Google Docs Gantt चार्ट बनाना एक उपयोगी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल हो सकता है। Gantt चार्ट आपके प्रोजेक्ट की टाइमलाइन और प्रगति के लिए दृश्य संदर्भ स्थापित करने में मदद कर सकते हैं। आप Gantt चार्ट बनाने के लिए अन्य प्रोग्राम का भी उपयोग कर सकते हैं, लेकिन वे जटिल हो सकते हैं, खासकर क्लाइंट रिव्यू जैसी किसी चीज़ के लिए।
आप Excel में भी Gantt चार्ट बना सकते हैं, लेकिन एक Google Docs Gantt चार्ट क्लाउड पर आसानी से उपलब्ध है। आप अधिकृत सदस्यों को संपादन एक्सेस दे सकते हैं ताकि वे स्प्रेडशीट को ईमेल के माध्यम से आगे-पीछे भेजे बिना Google Doc पर सहयोग कर सकें।
Google Docs Gantt चार्ट बनाएं
Google Docs Gantt चार्ट बनाने के साथ आरंभ करने से पहले, आपको Google वर्कशीट को कुछ डेटा से भरना होगा।
- अपने कार्यों को एक Google शीट में सेट करें ताकि आपके प्रोजेक्ट का शेड्यूल टेबल फॉर्म में हो। प्रोजेक्ट के कार्यों को सूचीबद्ध करें और प्रत्येक कार्य को एक प्रारंभ और समाप्ति तिथि निर्दिष्ट करें।
- आपका अगला कदम एक और टेबल सेट करना है जहां आप उस दिन को सूचीबद्ध करेंगे जब एक निश्चित कार्य शुरू होगा और इसे पूरा करने में लगने वाले दिनों की संख्या। उदाहरण के लिए, पहला कार्य "Source Materials" दिन 0 पर शुरू होता है और 13 दिनों तक चलता है।
यहां बताया गया है कि आप प्रत्येक कॉलम को कैसे तैयार कर सकते हैं:
- कार्य: बस इस कॉलम को पिछली टेबल से कॉपी करें।
- दिन # पर कार्य प्रारंभ: यहां, आप अपने प्रोजेक्ट की टाइमलाइन में nth दिन चाहेंगे जब कोई विशेष कार्य शुरू होना चाहिए। इसलिए, आपको अनिवार्य रूप से गणना करने की आवश्यकता होगी:
[एक कार्य की प्रारंभ तिथि - पहले कार्य की प्रारंभ तिथि]
इस उदाहरण में, प्रासंगिक सेल में निम्न सूत्र दर्ज किया जाना चाहिए:
=int(D5)-int($D$5)
एक बार जब आप सूत्र दर्ज कर लेते हैं, तो आप बॉर्डर चयन को खींचकर शेष सेल पर सूत्र लागू कर सकते हैं। सूत्र में डॉलर चिह्न आपको अन्य सेल पर सूत्र लागू करते समय एक सेल संदर्भ को संरक्षित करने में मदद करता है।
सूत्र दो तिथियों के बीच के अंतर को एक पूर्णांक के रूप में गणना करता है (यही INT फ़ंक्शन करता है)। INT फ़ंक्शन के बिना, आपको दशमलव मान के साथ आउटपुट प्राप्त हो सकता है।
यदि इस सूत्र को दर्ज करने के बाद आपको 1900 के दशक में एक तिथि दिखाई देती है, तो सुनिश्चित करें कि आपने सेल को संख्या के रूप में फॉर्मेट किया है न कि तिथि के रूप में।
- कार्य पर दिनों की संख्या: यहां, आप अपने प्रोजेक्ट टाइमलाइन के अनुसार प्रत्येक कार्य पर खर्च किए जाने वाले दिनों की संख्या की गणना करेंगे। आप इसकी गणना इस प्रकार कर सकते हैं:
[एक कार्य की समाप्ति तिथि - पहले कार्य की प्रारंभ तिथि] - [कार्य की प्रारंभ तिथि - पहले कार्य की प्रारंभ तिथि]
इस उदाहरण में, किसी कार्य पर खर्च किए गए दिनों की संख्या की गणना के लिए उपयोग किया जाने वाला सूत्र है:
=(int(E5)-int($D$5))-(int(D5)-int($D$5))
दोनों घटाव संक्रियाओं को कोष्ठक में संलग्न करना सुनिश्चित करें। अन्यथा, आपको गलत आउटपुट प्राप्त हो सकता है।
जब हो जाए, तो बॉर्डर चयन को खींचकर शेष सेल पर सूत्र लागू करें, ठीक वैसे ही जैसे आपने पिछले कॉलम के लिए किया था। साथ ही, सुनिश्चित करें कि सेल संख्या प्रदर्शित करने के लिए फॉर्मेट किए गए हैं न कि तिथि।
- आपके द्वारा अभी बनाई गई पूरी टेबल का चयन करें और शीर्ष रिबन से Insert > Chart चुनें।
- अब आपको अपनी स्क्रीन पर एक चार्ट दिखाई देगा और आपकी स्क्रीन के दाईं ओर एक चार्ट संपादक। चार्ट संपादक में Setup टैब के तहत Chart type चुनें।
- चार्ट संपादक में चार्ट प्रकारों की एक सूची दिखाई देगी। नीचे स्क्रॉल करें और Bar अनुभाग देखें। इस अनुभाग से, Stacked Bar Chart चुनें।
- अब, Customize टैब पर जाएं। Series अनुभाग का विस्तार करें और Start Task on Day # श्रृंखला चुनें। Fill Opacity और Line Opacity को 0% पर सेट करके इसे चार्ट से छिपाएं।
Google Docs Gantt चार्ट बनाने के लिए आपको बस इतना ही करना है। यदि आप चाहें, तो आप इसे और अनुकूलित कर सकते हैं। आप चार्ट का नाम बदल सकते हैं, क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर अक्ष का नाम दे सकते हैं, और Customize टैब में अन्य अनुकूलन विकल्पों का पता लगा सकते हैं।
ऐड-ऑन के साथ Google Docs Gantt चार्ट बनाएं
यदि आप मैन्युअल रूप से Google Docs Gantt चार्ट बनाने में समय नहीं लगाना चाहते हैं, तो आप Google Docs के लिए उपलब्ध कई Gantt चार्ट ऐड-ऑन में से किसी एक का उपयोग कर सकते हैं।
ऐड-ऑन डाउनलोड करने के लिए, शीर्ष रिबन से Add-ons चुनें, और Get add-ons चुनें। Gantt chart खोजें। Slick Gantt > Install चुनें। आप बस किसी अन्य को भी चुन सकते हैं, लेकिन Slick Gantt एक बिना झंझट वाला, उपयोग में आसान टूल है।
एक बार जब आप ऐड-ऑन इंस्टॉल कर लेते हैं, तो अपनी Google शीट पर वापस जाएं। Slick Gantt का उपयोग करने से पहले आपको दो बातों का ध्यान रखना होगा।
सबसे पहले आपको अपने डेटा को पुनः स्थापित करना होगा। यदि आपने पहले से नहीं किया है, तो डेटा को इस तरह रखें कि यह सेल A1 से शुरू हो, अन्यथा Slick Gantt को आपकी शीट में डेटा ढूंढने में परेशानी होगी।
साथ ही, आपको अपने डेटा में एक Task ID कॉलम भी जोड़ना होगा क्योंकि ऐड-ऑन को कम से कम चार फ़ील्ड (Task ID, Task Name, Start Date, और End Date) की आवश्यकता होती है।
एक बार जब आप डेटा को उचित स्थान पर रख लेते हैं और Task ID कॉलम जोड़ लेते हैं:
- शीर्ष रिबन से Add-ons चुनें और Slick Gantt > Gantt chart चुनें।
- ऐड-ऑन अब आपके लिए एक Gantt चार्ट लोड करेगा।
- यदि आप Gantt चार्ट को अपनी टीम को ईमेल करना चाहते हैं, तो आप शीर्ष पर पिक्चर आइकन पर क्लिक करके इसे एक तस्वीर के रूप में डाउनलोड भी कर सकते हैं।
कई अन्य ऐड-ऑन हैं जिनका उपयोग आप Slick Gantt के बजाय कर सकते हैं:
- AddonForge द्वारा Gantt Chart एक बेहतरीन टूल है यदि आपको सभी घंटियों और सीटी के साथ एक ऐड-ऑन की आवश्यकता है। हालांकि, कई सुविधाएं सशुल्क संस्करण तक सीमित हैं।
- Takuya Tokiwa द्वारा Gantt Chart Generator एक और साफ और सरल ऐड-ऑन है, और Gantt चार्ट टूल में आपके द्वारा चाही जाने वाली अधिकांश सुविधाएं प्रदान करता है।
- Awesome Gapps द्वारा Awesome Table कई चीजें कर सकता है, और Gantt चार्ट बनाना उनमें से एक है। यदि आपको एक ऐसे टूल की आवश्यकता है जो केवल चार्ट बनाने से कहीं अधिक करता है, तो यह एक बेहतरीन टूल है।
आपका Google Docs Gantt चार्ट तैयार है
एक बार जब आप चार्ट सेट कर लेते हैं, तो आप शीट में डेटा को अपडेट करके इसे रीयल-टाइम में अपडेट कर सकते हैं। यह कितना आसान था? यदि यह आपके काम के लिए अधिक प्रासंगिक है तो आप Google Sheets में स्कैटर प्लॉट बनाने का भी प्रयास कर सकते हैं।
