सेल संदर्भ में एक क्रैश कोर्स
<पी> हार्ड कोडिंग को समझने के लिए, हमें यह जानना होगा कि एक्सेल सेल संदर्भ कैसे काम करते हैं क्योंकि यहीं से सब कुछ शुरू होता है। <पी> एक्सेल में प्रत्येक सेल को उसके वर्णमाला कॉलम नंबर और उसके संख्यात्मक पंक्ति नंबर को मिलाकर संदर्भित किया जा सकता है। यह आपको A3, D5, आदि जैसे नोटेशन के साथ विशिष्ट कोशिकाओं को इंगित करने देता है। <पी> अलग-अलग कोशिकाओं के बजाय, आप कोलन के साथ संपूर्ण श्रेणियों को संदर्भित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, B4:B12 टाइप करने से आपको उस श्रेणी के सभी सेल मिल जाते हैं। आप इन संबंधों के साथ विभिन्न शीटों और कार्यपुस्तिकाओं के बीच शीट को लिंक भी कर सकते हैं।
<पी> कोशिकाओं पर लगभग सभी गणितीय ऑपरेशन उनके सेल संदर्भों का उपयोग करके किए जाते हैं, जो वास्तविक मूल्यों को देखने और दर्ज करने की तुलना में अधिक सुविधाजनक है। एक और कारण है, लेकिन उस पर अगले भाग में और अधिक जानकारी दी जाएगी। एक्सेल में सेल रेफरेंस का उपयोग करने की अनुशंसा क्यों की जाती है?
<पी> एक्सेल का उपयोग करने का आधार इसके सूत्रों के कारण मूल्यों को अद्यतन करने की सुविधा है। मान लीजिए कि आपके पास एक महीने में कंपनी के कुल खर्चों की गणना करने वाली एक स्प्रेडशीट है और आप उस कुल का उपयोग कई अन्य ग्राफ़ और गणनाओं में कर रहे हैं। <पी> कलम और कागज के साथ, आपको कुल और अन्य सभी गणनाओं की पुनर्गणना करनी होगी जो इसके मूल्य का उपयोग कर रहे थे, जो एक कठिन और त्रुटि-प्रवण प्रक्रिया है। यदि स्प्रेडशीट में हजारों प्रविष्टियाँ हैं तो लगभग असंभव का उल्लेख न करें। <पी> लेकिन एक्सेल में, जब तक आप सही सेल संदर्भों का उपयोग करते हैं, आपको गणनाओं को ठीक करने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। कोई भी मान बदलें जिसकी आपको आवश्यकता है, और उस सेल को संदर्भित करने वाली सभी गणनाएँ स्वचालित रूप से अपने परिणाम अपडेट कर देंगी (हालाँकि आपको गणना शीट बटन का उपयोग करना पड़ सकता है)।
हार्ड कोडिंग क्या है? आपको इसका उपयोग कब करना चाहिए?
<पी> एक्सेल में हार्ड कोडिंग तब होती है जब आप निरपेक्ष मानों के पक्ष में सेल संदर्भों को छोड़ देते हैं। इसका मतलब यह है कि कोशिकाओं या उनकी सामग्री में चाहे जो भी परिवर्तन हो, हार्ड-कोडित मान समान रहते हैं। <पी> आम तौर पर, हार्ड-कोडित मानों का उपयोग करना अच्छा विचार नहीं है। खराब योजनाबद्ध हार्ड कोडिंग के कारण जटिल स्प्रैडशीट टूट जाती हैं क्योंकि हार्ड-कोडित मानों का पता लगाना और आवश्यकता पड़ने पर उन्हें बदलना कठिन होता है। <पी> लेकिन, कुछ स्थितियाँ ऐसी हैं जहाँ हार्ड कोडिंग व्यावहारिक है। स्थिरांक या ऐतिहासिक डेटा जैसी चीज़ें वे मान हैं जिन्हें आप उनके संदर्भों के आधार पर समान रखना चाहते हैं। <पी>ऐसे नंबरों के लिए हम एक्सेल में हार्ड कोडिंग का उपयोग करते हैं। इसे करने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं।
हार्ड कोडिंग के तरीके
मैन्युअल रूप से मान दर्ज करना (अनुशंसित नहीं)
<पी> हार्ड कोडिंग का सबसे आसान (और सबसे अनुचित) तरीका आपके लिए आवश्यक नंबरों को मैन्युअल रूप से दर्ज करना है। इसका मतलब सेल संदर्भों का उपयोग नहीं करना है बल्कि केवल मान टाइप करना है।एक स्थिरांक को परिभाषित करें (नाम प्रबंधक का उपयोग करके)
<पी> हार्ड कोडिंग का अधिक शानदार तरीका निरंतर मूल्यों को परिभाषित करना है। ऐसा करने के लिए एक्सेल नाम प्रबंधक प्रदान करता है। <पी> विचार यह है कि आपके हार्ड-कोडित मान को स्प्रेडशीट में एक नाम दिया जाए ताकि यह स्पष्ट हो कि मूल्य की भूमिका क्या है, इसके अलावा आपको इसे बदलने के लिए एक केंद्रीय स्थान दिया जाए। यह काफी हद तक वैसा ही है जैसे कई प्रोग्रामिंग भाषाओं में स्थिरांक कैसे कार्य करते हैं। <पी> हालाँकि आप सोच रहे होंगे:जब आप एक समर्पित सेल में मान दर्ज करके और उसे संदर्भित करके समान परिणाम प्राप्त कर सकते हैं तो डिफाइन नेम का उपयोग करने का क्या मतलब है? अंतर केवल इतना है कि नाम अधिक स्पष्ट रूप से दर्शाता है कि मूल्य क्या दर्शाता है। <पी> आप स्प्रेडशीट पर मौजूद नहीं होने वाले नामित स्थिरांक बनाने के अलावा, इस पद्धति से मूल्यों की एक पूरी श्रृंखला को परिभाषित कर सकते हैं।- अपने स्वयं के स्थिरांक को परिभाषित करने के लिए, एक्सेल में फॉर्मूला टैब का चयन करें और नाम प्रबंधक आइकन पर क्लिक करें।
- यदि कोई सेल चुना गया है, तो नाम प्रबंधक विंडो मानों को संदर्भ (आमतौर पर पंक्ति या स्तंभ लेबल) के आधार पर एक नाम देगी और आपके लिए एक नाम बनाएगी। आप शुरू से ही अपने नाम और मूल्यों को परिभाषित करने के लिए नया बटन भी क्लिक कर सकते हैं।
- अब आप परिभाषित नाम का उपयोग करके इस डेटा का उपयोग अपने किसी भी सूत्र में कर सकते हैं। यह अधिक वर्णनात्मक सेल संदर्भ के रूप में कार्य करता है।
पेस्ट स्पेशल कमांड के साथ
<पी> आमतौर पर, जब आप सूत्रों वाले कक्षों के चयन की प्रतिलिपि बनाते हैं, तो Excel स्वचालित रूप से संदर्भों को उनके नए स्थान पर समायोजित कर देता है। लेकिन क्या होगा यदि आप किसी पुराने डेटासेट की प्रतिलिपि बना रहे हैं और आपको केवल उसके मूल मानों की ही आवश्यकता है? <पी> यहीं पर पेस्ट स्पेशल कमांड आती है। पेस्ट स्पेशल पूरी चीज के बजाय आपके द्वारा कॉपी किए जा रहे डेटा के कुछ पहलुओं को चुनिंदा रूप से पेस्ट कर सकता है। <पी> इस कमांड का सामान्य उपयोग केवल उपयोग किए गए फ़ार्मुलों को कॉपी करना है, लेकिन आप इसका उल्टा भी कर सकते हैं और इसके बजाय केवल मान पेस्ट कर सकते हैं। यह आपको मूल गणनाओं के परिणाम हार्ड-कोडित रूप में देता है ताकि मूल संख्याओं में कोई भी परिवर्तन उन पर प्रभाव न डाले।- सबसे पहले, उन सेल का चयन करें जिन्हें आप कॉपी करना चाहते हैं।
- राइट-क्लिक करें और कॉपी विकल्प चुनें, या बस Ctrl + C दबाएं।
- अब सामग्री को पेस्ट करने के लिए अपने लक्ष्य सेल पर राइट-क्लिक करें। नए मेनू में क्षैतिज रूप से व्यवस्थित विभिन्न पेस्ट-विशेष आइकन हैं। वैल्यूज़ का विकल्प ढूंढने के लिए उन पर माउस ले जाएं और उस पर क्लिक करें।
- सेल्स के मान नए स्थान पर चिपकाए जाएंगे। आप सेल का चयन कर सकते हैं और फॉर्मूला टैब की जांच करके देख सकते हैं कि यह एक हार्ड-कोडित मान है।
