैसे प्रिंट कर सकते हैं। याद रखें कि इसे काम करने के लिए आपको Microsoft Word और Excel दोनों की आवश्यकता है। यह विधि इस बात की परवाह किए बिना काम करनी चाहिए कि आप Windows PC या Mac पर Microsoft सुइट का उपयोग कर रहे हैं।

चरण 1: अपनी मेलिंग सूची बनाएं

पहला कदम प्राप्तकर्ताओं की सूची बनाना है जिन्हें आप मेल भेजेंगे। यदि आपको केवल एक या दो लिफाफे प्रिंट करने की आवश्यकता है तो आप इस चरण को छोड़ सकते हैं। हालांकि, बड़े मेलिंग सूचियों के साथ काम करने वालों के लिए यह चरण आवश्यक है।

अपनी मेलिंग सूची बनाने के लिए:

1. Microsoft Excel खोलें।
2. निम्नलिखित कॉलम के साथ एक नई स्प्रेडशीट बनाएं: First Name, Surname, Address, State, Country, Postal Code। अपने संपर्कों को स्प्रेडशीट में आयात करें, संबंधित कॉलम में यह जानकारी जोड़ें। यह दस्तावेज़ आपकी मास्टर मेलिंग सूची बन जाएगा।

3. इस चरण में अपने पतों को सत्यापित करना पुराने या गलत डेटा को प्रिंट करके समय और पैसा बर्बाद करने से बचने के लिए महत्वपूर्ण है।

चरण 2: अपना लिफाफा डिज़ाइन करें

इसके बाद, आपको Microsoft Word में अपना लिफाफा टेम्पलेट तैयार करना होगा। यह वह दस्तावेज़ है जिसे आप प्रिंटिंग के समय अपने प्राप्तकर्ता के पतों से स्वचालित रूप से भरने के लिए सेट अप करेंगे।

ऐसा करने के लिए:

1. Microsoft Word में एक खाली दस्तावेज़ खोलें।
2. Mailings टैब चुनें।

3. Envelopes पर क्लिक करें।

4. अब निर्दिष्ट करें कि आपके लिफाफे किस पेपर साइज के होने चाहिए। ऐसा करने के लिए, Preview आइकन चुनें।

5. Envelope Options टैब में, Envelope size के तहत ड्रॉप-डाउन मेनू चुनें।

6. वह आकार चुनें जो आपके लिफाफे का होना चाहिए। Word में सबसे आम लिफाफा आकार होते हैं, लेकिन आप Custom Size पर क्लिक करके अपना खुद का निर्दिष्ट कर सकते हैं।

7. इसके बाद, Delivery address बॉक्स या Return address के आगे Font... चुनकर दोनों विकल्पों के लिए 원하는 फ़ॉन्ट सेट करें।

8. OK चुनें।

9. अंतिम चरण यह है कि यदि आप चाहें तो ब्रांडिंग और कस्टम तत्व जोड़ें। ऐसा करने के लिए, Add to document पर क्लिक करें। यह लिफाफे को एक नियमित Word दस्तावेज़ के रूप में खोलेगा, इसलिए इसे सामान्य रूप से संपादित करें।

नोट: आप डिलीवरी एड्रेस टेक्स्ट बॉक्स में एक नमूना पता उपयोग कर सकते हैं यह देखने के लिए कि प्रिंट होने पर आपका लिफाफा कैसा दिखेगा। अपने लिफाफे का पूर्वावलोकन करने के लिए, रिबन में Preview Results पर क्लिक करें।

चरण 3: प्रिंटर फीड सेट करें

अगला कदम Microsoft Word को बताना है कि आपका प्रिंटर फीड कैसे काम करता है। यह सुनिश्चित करता है कि आपके लिफाफे सही ढंग से प्रिंट होंगे, सभी तत्व उचित संगठन में।

प्रिंटर फीड सेट करने के लिए:

1. Mailings > Envelopes पर क्लिक करें।

2. Options चुनें।

3. Printing Options टैब पर क्लिक करें।

4. Feed method विंडो में, उस ओरिएंटेशन का चयन करें कि आपका लिफाफा प्रिंटर में कैसे फीड होगा। हम एक ऐसी विधि चुनने की सलाह देते हैं जहां लिफाफा फीड ट्रे के किनारे से सटा हो, क्योंकि इससे आपके प्रिंटर में लिफाफा रखना आसान हो जाएगा। ध्यान दें कि यदि आपका लिफाफा सही ढंग से स्थित नहीं है तो डिलीवरी और रिटर्न एड्रेस गलत तरीके से संरेखित होंगे।

5. Face up या Face down चुनें ताकि यह परिभाषित किया जा सके कि आप लिफाफे को किस तरह ऊपर रखेंगे।

6. Clockwise rotation पर क्लिक करके लिफाफा डिज़ाइन को अपनी प्राथमिकता के अनुसार घुमाएं।

7. यदि आपके प्रिंटर में एक से अधिक फीड ट्रे हैं, तो Feed from के तहत ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करके सही ट्रे चुनें।

चरण 4: मेल मर्ज शुरू करें और अपनी मेलिंग सूची लिंक करें

मेल मर्ज शुरू करने का समय आ गया है। यह Microsoft Word को आपके एड्रेस सूची डेटा स्रोत से नाम और पते स्वचालित रूप से जोड़ने की अनुमति देगा।

ऐसा करने के लिए:

1. Word में, Mailings > Start Mail Merge > Envelopes पर क्लिक करें।

2. Envelope Options टैब पर क्लिक करें। Envelope Options डायलॉग बॉक्स में अपनी सेटिंग्स की दोबारा जांच करें और अपना Return address जोड़ें। जब आप सेट हों, तो OK पर क्लिक करें।
3. File > Save पर क्लिक करके अपने लिफाफा टेम्पलेट को सेव करें।

4. Mailings > Select Recipients > Use an Existing List पर क्लिक करें। यदि आप केवल एक लिफाफे पर प्रिंट कर रहे हैं, तो Type a New List चुनें। इसी तरह, यदि आपके संपर्क पहले से ही Microsoft Outlook में वितरण सूची के रूप में सहेजे गए हैं, तो आप Choose from Outlook Contacts चुन सकते हैं।

5. अपनी Microsoft Excel स्प्रेडशीट चुनें और विकल्प की पुष्टि करें।

6. यदि किसी पते को संपादित करने की आवश्यकता है, तो आप उन्हें बदलने के लिए Edit Recipient List चुन सकते हैं।

7. रिबन में Address Block पर क्लिक करें। यह विंडो आपको दिखाएगी कि आपका डेटा डालने के बाद आपका एड्रेस ब्लॉक कैसा दिखेगा। बाएं हाथ की ओर इस बात के विकल्पों की सूची है कि नाम और पता कैसे प्रिंट किया जाएगा।

8. एक विकल्प चुनें, फिर OK चुनें।

चरण 5: लिफाफे प्रिंट करें

यदि सब कुछ सही दिखता है, तो मेल मर्ज पूरा करने और अपने लिफाफे पर पते प्रिंट करने का समय आ गया है। ऐसा करने के लिए:

1. Finish & Merge चुनें, फिर Print Documents…

2. अंत में, सुनिश्चित करें कि "All" चेक किया गया है और OK चुनें।

3. सुनिश्चित करें कि प्रिंटर सेटिंग्स सही हैं, और आपके लिफाफे सही ढंग से संरेखित हैं फिर OK फिर से चुनें। आपका प्रिंटर अब आपके लिफाफे प्रिंट करना शुरू कर देगा।

नोट: Word आपको लेबल बनाने और प्रिंट करने की भी अनुमति देता है यदि आप लिफाफे पर सीधे प्रिंट करने के बजाय मेलिंग लेबल का उपयोग करना पसंद करते हैं। आप Mailing > Labels पर क्लिक करके एड्रेस लेबल डायलॉग बॉक्स में विवरण जोड़ सकते हैं। आप कई लेबल बनाने के लिए मेल मर्ज का भी उपयोग कर सकते हैं।

स्टैम्प मत भूलना

दुर्भाग्य से, आप Excel का उपयोग अकेले लिफाफे प्रिंट करने के लिए नहीं कर सकते। हालांकि, MS Word और Excel के संयोजन से, लिफाफा प्रिंटिंग प्रक्रिया अविश्वसनीय रूप से आसान है। इस ट्यूटोरियल के साथ, आपके पास कुछ ही समय में मेल का अगला बैच तैयार हो जाना चाहिए। पोस्टेज के लिए भुगतान करना न भूलें!