माइक्रोसॉफ्ट के नए और रिफ्रेश्ड टू डू ऐप के साथ अपनी उत्पादकता बढ़ाएं

टू डू माइक्रोसॉफ्ट के उत्पादकता टूल की रेंज में नवीनतम परिवर्धन में से एक है। इसने हाल ही में नई सुविधाओं की एक श्रृंखला के बाद एक व्यापक UI रिफ्रेश प्राप्त किया, इसलिए हमने 2019 में यह देखने का फैसला किया कि यह क्या पेशकश कर सकता है।

टू डू माइक्रोसॉफ्ट के वंडरलिस्ट के अधिग्रहण से पैदा हुआ था। हालांकि वंडरलिस्ट आज भी चालू है, इंजीनियरिंग संसाधनों को टू डू की ओर मोड़ दिया गया है। माइक्रोसॉफ्ट ने अपने ऑफिस 365 इंफ्रास्ट्रक्चर के ऊपर ऐप को फिर से बनाया है, यह सुनिश्चित करते हुए कि यह एंटरप्राइज़ उपयोग के लिए अनुपालन आवश्यकताओं को पूरा करता है। यह आर्किटेक्चर टू डू को आउटलुक में ईमेल और कार्यों के साथ सिंक्रनाइज़ करने में भी सक्षम बनाता है।

टू डू के इस महीने की शुरुआत में रीडिज़ाइन ने ऐप को वंडरलिस्ट की डिज़ाइन भाषा के करीब ले जाया। रंग का अधिक उपयोग और इंटरफ़ेस तत्वों के बीच पैडिंग पर अधिक सावधानीपूर्वक ध्यान दिया गया है। नया रूप, नाम में एक सूक्ष्म परिवर्तन के साथ (टू-डू से टू डू तक), माइक्रोसॉफ्ट के उत्पाद में बढ़ते आत्मविश्वास को दर्शाता है।

शुरुआत करना

आज का टू डू लगभग सभी प्रमुख प्लेटफार्मों पर उपलब्ध है। ऐप विंडोज 10, मैकओएस, iOS, एंड्रॉइड और वेब पर पेश किए जाते हैं। इसके अलावा, टू डू माइक्रोसॉफ्ट उत्पादों के बढ़ते चयन में एकीकृत होता है। इनमें आउटलुक, कॉर्टाना और माइक्रोसॉफ्ट प्लानर शामिल हैं, इसलिए ऐप आपके सभी कार्यों के लिए एक हब बनने में सक्षम है।

इस गाइड के प्रयोजनों के लिए, हम विंडोज 10 पीसी पर टू डू का उपयोग करेंगे। अधिकांश स्क्रीन सभी प्लेटफार्मों पर बहुत समान हैं, इसलिए आपको अपने डिवाइस पर अनुसरण करने में कोई समस्या नहीं होनी चाहिए।

टू डू डाउनलोड करने के बाद, आपको पहले लॉग इन करना होगा। व्यक्तिगत माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट और एंटरप्राइज़ ऑफिस 365 अकाउंट दोनों समर्थित हैं। ऐप की सेटिंग स्क्रीन का उपयोग करके, आप बाद में अतिरिक्त अकाउंट जोड़ सकते हैं।

एक बार साइन इन करने के बाद, आप टू डू के "My Day" स्क्रीन पर पहुंचेंगे। इंटरफ़ेस का आकलन करने के लिए एक पल लेना उचित है। डेस्कटॉप डिवाइस पर, टू डू दो-पैन दृश्य का उपयोग करता है। आपकी कार्य सूचियां बाईं ओर प्रदर्शित होती हैं, जबकि केंद्र अनुभाग सूचियों की सामग्री प्रदर्शित करने के लिए अपडेट होता है। जब आप किसी कार्य का चयन करते हैं, तो उसके गुणों को संपादित करने के लिए दाईं ओर एक अतिरिक्त पैन दिखाई देगा। मोबाइल लेआउट बहुत समान है, जिसमें नेविगेशन हैमबर्गर मेनू के पीछे छिपा हुआ है।

ऐप के सेटिंग पेज पर जाने के लिए, ऊपरी-बाएं कोने में अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू से "Settings" चुनें, या ऑफिस 365 अकाउंट जोड़ने और हटाने के लिए "Manage accounts" चुनें।

मौजूदा कार्यों को आयात करना

सेटिंग्स स्क्रीन आपको वंडरलिस्ट से अपने मौजूदा कार्यों को आयात करने की अनुमति देती है। इसका मतलब है कि आप पुराने ऐप में जहां छोड़ गए थे, वहां से शुरू कर सकते हैं। टू डू स्वचालित रूप से आपके वंडरलिस्ट को बदलने के लिए सूचियां बनाएगा, उन्हें वंडरलिस्ट में आपके कार्यों के साथ भर देगा।

सेटिंग्स आपको ऐप के भीतर कुछ मौलिक विकल्पों को बदलने की अनुमति भी देती है। लाइट या डार्क थीम समर्थन है और डिलीट कन्फर्मेशन और पूर्ण होने की ध्वनियों को अक्षम करने की क्षमता।

आगे नीचे, आपको "Smart Lists" के लिए टॉगल बटन का एक सेट मिलेगा। हम बाद में स्मार्ट लिस्ट पर फिर से विचार करेंगे लेकिन अभी के लिए बस यह जान लें कि अप्रयुक्त स्मार्ट लिस्ट को ऐप में दिखने से रोकना संभव है। अंतिम टॉगल बटन आपको नियंत्रित करने की अनुमति देता है कि क्या फ़्लैग किए गए आउटलुक ईमेल टू डू में दिखाई देने चाहिए - इसे अक्षम करने से नेविगेशन बार से "Flagged Email" अनुभाग हट जाएगा।

सूचियां बनाना

एक सूची बनाने के लिए, नेविगेशन मेनू के नीचे "New list" बटन पर क्लिक करें। अपनी सूची के लिए एक नाम टाइप करें और एंटर दबाएं। वैकल्पिक रूप से, आप सूची के नेविगेशन आइकन के रूप में उपयोग करने के लिए एक कस्टम इमोजी जोड़ सकते हैं। केंद्रीय फलक में सूची के नाम पर क्लिक करें और फिर इमोजी चुनने के लिए स्माइली बटन पर क्लिक करें।

कई संबंधित सूचियां मिलीं? एक समूह बनाने का प्रयास करें। "New list" बटन के दाईं ओर बटन पर क्लिक करके अपना समूह बनाएं और नाम दें। फिर आप व्यक्तिगत सूचियों को समूह में खींच सकते हैं, जिससे वे इसके भीतर बच्चे बन जाते हैं। यह आपके नेविगेशन मेनू को साफ करने में मदद कर सकता है जिससे कम उपयोग की जाने वाली सूचियों को छिपाया जा सके।

सूची विकल्प

आप ऐप के ऊपरी-दाएं में तीन डॉट्स आइकन पर क्लिक करके सूची के विकल्प मेनू तक पहुंच सकते हैं। आप प्रत्येक सूची के लिए ऐप की थीम को व्यक्तिगत रूप से समायोजित कर सकते हैं, कार्य क्रम बदल सकते हैं या सूची का नाम बदल सकते हैं।

यह मेनू आपको अपनी सूची के भीतर पूर्ण कार्यों को दिखाने (या छिपाने) का एक तरीका भी देता है। अंत में, आपके स्टार्ट मेनू पर शॉर्टकट पिन करने या सूची को हटाने के लिए मेनू आइटम हैं। यह सूची के भीतर सभी कार्यों के साथ-साथ सूची को भी हटा देगा।

सूचियां साझा करना

आप सहयोग की सुविधा के लिए अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ सूचियां साझा कर सकते हैं। सूची विकल्प बटन के बगल में व्यक्ति आइकन पर क्लिक करके शुरू करें।

अपना साझा करने योग्य लिंक प्राप्त करने के लिए "Create invitation link" पर क्लिक करें। उन लोगों को लिंक दें जिन्हें सूची तक पहुंच की आवश्यकता है। वे सूची के भीतर कार्यों को देखने, जोड़ने और संपादित करने में सक्षम होंगे। भविष्य में साझाकरण विकल्पों को प्रबंधित करने के लिए, फिर से साझाकरण बटन पर क्लिक करें। आप सूची में जोड़े गए सहयोगियों को देखेंगे और साझा पहुंच को रद्द करने का विकल्प देखेंगे।

कार्यों के साथ काम करना

कार्य टू डू के भीतर सबसे महत्वपूर्ण वस्तुएं हैं। एक कार्य बनाना सरल है: एक सूची चुनें और फिर स्क्रीन के नीचे "Add task" पर क्लिक करें। एक कार्य नाम टाइप करें और एंटर दबाएं।

अपने सबसे बुनियादी रूप में, बस इतना ही है। आप विवरण टाइप करके और एंटर दबाकर कार्यों को जोड़ते रह सकते हैं। कार्यों में कई और विकल्प उपलब्ध हैं, इसलिए विवरण पेन लाने के लिए किसी एक पर क्लिक करने का प्रयास करें।

यहां, आप कार्य के लिए एक रिमाइंडर, देय तिथि और पुनरावृत्ति शेड्यूल सेट कर सकते हैं। अतिरिक्त नोट्स के लिए एक टेक्स्ट फ़ील्ड है (वेबसाइट पतों के लिए उपयोगी) और अटैचमेंट जोड़ने के लिए एक फ़ाइल पिकर।

पेन के शीर्ष पर, "Add step" लिंक आपको उप-कार्यों का एक सेट बनाने देता है। यह एक बड़ी प्रक्रिया के भीतर सरल चेकलिस्ट बनाने के लिए उपयोगी है। उदाहरण के लिए, आप "Clean the house" कार्य में "Carpets", "Floors" और "Surfaces" जोड़ सकते हैं।

अंत में, छोटा स्टार आइकन आपको किसी कार्य को महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करने देता है। इसके परिणामस्वरूप यह टू डू के नेविगेशन मेनू में दृश्यमान "Important" सूची में दिखाई देगा। इसी तरह, "Add to My Day" कार्य को "My Day" सूची में प्रदर्शित करेगा - इस पर अगले अनुभाग में अधिक...

स्मार्ट लिस्ट का उपयोग करना

स्मार्ट लिस्ट टू डू का तरीका है उन सूचियों का वर्णन करने का जो अन्य सूचियों से कार्यों को स्वचालित रूप से एकत्रित करती हैं। आप स्मार्ट लिस्ट नहीं बना सकते लेकिन आप चुन सकते हैं कि कौन सी प्रदर्शित की जाए, जैसा कि हमने सेटिंग्स पेज पर देखा।

हम पहले ही दो स्मार्ट लिस्ट देख चुके हैं: Important और My Day। My Day आगे की व्याख्या की मांग करता है, क्योंकि यह उन तरीकों में से एक है जिसमें टू डू खुद को प्रतिस्पर्धा से अलग करता है।

पूरी तरह से देय तिथियों पर भरोसा करने के बजाय, टू डू आपको प्रत्येक दिन काम करने के लिए कार्यों का चयन करने की क्षमता देता है। विचार यह है कि आप सुबह अपने लंबित कार्यों की समीक्षा करेंगे, कुछ को "My Day" में जोड़ेंगे और फिर उस सूची से काम करेंगे। यह आपको अपनी सूचियों में अनएक्शनेबल कार्यों से विचलित होने से बचने में मदद करता है।

टू डू My Day में जोड़ने के लिए कार्यों का सुझाव देने के लिए पर्याप्त स्मार्ट है। आप सुबह My Day पर जाते समय सुझाव देख सकते हैं। आमतौर पर, टू डू करीबी देय तिथि वाले कार्यों का सुझाव देगा। इसमें वे कार्य भी शामिल होंगे जिन्हें आपने कल My Day में जोड़ा था लेकिन पूरा नहीं कर पाए। यह आपको अपने दिन के कार्यभार का प्रबंधन करते हुए जल्दी से वापस जहां थे वहां पहुंचने में मदद करता है।

वर्तमान में टू डू के भीतर तीन अन्य स्मार्ट लिस्ट हैं: Planned, Flagged Email और Assigned to Me। Planned हर कार्य को देय तिथि के साथ दिखाता है। Flagged Email आउटलुक का उपयोग करके आपके द्वारा कार्रवाई के लिए फ़्लैग किए गए किसी भी ईमेल को प्रदर्शित करता है। प्रत्येक ईमेल को एक नियमित टू डू कार्य में परिवर्तित किया जाता है।

Assigned to Me, जो ऑफिस 365 अकाउंट के लिए विशिष्ट है, उन माइक्रोसॉफ्ट प्लानर कार्यों को शामिल करता है जिन पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं। इसका मतलब है कि आप टीम प्लानर का उपयोग कर सकते हैं जबकि अभी भी अपनी व्यक्तिगत कार्य सूची बनाए रखते हैं। आउटलुक और प्लानर का साथ-साथ उपयोग करते समय एप्लिकेशन के बीच स्विच करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

माइक्रोसॉफ्ट टू डू

यह टू डू के हमारे त्वरित दौरे का अंत है। जैसा कि आपने उम्मीद से देखा है, टू डू एक तेजी से व्यापक कार्य प्रबंधन समाधान में परिपक्व हो गया है। यह सुविधा-युक्त है और माइक्रोसॉफ्ट पारिस्थितिकी तंत्र के अधिकांश के साथ एकीकृत करने में सक्षम है।

इससे अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए, आपको स्मार्ट लिस्ट जैसी सुविधाओं का उपयोग करने की आवश्यकता है। यह वे स्पर्श हैं जो टू डू को भीड़ से ऊपर उठाते हैं। हालांकि, यह व्यक्तिगत उपयोग के लिए एक सरल कार्य ऐप के रूप में भी उतना ही उपयोगी है - नए आइटम जोड़ने में केवल कुछ सेकंड लगते हैं।

टू डू के सबसे बड़े उत्पादकता लाभ यकीनन अन्य माइक्रोसॉफ्ट उत्पादों के साथ संयुक्त होने पर आते हैं। माइक्रोसॉफ्ट अपनी अलग-अलग सेवाओं को संयोजित करने के लिए ऐप का उपयोग कर रहा है। टू डू एक उत्पादकता हब बन रहा है जो आउटलुक, कॉर्टाना और प्लानर से डेटा एकत्र करता है। हर प्लेटफॉर्म पर ऐप का उपयोग करने की क्षमता सुनिश्चित करती है कि आप जहां भी हों, अपने सभी कार्यों तक हमेशा पहुंच सकते हैं।

सहयोगी कार्य के लिए समर्थन, व्यक्तिगत कार्यों पर मजबूत विकल्प और दैनिक योजनाकार कार्यक्षमता के साथ, टू डू एक पूर्ण कार्य प्रबंधन प्लेटफॉर्म में विकसित हो गया है। यह ऐसा करते हुए अत्यधिक सरल बने रहने में सक्षम है, इसलिए आपकी जो भी आवश्यकताएं हैं, टू डू शायद उन्हें पूरा कर सकता है।