मास्टर आउटलुक ईमेल आर्काइविंग:डेस्कटॉप, वेब और मोबाइल के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका
<पी> यदि आपके पास ऐसे ईमेल हैं जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है, लेकिन आप उन्हें हटाना नहीं चाहते हैं, तो आप उन्हें संग्रहीत कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में, आपके पास ईमेल को रास्ते से हटाने के लिए मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से संग्रहीत करने के कुछ तरीके हैं। <पी> हम आपको दिखाएंगे कि अपने डेस्कटॉप, वेब और मोबाइल डिवाइस पर आउटलुक में ईमेल कैसे संग्रहित करें। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप आउटलुक का सबसे अधिक उपयोग कहां करते हैं, आप नए संदेशों के लिए जगह बना सकते हैं। आउटलुक में ईमेल संग्रहीत करने के बारे में
<पी> Microsoft 365, एक्सचेंज खातों और वेब पर आउटलुक के लिए, आपके पास एक डिफ़ॉल्ट पुरालेख फ़ोल्डर है। एक्सचेंज सर्वर खातों के साथ, अवधारण नीतियां लागू हो सकती हैं। POP और IMAP खातों के लिए, आप एक संग्रह फ़ोल्डर बना सकते हैं। <पी> पुरालेख फ़ोल्डर का उपयोग करके, यदि आवश्यक हो तो आप बाद में वहां ले जाए गए किसी भी ईमेल को पुनः प्राप्त कर सकते हैं। <पी> जब आप नीचे बताए गए बटन का उपयोग करके आइटम को पुरालेख फ़ोल्डर में ले जाते हैं, तो इससे आपके इनबॉक्स का आकार कम नहीं होता है। यदि आप स्थान के बारे में चिंतित हैं, तो आप विंडोज़ का उपयोग करते समय एक अलग आउटलुक डेटा फ़ाइल (.pst) बना सकते हैं जिसके बारे में हम नीचे बताएंगे। Windows पर आउटलुक ईमेल संग्रहीत करें
<पी> आप विंडोज़ पर आउटलुक में ईमेल को मैन्युअल रूप से संग्रहीत कर सकते हैं या उपलब्ध ऑटोआर्काइव सुविधाओं में से किसी एक का उपयोग कर सकते हैं। ये स्वचालित संग्रह सुविधाएँ आपके Outlook के संस्करण के आधार पर भिन्न हो सकती हैं। विंडोज़ पर ईमेल को मैन्युअल रूप से संग्रहीत करें
<पी> आप विंडोज़ पर एक या अधिक ईमेल को कुछ अलग तरीकों से मैन्युअल रूप से संग्रहीत कर सकते हैं। <पी> इनमें से किसी एक तरीके से ईमेल का चयन करके प्रारंभ करें: - एकल ईमेल के लिए, बस इसे चुनें।
- आसन्न ईमेल के समूह के लिए, पहले वाले को चुनें, Shift दबाए रखें और श्रेणी में अंतिम वाले को चुनें।
- गैर-आसन्न ईमेल के समूह के लिए, एक चुनें, Ctrl दबाए रखें, और प्रत्येक अतिरिक्त ईमेल चुनें।
<पी> एक बार जब आपके पास वह ईमेल चयनित हो जाए जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं, तो निम्न में से कोई एक कार्य करें: - ईमेल(ईमेलों) को पुरालेख फ़ोल्डर में खींचें।
- होम या संदेश टैब पर रिबन में संग्रह चुनें।
- राइट-क्लिक करें और संग्रह चुनें।
- अपनी बैकस्पेस कुंजी का उपयोग करें।
विंडोज़ पर स्वचालित रूप से ईमेल संग्रहित करें
<पी> विंडोज़ पर, आप मेलबॉक्स क्लीनअप करके या समय-समय पर चलाने के लिए ऑटोआर्काइव सेट करके पुराने ईमेल को स्वचालित रूप से संग्रहीत कर सकते हैं। <पी> इनबॉक्स क्लीनअप करें <पी> स्थान बचाने और अपने मेलबॉक्स को एक झटके में साफ़ करने के लिए आप ईमेल को आउटलुक डेटा फ़ाइल में ले जा सकते हैं। - फ़ाइल> जानकारी चुनें. फिर, टूल्स मेनू खोलें और पुराने आइटम साफ़ करें चुनें।
- वह ईमेल खाता इनबॉक्स, फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर चुनें जिनका आप रखरखाव करना चाहते हैं और नीचे ड्रॉप-डाउन बॉक्स में एक तारीख चुनें। वैकल्पिक रूप से, "स्वत:संग्रह न करें" ईमेल शामिल करने के लिए बॉक्स को चेक करें।
- आप संग्रह फ़ाइल के स्थान के लिए फ़ाइल पथ देख सकते हैं ताकि बाद में आवश्यकता पड़ने पर आप इसे आसानी से एक्सेस कर सकें। यदि आप परेशानी में हैं तो पीएसटी फ़ाइल तक पहुंचने के इन तरीकों पर एक नज़र डालें।
- सफाई करने के लिए ठीक चुनें।
<पी> ऑटोआर्काइव सेट करें <पी> किसी शेड्यूल पर आइटम को स्वचालित रूप से संग्रहीत करने के लिए, आप ऑटोआर्काइव विकल्प सेट कर सकते हैं। - फ़ाइल> विकल्प चुनें. बाईं ओर उन्नत और दाईं ओर ऑटोआर्काइव सेटिंग्स चुनें।
- आप कितनी बार ऑटोआर्काइव चलाना चाहते हैं इसके लिए शीर्ष पर स्थित बॉक्स को चेक करें और बॉक्स में समय दर्ज करें। वैकल्पिक रूप से, आप चलने से पहले संकेत दिए जाने वाले चेकबॉक्स को चिह्नित कर सकते हैं।
- स्वत:संग्रह के दौरान अनुभाग में, पुरानी वस्तुओं को संग्रहीत करने या हटाने के लिए बॉक्स को चेक करें और फिर ईमेल की आयु चुनें।
- फिर आप आइटम को आउटलुक डेटा फ़ाइल में ले जाना या आइटम को स्थायी रूप से हटाना चुन सकते हैं।
- वैकल्पिक रूप से, अपने सभी फ़ोल्डरों पर सेटिंग्स लागू करने के लिए बटन का चयन करें और फिर सेटअप पूरा करने के लिए ठीक है। अपना परिवर्तन सहेजने के लिए आउटलुक विकल्प विंडो में ओके चुनें।
<पी> आप मैक पर आउटलुक में ईमेल को मैन्युअल रूप से और स्वचालित रूप से संग्रहीत कर सकते हैं, हालांकि विंडोज की तुलना में थोड़ा अलग है। मैक पर ईमेल को मैन्युअल रूप से संग्रहीत करें
<पी> आप अपने Mac पर एक या अधिक ईमेल को कुछ अलग-अलग तरीकों से मैन्युअल रूप से संग्रहीत कर सकते हैं। <पी> इनमें से किसी एक तरीके से ईमेल का चयन करके प्रारंभ करें: - एकल ईमेल के लिए, बस इसे चुनें।
- आसन्न ईमेल के समूह के लिए, पहले वाले को चुनें, Shift दबाए रखें और श्रेणी में अंतिम वाले को चुनें।
- गैर-आसन्न ईमेल के समूह के लिए, एक चुनें, Command दबाए रखें और प्रत्येक अतिरिक्त ईमेल चुनें।
<पी> एक बार जब आपके पास वह ईमेल चयनित हो जाए जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं, तो निम्न में से कोई एक कार्य करें: - मेनू बार में संदेश> संग्रहित करें चुनें।
- होम टैब पर रिबन में पुरालेख चुनें।
- राइट-क्लिक करें और संग्रह चुनें।
- इनबॉक्स में दाईं ओर पुरालेख बटन (बॉक्स) का चयन करें।
- कीबोर्ड शॉर्टकट कंट्रोल + ई का उपयोग करें।
Mac पर स्वचालित रूप से ईमेल संग्रहीत करें
<पी> हालाँकि मैक पर आउटलुक में स्वचालित संग्रह विकल्प नहीं है, एक समाधान है जो आपके लिए उपयुक्त हो सकता है। आप दिनांक के आधार पर विशिष्ट ईमेल संग्रहीत करने के लिए एक नियम सेट कर सकते हैं। - आउटलुक खोलें और मेनू बार से आउटलुक> सेटिंग्स चुनें।
- दिखाई देने वाली विंडो में नियम चुनें।
- अगली स्क्रीन के बाईं ओर, यदि आपके पास एक से अधिक खाते हैं तो एक खाता चुनें।
- दाईं ओर, नया नियम जोड़ने के लिए नीचे प्लस चिह्न बटन का चयन करें।
- शीर्ष पर एक नियम का नाम दर्ज करें।
- शर्त के लिए, शर्त का प्रकार चुनने के लिए बाईं ओर ड्रॉप-डाउन बॉक्स का उपयोग करें। आप अपने नियम को दिनांक पर आधारित करने के लिए प्राप्त दिनांक का चयन कर सकते हैं। दाईं ओर, एक दिनांक सीमा दर्ज करें या अतीत में कोई दिनांक दर्ज करने के लिए बस दिनांक से पहले फ़ील्ड का उपयोग करें।
<पी> ध्यान दें:ध्यान रखें कि जैसे-जैसे समय बीतता जाएगा, आप एक नई तारीख शामिल करने के लिए इस नियम को अपडेट करना चाहेंगे। 
- कार्रवाई के लिए, पहले ड्रॉप-डाउन बॉक्स में मूव टू फोल्डर चुनें और दाईं ओर सूची में आर्काइव चुनें।
- वैकल्पिक रूप से, यदि ईमेल के लिए नियम से बचना चाहिए तो इसके अलावा प्लस चिह्न का उपयोग करें या समान शर्तों को पूरा करने वाले अन्य नियमों को अनदेखा करने के लिए नीचे दिए गए बॉक्स को चेक करें।
- पुष्टि करें कि सक्षम बॉक्स चेक किया गया है और अपना नियम सहेजने के लिए ठीक चुनें।
वेब पर आउटलुक ईमेल को संग्रहीत करें
<पी> वेब पर आउटलुक में ईमेल संग्रहीत करना डेस्कटॉप संस्करणों के समान है। वेब पर ईमेल को मैन्युअल रूप से संग्रहीत करें
- एकल ईमेल के लिए, इसे चुनें या बाईं ओर स्थित बॉक्स को चेक करें।
- आसन्न ईमेल के समूह के लिए, पहले वाले को चुनें, Shift दबाए रखें और श्रेणी में अंतिम वाले को चुनें।
- गैर-आसन्न ईमेल के समूह के लिए, एक चुनें, Ctrl (Windows) या Command (Mac) दबाए रखें, और प्रत्येक अतिरिक्त ईमेल चुनें।
<पी> एक बार जब आपके पास वह ईमेल चयनित हो जाए जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं, तो निम्न में से कोई एक कार्य करें: - होम टैब पर टूलबार में संग्रह चुनें।
- राइट-क्लिक करें और संग्रह चुनें।
- इनबॉक्स में दाईं ओर पुरालेख बटन (बॉक्स) का चयन करें।
वेब पर स्वचालित रूप से ईमेल संग्रहीत करें
<पी> मैक की तरह, वेब पर आउटलुक में वर्तमान में कोई ऑटोआर्काइव सुविधा नहीं है। इसके बजाय, आप दिनांक-आधारित नियम सेट कर सकते हैं। - ऊपर दाईं ओर गियर आइकन का चयन करें और दिखाई देने वाले साइडबार में सभी आउटलुक सेटिंग्स देखें चुनें।
- सबसे बाईं ओर, मेल चुनें और दाईं ओर, नियम चुनें। फिर, नया नियम जोड़ें चुनें।
- शीर्ष पर अपने नियम को एक नाम दें।
- नीचे एक शर्त जोड़ें, पहले चुनने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करें। फिर, दाईं ओर दिनांक जोड़ें।
<पी> नोट:मैक की तरह, आप नई तारीख शामिल करने के लिए इस नियम को बाद में अपडेट करना चाह सकते हैं। 
- नीचे एक क्रिया जोड़ें, यहां ले जाएं चुनने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करें। फिर, दाईं ओर संग्रह का चयन करें।
- वैकल्पिक रूप से, उन ईमेल के लिए एक अपवाद जोड़ें का चयन करें जिनसे नियम को बचना चाहिए और अधिक नियमों को संसाधित करने से रोकने के लिए बॉक्स को चेक करें।
- नियम को तुरंत अपने इनबॉक्स में चलाने के लिए, अभी चलाएँ नियम के लिए चेकबॉक्स को चिह्नित करें। फिर, सहेजें चुनें.
Android और iPhone पर आउटलुक ईमेल संग्रहीत करें
<पी> यदि आप अपने एंड्रॉइड डिवाइस या आईफोन पर आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप वहां ईमेल भी संग्रहीत कर सकते हैं। इस समय, कोई ऑटोआर्काइव सुविधा नहीं है, लेकिन आपके पास ईमेल को मैन्युअल रूप से संग्रहीत करने के कुछ तरीके हैं। <पी> किसी एकल ईमेल को संग्रहीत करने के लिए, आप स्वाइप क्रिया का उपयोग कर सकते हैं। अपने सेटअप के अनुसार ईमेल को बाएं से दाएं या इसके विपरीत स्लाइड करें और पुरालेख आइकन का चयन करें। वैकल्पिक रूप से, ईमेल खोलें और शीर्ष पर पुरालेख आइकन पर टैप करें। 
<पी> अपने इनबॉक्स में कई ईमेल संग्रहीत करने के लिए, एक ईमेल को टैप करके रखें और आपको चयन स्क्रीन दिखाई देगी। शेष ईमेल चुनें और फिर ऊपर (एंड्रॉइड) या नीचे (आईफोन) पर आर्काइव आइकन पर टैप करें। 
<पी> विंडोज़, मैक, वेब और आपके मोबाइल डिवाइस पर आउटलुक में उन अनावश्यक पुराने ईमेल की देखभाल करना आसान है। अब जब आप जानते हैं कि आउटलुक में ईमेल को कैसे संग्रहित किया जाता है, तो आउटलुक न खुलने को ठीक करने के तरीके देखें।
