पिछले लेख में, हमने आपके लिए मेल प्रबंधन को बेहतर बनाने के लिए कुछ Outlook टिप्स और ट्रिक्स पर चर्चा की थी। यहां कुछ और हैक्स हैं जो आपके काम को गति देने में काम आ सकते हैं।
- अपने मेल और कैलेंडर तक प्रतिनिधि पहुंच
छुट्टी पर जा रहे हैं, लेकिन चिंतित हैं कि आपका इनबॉक्स कैसे प्रबंधित होगा। चिंता न करें, Outlook के साथ, आप अपने मेलबॉक्स तक प्रतिनिधि पहुंच दे सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, File टैब खोलें ->Account Settings ->Delegate Access-> Add पर क्लिक करें -> उस व्यक्ति का नाम दर्ज करें जिसे आप एक्सेस देना चाहते हैं।
आप प्राथमिकताओं में बदलाव करके पहुंच के स्तर को सेट कर सकते हैं। आप ईमेल और संपर्कों को निजी रखते हुए कैलेंडर और टास्क लिस्ट को प्रतिनिधि कर सकते हैं।
- रीड रिसिप्ट प्रबंधित करें
यदि आपको रीड-रिसिप्ट अनुरोध के साथ एक संदेश प्राप्त होता है, तो इसका मतलब है कि प्रेषक यह पुष्टि चाहता है कि आपने संदेश प्राप्त कर लिया है। खैर, आप उनके व्यवहार को अनुकूलित कर सकते हैं।
आपको बस इतना करना है, File टैब ->Options->Mail व्यू -> Tracking सेक्शन तक नीचे स्क्रॉल करें।
अब आप चुन सकते हैं कि रिसिप्ट भेजी जानी चाहिए या नहीं।
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- खोज फ़ोल्डर बनाकर खोज की जांच करें
Outlook आपको महत्वपूर्ण ईमेल के लिए अपनी खोज को गति देने के लिए खोज फ़ोल्डर बनाने देता है। किसी भी खोज के लिए, जिसे आप अक्सर करते हैं, बस त्वरित पहुंच के लिए खोज को सहेजें। अब बाएं पैनल में Search Folders पर क्लिक करें, "New Search Folder" चुनें, और फिर खोज को अपनी प्राथमिकताओं के अनुसार अनुकूलित करें।
- उन ईमेल को अपने इनबॉक्स से बाहर निकालें जो सीधे आपको नहीं भेजे गए हैं।
आपको ऐसे ईमेल अवश्य प्राप्त होते होंगे जो सीधे आपको नहीं भेजे गए हैं इसका मतलब है कि आप उन ईमेल पर CCed या BCCed हैं। आप ईमेल को किसी अन्य फ़ोल्डर पर रीडायरेक्ट कर सकते हैं ताकि वे आपके इनबॉक्स पर जमा न हों।
आपको बस इतना करना है - Rules > New Rules-> "Advanced Options" बटन पर जाएं। Rules विंडो में, "where my name is not in the To box" चुनें, आपको एक विंडो पर रीडायरेक्ट किया जाएगा, "Move it to the specified folder."
- डेस्कटॉप अलर्ट
हर अब और फिर, आपको ईमेल मिलते हैं, अगर डेस्कटॉप अलर्ट चालू है, तो आपको इसकी सूचनाएं मिलती हैं। क्या यह थोड़ा ध्यान भटकाने वाला नहीं है, खासकर जब आप किसी महत्वपूर्ण चीज पर काम कर रहे हों?
अगर आप अलर्ट बंद करना चाहते हैं -
Options -> Mail -> "Display a Desktop Alert" विकल्प को अक्षम करें।
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- समय क्षेत्र
यदि आप लगातार अलग-अलग समय क्षेत्र वाले स्थानों की यात्रा करते हैं, तो आपको Outlook में मीटिंग्स और अपॉइंटमेंट को स्थानीय समय पर देखना परेशान करने वाला लग सकता है।
इसे बदलने के लिए, File-> Options-> Calendar पर जाएं, आपको अपने स्थानीय समय क्षेत्र को सेट करने का विकल्प मिलेगा। आप अपने घर पर वापस समय का ट्रैक रखने के लिए दिखाए जाने वाले दूसरे समय क्षेत्र को सेट कर सकते हैं।
- "पोस्ट-इट" नोट्स
Outlook के अपने स्टिकी नोट्स हैं। आप Outlook इंटरफेस में कहीं से भी Ctrl+Shift+N दबाकर एक नया नोट बनाने के लिए उन्हें एक्सेस कर सकते हैं। यह स्टिकी नोट्स की तरह ही काम करता है। आप उन्हें वर्गीकृत कर सकते हैं और पृष्ठभूमि का रंग बदल सकते हैं। आप अपने नोट्स को व्यू पेन के नीचे नोट आइकन पर क्लिक करके प्रबंधित कर सकते हैं: आप नोट्स कॉपी, प्रिंट कर सकते हैं, एक विशिष्ट नोट खोज सकते हैं और बहुत कुछ।
- एन्क्रिप्टेड ईमेल
ईमेल भेजते समय सतर्क रहना हमेशा बेहतर होता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि ईमेल सुरक्षित रूप से प्राप्तकर्ता तक पहुंचे, आप सामग्री और अटैचमेंट को एन्क्रिप्ट कर सकते हैं और केवल जिन प्राप्तकर्ताओं के साथ आपने कुंजी साझा की है वे उन तक पहुंच सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, File-> Options-> Trust Center ->Trust Center Settings->E-mail Security पर जाएं। डिजिटल हस्ताक्षर और एन्क्रिप्शन को सक्षम करना बहुत आसान है।
नोट: यदि आपके पास पहले से डिजिटल ID नहीं है तो आपको एक डिजिटल ID बनाने और आयात करने की आवश्यकता है।
"Get a Digital ID" पर क्लिक करें प्रदाताओं की एक श्रृंखला के लिंक देखने के लिए
- Outlook के भीतर अपने व्यक्तिगत ईमेल तक पहुंचें
आप अपना व्यक्तिगत मेलबॉक्स Outlook में जोड़ सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, File -> Add account-> पर जाएं। आपको प्रदाताओं (Gmail, Yahoo) की जानकारी मांगने वाला एक डायलॉग बॉक्स मिलेगा। आप POP या IMAP के माध्यम से एक्सेस सेट कर सकते हैं।
नोट: 2013 के लिए, Outlook, आपको बस अपना ईमेल पता दर्ज करना होगा और Outlook बाकी का ख्याल रखेगा। Outlook.com मेल को Outlook के पुराने संस्करणों से एक्सेस करने के लिए, एक विंडो खुलेगी, Manually configure server settings or additional server types -> Microsoft Outlook Hotmail Connector पर क्लिक करें। अब आप अपने वेबमेल को अपने व्यक्तिगत कैलेंडर के साथ एक्सेस कर पाएंगे।
अवश्य पढ़ें: Outlook कैसे आपको गलती से हटाए गए आइटम को ईमेल से पुनर्प्राप्त करने देता है
- तुरंत नए ईमेल और अपॉइंटमेंट बनाएं
ईमेल चेक करते समय या उनके अनुसार अपॉइंटमेंट शेड्यूल करते समय, आप बार-बार कैलेंडर मोड से ईमेल मोड पर स्विच कर रहे होंगे। सौभाग्य से, चाहे आप अपना इनबॉक्स चेक कर रहे हों या अपना कैलेंडर, आप Home टैब -> New Items पर जाकर नए ईमेल, अपॉइंटमेंट, संपर्क बना सकते हैं। यदि आप इसे करने के लिए Outlook खोलना नहीं चाहते हैं, तो आप Windows 7 या 8 टास्कबार में Outlook आइकन पर राइट-क्लिक करके एक नया आइटम बनाने के लिए शॉर्टकट की त्वरित सूची खोल सकते हैं।
तो, यह Outlook के लिए टिप्स और ट्रिक्स की हमारी सूची का समापन करता है। अगर आपको लगता है कि हमसे कुछ छूट गया है, तो आप नीचे कमेंट सेक्शन में हमें बता सकते हैं।
