आप जो कुछ भी करते हैं वह कहीं न कहीं डेटा उत्पन्न करता है। वह डेटा, जब एकत्र और विश्लेषण किया जाता है, तो जानकारी बन जाती है। वह जानकारी किसी को आपके बारे में उससे अधिक बता सकती है, जितना आप शायद उन्हें बताना चाहते हैं।
समय के साथ एकत्र की गई जानकारी किसी को आपके बारे में सब कुछ बता सकती है और इसका उपयोग आपकी मदद या नुकसान के लिए किया जा सकता है। इस डेटा को मेटाडेटा के रूप में जाना जाता है।
मेटाडेटा क्या है?
मेटाडेटा डेटा के बारे में डेटा है। जब लोग उस शब्द को परिभाषित करने के लिए किसी शब्द का उपयोग करते हैं तो क्या आपको इससे नफरत नहीं है? डेटा ऐसे तथ्य हैं जो पूरी तरह से वस्तुनिष्ठ हैं। इसे तर्कसंगत रूप से विवादित नहीं किया जा सकता है। एक एक है और शून्य शून्य है। तापमान जैसा है वैसा है। आज की तारीख आज की तारीख है। आपको बात समझ में आ गई।
मेटाडेटा डेटा के एक टुकड़े के बारे में तथ्य है। आइए इसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक पत्र लिखने के उदाहरण के साथ देखें।
आप काम पर चल रही किसी ऐसी चीज़ के बारे में अधिकारियों को भेजने के लिए एक पत्र टाइप करते हैं जो अनैतिक है, संभवतः अवैध भी है। हां, हम तुरंत नाटकीय हो गए।
पत्र एक निश्चित क्रम में आपके द्वारा टाइप किए गए वर्णों से बनी जानकारी है। आपके द्वारा टाइप किए गए अक्षर एक और शून्य के समूह द्वारा उत्पन्न होते हैं। इकाई और शून्य वे डेटा हैं जो पत्र में जानकारी बनाते हैं।
जब एक और शून्य को अक्षर में बदल दिया जाता है, तो उस अक्षर के बारे में अन्य डेटा होता है जो बन जाता है। उस मेटाडेटा में से कुछ में शामिल हैं जब आपने पत्र टाइप किया था, पत्र किसने लिखा था, जब इसे अंतिम बार सहेजा गया था, इसे वर्ड के किस संस्करण में बनाया गया था, ये सभी डेटा या मेटाडेटा के बारे में डेटा हैं।
मेटाडेटा क्या करता है?
Microsoft Office में, अधिकांश मेटाडेटा केवल आपके लाभ के लिए है। यह आपको दस्तावेज़ के नवीनतम संस्करण को खोजने में मदद कर सकता है या यह देखने में मदद कर सकता है कि दस्तावेज़ किसने बनाया ताकि आप उनसे इसके बारे में प्रश्न पूछ सकें। यह दस्तावेजों पर संपादन या टिप्पणियों का ट्रैक रखने में मदद करता है।
दस्तावेज़ के साथ काम करने के लिए इसका उपयोग कार्यालय कार्यक्रम और अन्य कार्यक्रमों द्वारा भी किया जाता है। उदाहरण के लिए, विंडोज एक्सप्लोरर दस्तावेजों को वर्गीकृत और क्रमबद्ध करने के लिए जानकारी का उपयोग करता है।
मैं मेटाडेटा क्यों निकालना चाहूंगा?
आइए उस पत्र पर वापस जाएं जो आप अधिकारियों को भेज रहे हैं कि काम पर कुछ स्केच चल रहा है। आप इसे गुमनाम रूप से कर रहे हैं क्योंकि आप प्रतिशोध से डरते हैं, या आप इसे अधिकारियों के ध्यान में लाने के अलावा इसमें शामिल नहीं होना चाहते हैं। यह सीटी बजा रहा है।
आप बाहर जाते हैं और एक अस्थायी ई-मेल पता प्राप्त करते हैं और अपने ट्रैक को कवर करने के लिए एक पुस्तकालय में एक सार्वजनिक कंप्यूटर से भेजते हैं। मेटाडेटा के कारण, दस्तावेज़ में ऐसी जानकारी हो सकती है जिसका उपयोग इसे वापस आपसे लिंक करने के लिए किया जा सकता है। हो सकता है कि इसमें अभी भी आपका नाम जुड़ा हो।
इससे भी बदतर, आपके द्वारा दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तन, हालांकि अब आपको दिखाई नहीं दे रहे हैं, फिर भी दस्तावेज़ में हो सकते हैं। यदि आपने अपने लिए कुछ विशिष्ट के बारे में एक अनुच्छेद लिखा है, लेकिन फिर उसे हटा दिया है क्योंकि इसका उपयोग आपकी पहचान के लिए किया जा सकता है, तो यह अभी भी मेटाडेटा के रूप में फ़ाइल का एक हिस्सा हो सकता है।
मैं ऑफिस मेटाडेटा कैसे देख सकता हूं?
आपके Word, Excel, या PowerPoint फ़ाइलों से कौन सा मेटाडेटा संलग्न है, यह देखने के लिए विधियों की एक सूची निम्नलिखित है। आउटलुक से भेजे गए ई-मेल के आसपास का मेटाडेटा कहीं अधिक जटिल और इस लेख के दायरे से बाहर है।
मेटाडेटा को Word, Excel, या PowerPoint में देखें
दस्तावेज़, कार्यपुस्तिका, या प्रस्तुति के साथ जिसे आप जांचना चाहते हैं:
फ़ाइल . पर क्लिक करें ऊपरी-बाएँ कोने में।
जानकारी . पर स्क्रीन, आपको आकार, पृष्ठ, शब्द, कुल संपादन समय, अंतिम संशोधित, निर्मित, और अन्य डेटा के साथ संबंधित लोग जैसी बहुत सारी जानकारी दिखाई देगी।
उस डेटा के अंतर्गत, सभी गुण दिखाएं . पर क्लिक करें अधिक डेटा देखने के लिए।
नोट: टेम्प्लेट डेटा पर ध्यान दें। यदि आपने किसी ऐसे टेम्पलेट का उपयोग किया है जिसमें आपका नाम है, या कंपनी का नाम उसके फ़ाइल नाम में है, जिसे आप तक ट्रैक किया जा सकता है।
Windows Explorer में मेटाडेटा देखें
Windows Explorer खोलें और उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आपने फ़ाइल सहेजी है।
फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और गुणों . पर क्लिक करें ।
गुण विंडो में, विवरण . पर क्लिक करें टैब। आप सभी मेटाडेटा को संक्षिप्त और संक्षिप्त सूची में देखेंगे।
Word, Excel, या PowerPoint फ़ाइलों के लिए सभी मेटाडेटा देखें
एक्स्टेंसिबल मार्कअप लैंग्वेज (एक्सएमएल) कंप्यूटिंग में मेटाडेटा के भंडारण के लिए वास्तविक दस्तावेज है। यह सभी प्रकार की फाइलों के साथ आता है और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस फाइलें कोई अपवाद नहीं हैं।
इन XML दस्तावेज़ों को देखना आश्चर्यजनक रूप से आसान है। इसे Word फ़ाइल के साथ करते हैं।
- WindowsExplorer खोलें और उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आपने फ़ाइल को सहेजा है।
- फ़ाइल की प्रतिलिपि बनाएँ, ताकि आप गलती से मूल फ़ाइल को दूषित न कर दें।
- प्रतिलिपि फ़ाइल चुनें और या तो F2 . पर टैप करें अपने कीबोर्ड पर बटन या फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और नाम बदलें . चुनें ।
फ़ाइल के एक्सटेंशन को .docx . से बदलें करने के लिए .zip . हाँ, प्रत्येक Office फ़ाइल प्रकार जो x . में समाप्त होता है एक संपीड़ित फ़ाइल है जिसमें XML दस्तावेज़ होते हैं। ऐसा करने के बारे में आपको एक चेतावनी मिलेगी। हां Click क्लिक करें ।
फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और सभी निकालें… . चुनें
खुलने वाली विंडो में, यह आपसे पूछेगा कि आप निकाली गई फ़ाइलों को कहाँ सहेजना चाहते हैं और यदि आप समाप्त होने पर निकाली गई फ़ाइलों को दिखाना चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट मान अच्छे हैं। निकालें क्लिक करें ।
एक बार निष्कर्षण हो जाने के बाद, आपको तीन फ़ोल्डर और एक XML फ़ाइल दिखाई देगी। इन फ़ाइलों में देखें कि वहां कौन सी जानकारी संग्रहीत है। यदि आप किसी XML फ़ाइल पर डबल-क्लिक करते हैं, तो यह संभवतः Internet Explorer में खुल जाएगी।
यह अजीब लगेगा, लेकिन आपको यह पता लगाने में सक्षम होना चाहिए कि अधिकांश जानकारी का क्या अर्थ है। दो XML फ़ाइलें हैं जिनमें आपका नाम हो सकता है:core.xml docProps . में फ़ोल्डर, और दस्तावेज़.एक्सएमएल और लोग.एक्सएमएल , दोनों शब्द . में फ़ोल्डर।
Microsoft Word, Excel, या PowerPoint से मेटाडेटा कैसे हटाएं
यहां पहुंचने में काफी समय लगा, लेकिन अगर आप ऐसा कुछ करने जा रहे हैं तो आपको पता होना चाहिए कि ऐसा क्यों है। चलिए इसके साथ चलते हैं।
वर्ड, एक्सेल या पावरपॉइंट में मेटाडेटा हटाएं
फ़ाइल . पर क्लिक करें ऊपरी-बाएँ कोने में।
जानकारी . पर पृष्ठ पर, समस्याओं की जांच करें . पर क्लिक करें बाईं ओर, पृष्ठ के मध्य के पास।
दस्तावेज़ का निरीक्षण करें . पर क्लिक करें . दस्तावेज़ निरीक्षक विंडो खुलेगी।
सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ निरीक्षक में सभी चेकबॉक्स चेक किए गए हैं, फिर निरीक्षण . पर क्लिक करें बटन।
एक बार दस्तावेज़ निरीक्षक हो जाने के बाद, आपको इस बारे में जानकारी दिखाई देगी कि उसे किस प्रकार का डेटा मिला। वृत्त में हरे चेकमार्क का अर्थ है कि उसे उस प्रकार का कोई डेटा नहीं मिला। लाल विस्मयादिबोधक चिह्न का अर्थ है कि उसे उस प्रकार का डेटा मिला है। उस डेटा प्रकार के विवरण के आगे आपको सभी निकालें . दिखाई देगा बटन।
उस प्रकार के सभी डेटा को हटाने के लिए उस पर क्लिक करें। इनमें से कई बटन हो सकते हैं, इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए नीचे स्क्रॉल करें कि आपको ये सभी मिलें।
आपके द्वारा मेटाडेटा निकालने के बाद, आप पुनर्निरीक्षण . पर क्लिक करना चाह सकते हैं बटन, बस यह सुनिश्चित करने के लिए कि इसमें कुछ छूट नहीं गया है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि डेटा फिर से दर्ज न हो, अपना दस्तावेज़ अभी सहेजें।
कैसे सुनिश्चित करें कि मेटाडेटा हटा दिया गया था
Word,Excel, या PowerPoint में सभी मेटाडेटा देखें . के लिए ऊपर दिए गए चरणों का पालन करें . Core.xml, document.xml औरpeople.xml फ़ाइलों का निरीक्षण करने पर, आपको यह देखना चाहिए कि दस्तावेज़ में अब कोई व्यक्तिगत डेटा नहीं है।
यदि आप एक्सटेंशन को वापस .zip से .docx में बदलते हैं, तो आप फ़ाइल को सामान्य रूप से Word में फिर से खोल पाएंगे।
Windows Explorer में मेटाडेटा कैसे हटाएं
यदि आप कई फाइलों से मेटाडेटा को शीघ्रता से हटाना चाहते हैं तो यह एक अच्छा तरीका है। ऐसा 2 या अधिक फ़ाइलों के लिए कुछ ही सेकंड में किया जा सकता है।
Windows Explorer खोलें और उस फ़ाइल पर नेविगेट करें जिससे आप मेटाडेटा निकालना चाहते हैं। फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और गुणों . पर क्लिक करें ।
गुण विंडो में, विवरण . पर क्लिक करें टैब पर क्लिक करें, फिर गुण और व्यक्तिगत जानकारी निकालें . पर क्लिक करें .
आप जानकारी को दो तरह से हटा सकते हैं। आप मूल फ़ाइल से मेटाडेटा निकाल सकते हैं या बिना किसी मेटाडेटा के फ़ाइल की प्रतिलिपि बना सकते हैं।
मूल फ़ाइल से मेटाडेटा निकालें
इस फ़ाइल से निम्न गुण निकालें चुनें: फिर या तो केवल अपने इच्छित बॉक्स को चेक करें या सभी का चयन करें . पर क्लिक करें बटन। फिर ठीक . क्लिक करें ।
बिना मेटाडेटा के एक कॉपी बनाएं
यह फ़ाइल की एक प्रति बना देगा और शब्द जोड़ देगा प्रतिलिपि फ़ाइल नाम के अंत तक। उस प्रति के साथ कोई मेटाडेटा संबद्ध नहीं होगा।
गुण निकालें . में विंडो में, निकाली गई सभी संभावित संपत्तियों की एक प्रति बनाएं select चुनें फिर ठीक . क्लिक करें बटन।
अंतर देखने के लिए मूल और प्रतिलिपि के गुणों की तुलना करें।
क्लियर में?
क्या इसका मतलब यह है कि आप स्पष्ट हैं? अब आपको दस्तावेज़ से पहचाना नहीं जा सकता है? यह कहना मुश्किल है। आप आगे दस्तावेज़ के साथ क्या करेंगे, यह निर्धारित करेगा।
दस्तावेज़ की कोई और डिजिटल प्रोसेसिंग, जैसे इसे ईमेल करना, मेटाडेटा को वापस श्रृंखला में जोड़ सकता है। एक व्यवहार्य विकल्प दस्तावेज़ को प्रिंट करना और उसे मेल करना है। कागज से मेटाडेटा प्राप्त करना कठिन है।