माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में नियम ईमेल पर स्वचालित रूप से कार्रवाई करने के लिए आदर्श हैं। आप बिना मैन्युअल काम के संदेशों को ले जाने, फ्लैग करने, या कुछ संदेशों का जवाब देने जैसी चीजें कर सकते हैं। अपने बढ़ते इनबॉक्स के साथ बने रहने में आपकी मदद करने के लिए, हम आपको दिखाएंगे कि आउटलुक में नियम कैसे बनाएं।
क्योंकि आप विंडोज, मैक, और वेब पर आउटलुक नियम बना सकते हैं, हम प्रत्येक प्लेटफॉर्म पर उन्हें सेट अप करना कवर करेंगे। बस ध्यान दें कि उपलब्ध शर्तें और कार्रवाइयां भिन्न होती हैं।
नियमों के लिए शर्तों और कार्रवाइयों का सबसे स्वस्थ सेट विंडोज पर आउटलुक में है। नियम बनाने का तरीका सबसे प्रभावी ढंग से समझाने के लिए, आइए कुछ आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले नियमों को सेट अप करने के माध्यम से चलते हैं।
स्क्रैच से एक खाली नियम सेट अप करना आपको सबसे अधिक लचीलापन देता है क्योंकि आप एक से अधिक शर्त और कार्रवाई चुन सकते हैं। साथ ही, नियम विज़ार्ड आपको रास्ते में संकेत देता है।
आउटलुक खोलें, File टैब पर जाएं, और Info सेक्शन में Manage Rules & Alerts चुनें।
जब Rules and Alerts डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है, तो Email Rules टैब खोलें और यदि आपके पास एक से अधिक अकाउंट हैं तो शीर्ष पर एक अकाउंट चुनें। फिर, New Rule चुनें।
फिर आप नीचे दिए गए निर्देशों के साथ अपना नियम सेट कर सकते हैं ताकि ईमेल को फोल्डर में ले जाया जाए, उन्हें फॉलो-अप के लिए फ्लैग किया जाए, या स्वचालित उत्तर भेजे जाएं। आप एक अलग नियम आज़मा सकते हैं जो आपको उपयोगी लगेगा जैसे ईमेल को स्वचालित रूप से फॉरवर्ड करना।
ईमेल को फोल्डर में ले जाएं
Rules Wizard में, शीर्ष पर मूव विकल्पों में से एक चुनें। आप प्रेषक, शामिल शब्दों के आधार पर, या आपके द्वारा भेजे गए ईमेल के बजाय प्राप्त ईमेल के लिए संदेशों को एक विशिष्ट फोल्डर में ले जा सकते हैं।
- उदाहरण के रूप में, हम Move messages with specific words in the subject to a folder चुनेंगे।
- नीचे, शर्त और कार्रवाई निर्दिष्ट करने के लिए अंडरलाइन और नीले आइटम्स चुनें।
- Specific Words चुनें और विषय पंक्ति में खोजने के लिए शब्द दर्ज करें।
- Specified चुनकर वह फोल्डर चुनें जिसमें आप संदेशों को ले जाना चाहते हैं।
- फिर, Next चुनें।
- आप शर्तों की एक सूची देखेंगे जिसमें आपके द्वारा अभी चुनी गई शर्त स्वचालित रूप से मार्क की गई है। यदि आप चाहें तो ईमेल के लिए अतिरिक्त मानदंड चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप केवल आपको भेजे गए संदेशों पर नियम लागू करना चाह सकते हैं। Next चुनें।
- फिर आप कार्रवाइयों की एक सूची देखेंगे जिसमें आपके द्वारा चुनी गई कार्रवाई आपके लिए मार्क की गई है। ऊपर की शर्तों की तरह, यदि आप चाहें तो अतिरिक्त कार्रवाइयां चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप जब इसे ले जाया जाए तो संदेश को पढ़े हुए के रूप में चिह्नित करना चाह सकते हैं। Next चुनें।
- अगला आपको अपवादों की एक सूची दिखाई देगी। आप वैकल्पिक रूप से नियम से कुछ ईमेल को बाहर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप अटैचमेंट वाले ईमेल को फोल्डर में नहीं भेजना चाह सकते हैं। Next चुनें।
- नियम के लिए अंतिम स्क्रीन पर, आप पहले इसे शीर्ष पर एक नाम देंगे और फिर Turn on this rule के लिए चेकबॉक्स मार्क करेंगे। वैकल्पिक रूप से, आप अपने इनबॉक्स पर अभी इस नियम को चलाने या सभी ईमेल अकाउंट्स के लिए नियम का उपयोग करने के लिए बॉक्स चेक कर सकते हैं।
- जब आप समाप्त करें, तो नीचे बॉक्स में नियम सेटअप की पुष्टि करें जो आपको शर्त(ओं) और कार्रवाई(यों) को दिखाता है। नियम को सहेजने और सक्षम करने के लिए Finish चुनें।
- Rules and Alerts बॉक्स में अपने नए नियम के बगल में चेकमार्क की पुष्टि करें और OK चुनें।
फॉलो-अप के लिए ईमेल फ्लैग करें
एक और उपयोगी आउटलुक नियम फॉलो-अप के लिए ईमेल फ्लैग करना है। आप फ्लैग और फॉलो-अप के लिए समय चुन सकते हैं।
- ऊपर उसी प्रक्रिया का पालन करके New Rule बनाएं और Rules Wizard खोलें।
- फिर, Flag messages from someone for follow-up चुनें।
- नीचे, शर्त और कार्रवाई निर्दिष्ट करने के लिए अंडरलाइन और नीले आइटम चुनें।
- People or public group चुनकर संपर्क चुनें।
- Follow up at this time चुनकर फ्लैग और समय चुनें।
- फिर, Next चुनें।
- ऊपर के नियम की तरह, Rules Wizard आपको अपने नियम के लिए शर्तों, कार्रवाइयों, और अपवादों की पुष्टि करने और जोड़ने के माध्यम से चलाता है। फिर, नाम दें, सक्षम करें, और समाप्त करें।
ईमेल का स्वचालित रूप से उत्तर दें
एक और नियम जो आपको उपयोगी लग सकता है वह है स्वचालित उत्तर, जो आउट ऑफ ऑफिस संदेश के समान है लेकिन अधिक लचीलेपन के साथ। आप एक विशेष आउटलुक टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं या विशिष्ट ईमेल के लिए उत्तर संदेश बना सकते हैं।
- ऊपर उसी प्रक्रिया का पालन करके New Rule बनाएं और Rules Wizard खोलें। फिर, Apply rule on messages I receive चुनें और Next चुनें।
- प्राप्त ईमेल संदेशों के लिए आप जिन शर्तों का उपयोग करना चाहते हैं उन्हें चुनें। आप नियम को कुछ प्रेषकों, विशिष्ट शब्दों के साथ, एक तारीख अवधि में प्राप्त होने पर, या किसी अन्य इच्छित शर्त पर लागू कर सकते हैं। Next चुनें।
- अपनी प्राथमिकता के अनुसार Reply using a specific template या Have server reply using a specific message चुनें। फिर, आपके द्वारा चुने गए विकल्प के अनुसार नीचे अंडरलाइन, नीले टेक्स्ट को चुनें और समाप्त होने पर Next चुनें।
- Reply using a specific template: Specific template चुनकर वह चुनें जो आप चाहते हैं।
- Have server reply using a specific message: Specific message चुनें, दिखाई देने वाले बॉक्स में संदेश दर्ज करें, और Save & Close चुनें।
- आप जिन अपवादों को शामिल करना चाहते हैं उन्हें मार्क करें, Next चुनें, और नाम देकर, सक्षम करके, और Finish बटन से सहेजकर नियम समाप्त करें।
मैक पर आउटलुक में नियम कैसे बनाएं
यदि आप अपने मैक पर आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप वहां आसानी से इनबॉक्स नियम सेट कर सकते हैं हालांकि शर्तें और कार्रवाइयां विंडोज की तुलना में थोड़ी अधिक सीमित हैं।
- आउटलुक खोलें और मेनू बार में Outlook > Settings चुनें।
- दिखाई देने वाली पॉप-अप विंडो में Rules चुनें।
- यदि आपके पास एक से अधिक अकाउंट हैं तो बाईं ओर एक अकाउंट चुनें और दाईं ओर प्लस साइन बटन चुनें।
- शीर्ष पर Rule name दर्ज करें।
- फिर, ड्रॉप-डाउन बॉक्स का उपयोग करके पहली शर्त सेट करें। आपके द्वारा चुने गए के आधार पर, आपको शर्त में जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप Date Received चुनते हैं, तो आप तारीख(तारीखें) दर्ज करेंगे।
- अगला, उन ड्रॉप-डाउन बॉक्स का उपयोग करके कार्रवाई चुनें। फिर, आपको कार्रवाई में जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप Move to Folder चुनते हैं, तो आप फोल्डर चुनेंगे।
- एक और शर्त या कार्रवाई जोड़ने के लिए, दाईं ओर प्लस साइन चुनें या अपवाद जोड़ने के लिए Except if के बगल में प्लस साइन चुनें।
- वैकल्पिक रूप से, उन्हीं शर्तों को पूरा करने वाले अन्य नियमों को लागू न करने के लिए बॉक्स चेक करें। पुष्टि करें कि नीचे बाईं ओर Enabled बॉक्स चेक किया गया है और नियम सहेजने के लिए OK चुनें।
वेब पर आउटलुक में नियम कैसे बनाएं
वेब पर आउटलुक में नियम बनाने के लिए, वेबसाइट पर जाएं और साइन इन करें। आपको मैक पर आउटलुक के समान शर्तें और कार्रवाइयां दिखाई देंगी।
- ऊपरी दाएं पर Settings आइकन (गियर) चुनें और दिखाई देने वाले साइडबार में View all Outlook settings चुनें।
- पॉप-अप विंडो में, बाईं ओर Mail चुनें और दाईं ओर Rules चुनें।
- शीर्ष पर, Add new rule चुनें।
- अपने नियम को एक नाम दें और फिर Add a condition बॉक्स का उपयोग करके मानदंड चुनें। आपके द्वारा चुनी गई शर्त के आधार पर, आपको इसमें जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप From चुनते हैं, तो आपको दाईं ओर प्रेषक प्रदान करने के लिए कहा जाएगा।
- Add an action बॉक्स का उपयोग करके कार्रवाई चुनें। फिर, आपको कार्रवाई में जोड़ने के लिए कहा जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप Move to चुनते हैं, तो आपको फोल्डर नाम प्रदान करने या नया फोल्डर बनाने के लिए कहा जाएगा।
- नीले विकल्पों का उपयोग करके आप जितनी चाहें उतनी शर्त, कार्रवाई, या अपवाद जोड़ सकते हैं।
- वैकल्पिक रूप से, अधिक नियमों को प्रोसेस करना बंद करने और अपने इनबॉक्स पर नियम को तुरंत चलाने के लिए बॉक्स मार्क कर सकते हैं।
- जब आप समाप्त करें, तो Save चुनें।
क्या आपके ईमेल नियमों का पालन करेंगे?
आउटलुक में ईमेल नियम बनाकर, आप अपने संदेशों को व्यवस्थित करने, फॉलो-अप याद रखने, या कुछ ईमेल का जवाब देने में लगने वाले समय को कम कर सकते हैं। यदि आप परेशानी में पड़ते हैं, तो जब आउटलुक ईमेल नियम काम नहीं कर रहे हों तो इन सुधारों को देखें।
