हार्ड कोडिंग एक जटिल प्रोग्रामिंग अवधारणा की तरह लगता है, लेकिन यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में एक मौलिक अवधारणा है। आइए जानें कि यह क्या है और आपको इसका उपयोग कब करना चाहिए।
यह अवधारणा उन लोगों से परिचित है जो प्रोग्रामिंग भाषा में पारंगत हैं - बस सेल्स को उन वेरिएबल्स से बदलें जो विशिष्ट मान रखते हैं, और कार्यात्मक अर्थ वही रहता है।
सेल रेफरेंस में एक क्रैश कोर्स
हार्ड कोडिंग को समझने के लिए, हमें यह जानना होगा कि एक्सेल सेल रेफरेंस कैसे काम करते हैं क्योंकि यहीं से यह सब शुरू होता है।
एक्सेल में प्रत्येक सेल को उसके वर्णमाला कॉलम नंबर और संख्यात्मक रो नंबर को मिलाकर रेफरेंस किया जा सकता है। यह आपको A3, D5, आदि जैसे संकेतों के साथ विशिष्ट सेल्स को इंगित करने देता है।
व्यक्तिगत सेल्स के बजाय, आप कोलन के साथ संपूर्ण रेंज को रेफरेंस कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, B4:B12 टाइप करने से आपको उस रेंज के सभी सेल मिलते हैं। आप इन रिलेशनशिप्स के साथ अलग-अलग शीट्स और वर्कबुक के बीच शीट्स को लिंक भी कर सकते हैं।
सेल्स पर लगभग सभी गणितीय ऑपरेशन उनके सेल रेफरेंस का उपयोग करके किए जाते हैं, जो वास्तविक मानों को देखने और दर्ज करने की तुलना में अधिक सुविधाजनक है। एक और कारण है, लेकिन उस पर अगले खंड में चर्चा करेंगे।
एक्सेल में सेल रेफरेंस का उपयोग क्यों करना उचित है?
एक्सेल का उपयोग करने का आधार इसके सूत्रों के कारण मानों को अपडेट करने की सुविधा है। मान लीजिए आपके पास एक स्प्रेडशीट है जो एक महीने में कंपनी के कुल खर्चों की गणना करती है और उस कुल का उपयोग कई अन्य ग्राफ़ और गणनाओं में किया जा रहा है।
पेन-एंड-पेपर के साथ, आपको कुल की पुनर्गणना करनी होगी और उन सभी अन्य गणनाओं को भी जो इसके मान का उपयोग कर रहे थे, जो एक थकाऊ और त्रुटि-प्रवण प्रक्रिया है। यह कहने की बात नहीं कि अगर स्प्रेडशीट में हजारों एंट्री हैं तो यह लगभग असंभव है।
लेकिन एक्सेल में, जब तक आप सही सेल रेफरेंस का उपयोग करते हैं, आपको गणनाओं को ठीक करने की चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। किसी भी मान को बदलें जिसे आपको बदलने की आवश्यकता है, और उस सेल को रेफरेंस करने वाली सभी गणनाएं स्वचालित रूप से अपने परिणाम अपडेट कर देंगी (हालांकि आपको Calculate Sheet बटन का उपयोग करना पड़ सकता है)।
हार्ड कोडिंग क्या है? आपको इसका उपयोग कब करना चाहिए?
एक्सेल में हार्ड कोडिंग तब होती है जब आप सेल रेफरेंस के बजाय एब्सोल्यूट मानों का उपयोग करते हैं। इसका मतलब है कि सेल्स या उनकी सामग्री के साथ चाहे जो भी परिवर्तन हों, हार्ड-कोडेड मान समान रहते हैं।
आम तौर पर, हार्ड-कोडेड मानों का उपयोग करना अच्छा विचार नहीं है। खराब योजना वाली हार्ड कोडिंग ही जटिल स्प्रेडशीट के टूटने का कारण बनती है क्योंकि जरूरत पड़ने पर हार्ड-कोडेड मानों को ढूंढना और बदलना दर्दनाक होता है।
लेकिन, कुछ स्थितियां हैं जहां हार्ड कोडिंग व्यावहारिक है। कांस्टेंट या ऐतिहासिक डेटा जैसी चीजें वे मान हैं जिन्हें आप उनके रेफरेंस के आधार पर समान रखना चाहते हैं।
ऐसी संख्याओं के लिए, हम एक्सेल में हार्ड कोडिंग का उपयोग करते हैं। इसे करने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं।
हार्ड कोडिंग के तरीके
मैन्युअली मान दर्ज करना (अनुशंसित नहीं)
हार्ड कोडिंग का सबसे आसान (और सबसे अनुचित) तरीका है उन नंबरों को मैन्युअली दर्ज करना जिनकी आपको आवश्यकता है। इसका मतलब सेल रेफरेंस का उपयोग न करके केवल मानों को टाइप करना है।
आपको इस विधि का उपयोग केवल स्ट्रिंग मानों के लिए करना चाहिए क्योंकि वे गणनाओं में उपयोग के लिए नहीं हैं। और, निश्चित रूप से, पहली बार जब आप अपने स्प्रेडशीट में कोई मान दर्ज करते हैं तो वह भी तकनीकी रूप से हार्ड कोडिंग है।
बस याद रखें कि इन बेस मानों का उपयोग करने वाले किसी भी सूत्र में रेफरेंस का उपयोग करें।
कांस्टेंट परिभाषित करें (नेम मैनेजर का उपयोग करके)
हार्ड कोडिंग का अधिक सुंदर तरीका कांस्टेंट मानों को परिभाषित करना है। एक्सेल इसके लिए नेम मैनेजर प्रदान करता है।
विचार यह है कि अपने हार्ड-कोडेड मान को स्प्रेडशीट में एक नाम दें ताकि मान की भूमिका क्या है यह स्पष्ट हो, इसके अलावा आपको एक केंद्रीय स्थान मिले जहां से इसे बदला जा सके। यह कई प्रोग्रामिंग भाषाओं में कांस्टेंट के कार्य करने के समान है।
हालांकि आप सोच रहे होंगे: डेडिकेटेड सेल में मान दर्ज करके और उसे रेफरेंस करके समान परिणाम प्राप्त करने पर Define Name का उपयोग करने का क्या मतलब है? एकमात्र अंतर यह है कि नाम अधिक स्पष्ट रूप से दर्शाता है कि मान क्या दर्शाता है।
आप इस विधि से मानों की पूरी रेंज को परिभाषित कर सकते हैं, स्प्रेडशीट पर मौजूद न होने वाले नेम्ड कांस्टेंट बनाने के अलावा।
- अपने स्वयं के कांस्टेंट को परिभाषित करने के लिए, एक्सेल में Formulas टैब चुनें और Name Manager आइकन पर क्लिक करें।
- यदि कोई सेल चुने गए हैं, तो नेम मैनेजर विंडो संदर्भ के आधार पर (आमतौर पर रो या कॉलम लेबल) मानों को एक नाम देगी और आपके लिए एक नाम बनाएगी। आप स्क्रैच से अपने नाम और मान परिभाषित करने के लिए New बटन पर भी क्लिक कर सकते हैं।
- अब आप इस डेटा का उपयोग अपने किसी भी सूत्र में परिभाषित नाम का उपयोग करके कर सकते हैं। यह एक अधिक वर्णनात्मक सेल रेफरेंस के रूप में कार्य करता है।
पेस्ट स्पेशल कमांड के साथ
आमतौर पर, जब आप सूत्र वाले सेल्स के चयन को कॉपी करते हैं, तो एक्सेल स्वचालित रूप से उनके नए स्थान के अनुसार रेफरेंस को एडजस्ट करता है। लेकिन क्या होगा यदि आप पुराने डेटासेट को कॉपी कर रहे हैं और केवल उनके मूल मानों को वैसे ही चाहते हैं?
यहीं पेस्ट स्पेशल कमांड काम आता है। पेस्ट स्पेशल आपके द्वारा कॉपी किए जा रहे डेटा के कुछ पहलुओं को चुनिंदा रूप से पेस्ट कर सकता है बजाय पूरे के।
इस कमांड का सामान्य उपयोग केवल उपयोग किए गए सूत्रों को कॉपी करना है, लेकिन आप इसके विपरीत भी कर सकते हैं और केवल मानों को पेस्ट कर सकते हैं। यह आपको मूल गणनाओं के परिणाम हार्ड-कोडेड रूप में देता है ताकि मूल संख्याओं में कोई भी परिवर्तन उन्हें प्रभावित न करे।
- सबसे पहले, उन सेल्स को चुनें जिन्हें आप कॉपी करना चाहते हैं।
- राइट-क्लिक करें और Copy विकल्प चुनें, या बस Ctrl + C दबाएं।
- अब अपने टारगेट सेल पर राइट-क्लिक करके कंटेंट पेस्ट करें। नए मेनू में विभिन्न पेस्ट-स्पेशल आइकन क्षैतिज रूप से व्यवस्थित हैं। उन पर माउस घुमाकर Values विकल्प ढूंढें और उस पर क्लिक करें।
- सेल्स के मान नए स्थान पर पेस्ट हो जाएंगे। आप सेल चुनकर फॉर्मूला टैब देख सकते हैं कि यह एक हार्ड-कोडेड मान है।
क्या MS एक्सेल में हार्ड कोडिंग इसके लायक है?
जब तक आप नहीं जानते कि आप क्या कर रहे हैं, हार्ड कोडिंग के किसी भी रूप से बचना एक अच्छा विचार है। रिलेटिव या, और भी बेहतर, एब्सोल्यूट सेल रेफरेंस का उपयोग करना याद रखना और अपने सूत्रों को साफ रखना आपको भविष्य में बहुत सारे सिरदर्द से बचाएगा।
कहा जा रहा है कि, एक सावधान उपयोगकर्ता हार्ड कोडिंग के कुछ विशिष्ट तरीकों का लाभ उठाकर कुछ गणनाओं को अधिक संक्षिप्त और सुंदर बना सकता है। नेम्ड कांस्टेंट या पेस्ट स्पेशल के माध्यम से किए गए ऑपरेशन आपकी स्प्रेडशीट को गड़बड़ किए बिना हार्ड-कोडेड मान पेश कर सकते हैं।
दूसरी ओर, मैन्युअल हार्ड कोडिंग से हमेशा बचना चाहिए जब तक कि आप स्प्रेडशीट गणनाओं में आगे उपयोग के लिए बेस डेटा दर्ज नहीं कर रहे हैं।
