मास्टर आउटलुक नियम:विंडोज़, मैक और वेब पर स्वचालित ईमेल प्रबंधन
<पी> माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के नियम ईमेल पर स्वचालित रूप से कार्रवाई करने के लिए आदर्श हैं। आप मैन्युअल कार्य के बिना कुछ संदेशों को स्थानांतरित करना, ध्वजांकित करना या उनका उत्तर देना जैसे कार्य कर सकते हैं। आपके बढ़ते इनबॉक्स से जुड़े रहने में आपकी मदद के लिए, हम आपको दिखाएंगे कि आउटलुक में नियम कैसे बनाएं। <पी> चूँकि आप विंडोज़, मैक और वेब पर आउटलुक नियम बना सकते हैं, हम उन्हें प्रत्येक प्लेटफ़ॉर्म पर स्थापित करने पर ध्यान देंगे। बस ध्यान दें कि उपलब्ध स्थितियाँ और कार्रवाइयां अलग-अलग होती हैं। <पी> नियमों के लिए शर्तों और कार्रवाइयों का सबसे स्वस्थ सेट विंडोज़ पर आउटलुक में है। किसी नियम को बनाने के तरीके को सबसे प्रभावी ढंग से समझाने के लिए, आइए आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले कुछ नियमों की स्थापना के बारे में जानें। <पी> शुरुआत से एक रिक्त नियम स्थापित करने से आपको सबसे अधिक लचीलापन मिलता है क्योंकि आप एक से अधिक स्थिति और कार्रवाई चुन सकते हैं। साथ ही, नियम विज़ार्ड आपको रास्ते का संकेत देता है। <पी> आउटलुक खोलें, फ़ाइल टैब पर जाएं, और जानकारी अनुभाग में नियम और अलर्ट प्रबंधित करें चुनें। 
<पी> जब नियम और अलर्ट संवाद बॉक्स प्रकट होता है, तो ईमेल नियम टैब खोलें और यदि आपके पास एक से अधिक हैं तो शीर्ष पर एक खाता चुनें। फिर, नया नियम चुनें। 
<पी> फिर आप ईमेल को किसी फ़ोल्डर में ले जाने, फ़ॉलो-अप के लिए उन्हें फ़्लैग करने, या स्वचालित उत्तर भेजने के लिए नीचे दिए गए निर्देशों के साथ अपना नियम सेट कर सकते हैं। इसके बजाय आप एक अलग नियम पर अपना हाथ आज़मा सकते हैं जो आपको उपयोगी लगेगा जैसे ईमेल को स्वचालित रूप से अग्रेषित करना। ईमेल को एक फ़ोल्डर में ले जाएं
<पी> नियम विज़ार्ड में, शीर्ष पर स्थानांतरण विकल्पों में से एक का चयन करें। आप संदेशों को प्रेषक, शामिल शब्दों या प्राप्त करने के बजाय आपके द्वारा भेजे गए ईमेल के आधार पर एक विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं। - उदाहरण के तौर पर, हम विषय में विशिष्ट शब्दों वाले संदेशों को एक फ़ोल्डर में ले जाएं चुनेंगे।
- नीचे, स्थिति और कार्रवाई निर्दिष्ट करने के लिए रेखांकित और नीले रंग के आइटम का चयन करें।
- विशिष्ट शब्द चुनें और विषय पंक्ति में देखने के लिए शब्द दर्ज करें।
- आप जिस फ़ोल्डर में संदेशों को ले जाना चाहते हैं उसे चुनने के लिए निर्दिष्ट चुनें।
- फिर, अगला चुनें।
- आपको शर्तों की एक सूची दिखाई देगी, जिसे आपने अभी चुना है वह स्वचालित रूप से चिह्नित है। यदि आप चाहें तो आप ईमेल के लिए अतिरिक्त मानदंड चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप यह नियम केवल आपको भेजे गए संदेशों पर भी लागू करना चाह सकते हैं। अगला चुनें.
- इसके बाद आपको कार्रवाइयों की एक सूची दिखाई देगी जिसमें आपने जो चुना है उसे आपके लिए चिह्नित किया जाएगा। उपरोक्त शर्तों की तरह, आप चाहें तो अतिरिक्त कार्रवाइयां चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप संदेश को ले जाने पर उसे पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करना चाहें। अगला चुनें.
- अगली बार आपको अपवादों की एक सूची दिखाई देगी. आप वैकल्पिक रूप से कुछ ईमेल को नियम से बाहर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप नहीं चाहेंगे कि अनुलग्नकों वाले ईमेल फ़ोल्डर में भेजे जाएं। अगला चुनें.
- नियम के लिए अंतिम स्क्रीन पर, आप पहले इसे शीर्ष पर एक नाम देंगे और फिर इस नियम को चालू करें के लिए चेकबॉक्स को चिह्नित करेंगे। वैकल्पिक रूप से, आप इस नियम को अपने इनबॉक्स पर चलाने के लिए बक्सों को चेक कर सकते हैं या सभी ईमेल खातों के लिए नियम का उपयोग कर सकते हैं।
- जब आप समाप्त कर लें, तो नीचे दिए गए बॉक्स में नियम सेटअप की पुष्टि करें जो आपको शर्तें और कार्रवाई दिखाता है। नियम को सहेजने और सक्षम करने के लिए समाप्त का चयन करें।
- नियम और अलर्ट बॉक्स में अपने नए नियम के आगे एक चेकमार्क की पुष्टि करें और ठीक चुनें।
फ़ॉलो-अप के लिए ईमेल फ़्लैग करें
<पी> एक अन्य उपयोगी आउटलुक नियम फॉलो-अप के लिए ईमेल को फ़्लैग करने के लिए है। आपको फ़ॉलो-अप के लिए ध्वज और समय चुनना होगा। - नया नियम बनाने और नियम विज़ार्ड खोलने के लिए उपरोक्त प्रक्रिया का पालन करें।
- फिर, फॉलो-अप के लिए किसी के संदेशों को फ़्लैग करें चुनें।
- स्थिति और कार्रवाई को निर्दिष्ट करने के लिए सबसे नीचे, रेखांकित आइटम और नीले रंग का चयन करें।
- संपर्क चुनने के लिए लोग या सार्वजनिक समूह चुनें।
- झंडा और समय चुनने के लिए इस समय फॉलोअप चुनें।
- फिर, अगला चुनें।
- उपरोक्त नियम की तरह, नियम विज़ार्ड आपको उन शर्तों, कार्यों और अपवादों के बारे में बताता है जिनकी आप पुष्टि कर सकते हैं और अपने नियम में जोड़ सकते हैं। फिर, नाम दें, सक्षम करें और समाप्त करें।
ईमेल का स्वचालित रूप से उत्तर दें
<पी> एक और नियम जो आपको उपयोगी लग सकता है वह है स्वचालित उत्तर, जो कार्यालय से बाहर के संदेश के समान है लेकिन अधिक लचीलेपन के साथ। आप किसी विशेष आउटलुक टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं या विशिष्ट ईमेल के लिए एक उत्तर संदेश बना सकते हैं। - नया नियम बनाने और नियम विज़ार्ड खोलने के लिए उपरोक्त प्रक्रिया का पालन करें। फिर, मुझे प्राप्त संदेशों पर नियम लागू करें चुनें और अगला चुनें।
- वे शर्तें चुनें जिनका उपयोग आप प्राप्त ईमेल संदेशों के लिए करना चाहते हैं। आप नियम को कुछ प्रेषकों पर, विशिष्ट शब्दों के साथ, किसी दिनांक अवधि में प्राप्त होने पर, या किसी अन्य शर्त पर जो आप चाहते हैं, लागू कर सकते हैं। अगला चुनें.
- या तो अपनी प्राथमिकता के अनुसार किसी विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर दें या किसी विशिष्ट संदेश का उपयोग करके सर्वर उत्तर दें चुनें। फिर, आपके द्वारा चुने गए विकल्प के अनुसार नीचे रेखांकित, नीले टेक्स्ट का चयन करें और समाप्त होने पर अगला का चयन करें।
- एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर दें:जो आप चाहते हैं उसे चुनने के लिए एक विशिष्ट टेम्पलेट चुनें।
- सर्वर को एक विशिष्ट संदेश का उपयोग करके उत्तर दें:एक विशिष्ट संदेश चुनें, दिखाई देने वाले बॉक्स में संदेश दर्ज करें, और सहेजें और बंद करें का चयन करें।
- किसी भी अपवाद को चिह्नित करें जिसे आप शामिल करना चाहते हैं, अगला चुनें, और नियम को नाम देकर, सक्षम करके और फिनिश बटन के साथ सहेजकर समाप्त करें।
मैक पर आउटलुक में नियम कैसे बनाएं
<पी> यदि आप अपने मैक पर आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप वहां इनबॉक्स नियम आसानी से सेट कर सकते हैं, हालांकि शर्तें और क्रियाएं विंडोज़ की तुलना में थोड़ी अधिक सीमित हैं। - आउटलुक खोलें और मेनू बार में आउटलुक> सेटिंग्स चुनें।
- पॉप-अप विंडो में नियम चुनें।
- यदि आपके पास एक से अधिक खाते हैं तो बाईं ओर एक खाता चुनें और दाईं ओर प्लस चिह्न बटन चुनें।
- शीर्ष पर एक नियम का नाम दर्ज करें।
- फिर, ड्रॉप-डाउन बॉक्स का उपयोग करके पहली शर्त सेट करें। आप जो चुनते हैं उसके आधार पर, आपको शर्त जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप प्राप्त दिनांक चुनते हैं, तो आप दिनांक दर्ज करेंगे।
- इसके बाद, उन ड्रॉप-डाउन बॉक्स का उपयोग करके कार्रवाई चुनें। फिर से, आपको कार्रवाई में जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप मूव टू फोल्डर चुनते हैं, तो आप फ़ोल्डर का चयन करेंगे।
- किसी अन्य शर्त या क्रिया को जोड़ने के लिए, दाईं ओर धन चिह्न का चयन करें या अपवाद जोड़ने के लिए, यदि को छोड़कर के आगे धन चिह्न का चयन करें।
- वैकल्पिक रूप से, समान शर्तों को पूरा करने वाले अन्य नियमों को लागू न करने के लिए बॉक्स को चेक करें। पुष्टि करें कि नीचे बाईं ओर सक्षम बॉक्स चेक किया गया है और नियम को सहेजने के लिए ओके चुनें।
वेब पर आउटलुक में नियम कैसे बनाएं
<पी> वेब पर आउटलुक में एक नियम बनाने के लिए, वेबसाइट पर जाएं और साइन इन करें। आपको मैक पर आउटलुक के समान स्थितियां और कार्रवाइयां दिखाई देंगी। - ऊपर दाईं ओर सेटिंग्स आइकन (गियर) का चयन करें और दिखाई देने वाले साइडबार में सभी आउटलुक सेटिंग्स देखें चुनें।
- पॉप-अप विंडो में, सबसे बाईं ओर मेल और दाईं ओर नियम चुनें।
- सबसे ऊपर, नया नियम जोड़ें चुनें.
- अपने नियम को एक नाम दें और फिर मानदंड चुनने के लिए एक शर्त जोड़ें बॉक्स का उपयोग करें। आपके द्वारा चुनी गई शर्त के आधार पर, आपको इसमें कुछ जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप प्रेषक चुनते हैं, तो आपको दाईं ओर प्रेषक प्रदान करने के लिए कहा जाएगा।
- कोई क्रिया चुनने के लिए क्रिया जोड़ें बॉक्स का उपयोग करें. फिर से, आपको कार्रवाई में जोड़ने के लिए प्रेरित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप मूव टू चुनते हैं, तो आपसे फ़ोल्डर का नाम प्रदान करने या एक नया फ़ोल्डर बनाने के लिए कहा जाएगा।
- आप किसी अन्य शर्त, किसी अन्य क्रिया को जोड़ने या अपनी इच्छानुसार अपवादों को शामिल करने के लिए नीले रंग के विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं।
- वैकल्पिक रूप से, आप अधिक नियमों को संसाधित करना बंद करने और नियम को तुरंत अपने इनबॉक्स पर चलाने के लिए बक्सों को चिह्नित कर सकते हैं।
- जब आप समाप्त कर लें, तो सहेजें चुनें।
क्या आपके ईमेल नियमों का पालन करेंगे?
<पी> आउटलुक में ईमेल नियम बनाकर, आप अपने संदेशों को व्यवस्थित करने, अनुसरण करना याद रखने या कुछ ईमेल का उत्तर देने में लगने वाले समय को कम कर सकते हैं। यदि आप परेशानी में हैं, तो आउटलुक ईमेल नियम काम नहीं करने पर इन सुधारों पर एक नज़र डालें।
