करने के लिए पुन:डिज़ाइन किए गए माइक्रोसॉफ़्ट (और नाम बदला गया) का अधिकतम लाभ कैसे प्राप्त करें

टू डू Microsoft के उत्पादकता उपकरणों की श्रेणी में नवीनतम परिवर्धनों में से एक है। इसने हाल ही में कई नई सुविधाओं के बाद एक व्यापक UI रिफ्रेश हासिल किया है, इसलिए हमने 2019 में यह क्या पेशकश कर सकता है, इस पर एक और नज़र डालने का फैसला किया।

टू डू माइक्रोसॉफ्ट के वंडरलिस्ट के अधिग्रहण से पैदा हुआ था। हालांकि वंडरलिस्ट आज भी चालू है, इंजीनियरिंग संसाधनों को टू डू में बदल दिया गया है। Microsoft ने अपने Office 365 बुनियादी ढांचे के ऊपर ऐप का पुनर्निर्माण किया है, यह सुनिश्चित करते हुए कि यह एंटरप्राइज़ उपयोग के लिए अनुपालन आवश्यकताओं को पूरा करता है। यह आर्किटेक्चर आउटलुक में ईमेल और कार्यों के साथ सिंक्रोनाइज़ करने के लिए टू डू को भी सक्षम बनाता है।

इस महीने की शुरुआत में टू डू के रीडिज़ाइन ने ऐप को वंडरलिस्ट की डिज़ाइन भाषा के करीब ले जाया। रंग का अधिक उपयोग होता है और इंटरफ़ेस तत्वों के बीच पैडिंग पर अधिक सावधानीपूर्वक ध्यान दिया जाता है। नाम में सूक्ष्म परिवर्तन (टू-डू से टू डू) के साथ आने वाला नया रूप, उत्पाद में माइक्रोसॉफ्ट के बढ़ते विश्वास को दर्शाता है।

आरंभ करना

आज का टू डू लगभग सभी प्रमुख प्लेटफॉर्म पर उपलब्ध है। ऐप्स विंडोज 10, मैकओएस, आईओएस, एंड्रॉइड और वेब पर पेश किए जाते हैं। इसके अलावा, टू डू माइक्रोसॉफ्ट उत्पादों के बढ़ते चयन में एकीकृत होता है। इनमें आउटलुक, कॉर्टाना और माइक्रोसॉफ्ट प्लानर शामिल हैं, इसलिए ऐप आपके सभी कार्यों का केंद्र बनने में सक्षम है।

इस गाइड के प्रयोजनों के लिए, हम विंडोज 10 पीसी पर टू डू का उपयोग करेंगे। अधिकांश स्क्रीन सभी प्लेटफ़ॉर्म पर बहुत समान होती हैं, इसलिए आपको अपने स्वयं के डिवाइस पर अनुसरण करने में कोई समस्या नहीं आनी चाहिए।

टू डू डाउनलोड करने के बाद आपको सबसे पहले लॉग इन करना होगा। व्यक्तिगत Microsoft खाते और एंटरप्राइज़ Office 365 खाते दोनों समर्थित हैं। ऐप की सेटिंग स्क्रीन का उपयोग करके, आप बाद में अतिरिक्त खाते जोड़ सकते हैं।

एक बार साइन इन करने के बाद, आप टू डू की "माई डे" स्क्रीन पर पहुंच जाएंगे। इंटरफ़ेस का आकलन करने में कुछ समय लगता है। डेस्कटॉप डिवाइस पर, टू डू टू-पैन व्यू का उपयोग करता है। आपकी कार्य सूचियाँ बाईं ओर प्रदर्शित होती हैं, जबकि केंद्र अनुभाग सूचियों की सामग्री को प्रदर्शित करने के लिए अद्यतन करता है। जब आप किसी कार्य का चयन करते हैं, तो उसके गुणों को संपादित करने के लिए दाईं ओर एक अतिरिक्त फलक दिखाई देगा। एक हैमबर्गर मेनू के पीछे छिपे हुए नेविगेशन के साथ, मोबाइल लेआउट बहुत समान है।

ऐप के सेटिंग पेज पर जाने के लिए, ऊपरी-बाएँ कोने में अपने प्रोफ़ाइल चित्र पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू से "सेटिंग" चुनें, या Office 365 खाते जोड़ने और निकालने के लिए "खाते प्रबंधित करें" चुनें।

मौजूदा कार्यों को आयात करना

सेटिंग्स स्क्रीन आपको अपने मौजूदा कार्यों को वंडरलिस्ट से आयात करने की अनुमति देती है। इसका मतलब है कि आप पुराने ऐप में वहीं से शुरू कर सकते हैं जहां आपने छोड़ा था। टू डू स्वचालित रूप से आपकी वंडरलिस्ट को बदलने के लिए सूचियां बनाएगा, उन्हें वंडरलिस्ट में आपके कार्यों के साथ पॉप्युलेट करेगा।

सेटिंग्स आपको ऐप के भीतर कुछ मूलभूत विकल्पों को बदलने की सुविधा भी देती हैं। हल्का या गहरा विषय समर्थन और हटाने की पुष्टि और पूर्ण ध्वनि को अक्षम करने की क्षमता है।

आगे नीचे, आपको "स्मार्ट सूचियाँ" के लिए टॉगल बटन का एक सेट मिलेगा। हम बाद में स्मार्ट सूचियों पर फिर से विचार करेंगे, लेकिन अभी के लिए यह जान लें कि अप्रयुक्त स्मार्ट सूचियों को ऐप में दिखने से रोकना संभव है। अंतिम टॉगल बटन आपको यह नियंत्रित करने की अनुमति देता है कि फ़्लैग किए गए आउटलुक ईमेल टू डू में दिखाई दें या नहीं - इसे अक्षम करने से नेविगेशन बार से "फ़्लैग्ड ईमेल" अनुभाग निकल जाएगा।

सूचियां बनाना

सूची बनाने के लिए, नेविगेशन मेनू के नीचे "नई सूची" बटन पर क्लिक करें। अपनी सूची के लिए एक नाम टाइप करें और एंटर दबाएं। वैकल्पिक रूप से, आप सूची के नेविगेशन आइकन के रूप में उपयोग करने के लिए एक कस्टम इमोजी जोड़ सकते हैं। केंद्रीय फलक में सूची के नाम पर क्लिक करें और फिर इमोजी चुनने के लिए स्माइली बटन पर क्लिक करें।

कई संबंधित सूचियां मिलीं? एक समूह बनाने का प्रयास करें। अपना समूह बनाने और नाम देने के लिए "नई सूची" बटन के दाईं ओर स्थित बटन पर क्लिक करें। फिर आप अलग-अलग सूचियों को समूह में खींच सकते हैं, जिससे वे बच्चे बन जाएंगे। यह अक्सर उपयोग की जाने वाली सूचियों को छिपाकर आपके नेविगेशन मेनू को व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है।

सूची विकल्प

आप ऐप के टॉप-राइट में थ्री डॉट्स आइकन पर क्लिक करके सूची के विकल्प मेनू तक पहुंच सकते हैं। आप प्रत्येक सूची के लिए ऐप की थीम को अलग-अलग समायोजित कर सकते हैं, कार्य क्रम को बदल सकते हैं या सूची का नाम बदल सकते हैं।

यह मेनू आपको अपनी सूची में पूर्ण किए गए कार्यों को दिखाने (या छिपाने) का एक तरीका भी देता है। अंत में, आपके प्रारंभ मेनू में एक शॉर्टकट पिन करने या सूची को हटाने के लिए मेनू आइटम हैं। यह सूची के साथ-साथ सूची के सभी कार्यों को भी हटा देगा।

साझाकरण सूचियां

सहयोग की सुविधा के लिए आप अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ सूचियाँ साझा कर सकते हैं। सूची विकल्प बटन के आगे व्यक्ति आइकन क्लिक करके प्रारंभ करें।

अपना साझा करने योग्य लिंक प्राप्त करने के लिए "आमंत्रण लिंक बनाएं" पर क्लिक करें। उन लोगों को लिंक दें जिन्हें सूची तक पहुंच की आवश्यकता है। वे सूची में कार्यों को देखने, जोड़ने और संपादित करने में सक्षम होंगे। भविष्‍य में साझाकरण विकल्‍पों को प्रबंधित करने के लिए, साझाकरण बटन पर पुन:क्लिक करें. आप सूची में जोड़े गए सहयोगियों और साझा पहुंच को निरस्त करने का विकल्प देखेंगे।

कार्यों के साथ कार्य करना

टू डू के भीतर कार्य सबसे महत्वपूर्ण वस्तुएं हैं। कार्य बनाना सरल है:एक सूची चुनें और फिर स्क्रीन के निचले भाग में "कार्य जोड़ें" पर क्लिक करें। टास्क का नाम टाइप करें और एंटर दबाएं।

अपने सबसे बुनियादी रूप में, इसके लिए बस इतना ही है। आप विवरण टाइप करके और एंटर दबाकर कार्यों को जोड़ना जारी रख सकते हैं। हालांकि टास्क में और भी कई विकल्प उपलब्ध हैं, इसलिए इसके विवरण फलक को लाने के लिए किसी एक पर क्लिक करने का प्रयास करें।

यहां, आप कार्य के लिए एक अनुस्मारक, नियत तिथि और पुनरावृत्ति शेड्यूल सेट कर सकते हैं। अतिरिक्त नोट्स (वेबसाइट पतों के लिए उपयोगी) के लिए एक टेक्स्ट फ़ील्ड और अटैचमेंट जोड़ने के लिए एक फ़ाइल पिकर है।

फलक के शीर्ष पर, "चरण जोड़ें" लिंक आपको उप-कार्यों का एक सेट बनाने देता है। यह एक बड़ी प्रक्रिया के भीतर सरल चेकलिस्ट बनाने के लिए उपयोगी है। उदाहरण के लिए, आप "कारपेट", "फर्श" और "सरफेस" को "क्लीन द हाउस" टास्क में जोड़ सकते हैं।

अंत में, छोटा तारा आइकन आपको किसी कार्य को महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करने देता है। इसके परिणामस्वरूप यह टू डू के नेविगेशन मेनू में दिखाई देने वाली "महत्वपूर्ण" सूची में दिखाई देगा। इसी तरह, "मेरे दिन में जोड़ें" कार्य को "माई डे" सूची में प्रदर्शित करेगा - इस पर अगले भाग में अधिक...

स्मार्ट सूचियों का उपयोग करना

स्मार्ट सूचियाँ उन सूचियों का वर्णन करने का टू डू तरीका है जो स्वचालित रूप से अन्य सूचियों से कार्यों को एकत्रित करती हैं। आप स्मार्ट सूचियां नहीं बना सकते हैं, लेकिन आप चुन सकते हैं कि कौन सी सूचियां प्रदर्शित हों, जैसा कि हमने सेटिंग पृष्ठ पर देखा था।

हम पहले ही दो स्मार्ट सूचियाँ देख चुके हैं:महत्वपूर्ण और मेरा दिन। माई डे के लिए और स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, क्योंकि यह एक ऐसा तरीका है जिससे टू डू खुद को प्रतियोगिता से अलग करता है।

पूरी तरह से नियत तारीखों पर निर्भर होने के बजाय, टू डू आपको प्रत्येक दिन काम करने के लिए कार्यों का चयन करने की क्षमता देता है। विचार यह है कि आप सुबह अपने लंबित कार्यों की समीक्षा करेंगे, "माई डे" में कुछ जोड़ेंगे और फिर उस सूची से काम करेंगे। यह आपकी सूचियों में अनुपयोगी कार्यों से विचलित होने से बचने में आपकी सहायता करता है।

टू डू इतना स्मार्ट है कि माई डे में जोड़ने के लिए कार्यों का सुझाव देने में सक्षम है। आप देख सकते हैं कि सुबह माई डे पर जाने पर सुझाव दिखाई देते हैं। आमतौर पर, टू डू एक करीबी नियत तारीख वाले कार्यों का सुझाव देगा। इसमें वे सभी कार्य भी शामिल होंगे जिन्हें आपने कल My Day में जोड़ा था लेकिन पूरा करने के लिए तैयार नहीं थे। इससे आपको अपने दिन भर के कार्यभार का प्रबंधन करते हुए शीघ्रता से उस स्थान पर वापस जाने में सहायता मिलती है, जहां आप थे।

टू डू के अंतर्गत वर्तमान में तीन अन्य स्मार्ट सूचियाँ हैं:नियोजित, फ़्लैग किया गया ईमेल और मुझे सौंपा गया। नियोजित हर कार्य को नियत तारीख के साथ करता है। फ़्लैग किया गया ईमेल किसी भी ईमेल को प्रदर्शित करता है जिसे आपने Outlook का उपयोग करके कार्रवाई के लिए फ़्लैग किया है। प्रत्येक ईमेल को एक नियमित टू डू टास्क में बदल दिया जाता है।

मुझे असाइन किया गया, जो कि Office 365 खातों के लिए विशिष्ट है, में Microsoft प्लानर कार्य शामिल हैं जिन पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं। इसका मतलब है कि आप अपनी व्यक्तिगत कार्य सूची को बनाए रखते हुए एक टीम प्लानर का उपयोग कर सकते हैं। आउटलुक और प्लानर दोनों का साथ-साथ उपयोग करते समय एप्लिकेशन के बीच स्विच करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

Microsoft To Do

यह हमारे टू डू के त्वरित दौरे का अंत है। जैसा कि आपने उम्मीद से देखा है, टू डू एक तेजी से व्यापक कार्य प्रबंधन समाधान में परिपक्व हो गया है। यह सुविधाओं से भरपूर है और अधिकांश Microsoft पारिस्थितिकी तंत्र के साथ एकीकृत करने में सक्षम है।

इसका अधिकतम लाभ उठाने के लिए, आपको स्मार्ट सूची जैसी सुविधाओं का उपयोग करने की आवश्यकता है। ये ऐसे स्पर्श हैं जो भीड़ से ऊपर करने के लिए ऊंचा करते हैं। हालांकि, यह व्यक्तिगत उपयोग के लिए एक साधारण कार्य ऐप के समान ही उपयोगी है - नए आइटम जोड़ने में कुछ ही सेकंड लगते हैं।

टू डू का सबसे बड़ा उत्पादकता लाभ यकीनन तब आता है जब अन्य Microsoft उत्पादों के साथ जोड़ा जाता है। Microsoft अपनी अलग-अलग सेवाओं को संयोजित करने के लिए ऐप का उपयोग कर रहा है। टू डू एक उत्पादकता केंद्र बन रहा है जो आउटलुक, कोरटाना और प्लानर से डेटा एकत्र करता है। प्रत्येक प्लेटफ़ॉर्म पर ऐप का उपयोग करने की क्षमता सुनिश्चित करती है कि आप अपने सभी कार्यों को हमेशा एक्सेस कर सकते हैं, चाहे आप कहीं भी हों।

सहयोगात्मक कार्य के लिए समर्थन, व्यक्तिगत कार्यों पर मजबूत विकल्प और दैनिक योजनाकार कार्यक्षमता के साथ, टू डू एक व्यापक कार्य प्रबंधन मंच के रूप में विकसित हुआ है। यह आरंभ करने के लिए बेहद सरल रहते हुए ऐसा करने में सक्षम रहा है, इसलिए आपकी जो कुछ भी आवश्यकताएं हैं, वह संभवतः उन्हें पूरा कर सकती है।