माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में ऑटोफिल एक अद्भुत टूल है जो डेटा एंट्री का बहुत सारा काम खत्म कर देता है। ऑटोफिल बटन का उपयोग करके या बस अपने कर्सर को खींचकर, आप सेकंडों में सेल्स को ऑटो-पॉप्युलेट कर सकते हैं। हालांकि, इस सुविधा में दिखने से कहीं अधिक है।
आप ऑटोफिल का उपयोग सप्ताह के दिनों को भरने जैसे सरल कार्यों के लिए कर सकते हैं। लेकिन आप इस टूल को आगे ले जा सकते हैं और तारीखें, पैटर्न और फॉर्मेटिंग भर सकते हैं। क्या अधिक है, आप सेल्स को उन मानों से भर सकते हैं जो एक निश्चित मात्रा से बढ़ते हैं और यहां तक कि अलग-अलग पंक्तियों से टेक्स्ट को जोड़ सकते हैं।
यहां तक कि अगर आपने पहले ऑटोफिल का उपयोग किया है, तो इस सुविधा का उपयोग करने के इन विभिन्न तरीकों को देखें जिनके बारे में आप नहीं जानते होंगे। सही है, एक्सेल में ऑटोफिल सुविधा का अधिकतम लाभ उठाने का समय आ गया है।
एक सूची को ऑटोफिल करें
एक्सेल ऑटोफिल के साथ आप जो सबसे सरल कार्य कर सकते हैं, वह है वस्तुओं की एक सूची भरना। इसमें अंतर्निहित सूचियां या आपके द्वारा बनाई गई कस्टम सूचियां शामिल हैं।
एक्सेल महीनों और दिनों को पूर्ण शब्दों या तीन-अक्षर के संक्षिप्त रूपों में अंतर्निहित रूप से प्रदान करता है। आइए दिनों की सूची का उदाहरण लें।
- पहली सूची आइटम को एक सेल में दर्ज करें और फिर सेल को चुनें।
- सेल के निचले दाएं कोने में फिल हैंडल (वर्ग) को उस दिशा में खींचें जिसमें आप सेल्स को भरना चाहते हैं। जैसे ही आप खींचते हैं, आप प्रत्येक सेल से गुजरते हुए प्रत्येक सूची आइटम देखेंगे।
- जब आप अंत तक पहुंच जाएं तो छोड़ दें और आप अपने भरे हुए सेल्स देखेंगे।
यदि आपके पास एक्सेल में कस्टम सूचियां सेट हैं, तो एप्लिकेशन ऑटोफिल का उपयोग करते समय इसे पहचानता है। यहां, हमारे पास रंगों की एक कस्टम सूची है जिसे हम ऑटोफिल का उपयोग करके दर्ज कर सकते हैं।
सुझाव: सूचियों को देखने या बनाने के लिए, फ़ाइल > विकल्प पर जाएं। बाईं ओर उन्नत चुनें और दाईं ओर कस्टम सूचियाँ संपादित करें बटन।
एक पैटर्न को ऑटोफिल करें
ऑटोफिल का उपयोग करने का एक और शानदार तरीका है जब आपके डेटा में एक पैटर्न हो। हो सकता है कि आपके डेटासेट में संख्याओं या अक्षरों की श्रृंखलाएं हों। दो या अधिक सेल्स का चयन करके, आप शेष सेल्स को भरने के लिए खींच सकते हैं।
एक बुनियादी उदाहरण के लिए, हमारे पास अक्षर A, C, और E हैं। हम शेष सेल्स को उसी क्रम में उन्हीं अक्षरों से भरना चाहते हैं।
- उस पैटर्न को दोहराने के लिए कम से कम दो सेल्स चुनें जिन्हें आप दोहराना चाहते हैं। यहां, हम सभी तीन सेल्स चुनते हैं क्योंकि यह पूरा पैटर्न है।
- सेल के निचले दाएं कोने में फिल हैंडल को उस दिशा में खींचें जिसमें आप भरना चाहते हैं।
- जब आप जितने सेल्स भरना चाहते हैं उतने भर लें तो छोड़ दें।
तारीखों को ऑटोफिल करें
जब आप एक्सेल में तारीखें दर्ज करते हैं, तो एप्लिकेशन इसे पहचानने के लिए पर्याप्त स्मार्ट होता है जो आपको तारीखों की एक क्रमिक श्रृंखला को पूरा करने के लिए ऑटोफिल का उपयोग करने की अनुमति देता है। इसके अतिरिक्त, आप महीने, दिन, या वर्ष को समायोजित करके तारीखें भर सकते हैं, जिससे आपको एक से अधिक विकल्प मिलते हैं।
तारीखों को समायोजित करके बेसिक भरना
डिफ़ॉल्ट रूप से, जब आप शॉर्ट डेट फॉर्मेट (MM/DD/YYYY) के लिए ऑटोफिल का उपयोग करते हैं, तो आप देखेंगे कि तारीख स्वचालित रूप से बढ़ जाती है।
- उपरोक्त फॉर्मेट का उपयोग करके एक तारीख को एक सेल में दर्ज करें और सेल को चुनें।
- फिल हैंडल को उस दिशा में खींचें जिसमें आप भरना चाहते हैं।
- जब आप जितने सेल्स भरना चाहते हैं उतने भर लें तो छोड़ दें।
यदि आप इसके बजाय लॉन्ग डेट फॉर्मेट चुनते हैं (दिन, महीना, तारीख, और वर्ष) तो यह उसी तरह काम करता है। आप देखेंगे कि तारीख एक से बढ़ जाती है।
अन्य तारीख ऑटोफिल विकल्प
उपरोक्त तारीखों के लिए दो सरल भरने के विकल्पों के साथ, आपके पास तारीखों के बजाय सप्ताह के दिनों, महीनों, या वर्षों को बढ़ाने के लिए अतिरिक्त विकल्प हैं।
- अपने पसंदीदा फॉर्मेट का उपयोग करके एक तारीख को एक सेल में दर्ज करें और सेल को चुनें।
- फिल हैंडल को उस दिशा में खींचते समय अपने दाहिने माउस बटन को दबाए रखें।
- जब आप जितने सेल्स भरना चाहते हैं उतने तक पहुंच जाएं, तो छोड़ दें और आपको एक पॉप-अप विंडो दिखाई देगी।
- दिनों, सप्ताह के दिनों, महीनों, या वर्षों से आप जिस प्रकार का भरना चाहते हैं उसे चुनें।
आपको आपके द्वारा चुने गए विकल्प के साथ अपनी तारीखें भरी हुई दिखाई देंगी। यहां, हमने महीने चुने।
फॉर्मेटिंग के साथ या बिना ऑटोफिल करें
एक्सेल में ऑटोफिल का उपयोग करने का एक और सुपर सुविधाजनक तरीका फॉर्मेटिंग के लिए है। आप सेल्स को केवल अपने चयनित सेल से फॉर्मेटिंग के साथ भर सकते हैं या फॉर्मेटिंग को शामिल किए बिना डेटा के साथ। आइए कुछ उदाहरण देखें।
फॉर्मेटिंग भरें
यहां, हमारे पास एक सेल है जिसे लाल, इटैलिक फॉन्ट और पीले भरण रंग के साथ फॉर्मेट किया गया है। हम असंबंधित अन्य डेटा को सेल्स में दर्ज करने की योजना बना रहे हैं लेकिन उस फॉर्मेटिंग को कॉपी करके कुछ समय बचाना चाहते हैं।
- उस सेल को चुनें जिसमें वह फॉर्मेटिंग है जिसे आप भरना चाहते हैं।
- फिल हैंडल को उस दिशा में खींचते समय अपने दाहिने माउस बटन को दबाए रखें।
- जब आप जितने सेल्स भरना चाहते हैं उतने तक पहुंच जाएं, तो छोड़ दें और आपको वह पॉप-अप विंडो दिखाई देगी।
- केवल फॉर्मेटिंग भरें चुनें।
फिर, जब आप आपके द्वारा भरे गए सेल्स में से किसी एक में टेक्स्ट दर्ज करते हैं, तो आप देखेंगे कि यह आपके चयनित सेल के समान फॉर्मेट किया गया है।
फॉर्मेटिंग के बिना भरें
शायद आप उपरोक्त के विपरीत करना चाहते हैं। आप डेटा भर सकते हैं लेकिन फॉर्मेटिंग को हटा सकते हैं। यहां, हम ऊपर के समान फॉर्मेटिंग वाले सेल का उपयोग करेंगे; हालांकि, हम केवल तारीखों को भरना चाहते हैं।
- उस सेल को चुनें जिसमें वह डेटा है जिसे आप भरना चाहते हैं।
- फिल हैंडल को उस दिशा में खींचते समय अपने दाहिने माउस बटन को दबाए रखें।
- जब आप जितने सेल्स भरना चाहते हैं उतने तक पहुंच जाएं, तो छोड़ दें और आपको वह पॉप-अप विंडो फिर से दिखाई देगी।
- फॉर्मेटिंग के बिना भरें चुनें।
फिर, आप डेटा को सेल्स में भरा हुआ देखेंगे लेकिन बिना फॉर्मेटिंग के।
रैखिक मात्राओं को ऑटोफिल करें
यदि आपके पास ऐसी संख्याएं हैं जिन्हें आप भरना चाहते हैं जो प्रत्येक सेल में बढ़ती हैं, तो आप ऑटोफिल का उपयोग कर सकते हैं। लीनियर ट्रेंड विकल्प के साथ, प्रत्येक मात्रा आपके द्वारा चुने गए सेल्स में मात्रा से बढ़ जाती है। यह एक उदाहरण से सबसे अच्छी तरह समझाया गया है।
यहां, हमारे पास संख्याएं 20 और 30 हैं। लीनियर ट्रेंड ऑटोफिल के साथ, हम शेष सेल्स को प्रत्येक 10 से बढ़ाकर भर सकते हैं क्योंकि 20 और 30 के बीच यही वृद्धि है।
- संख्याओं वाले दोनों सेल्स चुनें।
- फिल हैंडल को उस दिशा में खींचते समय अपने दाहिने माउस बटन को दबाए रखें।
- जब आप जितने सेल्स भरना चाहते हैं उतने तक पहुंच जाएं, तो छोड़ दें और आपको अतिरिक्त विकल्पों के साथ वह पॉप-अप विंडो दिखाई देगी।
- लीनियर ट्रेंड चुनें।
फिर आप अपनी बढ़ी हुई संख्याएं देखेंगे।
सटीक रैखिक मात्राएं
यदि आप वृद्धि के लिए सटीक मान के साथ-साथ रुकने का मान भी चुनना पसंद करते हैं, तो आप ऑटोफिल बटन और एकल सेल का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं।
- संख्या वाले सेल को चुनें।
- होम टैब पर जाएं और संपादन समूह में ऑटोफिल ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें। श्रृंखला चुनें।
- श्रृंखला संवाद बॉक्स में, आसन्न सेल्स के लिए पंक्तियों या स्तंभों के विकल्पों को चिह्नित करें जिन्हें आप भरना चाहते हैं और प्रकार के रूप में रैखिक। नोट: ट्रेंड चेकबॉक्स फिल हैंडल का उपयोग करते समय लीनियर ट्रेंड विकल्प के समान क्रिया करता है।
- चरण मान दर्ज करें जो वह संख्या है जिससे आप प्रत्येक सेल को बढ़ाना चाहते हैं। वैकल्पिक रूप से, एक रोक मान दर्ज करें जो वह संख्या है जिससे आप श्रृंखला को समाप्त करना चाहते हैं। ठीक चुनें।
फिर आप अपने सेल्स को आपके द्वारा चुनी गई संख्या से शुरू होते हुए, प्रत्येक में चरण मान जोड़ते हुए, और रोक मान तक समाप्त होते हुए देखेंगे।
वृद्धि मात्राओं को ऑटोफिल करें
ऊपर दिए गए लीनियर ट्रेंड विकल्प के समान ग्रोथ ट्रेंड है। अंतर यह है कि संख्याओं को चरण मान से गुणा किया जाता है बजाय जोड़े जाने के।
यहां, हमारे पास संख्याएं 2 और 6 हैं। ग्रोथ ट्रेंड ऑटोफिल के साथ, हम शेष सेल्स को 3 के गुणकों से बढ़ाकर भर सकते हैं क्योंकि 2 और 6 के बीच यही वृद्धि है।
- संख्याओं वाले दोनों सेल्स चुनें।
- फिल हैंडल को उस दिशा में खींचते समय अपने दाहिने माउस बटन को दबाए रखें।
- जब आप जितने सेल्स भरना चाहते हैं उतने तक पहुंच जाएं, तो छोड़ दें और आपको पॉप-अप विंडो दिखाई देगी।
- ग्रोथ ट्रेंड चुनें।
फिर आप अपनी गुणा की गई संख्याएं देखेंगे।
सटीक वृद्धि मात्राएं
यदि आप रैखिक ऑटोफिल की तरह ही वृद्धि वृद्धि के लिए सटीक मान के साथ-साथ रुकने का मान चुनना पसंद करते हैं, तो आप ऑटोफिल बटन का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं।
- संख्या वाले सेल को चुनें।
- होम टैब पर जाएं, ऑटोफिल ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें, और श्रृंखला चुनें।
- बॉक्स में, जहां आप भरना चाहते हैं उसके लिए पंक्तियों या स्तंभों के विकल्पों को चिह्नित करें और प्रकार के रूप में वृद्धि। नोट: ट्रेंड चेकबॉक्स फिल हैंडल का उपयोग करते समय ग्रोथ ट्रेंड विकल्प के समान क्रिया करता है।
- चरण मान दर्ज करें जो वह संख्या है जिससे आप प्रत्येक सेल को गुणा करना चाहते हैं। वैकल्पिक रूप से, एक रोक मान दर्ज करें जो वह संख्या है जिससे आप श्रृंखला को समाप्त करना चाहते हैं। ठीक चुनें।
फिर आप अपने सेल्स को आपके द्वारा चुनी गई संख्या से शुरू होते हुए, चरण मान से गुणा करते हुए, और रोक मान तक समाप्त होते हुए देखेंगे।
टेक्स्ट को संयोजित करने के लिए ऑटोफिल करें
ऑटोफिल के साथ आप एक और समय बचाने वाला कार्य कर सकते हैं, वह है अलग-अलग पंक्तियों में टेक्स्ट को एक सेल में संयोजित करना। इसे फिल जस्टिफाई कहा जाता है और यह एक सुपर कूल फीचर है।
- उस कॉलम की चौड़ाई बढ़ाकर शुरू करें जिसमें संयुक्त टेक्स्ट होगा। आप बस कॉलम हेडर का चयन कर सकते हैं और दाईं ओर दिखाई देने वाले तीर को खींचकर चौड़ाई बढ़ा सकते हैं। यदि आप इस चरण को छोड़ देते हैं, तो परिणाम सटीक नहीं होगा।
- टेक्स्ट वाली पंक्तियों में सेल्स चुनें।
- होम टैब पर जाएं, ऑटोफिल ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें, और जस्टिफाई चुनें।
फिर आप सभी सेल्स से टेक्स्ट को एक सेल में संयुक्त देखेंगे।
ऑटोफिल की पूरी क्षमता का उपयोग करें
एक्सेल में ऑटोफिल का उपयोग केवल सप्ताह के दिनों को भरने से कहीं अधिक के लिए किया जा सकता है। इन अधिक उन्नत उपयोगों के साथ, आप न केवल समय बचा सकते हैं, बल्कि अपनी वर्कशीट में टाइपो या गलत गणना से त्रुटियों के जोखिम को भी कम कर सकते हैं।
अधिक के लिए, एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग कैसे करें, इस पर गौर करें।
