ऑफिस डॉक्स से व्यक्तिगत मेटाडेटा मिटाएं: एक चरण-दर-चरण गाइड

आप जो कुछ भी करते हैं वह कहीं न कहीं डेटा उत्पन्न करता है। जब उस डेटा को एकत्र और विश्लेषण किया जाता है, तो वह जानकारी बन जाता है। वह जानकारी आपके बारे में उससे कहीं अधिक बता सकती है जितना आप शायद चाहते हैं कि वे जानें।

समय के साथ एकत्र की गई जानकारी आपके बारे में सब कुछ बता सकती है और इसका उपयोग आपकी मदद या नुकसान के लिए किया जा सकता है। इस डेटा को मेटाडेटा के रूप में जाना जाता है।

मेटाडेटा क्या है?

मेटाडेटा डेटा के बारे में डेटा है। क्या आप इससे नफरत नहीं करते जब लोग एक शब्द को परिभाषित करने के लिए उसी शब्द का उपयोग करते हैं? डेटा तथ्य हैं जो पूरी तरह से वस्तुनिष्ठ हैं। इसे विवादित नहीं किया जा सकता। एक एक है और शून्य शून्य है। तापमान वही है जो है। आज की तारीख आज की तारीख है। आपको बात समझ आ गई।

मेटाडेटा डेटा के एक टुकड़े के बारे में तथ्य हैं। आइए इसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक पत्र लिखने के उदाहरण से समझते हैं।

आप कार्यस्थल पर चल रही किसी अनैतिक, संभवतः अवैध चीज़ के बारे में अधिकारियों को भेजने के लिए एक पत्र टाइप करते हैं। हां, हम तुरंत नाटकीय हो गए।

पत्र आपके द्वारा एक निश्चित क्रम में टाइप किए गए वर्णों से बनी जानकारी है। आपके द्वारा टाइप किए गए वर्ण ढेर सारे एक और शून्य से उत्पन्न होते हैं। एक और शून्य वह डेटा हैं जो पत्र में जानकारी बनाते हैं।

जब एक और शून्य पत्र में बदल जाते हैं, तो पत्र के बारे में अन्य डेटा बन जाता है। उस मेटाडेटा में से कुछ में शामिल हैं: आपने पत्र कब टाइप किया, पत्र किसने टाइप किया, इसे अंतिम बार कब सेव किया गया, यह वर्ड के किस संस्करण में बनाया गया था, ये सभी डेटा के बारे में डेटा या मेटाडेटा हैं।

मेटाडेटा क्या करता है?

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में, अधिकांश मेटाडेटा केवल आपके लाभ के लिए है। यह आपको डॉक्यूमेंट का नवीनतम संस्करण ढूंढने या यह देखने में मदद कर सकता है कि डॉक्यूमेंट किसने बनाया ताकि आप उनसे इसके बारे में सवाल पूछ सकें। यह डॉक्यूमेंट्स पर संपादन या टिप्पणियों को ट्रैक रखने में मदद करता है।

इसका उपयोग ऑफिस प्रोग्राम और अन्य प्रोग्राम द्वारा डॉक्यूमेंट के साथ काम करने के लिए भी किया जाता है। उदाहरण के लिए, विंडोज एक्सप्लोरर डॉक्यूमेंट्स को वर्गीकृत और सॉर्ट करने के लिए जानकारी का उपयोग करता है।

मैं मेटाडेटा क्यों हटाना चाहूंगा?

आइए उस पत्र पर वापस जाएं जिसे आप कार्यस्थल पर चल रही किसी संदिग्ध चीज़ के बारे में अधिकारियों को भेज रहे हैं। आप इसे गुमनाम रूप से कर रहे हैं क्योंकि आप प्रतिशोध से डरते हैं, या आप बस अधिकारियों का ध्यान आकर्षित करने से आगे शामिल नहीं होना चाहते। यह व्हिसलब्लोइंग है।

आप एक अस्थायी ईमेल पता प्राप्त करके और लाइब्रेरी में एक सार्वजनिक कंप्यूटर से भेजकर अपने ट्रैक को कवर करने के लिए पूरी कोशिश करते हैं। मेटाडेटा के कारण, डॉक्यूमेंट में ऐसी जानकारी हो सकती है जिसे वापस आपसे जोड़ा जा सकता है। इसमें आपका नाम भी जुड़ा हो सकता है।

यहां तक कि बदतर, आपके द्वारा डॉक्यूमेंट में किए गए परिवर्तन, हालांकि अब आपके लिए दृश्यमान नहीं हैं, अभी भी डॉक्यूमेंट में हो सकते हैं। यदि आपने अपने बारे में कुछ विशिष्ट बात पर एक पैराग्राफ लिखा लेकिन फिर उसे हटा दिया क्योंकि इसका उपयोग आपकी पहचान के लिए किया जा सकता था, तो यह अभी भी मेटाडेटा के रूप में फाइल का हिस्सा हो सकता है।

मैं ऑफिस मेटाडेटा कैसे देख सकता हूं?

निम्नलिखित आपके वर्ड, एक्सेल, या पावरपॉइंट फाइलों से जुड़े मेटाडेटा को देखने के तरीकों की एक सूची है। आउटलुक से भेजे गए ईमेल के आसपास का मेटाडेटा कहीं अधिक जटिल है और इस लेख के दायरे से परे है।

वर्ड, एक्सेल, या पावरपॉइंट में मेटाडेटा देखें

उस डॉक्यूमेंट, वर्कबुक, या प्रेजेंटेशन के साथ जिसे आप जांचना चाहते हैं खुला हुआ है:

ऊपर बाएं कोने में फाइल पर क्लिक करें।

इन्फो स्क्रीन पर, आपको आकार, पेज, शब्द, कुल संपादन समय, अंतिम संशोधित, बनाया गया, और संबंधित लोग जैसे अन्य डेटा के साथ बहुत सारी जानकारी दिखाई देगी।

उस डेटा के तहत, अधिक डेटा देखने के लिए शो ऑल प्रॉपर्टीज पर क्लिक करें।
नोट: टेम्पलेट डेटा पर ध्यान दें। यदि आपने एक टेम्पलेट का उपयोग किया है जिसमें इसके फ़ाइलनाम में आपका नाम या कंपनी का नाम है, तो उसे आप तक ट्रैक किया जा सकता है।

विंडोज एक्सप्लोरर में मेटाडेटा देखें

विंडोज एक्सप्लोरर खोलें और उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आपने फाइल सेव की है।

फाइल पर राइट-क्लिक करें और प्रॉपर्टीज पर क्लिक करें।

प्रॉपर्टीज विंडो में, डिटेल्स टैब पर क्लिक करें। आपको सभी मेटाडेटा एक कॉम्पैक्ट और संक्षिप्त सूची में दिखाई देंगे।

वर्ड, एक्सेल, या पावरपॉइंट फाइलों के लिए सभी मेटाडेटा देखें

एक्स्टेंसिबल मार्कअप लैंग्वेज (XML) कंप्यूटिंग में मेटाडेटा के भंडारण के लिए वास्तविक दस्तावेज़ है। यह सभी प्रकार की फाइलों के साथ होता है और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस फाइलें कोई अपवाद नहीं हैं।

इन XML दस्तावेजों को देखना आश्चर्यजनक रूप से आसान है। आइए इसे एक वर्ड फाइल के साथ करते हैं।

1. विंडोज एक्सप्लोरर खोलें और उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आपने फाइल सेव की है।
2. फाइल की एक कॉपी बनाएं, ताकि आप गलती से मूल फाइल को खराब न कर दें।
3. कॉपी फाइल का चयन करें और या तो अपने कीबोर्ड पर F2 बटन दबाएं या फाइल पर राइट-क्लिक करें और रीनेम चुनें।

फाइल के एक्सटेंशन को .docx से .zip में बदलें। हां, प्रत्येक ऑफिस फाइलटाइप जो x में समाप्त होता है, एक संपीड़ित फाइल है जिसमें XML दस्तावेज़ होते हैं। आपको ऐसा करने के बारे में चेतावनी मिलेगी। हां पर क्लिक करें।

फाइल पर राइट-क्लिक करें और एक्सट्रैक्ट ऑल… चुनें।

खुलने वाली विंडो में, यह पूछेगा कि आप निकाली गई फाइलों को कहां सेव करना चाहते हैं और क्या आप समाप्त होने पर निकाली गई फाइलों को दिखाना चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट मान अच्छे हैं। एक्सट्रैक्ट पर क्लिक करें।

एक बार निष्कर्षण हो जाने पर, आप तीन फोल्डर्स और एक XML फाइल देखेंगे। इन फाइलों में यह देखने के लिए खोजें कि वहां कौन सी जानकारी संग्रहीत है। यदि आप किसी XML फाइल पर डबल-क्लिक करते हैं, तो यह संभवतः इंटरनेट एक्सप्लोरर में खुल जाएगी।

यह अजीब लगेगा, लेकिन आपको अधिकांश जानकारी का अर्थ समझने में सक्षम होना चाहिए। दो XML फाइलें हैं जिनमें आपका नाम हो सकता है: कोर.xml docProps फोल्डर में, और डॉक्यूमेंट.xml और people.xml, दोनों वर्ड फोल्डर में।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल, या पावरपॉइंट से मेटाडेटा कैसे हटाएं

यहां तक पहुंचने में काफी समय लगा, लेकिन अगर आप ऐसा कुछ करने जा रहे हैं तो आपको ठीक-ठीक पता होना चाहिए कि क्यों। आइए इसके साथ आगे बढ़ते हैं।

वर्ड, एक्सेल, या पावरपॉइंट में मेटाडेटा हटाएं

ऊपर बाएं कोने में फाइल पर क्लिक करें।

इन्फो पेज पर, पेज के बीच में बाईं ओर चेक फॉर इश्यूज पर क्लिक करें।

इंस्पेक्ट डॉक्यूमेंट पर क्लिक करें। डॉक्यूमेंट इंस्पेक्टर विंडो खुल जाएगी।

सुनिश्चित करें कि डॉक्यूमेंट इंस्पेक्टर में सभी चेकबॉक्स चेक हैं, फिर इंस्पेक्ट बटन पर क्लिक करें।

एक बार डॉक्यूमेंट इंस्पेक्टर समाप्त हो जाने पर, आपको उस तरह के डेटा के बारे में जानकारी दिखाई देगी जो उसने पाया। एक हरे चेकमार्क का मतलब है कि उसे उस प्रकार का कोई डेटा नहीं मिला। एक लाल विस्मयादिबोधक चिह्न का मतलब है कि उसे उस प्रकार का डेटा मिला। उस डेटा प्रकार के विवरण के आगे आपको रिमूव ऑल बटन दिखाई देगा।

उस प्रकार के सभी डेटा को हटाने के लिए उस पर क्लिक करें। इनमें से कई बटन हो सकते हैं, इसलिए उन सभी को प्राप्त करने के लिए नीचे स्क्रॉल करें।

मेटाडेटा हटाने के बाद, आप रीइंस्पेक्ट बटन पर क्लिक करना चाह सकते हैं, बस यह सुनिश्चित करने के लिए कि इसने कुछ भी नहीं छोड़ा।

अपने डॉक्यूमेंट को अब सेव करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि डेटा पुनः दर्ज न हो।

यह कैसे सुनिश्चित करें कि मेटाडेटा हटा दिया गया था

वर्ड, एक्सेल, या पावरपॉइंट फाइलों में सभी मेटाडेटा देखें के लिए उपरोक्त चरणों को पूरा करें। कोर.xml, डॉक्यूमेंट.xml और people.xml फाइलों का निरीक्षण करने पर, आपको देखना चाहिए कि डॉक्यूमेंट में अब कोई व्यक्तिगत डेटा नहीं है।

यदि आप एक्सटेंशन को .zip से .docx में वापस बदलते हैं, तो आप फाइल को वर्ड में फिर से सामान्य रूप से खोल पाएंगे।

विंडोज एक्सप्लोरर में मेटाडेटा कैसे हटाएं

यह एक अच्छी विधि है यदि आप कई फाइलों से मेटाडेटा को जल्दी से हटाना चाहते हैं। 2 या अधिक फाइलों के लिए ऐसा करना सेकंडों में किया जा सकता है।

विंडोज एक्सप्लोरर खोलें और उस फाइल पर नेविगेट करें जिससे आप मेटाडेटा हटाना चाहते हैं। फाइल पर राइट-क्लिक करें और प्रॉपर्टीज पर क्लिक करें।

प्रॉपर्टीज विंडो में, डिटेल्स टैब पर क्लिक करें फिर रिमूव प्रॉपर्टीज एंड पर्सनल इन्फॉर्मेशन पर क्लिक करें।

आप दो तरीकों से जानकारी हटा सकते हैं। आप मूल फाइल से मेटाडेटा हटा सकते हैं या बिना किसी मेटाडेटा के फाइल की एक कॉपी बना सकते हैं।

मूल फाइल से मेटाडेटा हटाएं

इस फाइल से निम्नलिखित प्रॉपर्टीज हटाएं: चुनें फिर केवल उन बॉक्स को चेक करें जिन्हें आप चाहते हैं या सिलेक्ट ऑल बटन पर क्लिक करें। फिर ओके पर क्लिक करें।

बिना मेटाडेटा के एक कॉपी बनाएं

यह फाइल की एक कॉपी बनाएगा और फ़ाइलनाम के अंत में कॉपी शब्द जोड़ देगा। उस कॉपी में उससे जुड़ा कोई मेटाडेटा नहीं होगा।

रिमूव प्रॉपर्टीज विंडो में, सभी संभावित प्रॉपर्टीज हटाकर एक कॉपी बनाएं चुनें फिर ओके बटन पर क्लिक करें।

मूल और कॉपी की प्रॉपर्टीज की तुलना करके अंतर देखें।

क्या आप स्पष्ट हैं?

क्या इसका मतलब है कि आप स्पष्ट हैं? अब डॉक्यूमेंट से आपकी पहचान नहीं की जा सकती? यह कहना मुश्किल है। आप डॉक्यूमेंट के साथ आगे क्या करते हैं यह तय करेगा।

डॉक्यूमेंट के किसी भी आगे के डिजिटल प्रसंस्करण, जैसे इसे ईमेल करना, श्रृंखला में मेटाडेटा को वापस जोड़ सकता है। एक व्यवहार्य विकल्प डॉक्यूमेंट को प्रिंट करना और मेल करना है। कागज से मेटाडेटा प्राप्त करना मुश्किल है।