आउटलुक युक्तियाँ और तरकीबें आपके मेलिंग अनुभव को बेहतर बनाती हैं:भाग II

पिछले लेख में, हमने आपके लिए आपके मेल प्रबंधन को बेहतर बनाने के लिए कुछ आउटलुक टिप्स और ट्रिक्स पर चर्चा की थी। यहां कुछ और हैक हैं जो आपके काम को तेज करने के काम आ सकते हैं।

1. अपने मेल और कैलेंडर तक पहुंच सौंपें

   छुट्टी पर जा रहे हैं, लेकिन चिंतित हैं कि आपका इनबॉक्स कैसे प्रबंधित होगा। चिंता न करें, आउटलुक के साथ, आप अपने मेलबॉक्स तक पहुंच सौंप सकते हैं।

   ऐसा करने के लिए, फ़ाइल टैब खोलें ->खाता सेटिंग्स ->प्रतिनिधि एक्सेस->जोड़ें पर क्लिक करें -> उस व्यक्ति का नाम दर्ज करें जिसे आप एक्सेस देना चाहते हैं।

   आप वरीयताओं में परिवर्तन करके पहुंच का स्तर निर्धारित कर सकते हैं। ईमेल और संपर्कों को निजी रखते हुए आप कैलेंडर और कार्य सूची सौंप सकते हैं।

   1. पठन रसीद प्रबंधित करें

      यदि आपको रीड-रसीद अनुरोध के साथ एक संदेश प्राप्त होता है, तो इसका अर्थ है कि प्रेषक यह पुष्टि प्राप्त करना चाहता है कि आपने संदेश प्राप्त कर लिया है। ठीक है, आप उनके व्यवहार को अनुकूलित कर सकते हैं।

      आपको बस इतना करना है,  फ़ाइल टैब ->विकल्प->मेल दृश्य -> ​​ट्रैकिंग सेक्शन तक नीचे स्क्रॉल करें।

      अब आप चुन सकते हैं कि रसीदें भेजी जानी चाहिए या नहीं।

      जरूर पढ़ें:आउटलुक के साथ विंडोज लाइव हॉटमेल को कैसे कॉन्फ़िगर करें

      1. खोज फ़ोल्डर बनाकर खोज की छानबीन करें

         आउटलुक आपको अपने महत्वपूर्ण ईमेल के लिए अपनी खोज को गति देने के लिए खोज फ़ोल्डर बनाने देता है। किसी भी खोज के लिए, आप अक्सर प्रदर्शन करते हैं, त्वरित पहुंच के लिए बस खोज को सहेजें। अब बाएं फलक में खोज फ़ोल्डर पर क्लिक करें, "नया खोज फ़ोल्डर" चुनें और फिर अपनी पसंद के अनुसार खोज को अनुकूलित करें।

         1. वे ईमेल प्राप्त करें जो आपको सीधे आपके इनबॉक्स से नहीं भेजे गए हैं।

            आपको ऐसे ईमेल प्राप्त होने चाहिए जो सीधे आपको नहीं भेजे जाते हैं, जिसका अर्थ है कि आप उन ईमेलों की CCed या BCCed हैं। आप ईमेल को किसी अन्य फ़ोल्डर में पुनर्निर्देशित कर सकते हैं ताकि वे आपके इनबॉक्स में जमा न हों।

            आपको बस इतना करना है - नियम> नए नियम-> "उन्नत विकल्प" बटन पर जाएं। नियम विंडो में, "जहाँ मेरा नाम प्रति बॉक्स में नहीं है" का चयन करें, आपको एक विंडो पर रीडायरेक्ट किया जाएगा, "इसे निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाएँ।"

            1. डेस्कटॉप अलर्ट

               कभी-कभी, आपको ईमेल प्राप्त होते हैं, यदि डेस्कटॉप अलर्ट चालू है, तो आपको इसकी सूचनाएँ प्राप्त होती हैं। क्या यह थोड़ा विचलित करने वाला नहीं है, खासकर जब आप किसी महत्वपूर्ण काम पर काम कर रहे हों?

               यदि आप अलर्ट को बंद करना चाहते हैं -

               विकल्प पर जाएं -> मेल -> "डेस्कटॉप अलर्ट प्रदर्शित करें" विकल्प को अक्षम करें।

               अवश्य पढ़ें:आउटलुक खोज समस्या को कैसे ठीक करें

               1. समय क्षेत्र

                  यदि आप लगातार अलग-अलग समय क्षेत्रों के साथ स्थानों की यात्रा करते हैं, तो आपको स्थानीय समय पर आउटलुक में मीटिंग और अपॉइंटमेंट देखने में परेशानी हो सकती है।

                  इसे बदलने के लिए, फ़ाइल-> विकल्प-> कैलेंडर पर जाएं, आपको अपना स्थानीय समयक्षेत्र सेट करने का विकल्प मिलेगा। You can set a second-time zone to be shown to keep track of the time back at your home.

                  1. “Post-it” Notes

                     Outlook has its own sticky notes. You can access them by pressing Ctrl+Shift+N from anywhere in the Outlook interface to create a new note. It works just like Sticky Notes. You can categorize them and change the background color You can manage your notes, by clicking on the Note icon at the bottom of the View pane:you can copy, print notes, search a specific note and more.

                     1. Encrypted Email

                        It is always better to be cautious while sending emails. To ensure that email securely reaches the receiver, you can encrypt the content and attachments and only the recipients with whom you have shared the key can access them.

                        To do so, go to File-> Options-> Trust Center ->Trust Center Settings->E-mail Security. Enabling digital signing and encryption is very easy.

                        Note:You need to create and import a digital ID if you don’t already have one.

                         Click “Get a Digital ID” to see links to a range of providers

                        1. Access Your Personal Email Within Outlook

                           You can add your personal mailbox to Outlook.

                           To do so, go to File -> Add account-> You will get a dialog box asking for providers(Gmail, Yahoo) information. You can set up the access via POP or IMAP.

                           Note:For 2013, Outlook, you just need to enter your email address and Outlook will take care of the rest.To access Outlook.com mail from older versions of Outlook, a window will open, click Manually configure server settings or additional server types -> Microsoft Outlook Hotmail Connector. Now you will be able to access your webmail along with your personal calendar.

                           Must Read: How Outlook Lets You Recover Accidently Deleted Items from Email

                           1. Instantly create new emails and appointments

                              While checking the emails or scheduling the appointment according to them, you might have been switching back forth from calendar mode to email mode frequently. Fortunately, whether you are checking your inbox or your calendar, you can create new emails, appointments, contacts, go to  Home tab -> New Items. If you don’t want to open Outlook to do so, you can right-click on Outlook icon in the Windows 7 or 8 taskbar to open a quick list offering shortcuts to create a new item.

                              So, this concludes our list of tips and tricks for Outlook. If you think, that we missed some, you can let us know in comment section below.