यदि आपके पास ऐसे ईमेल हैं जिनकी आपको अब आवश्यकता नहीं है, लेकिन जिन्हें आप जरूरी नहीं हटाना चाहते, तो आप उन्हें आर्काइव कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में, आपके पास ईमेल को मैन्युअल या स्वचालित रूप से आर्काइव करने के कुछ तरीके हैं ताकि वे रास्ते से हट जाएं।
हम आपको दिखाएंगे कि डेस्कटॉप, वेब और अपने मोबाइल डिवाइस पर आउटलुक में ईमेल कैसे आर्काइव करें। चाहे आप जहां भी आउटलुक का सबसे अधिक उपयोग करते हों, आप नए संदेशों के लिए जगह बना सकते हैं।
आउटलुक में ईमेल आर्काइविंग के बारे में
माइक्रोसॉफ्ट 365, एक्सचेंज अकाउंट्स, और वेब पर आउटलुक के लिए, आपके पास एक डिफ़ॉल्ट Archive फोल्डर होता है। एक्सचेंज सर्वर अकाउंट्स के साथ, रिटेंशन पॉलिसीज लागू हो सकती हैं। POP और IMAP अकाउंट्स के लिए, आप एक Archive फोल्डर बना सकते हैं।
Archive फोल्डर का उपयोग करके, आप बाद में जरूरत पड़ने पर वहां ले जाए गए किसी भी ईमेल को पुनः प्राप्त कर सकते हैं।
जब आप नीचे वर्णित बटन का उपयोग करके आइटम्स को Archive फोल्डर में ले जाते हैं, तो यह आपके इनबॉक्स का आकार कम नहीं करता। यदि आप स्पेस को लेकर चिंतित हैं, तो आप विंडोज का उपयोग करते समय एक अलग Outlook Data File (.pst) बना सकते हैं जिसे हम नीचे समझाएंगे।
विंडोज पर आउटलुक ईमेल आर्काइव करें
आप विंडोज पर आउटलुक में मैन्युअल रूप से ईमेल आर्काइव कर सकते हैं या उपलब्ध ऑटोआर्काइव सुविधाओं में से एक का उपयोग कर सकते हैं। ये स्वचालित आर्काइव सुविधाएं आपके आउटलुक के संस्करण के आधार पर भिन्न हो सकती हैं।
विंडोज पर मैन्युअल रूप से ईमेल आर्काइव करें
आप विंडोज पर एक या अधिक ईमेल को कुछ अलग तरीकों से मैन्युअल रूप से आर्काइव कर सकते हैं।
निम्नलिखित तरीकों में से एक द्वारा ईमेल का चयन करके शुरू करें:
- एकल ईमेल के लिए, बस उसे चुनें।
- आसन्न ईमेल के समूह के लिए, पहला चुनें, Shift दबाए रखें, और रेंज में अंतिम चुनें।
- गैर-आसन्न ईमेल के समूह के लिए, एक चुनें, Ctrl दबाए रखें, और प्रत्येक अतिरिक्त को चुनें।
एक बार जब आपके पास वे ईमेल चुन लिए जाएं जिन्हें आप आर्काइव करना चाहते हैं, तो निम्न में से एक करें:
- ईमेल को Archive फोल्डर में ड्रैग करें।
- Home या Message टैब पर रिबन में Archive चुनें।
- राइट-क्लिक करें और Archive चुनें।
- अपने Backspace कुंजी का उपयोग करें।
विंडोज पर स्वचालित रूप से ईमेल आर्काइव करें
विंडोज पर, आप मेलबॉक्स क्लीनअप करके या ऑटोआर्काइव को समय-समय पर चलाने के लिए सेट करके पुराने ईमेल को स्वचालित रूप से आर्काइव कर सकते हैं।
इनबॉक्स क्लीनअप करें
आप स्पेस बचाने और अपने मेलबॉक्स को एक ही बार में साफ करने के लिए ईमेल को Outlook Data File में ले जा सकते हैं।
- File > Info चुनें। फिर, Tools मेनू खोलें और Clean Up Old Items चुनें।
- जिस ईमेल अकाउंट इनबॉक्स, फोल्डर, और सबफोल्डर्स पर आप रखरखाव करना चाहते हैं, उन्हें चुनें और नीचे ड्रॉप-डाउन बॉक्स में एक तारीख चुनें। वैकल्पिक रूप से, "Do not AutoArchive" ईमेल शामिल करने के लिए बॉक्स चेक करें।
- आप आर्काइव फाइल के स्थान के लिए फाइल पथ देख सकते हैं ताकि जरूरत पड़ने पर आप बाद में आसानी से उस तक पहुंच सकें। यदि आप परेशानी में पड़ते हैं तो PST फाइल तक पहुंचने के इन तरीकों पर एक नज़र डालें।
- क्लीनअप करने के लिए OK चुनें।
ऑटोआर्काइव सेट अप करें
आइटम्स को शेड्यूल पर स्वचालित रूप से आर्काइव करने के लिए, आप ऑटोआर्काइव विकल्प सेट कर सकते हैं।
- File > Options चुनें। बाईं ओर Advanced चुनें और दाईं ओर AutoArchive Settings चुनें।
- शीर्ष पर बॉक्स चेक करें कि आप कितनी बार ऑटोआर्काइव चलाना चाहते हैं और बॉक्स में समय दर्ज करें। वैकल्पिक रूप से, आप इसे चलाने से पहले प्रॉम्प्ट किए जाने के लिए चेकबॉक्स मार्क कर सकते हैं।
- During AutoArchive सेक्शन में, Archive or delete old items के लिए बॉक्स चेक करें और फिर ईमेल की आयु चुनें।
- फिर आप आइटम्स को Outlook Data File में ले जाना चुन सकते हैं या आइटम्स को स्थायी रूप से हटा सकते हैं।
- वैकल्पिक रूप से, अपने सभी फोल्डर्स पर सेटिंग्स लागू करने के लिए बटन चुनें और फिर सेटअप पूरा करने के लिए OK चुनें। परिवर्तन सहेजने के लिए Outlook Options विंडो में OK चुनें।
आप मैन्युअल रूप से और स्वचालित रूप से मैक पर आउटलुक में ईमेल आर्काइव कर सकते हैं, हालांकि विंडोज की तुलना में थोड़ा अलग तरीके से।
मैक पर मैन्युअल रूप से ईमेल आर्काइव करें
आप अपने मैक पर एक या अधिक ईमेल को कुछ अलग तरीकों से मैन्युअल रूप से आर्काइव कर सकते हैं।
निम्नलिखित तरीकों में से एक द्वारा ईमेल का चयन करके शुरू करें:
- एकल ईमेल के लिए, बस उसे चुनें।
- आसन्न ईमेल के समूह के लिए, पहला चुनें, Shift दबाए रखें, और रेंज में अंतिम चुनें।
- गैर-आसन्न ईमेल के समूह के लिए, एक चुनें, Command दबाए रखें, और प्रत्येक अतिरिक्त को चुनें।
एक बार जब आपके पास वे ईमेल चुन लिए जाएं जिन्हें आप आर्काइव करना चाहते हैं, तो निम्न में से एक करें:
- मेनू बार में Message > Archive चुनें।
- Home टैब पर रिबन में Archive चुनें।
- राइट-क्लिक करें और Archive चुनें।
- इनबॉक्स में दाईं ओर Archive बटन (बॉक्स) चुनें।
- कीबोर्ड शॉर्टकट Control + E का उपयोग करें।
मैक पर स्वचालित रूप से ईमेल आर्काइव करें
जबकि मैक पर आउटलुक में कोई स्वचालित आर्काइव विकल्प नहीं है, एक वर्कअराउंड है जो आपको सूट कर सकता है। आप तारीख के आधार पर विशिष्ट ईमेल आर्काइव करने के लिए एक नियम सेट कर सकते हैं।
- आउटलुक खोलें और मेनू बार से Outlook > Settings चुनें।
- दिखाई देने वाली विंडो में Rules चुनें।
- अगली स्क्रीन के बाईं ओर, यदि आपके पास एक से अधिक अकाउंट हैं तो एक अकाउंट चुनें।
- दाईं ओर, नीचे प्लस साइन बटन चुनकर एक नया नियम जोड़ें।
- शीर्ष पर Rule name दर्ज करें।
- शर्त के लिए, बाईं ओर ड्रॉप-डाउन बॉक्स का उपयोग करके शर्त का प्रकार चुनें। आप Date Received चुनकर अपने नियम को तारीख पर आधारित कर सकते हैं। दाईं ओर, एक तारीख रेंज दर्ज करें या केवल Before date फ़ील्ड का उपयोग करके अतीत की एक तारीख दर्ज करें।
नोट: ध्यान रखें कि जैसे-जैसे समय बीतता है, आप इस नियम को अपडेट करना चाह सकते हैं ताकि इसमें एक नई तारीख शामिल हो।
- कार्रवाई के लिए, पहले ड्रॉप-डाउन बॉक्स में Move to Folder चुनें और दाईं ओर सूची में Archive चुनें।
- वैकल्पिक रूप से, Except if के बगल में प्लस साइन का उपयोग उन ईमेल के लिए करें जिन्हें नियम से बचना चाहिए या नीचे दिए गए बॉक्स को चेक करें ताकि उन्हीं शर्तों को पूरा करने वाले अन्य नियमों को अनदेखा किया जा सके।
- पुष्टि करें कि Enabled बॉक्स चेक किया गया है और अपना नियम सहेजने के लिए OK चुनें।
वेब पर आउटलुक ईमेल आर्काइव करें
वेब पर आउटलुक में ईमेल आर्काइव करना डेस्कटॉप संस्करणों के समान है।
वेब पर मैन्युअल रूप से ईमेल आर्काइव करें
- एकल ईमेल के लिए, उसे चुनें या बाईं ओर बॉक्स चेक करें।
- आसन्न ईमेल के समूह के लिए, पहला चुनें, Shift दबाए रखें, और रेंज में अंतिम चुनें।
- गैर-आसन्न ईमेल के समूह के लिए, एक चुनें, Ctrl (विंडोज) या Command (मैक) दबाए रखें, और प्रत्येक अतिरिक्त को चुनें।
एक बार जब आपके पास वे ईमेल चुन लिए जाएं जिन्हें आप आर्काइव करना चाहते हैं, तो निम्न में से एक करें:
- Home टैब पर टूलबार में Archive चुनें।
- राइट-क्लिक करें और Archive चुनें।
- इनबॉक्स में दाईं ओर Archive बटन (बॉक्स) चुनें।
वेब पर स्वचालित रूप से ईमेल आर्काइव करें
मैक की तरह, वेब पर आउटलुक में वर्तमान में कोई ऑटोआर्काइव सुविधा नहीं है। इसके बजाय, आप तारीख-आधारित नियम सेट कर सकते हैं।
- ऊपरी दाएं कोने पर गियर आइकन चुनें और दिखाई देने वाले साइडबार में View all Outlook settings चुनें।
- बाईं ओर, Mail चुनें और दाईं ओर, Rules चुनें। फिर, Add new rule चुनें।
- शीर्ष पर अपने नियम को एक नाम दें।
- Add a condition के नीचे, ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करके Before चुनें। फिर, दाईं ओर तारीख जोड़ें।
नोट: मैक की तरह, आप बाद में इस नियम को अपडेट करना चाह सकते हैं ताकि इसमें एक नई तारीख शामिल हो।
- Add an action के नीचे, ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करके Move to चुनें। फिर, दाईं ओर Archive चुनें।
- वैकल्पिक रूप से, उन ईमेल के लिए Add an exception चुनें जिन्हें नियम से बचना चाहिए और अधिक नियमों को प्रोसेस करना बंद करने के लिए बॉक्स चेक करें।
- अपने इनबॉक्स में नियम को तुरंत चलाने के लिए, Run rule now के लिए चेकबॉक्स मार्क करें। फिर, Save चुनें।
एंड्रॉइड और आईफोन पर आउटलुक ईमेल आर्काइव करें
यदि आप अपने एंड्रॉइड डिवाइस या आईफोन पर आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप वहां भी ईमेल आर्काइव कर सकते हैं। इस समय, कोई ऑटोआर्काइव सुविधा नहीं है, लेकिन आपके पास ईमेल को मैन्युअल रूप से आर्काइव करने के कुछ तरीके हैं।
एकल ईमेल को आर्काइव करने के लिए, आप स्वाइप एक्शन का उपयोग कर सकते हैं। अपने सेटअप के अनुसार ईमेल को बाएं से दाएं या इसके विपरीत स्लाइड करें और Archive आइकन चुनें। वैकल्पिक रूप से, ईमेल खोलें और ऊपर Archive आइकन टैप करें।
अपने इनबॉक्स में कई ईमेल आर्काइव करने के लिए, एक ईमेल को टैप करके रखें और आप चयन स्क्रीन देखेंगे। शेष ईमेल चुनें और फिर ऊपर (एंड्रॉइड) या नीचे (आईफोन) Archive आइकन टैप करें।
विंडोज, मैक, वेब और आपके मोबाइल डिवाइस पर आउटलुक में उन अनावश्यक पुराने ईमेल का ध्यान रखना आसान है। अब जब आप जानते हैं कि आउटलुक में ईमेल कैसे आर्काइव करें, तो आउटलुक न खुलने की समस्या को ठीक करने के तरीके देखें।
