चरण 1:अपनी मेलिंग सूची बनाएं
<पी> पहला कदम उन प्राप्तकर्ताओं की सूची बनाना है जिन्हें आप मेल भेजेंगे। यदि आपको केवल एक या दो लिफाफे प्रिंट करने की आवश्यकता है तो आप इस चरण को छोड़ सकते हैं। हालाँकि, यह कदम बड़ी मेलिंग सूचियों के साथ काम करने वालों के लिए आवश्यक है। <पी> अपनी मेलिंग सूची बनाने के लिए:- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल खोलें।
- निम्नलिखित कॉलमों के साथ एक नई स्प्रेडशीट बनाएं:पहला नाम, उपनाम, पता, राज्य, देश, पोस्टल कोड। इस जानकारी को संबंधित कॉलम में जोड़कर, अपने संपर्कों को स्प्रेडशीट में आयात करें। यह दस्तावेज़ आपकी मास्टर मेलिंग सूची बन जाएगा।
- पुराने या गलत डेटा को प्रिंट करने में समय और धन की बर्बादी से बचने के लिए इस चरण पर अपने पते को सत्यापित करना महत्वपूर्ण है।
चरण 2:अपना लिफ़ाफ़ा डिज़ाइन करें
<पी> इसके बाद, आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में अपना लिफाफा टेम्पलेट तैयार करना होगा। यह वह दस्तावेज़ है जिसे आप स्वचालित रूप से प्रिंट करते समय अपने प्राप्तकर्ता के पते के साथ भरने के लिए सेट करेंगे। <पी> ऐसा करने के लिए:- Microsoft Word में एक रिक्त दस्तावेज़ खोलें।
- मेलिंग टैब चुनें.
- लिफाफे पर क्लिक करें।
- अब निर्दिष्ट करें कि आपके लिफाफे किस कागज़ के आकार के होने चाहिए। ऐसा करने के लिए, पूर्वावलोकन आइकन का चयन करें.
- लिफाफा विकल्प टैब में, लिफाफा आकार के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन मेनू का चयन करें।
- वह आकार चुनें जो आपके लिफाफे का होना चाहिए। वर्ड में सबसे आम लिफाफा आकार शामिल हैं, लेकिन आप कस्टम आकार पर क्लिक करके अपना खुद का आकार निर्दिष्ट कर सकते हैं।
- इसके बाद, दोनों विकल्पों के लिए इच्छित फ़ॉन्ट सेट करने के लिए डिलीवरी एड्रेस बॉक्स या रिटर्न एड्रेस के बगल में फ़ॉन्ट… चुनें।
- ठीक चुनें.
- यदि आप चाहें तो अंतिम चरण ब्रांडिंग और कस्टम तत्व जोड़ना है। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ में जोड़ें पर क्लिक करें। इससे लिफाफा एक नियमित वर्ड दस्तावेज़ के रूप में खुलेगा, इसलिए इसे वैसे ही संपादित करें जैसे आप सामान्य रूप से करते हैं।
<पी> नोट:आप यह देखने के लिए डिलीवरी एड्रेस टेक्स्ट बॉक्स में एक नमूना पते का उपयोग कर सकते हैं कि मुद्रित होने पर आपका लिफाफा कैसा दिखेगा। अपने लिफाफे का पूर्वावलोकन करने के लिए, रिबन में पूर्वावलोकन परिणाम पर क्लिक करें। चरण 3:प्रिंटर फ़ीड सेट करें
<पी> अगला कदम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को यह बताना है कि आपका प्रिंटर फ़ीड कैसे काम करता है। यह सुनिश्चित करता है कि आपके लिफाफे उचित व्यवस्था में सभी तत्वों के साथ सही ढंग से मुद्रित किए जाएंगे। <पी> प्रिंटर फ़ीड सेट करने के लिए:- मेलिंग> लिफाफे पर क्लिक करें।
- विकल्प चुनें।
- प्रिंटिंग विकल्प टैब पर क्लिक करें।
- फ़ीड विधि विंडो में, आपका लिफ़ाफ़ा प्रिंटर में कैसे फ़ीड होगा इसके लिए ओरिएंटेशन का चयन करें। हम ऐसी विधि चुनने की अनुशंसा करते हैं जहां लिफाफा फ़ीड ट्रे के किनारे से घिरा हो, क्योंकि इससे लिफाफे को आपके प्रिंटर में रखना आसान हो जाएगा। ध्यान दें कि यदि आपका लिफाफा सही ढंग से नहीं रखा गया है तो डिलीवरी और रिटर्न पते गलत तरीके से रखे जाएंगे।
- यह निर्धारित करने के लिए कि आप लिफाफा किस दिशा में लोड करेंगे, फेस अप या फेस डाउन का चयन करें।
- लिफाफे के डिज़ाइन को अपनी पसंद के अनुसार घुमाने के लिए दक्षिणावर्त घुमाव पर क्लिक करें।
- यदि आपके प्रिंटर में एक से अधिक फ़ीड ट्रे हैं, तो सही ट्रे चुनने के लिए फ़ीड के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें।
चरण 4:मेल मर्ज प्रारंभ करें और अपनी मेलिंग सूची लिंक करें
<पी> मेल मर्ज शुरू करने का समय आ गया है। यह Microsoft Word को आपके पता सूची डेटा स्रोत से नाम और पते स्वचालित रूप से जोड़ने की अनुमति देगा। <पी> ऐसा करने के लिए:- वर्ड में, मेलिंग> मेल मर्ज प्रारंभ करें> लिफाफे पर क्लिक करें।
- लिफाफा विकल्प टैब पर क्लिक करें। लिफ़ाफ़ा विकल्प संवाद बॉक्स में अपनी सेटिंग्स को दोबारा जांचें और अपना रिटर्न पता जोड़ें। जब आप सेट हो जाएं, तो ठीक पर क्लिक करें।
- अपना लिफ़ाफ़ा टेम्पलेट सहेजने के लिए फ़ाइल> सहेजें पर क्लिक करें।
- मेलिंग पर क्लिक करें> प्राप्तकर्ताओं का चयन करें> मौजूदा सूची का उपयोग करें। यदि आप केवल एक ही लिफ़ाफ़े पर प्रिंट कर रहे हैं, तो नई सूची टाइप करें चुनें। इसी तरह, यदि आपके संपर्क वितरण सूची के रूप में Microsoft Outlook में पहले से ही सहेजे गए हैं, तो आप Outlook संपर्कों में से चुनें का चयन कर सकते हैं।
- अपनी Microsoft Excel स्प्रेडशीट चुनें और विकल्प की पुष्टि करें।
- यदि किसी पते को संपादित करने की आवश्यकता है, तो आप उन्हें बदलने के लिए प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें का चयन कर सकते हैं।
- रिबन में एड्रेस ब्लॉक पर क्लिक करें। यह विंडो आपको दिखाएगी कि आपके डेटा डालने पर आपका एड्रेस ब्लॉक कैसा दिखेगा। बाईं ओर नाम और पता कैसे मुद्रित किया जाएगा, इसके लिए विकल्पों की एक सूची है।
- एक विकल्प चुनें, फिर ठीक चुनें।
चरण 5:लिफाफे प्रिंट करें
<पी> यदि सब कुछ सही लगता है, तो मेल मर्ज को पूरा करने और अपने लिफाफे पर पते प्रिंट करने का समय आ गया है। ऐसा करने के लिए:- समाप्त करें और मर्ज चुनें, फिर दस्तावेज़ प्रिंट करें... चुनें
- अंत में, सुनिश्चित करें कि "सभी" चेक किया गया है और ठीक चुनें।
- सुनिश्चित करें कि प्रिंटर सेटिंग्स सही हैं, और आपके लिफाफे सही ढंग से संरेखित हैं, फिर से ठीक चुनें। आपका प्रिंटर अब आपके लिफाफे प्रिंट करना शुरू कर देगा।
<पी> ध्यान दें:यदि आप सीधे लिफाफों पर प्रिंट करने के बजाय मेलिंग लेबल का उपयोग करना चाहते हैं तो वर्ड आपको लेबल बनाने और प्रिंट करने की भी अनुमति देता है। आप मेलिंग> लेबल पर क्लिक करके पता लेबल संवाद बॉक्स में विवरण जोड़ सकते हैं। आप कई लेबल बनाने के लिए मेल मर्ज का भी उपयोग कर सकते हैं। 
