Google Drive पहले से ही अपने आप में एक अविश्वसनीय रूप से उपयोगी सेवा है, लेकिन एक बार जब आप इसके डेस्कटॉप घटकों की शक्ति को खेल में लाते हैं तो आप पहले से कहीं अधिक उत्पादक होंगे।
यदि आप डेस्कटॉप कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं तो Google Drive डेस्कटॉप घटकों को इंस्टॉल नहीं करने का वास्तव में कोई कारण नहीं है। यदि आपको अभी भी आश्वस्त करने की आवश्यकता है, तो हमारे अनुसार ये सबसे अच्छे कारण हैं कि आपको Google Drive Desktop को एक मौका देना चाहिए।
Google Drive "Desktop" क्या है?
वास्तव में Google Drive "Desktop" नामक कोई विशिष्ट उत्पाद नहीं है। बल्कि, कई तरीके हैं जिनका उपयोग आप Google Drive को सक्रिय इंटरनेट कनेक्शन के बिना काम करने के लिए कर सकते हैं।
पहला Chrome के लिए Google Docs Offline Extension है। यह आधिकारिक Google एक्सटेंशन, एक बार सक्रिय होने पर, आपको अपने Google Drive दस्तावेजों पर काम करने देता है चाहे आपके पास इंटरनेट हो या नहीं। यह स्पष्ट रूप से एक आवश्यक सुविधा है और आपको इसे बिल्कुल सक्षम करना चाहिए।
डेस्कटॉप घटक सूट का दूसरा भाग Google Backup and Sync है। यह कुछ प्रमुख फ़ोल्डर्स की प्रतियों, जैसे फोटो और वीडियो, को स्वचालित रूप से आपके Google Drive पर सिंक करता है। यह आपके कंप्यूटर पर एक DropBox-स्टाइल फ़ोल्डर भी बनाता है जहां आपके Google Drive की सामग्री सिंक होती है। उस फ़ोल्डर में आपके द्वारा कॉपी की गई कोई भी चीज़ क्लाउड पर सिंक हो जाएगी!
अब जब हमने कवर कर लिया है कि Google Drive को अपने डेस्कटॉप पर कैसे लाया जाए, तो आइए उन कारणों को देखें जो आपको अधिक उत्पादक बनाएंगे।
जब इंटरनेट डाउन हो तब भी आप काम करना जारी रख सकते हैं
क्लाउड-आधारित उत्पादकता सूट एक ऐसी दुनिया में अविश्वसनीय रूप से उपयोगी हैं जहां लोगों को कई उपकरणों से और दूरस्थ सहयोगियों की एक टीम के साथ सहयोग में काम करने की आवश्यकता होती है। हालांकि, जैसे ही किसी भी कारण से इंटरनेट डाउन होता है, आप अपने काम तक पहुंच खो देते हैं! जबकि घर पर इंटरनेट कनेक्शन का नुकसान अपेक्षाकृत दुर्लभ हो सकता है, यह मोबाइल इंटरनेट उपयोगकर्ताओं के लिए एक लगातार समस्या है।
यह भी एक प्रमुख मुद्दा है यदि आपको बहुत यात्रा करने की आवश्यकता है। हवाई जहाज पर आप WiFi का उपयोग नहीं कर सकते। ट्रेनों और मेट्रो में कोई रिसेप्शन नहीं हो सकता है। यह उल्लेख नहीं करने के लिए कि किसी अन्य देश में आपको कुछ समय के लिए इंटरनेट एक्सेस नहीं हो सकता है। इसलिए सभी समय अपने काम की फ़ाइलों को उपलब्ध रखना उत्पादक बने रहने के लिए बिल्कुल आवश्यक है।
बड़ी फ़ाइलें साझा करना आसान है
ब्रॉडबैंड के युग में भी, अधिकांश ईमेल सेवाओं की फ़ाइल अटैचमेंट के आकार पर कुछ बहुत गंभीर सीमाएं हैं। जब आपको उच्च-गुणवत्ता वाली छवियों, ऑडियो, या अन्य बड़े मीडिया को साझा करने की आवश्यकता होती है तो यह अच्छी स्थिति नहीं है।
आपके कंप्यूटर पर एक सिंक किया गया Google Drive फ़ोल्डर होने से, आप बस उन्हें अपने कंप्यूटर पर एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर में स्टोर करके बड़ी फ़ाइलों को आसानी से साझा कर सकते हैं। जिसे भी आपने अनुमति दी है, वह इसे अपने कंप्यूटर पर सिंक कर सकता है या क्लाउड में एक्सेस कर सकता है। Google Drive बाकी सब संभाल लेता है।
अपने बैकअप स्टोर करना आपको व्यवसाय में बनाए रख सकता है
यदि आप Backup and Sync का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अपनी स्थानीय फ़ोल्डर में लगभग कुछ भी सहेज सकते हैं और इसे सिंक करवा सकते हैं। यह मानते हुए कि आपके पास पर्याप्त स्टोरेज है। इसमें किसी भी प्रकार की फ़ाइल शामिल हो सकती है।
उदाहरण के लिए, आप हार्ड ड्राइव बैकअप इमेज को सिंक कर सकते हैं और बस अपने बैकअप सॉफ्टवेयर को अपने ड्राइव पर एक सिंक किए गए फ़ोल्डर को टारगेट करने के लिए सेट कर सकते हैं। चूंकि आप अपने प्रत्येक Windows या macOS कंप्यूटर पर सिंक करने के लिए कौन से फ़ोल्डर्स निर्दिष्ट कर सकते हैं, आपको प्रत्येक मशीन पर अप्रासंगिक फ़ाइलें होने की चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। इसलिए यदि आपका कंप्यूटर चोरी हो जाता है या आपकी हार्ड ड्राइव मिट जाती है, तो आप चाहे जो हो अपना डेटा वापस पा सकते हैं।
यह सहयोग को मृत सरल बनाता है
कोई भी व्यक्ति एक द्वीप नहीं है और इन दिनों अधिकांश काम (दूरस्थ या अन्यथा) एक टीम के रूप में किया जाता है। Google Drive उप-घटकों जैसे Google Docs के साथ, दस्तावेजों पर एक साथ काम करना निर्बाध बनाता है। आप दस्तावेजों पर टिप्पणी छोड़ सकते हैं, जब भी आप सिंक या कनेक्ट करते हैं तो हमेशा नवीनतम संस्करण देख सकते हैं और यहां तक कि उन टीम सदस्यों को विशिष्ट कार्य भी सौंप सकते हैं जिनके साथ आप आइटम साझा करते हैं।
जिसके बारे में बोलते हुए, Google Drive में मजबूत शेयरिंग सेटिंग्स हैं, जिसका अर्थ है कि आप और आपके सहकर्मी सामग्री को केवल उन व्यक्तियों के साथ साझा कर सकते हैं जिन्हें एक्सेस की आवश्यकता है।
एक टीम के रूप में दस्तावेजों को स्कैन और आर्काइव करें
पेपरलेस ऑफिस का सपना अभी भी बस यही है - एक सपना। जिसका मतलब है कि अभी भी बहुत सारे कागजी दस्तावेज हैं जिन्हें डिजिटाइज़ करने की आवश्यकता है। इस Google तकनीक का उपयोग करके अपनी टीम को सामूहिक रूप से कागजी दस्तावेजों को डिजिटाइज़ करने का एक बहुत अच्छा तरीका वास्तव में है।
Google Drive मोबाइल ऐप में एक अंतर्निहित दस्तावेज़ स्कैनर है। आपकी टीम के प्रत्येक सदस्य को बस एक स्मार्टफोन, Google Drive ऐप और एक साझा Google Drive फ़ोल्डर तक पहुंच की आवश्यकता है। फिर वे फील्ड में दस्तावेजों के स्कैन बना सकते हैं और इसे उस फ़ोल्डर में सहेज सकते हैं।
यदि आपके पास वह फ़ोल्डर कंप्यूटर पर सिंक है, तो इसका मतलब है कि वह सभी स्कैन किया गया डेटा स्वचालित रूप से डाउनलोड हो जाएगा और उस मशीन पर जमा हो जाएगा। जिस भी उद्देश्य के लिए आपके पास है उसके लिए उपयोग के लिए तैयार।
Google One के साथ स्टोरेज अपग्रेड
जबकि कोई भी मुफ्त में इन उत्पादकता ट्रिक्स का उपयोग कर सकता है, एक मानक Google Drive अकाउंट केवल 15GB स्टोरेज के साथ आता है। एक स्टोरेज पूल Google Drive और Gmail जैसी सेवाओं में साझा किया जाता है। जिसका अर्थ है कि Google Drive डेस्कटॉप से उत्पादकता बढ़ावा पाने के सबसे प्रभावशाली तरीकों में से एक है Google One का उपयोग करके अपने कुल स्टोरेज को अपग्रेड करना।
हालांकि इसमें कुछ रुपये खर्च होंगे, यह वास्तव में सबसे सस्ता क्लाउड स्टोरेज है जो आप प्राप्त कर सकते हैं। $1.99 प्रति माह के लिए, आप 100GB अतिरिक्त स्टोरेज प्राप्त कर सकते हैं सभी तरह से $299.99 प्रति माह 30TB स्टोरेज के लिए।
यह संभावनाओं का खजाना खोलता है, जिसमें आसान बड़े बैकअप और टीम-आधारित प्रोजेक्ट शामिल हैं जिन्हें बहुत सारे तेज, विश्वसनीय क्लाउड स्टोरेज की आवश्यकता होती है। Google Drive जैसे क्लाउड टूल पर शिफ्ट करना और इसे अपने डेस्कटॉप सिस्टम के साथ एकीकृत करना एक उत्पादकता बोनान्ज़ा है, यदि आप कुछ आउट-ऑफ-द-बॉक्स सोच के लिए खुले हैं।
