Outlook Outbox को समझना: उद्देश्य, अंतर और समस्या निवारण

ईमेल आधुनिक दुनिया में सर्वव्यापी हो गया है, लोग इसका उपयोग व्यवसाय के लिए, संपर्क में रहने के लिए, और महत्वपूर्ण समाचार प्राप्त करने के लिए करते हैं। हालांकि, कई लोग अभी भी "Outbox" फ़ोल्डर के बारे में भ्रमित हैं और यह "Sent" फ़ोल्डर से कैसे अलग है।

इस लेख में, हम बताएंगे कि Microsoft Outlook में "Outbox" का क्या अर्थ है, यह Sent और Inbox फ़ोल्डर से कैसे भिन्न है, और आप सामान्य त्रुटियों को कैसे ठीक कर सकते हैं जैसे जब आपका ईमेल Outbox में अटक जाता है।

संक्षेप में, Outbox फ़ोल्डर एक अस्थायी भंडारण स्थान है जहां ईमेल तब तक रखे जाते हैं जब तक कि ईमेल सफलतापूर्वक भेज नहीं दिया जाता।

Outlook और Gmail जैसे ईमेल प्रोग्राम अपने मेलबॉक्स को Inbox, Outbox, Sent, Spam, आदि जैसे फ़ोल्डर्स का उपयोग करके व्यवस्थित करते हैं। यह मेलबॉक्स को अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल बनाता है और आपको अपने ईमेल को आसानी से नेविगेट करने देता है।

यह आपको यह देखने की सुविधा भी देता है कि कोई ईमेल सफलतापूर्वक भेजा गया है या कोई त्रुटि हुई है।

जब आप एक ईमेल भेजते हैं, तो यहां अधिक विस्तार से होता है:

1. आप अपने ईमेल प्रोग्राम (जैसे Microsoft Outlook) का उपयोग करके ईमेल लिखते हैं, फिर Send चुनते हैं।
2. ईमेल क्लाइंट आपके ईमेल को Outbox फ़ोल्डर में संग्रहीत करता है जबकि यह आउटगोइंग मेल सर्वर के साथ एक कनेक्शन स्थापित करता है। इसे सिंपल मेल ट्रांसफर प्रोटोकॉल (SMTP) के रूप में जाना जाता है और इसमें आउटगोइंग मेल भेजने के लिए आवश्यक सभी जानकारी होती है।
3. आउटगोइंग ईमेल सर्वर प्राप्तकर्ता के मेल सर्वर से जुड़ता है और ईमेल उनके इनबॉक्स में पहुंचता है।
4. एक बार ईमेल संदेश सफलतापूर्वक भेज दिए जाने के बाद, यह आपके Sent फ़ोल्डर में भी दिखाई देगा। यह दर्शाता है कि ईमेल अब लंबित नहीं है और सफलतापूर्वक स्थानांतरित कर दिया गया है।

यदि किसी कारण से संदेश नहीं भेजा जा सका - मान लें कि ईमेल क्लाइंट एक्सचेंज सर्वर के साथ कनेक्शन स्थापित नहीं कर सका - तो ईमेल Outbox फ़ोल्डर में रहेगा, और Outlook ईमेल क्लाइंट बाद में इसे फिर से भेजने का प्रयास करेगा।

आमतौर, यह ग्लिच केवल Microsoft Outlook 365 संस्करण का उपयोग करने वाले लोगों को प्रभावित करेगा, न कि वेब ऐप को।

Outlook के "ईमेल Outbox में अटका" त्रुटि को कैसे ठीक करें

यदि आपका ईमेल Outbox फ़ोल्डर में अटका हुआ है, तो इसका मतलब है कि MS Outlook इसे भेजने में सक्षम नहीं है। एक अटका हुआ ईमेल कई कारणों से हो सकता है, जिसमें गलत खाता सेटिंग्स, बड़े अटैचमेंट, और इंटरनेट कनेक्टिविटी समस्याएं शामिल हैं।

यहां इस त्रुटि को ठीक करने का तरीका बताया गया है:

1. Outlook को पुनरारंभ करें

कुछ Outlook त्रुटियों को केवल ऐप को पुनरारंभ करके ठीक किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको संदेश "An unknown error has occurred. 0x80040119 or 080040600" प्राप्त होता है, तो आपके पास एक भ्रष्ट .ost या .pst फ़ाइल हो सकती है (ये वे फ़ाइलें हैं जिनका Outlook उपयोग करता है)। Outlook को पुनरारंभ करने से ये ग्लिच साफ़ हो सकते हैं।

1. Outlook बंद करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई Outlook प्रक्रिया शेष नहीं है, Task Manager खोलने के लिए Ctrl + Shift + Esc दबाएं, outlook.exe (या Microsoft Outlook) पर राइट-क्लिक करें और End Process चुनें।

1. Outlook शुरू करें और जांचें कि ईमेल भेजा गया है या नहीं।

2. बड़े अटैचमेंट हटाएं

Microsoft Outlook ऐप खोलें और यदि आपने पहले से नहीं किया है तो अपने Outlook खाते में साइन इन करें। फिर:

1. Send/Receive > Work Offline चुनें। यह Outlook को ऑफलाइन मोड में डाल देगा ताकि ईमेल प्रदाता आपके Outbox से ईमेल को स्वचालित रूप से भेजने का प्रयास न करे।

1. Navigation Pane में Outbox चुनें और संदेश को अपने Drafts फ़ोल्डर में खींचें।

1. संदेश खोलने के लिए डबल-क्लिक करें, फिर अटैचमेंट हटाएं। आपको एक त्रुटि मिल सकती है जिसमें कहा गया है कि Outlook संदेश को प्रसारित करने का प्रयास कर रहा है। यदि ऐसा है, तो Outlook को बंद करें और पुनरारंभ करें।
2. चरण 1-3 दोहराएं।
3. एक बार जब आप अटैचमेंट हटा देते हैं, तो इसे निष्क्रिय करने के लिए Send/Receive > Work Offline फिर से चुनें।
4. Send All चुनें।

3. अपने खाता सेटिंग्स की जांच करें

ईमेल के Outbox फ़ोल्डर में शेष रहने का एक और सामान्य कारण यह है कि "Send immediately when connected" सेटिंग बंद है। इसकी जांच करने के लिए:

1. Microsoft Outlook खोलें।
2. File टैब में, Options चुनें।

1. Outlook Options के तहत, Advanced चुनें। फिर, Send and Receive सेक्शन में, Send immediately when connected के बगल में चेकबॉक्स पर टिक करें।

1. OK चुनें।

यदि आप Outlook के पुराने संस्करण जैसे Outlook 2007 या 2003 का उपयोग कर रहे हैं, तो Tools मेनू चुनें, फिर Mail Setup चुनें। Send immediately when connected के बगल में चेकबॉक्स पर टिक करें, फिर OK दबाएं।

4. अपने इंटरनेट कनेक्शन और एक्सचेंज मोड की जांच करें

एक और कारण कि आपका ईमेल Outbox में अटक सकता है वह यह है कि आपका डिवाइस इंटरनेट से जुड़ा नहीं है, या कुछ Microsoft Outlook को मेल सर्वर से कनेक्ट करने से रोक रहा है। आप इसे Outlook ऐप के नीचे-दाएं कोने में Status Bar को देखकर जांच सकते हैं।

यदि यह "Working Offline" कहता है, तो Send/Receive टैब पर जाएं और Work Offline बटन को चालू और बंद करके Outlook के इंटरनेट से कनेक्शन को पुनरारंभ करें।

इसे ठीक करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपका इंटरनेट सही ढंग से काम कर रहा है। यदि यह है, तो कनेक्टिविटी समस्या आपकी Microsoft Exchange सेटिंग्स के कारण हो सकती है। यदि आपका Microsoft Exchange ईमेल खाता Cached Exchange Mode पर सेट है, तो इसे Online Mode प्रोफाइल में बदलें और देखें कि आपका मेल भेजा जाता है या नहीं।

ऐसा करने के लिए:

1. Outlook खोलें, फिर File > Account Settings > Account Settings दबाएं।

1. एक विंडो दिखाई देगी। Email टैब में, Change... चुनें।

1. More Settings चुनें।

1. Advanced टैब चुनें और Use Cached Exchange Mode को अनचेक करें।

5. अनावश्यक Add-ins अक्षम करें

यदि आप अपने Outbox में एक ईमेल खोलते हैं, तो Outlook इसे "Read" के रूप में चिह्नित करेगा। कुछ Add-ins, जैसे Business Contact Manager (BCM), Social Connector, और Xobni, ऐसे ईमेल को Outbox से भेजे जाने से रोकने के लिए जाने जाते हैं, हालांकि इसका कारण अज्ञात है।

यदि ऐसा होता है, तो आप Add-ins को अक्षम कर सकते हैं और देख सकते हैं कि ईमेल अब भेजा जाता है या नहीं। अन्यथा, आप बस ईमेल को Outbox से अपने Drafts फ़ोल्डर में खींचकर छोड़ सकते हैं, फिर एक बार फिर Send दबाएं।

6. मेल सर्वर प्रमाणीकरण कॉन्फ़िगर करें

यदि मेल सर्वर के साथ प्रमाणीकरण काम नहीं करता है या गलत तरीके से कॉन्फ़िगर किया गया है, तो यह ईमेल भेजते समय समस्याएं पैदा कर सकता है। इसे ठीक करने के लिए:

1. File > Account Settings > Account Settings दबाएं।
2. Email चुनें और अपने ईमेल खाते पर डबल-क्लिक करें।
3. Outgoing Server टैब में, सुनिश्चित करें कि सेटिंग्स, उपयोगकर्ता नाम, और पासवर्ड आपके ईमेल प्रदाता द्वारा अनुशंसित उनसे मेल खाते हैं। साथ ही, सुनिश्चित करें कि "Require Secure Password Authentication (SPA)" अनचेक है जब तक कि आपका मेल सर्वर स्पष्ट रूप से इसकी आवश्यकता न हो।
4. Advanced टैब में, जांचें कि सेटिंग्स आपके मेल प्रदाता द्वारा अनुशंसित उनसे मेल खाती हैं। आपको अपने सर्वर के लिए आवश्यक पोर्ट नंबर ढूंढने होंगे। उदाहरण के लिए, SMTP कनेक्शन आमतौर पर TCP पोर्ट 465 पर काम करते हैं।

नोट: यह सेटिंग केवल Outlook 2013 और Outlook 2016 पर उपलब्ध है। Outlook 365 पर इसे बदलने के लिए, आपको एक नया ईमेल खाता जोड़ने के लिए उन्नत सेटअप का उपयोग करना पड़ सकता है।

7. Outlook मरम्मत टूल चलाएं

इनबॉक्स मरम्मत टूल (SCANPST.EXE) का उपयोग Outlook डेटा फ़ाइलों (जिनके अंत में .pst या .ost होता है) में त्रुटियों को ठीक करने के लिए किया जा सकता है। यह Outbox में ईमेल अटकने के किसी भी मुद्दे को साफ़ कर सकता है। इस टूल का उपयोग करने के लिए, Outlook बंद करें और अपने Outlook संस्करण के आधार पर निम्नलिखित स्थानों में से किसी एक पर नेविगेट करें:

1. Outlook 2019: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
2. Outlook 2016: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
3. Outlook 2013: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15
4. Outlook 2010: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
5. Outlook 2007: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12

फिर:

1. SCANPST.EXE पर डबल-क्लिक करें।

1. Browse चुनें और उस Outlook Data File का पता लगाएं जिसे आप स्कैन करना चाहते हैं।
2. Start दबाएं।

1. यदि टूल को त्रुटियां मिलती हैं, तो उन्हें ठीक करने का प्रयास करने के लिए Repair चुनें।
2. एक बार पूरा होने पर, Outlook को पुनरारंभ करें और जांचें कि क्या यह अब काम करता है।

Outbox मुद्दों का निवारण

जब आपका Outlook Outbox कार्य करने लगता है, तो आपको इसे जल्द से जल्द ठीक करने की आवश्यकता होती है - विशेष रूप से यदि आप व्यवसाय के लिए Outlook का उपयोग करते हैं। सौभाग्य से, Outlook उपयोगकर्ताओं ने इस निराशाजनक ग्लिच के लिए कई सुधार खोजे हैं। उम्मीद है, इस गाइड के साथ, आपने अपनी Outbox समस्याओं को हल कर लिया है!