ONLYOFFICE वर्कस्पेस क्लाउड रिव्यू: सुरक्षित ऑनलाइन सहयोग

हालांकि क्लाउड-आधारित प्रोडक्टिविटी सुइट्स की एक विस्तृत विविधता उपलब्ध है, वे हमेशा उपयोग में सबसे आसान या सबसे सुरक्षित नहीं होते हैं। अक्सर, विभिन्न ऐप्स स्वतंत्र रूप से काम करते हैं और एक डैशबोर्ड से सभी एक्सेसिबल भी नहीं होते हैं। ONLYOFFICE वर्कस्पेस क्लाउड एक पूर्ण ऑनलाइन ऑफिस सुइट प्रदान करके इस सब को बदलना चाहता है जो टीम सहयोग और यहां तक कि घर से काम करने वाले व्यक्तियों के लिए एकदम सही है। मुझे हाल ही में इस समीक्षा के लिए ONLYOFFICE वर्कस्पेस क्लाउड को स्वयं टेस्ट ड्राइव करने का आनंद मिला।

यह एक प्रायोजित लेख है और ONLYOFFICE द्वारा संभव बनाया गया है। वास्तविक सामग्री और राय लेखक के एकमात्र विचार हैं जो पोस्ट के प्रायोजित होने पर भी संपादकीय स्वतंत्रता बनाए रखते हैं।

ONLYOFFICE अवलोकन

भले ही यह पहली नज़र में बहुत कुछ लग सकता है, सुविधाएं इतनी सहज हैं कि आप सीधे इसमें गोता लगा सकते हैं। यदि आपने कभी गूगल वर्कस्पेस या माइक्रोसॉफ्ट 365 का उपयोग किया है, तो चीजें थोड़ी समान महसूस हो सकती हैं। हालांकि, मैंने ONLYOFFICE को समग्र रूप से तेज, अधिक सहज और उपयोग में आसान पाया।

जबकि मैं सुविधाओं और मॉड्यूल में अधिक गहराई से जाऊंगा, यहां इस ऑनलाइन सहयोग और प्रोडक्टिविटी सुइट से क्या उम्मीद की जाए, इसका संक्षिप्त अवलोकन है:

• सहयोगी दस्तावेज़ संपादक, जिनमें दस्तावेज़, स्प्रेडशीट और प्रेजेंटेशन शामिल हैं
• प्रोजेक्ट मैनेजमेंट और शेयरिंग
• CRM
• ईमेल
• मैसेजिंग
• कम्युनिटी टूल्स (ब्लॉग, इवेंट, विकी, फोरम, आदि)
• कैलेंडर
• सुरक्षा नियंत्रण
• मल्टी-प्लेटफॉर्म एक्सेस (विंडोज, मैक OS, लिनक्स, एंड्रॉइड, iOS)

एक टीम को एक साथ अच्छी तरह से काम करने के लिए आवश्यक सब कुछ शामिल है और एक ही डैशबोर्ड से एक्सेसिबल है। मैं ईमानदारी से आश्चर्यचकित था कि एक चीज से दूसरी चीज पर जाना कितना आसान है और सब कुछ कितनी अच्छी तरह से एक साथ जुड़ा हुआ है।

अल्टीमेट डैशबोर्ड

जबकि मैं ONLYOFFICE वर्कस्पेस क्लाउड के बारे में कई चीजों की ओर इशारा कर सकता हूं जिन्हें मैंने पूरी तरह से आनंद लिया, मेरा समग्र पसंदीदा आसानी से डैशबोर्ड है। किसी तरह, सब कुछ एक ही जगह पर है, लेकिन यह एक अव्यवस्थित, जटिल गड़बड़ नहीं है।

जब आप एक अकाउंट बनाते हैं, तो आप अपना खुद का सब-डोमेन भी बनाते हैं। आप अन्य उपयोगकर्ताओं को उस डोमेन पर आमंत्रित कर सकते हैं ताकि हर कोई आपके संगठन के पर्सनल स्पेस में काम कर रहा हो। आप उस डोमेन का उपयोग लॉग इन करने के लिए करेंगे। उदाहरण के लिए, मैंने अपनी समीक्षा के लिए crystalMTEtest.onlyoffice.com बनाया।

जब आप पहली बार लॉग इन करते हैं, तो आपको मुख्य डैशबोर्ड प्रस्तुत किया जाता है। यह आपको सेकंडों में शुरू करने में मदद करता है।

आप विभिन्न ऐप्स पर तेजी से जाने के लिए "चूज़ मेनू" का भी उपयोग कर सकते हैं। जैसा कि आप बता सकते हैं, बड़े आइकन के साथ सब कुछ स्वयं-व्याख्यात्मक है।

एक बार जब आप किसी मॉड्यूल में होते हैं, जैसे डॉक्यूमेंट्स, तो उस मॉड्यूल के लिए आपके सभी विकल्प साइड में बड़े करीने से व्यवस्थित होते हैं, और आप किसी भी समय किसी अन्य मॉड्यूल पर जाने के लिए मेनू का उपयोग कर सकते हैं।

नेविगेशन इतना सरल रहता है चाहे आप कुछ भी कर रहे हों। यदि आप अपनी टीम के लिए कुछ ऐसा चाहते हैं जो सीखने और अपनाने में आसान हो, तो ONLYOFFICE एक अच्छा विकल्प है।

दस्तावेज़ बनाना और उपयोग करना

कुल मिलाकर, दस्तावेज़ बनाना, संपादित करना और उपयोग करना गूगल और माइक्रोसॉफ्ट के समान लगता है। यह आपको एक परिचित लेआउट देता है। हालांकि, दस्तावेज़ तेजी से सेव होते प्रतीत होते हैं। सेविंग की बात करें तो, वर्तमान माइक्रोसॉफ्ट फॉर्मेट समर्थित हैं, जैसे .docx और .xlxs। आप PDF, OpenDocument फॉर्मेट और दस्तावेज़-प्रकार-विशिष्ट फॉर्मेट में भी सेव कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप स्प्रेडशीट को .csv के रूप में और दस्तावेज़ को .rft फाइलों के रूप में सेव कर सकते हैं।

क्लाइंट्स के साथ काम करते समय, उनमें से कई मुझे पुराने माइक्रोसॉफ्ट फॉर्मेट, जैसे .doc और .xls का उपयोग करके दस्तावेज़ सेव, शेयर और भेजना पसंद करते हैं। मुझे अच्छा लगेगा यदि वे फॉर्मेट यहां समर्थित हों, लेकिन यह एक मामूली शिकायत है। लेकिन, यह देखकर अच्छा लगता है कि ONLYOFFICE गूगल की तुलना में संगतता के साथ कहीं बेहतर काम करता है, जो माइक्रोसॉफ्ट फॉर्मेट में उतनी अच्छी तरह से कन्वर्ट नहीं करता जितना उसे करना चाहिए।

आप दस्तावेज़, स्प्रेडशीट और प्रेजेंटेशन बनाने में सक्षम हैं। आपके द्वारा बनाई गई हर चीज़ आसान पहुंच के लिए डॉक्यूमेंट्स मॉड्यूल में सूचीबद्ध है। साथ ही, प्रत्येक इंटरफ़ेस आपको चीजों को खोजने के बजाय निर्माण पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करने के लिए अच्छी तरह से रखा गया है।

मुझे स्प्रेडशीट में क्विक एक्सेस मेनू भी पसंद आए।

यदि आपने कभी पावरपॉइंट का उपयोग किया है, तो प्रेजेंटेशन उपयोग करने में बहुत आसान होगा।

सबसे अच्छी बात यह है कि ये सभी रियल-टाइम सहयोग और संपादन की अनुमति देते हैं। आगे-पीछे शेयर करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

मॉड्यूल एक्सप्लोर करना

जबकि डॉक्यूमेंट्स अविश्वसनीय रूप से उपयोगी और फीचर-रिच है, यह ONLYOFFICE वर्कस्पेस क्लाउड की शुरुआत मात्र है। टीमों को संचार उपकरण, एक कैलेंडर और बहुत कुछ चाहिए।

प्रोजेक्ट्स चीजों को एक साथ जोड़ने के लिए अच्छा काम करता है। आप कार्य सेट कर सकते हैं, दस्तावेज़ संलग्न कर सकते हैं, माइलस्टोन सेट कर सकते हैं, और यहां तक कि प्रगति को चार्ट भी कर सकते हैं। आप उपयोगकर्ताओं को प्रोजेक्ट्स पर असाइन कर सकते हैं ताकि वे जल्दी से देख सकें कि उन्हें क्या करना है और क्या पहले ही पूरा हो चुका है।

प्रोजेक्ट टेम्प्लेट्स के लिए धन्यवाद, आप और भी तेजी से शुरू कर सकते हैं। मुझे व्यक्तिगत रूप से टाइम ट्रैकिंग, रिपोर्टिंग फीचर, और यहां तक कि गैंट चार्ट्स का जोड़ पसंद आया। यह प्रोजेक्ट मैनेजमेंट को बेसिक से कहीं अधिक कुशल और प्रभावी बनाता है।

कैलेंडर कार्यों और टू-डू को मैनेज करने के लिए कलर-कोडेड दृष्टिकोण प्रदान करता है। विभिन्न प्रोजेक्ट्स के आधार पर देखें कि कार्य कब देय हैं। यदि आपको उनसे संपर्क करने की आवश्यकता है तो आप ग्राहकों के लिए विवरण, आगामी इवेंट्स, जन्मदिन, और बहुत कुछ भी देखेंगे।

बिल्ट-इन ईमेल, मैसेजिंग, और कम्युनिटी टूल्स के सेट के साथ संचार आसान नहीं हो सकता। ईमेल मॉड्यूल सरल है फिर भी आपको अपना इनबॉक्स मैनेज करने के लिए आवश्यक सब कुछ देता है।

मैं बिल्ट-इन CRM मॉड्यूल की सभी विशेषताओं से सुखद आश्चर्यचकित था। आप मैन्युअली, फॉर्म्स के माध्यम से, स्प्रेडशीट के माध्यम से, और इसी तरह नए संपर्क जोड़ सकते हैं। साथ ही, आप बिक्री ट्रैक कर सकते हैं, संपर्कों के लिए रिमाइंडर प्राप्त कर सकते हैं, और अपने ग्राहकों पर नज़र रखने के लिए आवश्यक सब कुछ कर सकते हैं।

टॉक के साथ, आप वेब-आधारित चैट क्लाइंट का उपयोग करके आसानी से बातचीत शुरू कर सकते हैं। आपके ग्रुप में सभी संपर्क स्वचालित रूप से जोड़े जाते हैं।

कम्युनिटी मॉड्यूल एक कंपनी मैसेज बोर्ड जैसा लगता है और अधिक सहयोग और सोशलाइजिंग को प्रोत्साहित करता है। ब्लॉग, फोरम, घोषणाएं, इवेंट्स, और बहुत कुछ जोड़ें जो आपको चाहिए।

यह सभी आकार की टीमों के लिए एक पूर्ण सहयोग सुइट है। वास्तव में इससे अधिक मांगना मुश्किल है।

सेटिंग्स और सुरक्षा

स्वाभाविक रूप से, यदि आप सेटिंग्स को कस्टमाइज़ नहीं कर सकते और संचार और दस्तावेज़ों को सुरक्षित नहीं रख सकते तो इसमें से कोई भी उपयोगी नहीं है। आपको आवश्यक सभी सेटिंग्स एक ही स्थान पर हैं, जिससे प्रबंधन आश्चर्यजनक रूप से आसान हो जाता है।

कुछ चीजें जो आप कर सकते हैं उनमें शामिल हैं:

• अपने ब्रांडिंग के साथ अपने पोर्टल को कस्टमाइज़ करें और चुनें कि आप किन मॉड्यूल का उपयोग करना चाहते हैं
• सुरक्षा एक्सेस लेवल, विश्वसनीय डोमेन, 2FA, पासवर्ड आवश्यकताएं, ऑडिट ट्रेल्स, और लॉगिन इतिहास सेट करें
• अपने पोर्टल को नजदीकी सर्वर पर माइग्रेट करें
• बैकअप सेट करें (स्वचालित और मैन्युअल विकल्प)
• इंटीग्रेशन सेट करें, जिसमें थर्ड-पार्टी ऐप्स शामिल हैं, जैसे सोशल मीडिया और DocuSign

सुरक्षा और गोपनीयता ONLYOFFICE के लिए प्राथमिकता हैं। जबकि आप क्लाउड विकल्प का उपयोग कर सकते हैं, अधिकतम नियंत्रण के लिए सेल्फ-होस्टेड विकल्प उपलब्ध है। आप अधिक सुरक्षित पोर्टल के लिए AES-256-CBC + HMAC-SHA256, AES-256-CBC, JWT, HTTPS, और दस्तावेज़ अनुमति अनुरोधों का उपयोग कर सकते हैं।

योजनाओं की विविधता

ONLYOFFICE वर्कस्पेस क्लाउड आपकी आवश्यकताओं को सर्वोत्तम पूरा करने के लिए तीन क्लाउड प्लान प्रदान करता है:

• स्टार्टअप - पांच उपयोगकर्ताओं तक के लिए फ्री, हालांकि कुछ सुविधाएं सीमित हैं, जैसे प्रति पोर्टल केवल 2 GB स्टोरेज
• बिजनेस - $5/उपयोगकर्ता/माह से शुरू, अधिकांश सुविधाएं शामिल हैं और प्रति उपयोगकर्ता 100 GB स्टोरेज
• VIP - $8/उपयोगकर्ता/माह से शुरू, सभी सुविधाएं शामिल हैं और प्रति उपयोगकर्ता 250 GB स्टोरेज

यदि आप एक गैर-लाभकारी संगठन या स्कूल हैं, तो आप वेबसाइट पर इस फॉर्म को भरकर फ्री क्लाउड ऑफिस प्राप्त कर सकते हैं।

आप बिजनेस प्लान को 30 दिनों के लिए फ्री में आज़माने में भी सक्षम हैं। यह प्रतिबद्ध होने से पहले यह देखने का एक शानदार तरीका है कि यह आपके व्यवसाय के लिए सही है या नहीं।

अंतिम विचार

ONLYOFFICE वर्कस्पेस क्लाउड एक ही प्लेटफॉर्म पर वह उत्पादकता उपकरण प्रदान करता है जिनकी एक व्यवसाय को आवश्यकता होती है। सरल नेविगेशन और एक व्यापक, अव्यवस्थित डैशबोर्ड के माध्यम से सब कुछ आसानी से एक्सेसिबल है। मूल्य निर्धारण गूगल वर्कस्पेस और माइक्रोसॉफ्ट 365 से कम है और कहीं कम जटिल भी है। सभी सुविधाओं और सुरक्षा विकल्पों के साथ, यह दोनों के लिए एक मजबूत प्रतियोगी है।

जबकि मुझे पुराने ऑफिस फाइल फॉर्मेट समर्थित देखना अच्छा लगेगा, ONLYOFFICE व्यापक रूप से संगत है और तेजी से अपनाने की दरों के लिए एक परिचित इंटरफ़ेस प्रदान करता है। साथ ही, मॉड्यूल के बीच रियल-टाइम सहयोग एक टीम को संचार और अच्छी तरह से एक साथ काम करते रहने में मदद करता है, यहां तक कि दूरस्थ रूप से भी।

क्लाउड का उपयोग करने या इसे स्वयं होस्ट करने का लाभ भी है। ONLYOFFICE वर्कस्पेस में दोनों संस्करणों में समान सभी सुविधाएं शामिल हैं। आप आज ही फ्री ट्रायल के लिए रजिस्टर करके ONLYOFFICE वर्कस्पेस क्लाउड को स्वयं देख सकते हैं।