पीडीएफ फाइल क्या है? पीडीएफ प्रारूप के लाभ और कमियां

कभी-कभी जब आप इंटरनेट से कोई दस्तावेज़ डाउनलोड करते हैं, तो आप देखेंगे कि यह एक .PDF प्रारूप में आता है। आपने यह भी देखा होगा कि इसे संपादित करना कठिन है (यदि असंभव नहीं है!), और इसे खोलने के लिए अपने स्वयं के पाठक की आवश्यकता होती है। नए उपयोगकर्ताओं के लिए, यह दस्तावेज़ फ़ाइल प्रकार की भ्रामक पसंद की तरह लग सकता है। लोग पीडीएफ फाइलों का उपयोग क्यों करते हैं? क्या .DOCX फ़ाइल जैसा कुछ बेहतर नहीं होगा?

सच में, पीडीएफ फाइलें अपने काम में बहुत उपयोगी होती हैं! वे लंबे समय से दस्तावेज़ों को डिजिटल रूप से भेजने का एक तरीका रहे हैं, और जल्द ही दूर जाने का कोई संकेत नहीं देखते हैं। तो, दस्तावेज़ भेजते समय लोग PDF फ़ाइलों का उपयोग क्यों करते हैं, और आप उन्हें अपने दैनिक जीवन में कहाँ उपयोग कर सकते हैं?

पीडीएफ फाइलों के लाभ

समझाने के लिए, "क्या .DOCX फ़ाइलें बेहतर नहीं होंगी" के प्रश्न पर वापस जाते हैं। यहां समस्या यह मान रही है कि हर कोई अपने उपकरणों पर DOCX फ़ाइल का उपयोग करने के साथ ठीक रहेगा। DOCX एक फाइल एक्सटेंशन है जो माइक्रोसॉफ्ट वर्ड से उत्पन्न हुआ है। यदि अन्य लोग दस्तावेज़ खोलना चाहते हैं, तो उन्हें या तो Word का उपयोग करना होगा, या एक पाठ संपादक का उपयोग करना होगा जो DOCX फ़ाइलें खोल/आयात कर सकता है। यहां तक ​​कि अगर वे कर सकते हैं, स्वरूपण प्रक्रिया में गड़बड़ हो सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए चीजों को थोड़ा मुश्किल बना देता है कि हर कोई दस्तावेज़ को पढ़ सके।

शुक्र है, पीडीएफ दस्तावेजों के लिए बहुत सारे ऑपरेटिंग सिस्टम के पास पूर्ण समर्थन है। इसका मतलब है कि हमें विशेष रूप से माइक्रोसॉफ्ट विंडोज उपयोगकर्ताओं के लिए एक दस्तावेज़ बनाने की ज़रूरत नहीं है, एक आईओएस के लिए, एक लिनक्स के लिए - हम इसे सिर्फ एक पीडीएफ फाइल में डाल सकते हैं और हर कोई इसे पढ़ सकता है।

.पीडीएफ प्रारूप का उपयोग कब करें

जैसे, पीडीएफ फाइल का उपयोग करने का सबसे अच्छा समय वह है जब आपको पता नहीं है कि फाइल किस ऑपरेटिंग सिस्टम में खोली जा रही है। मान लीजिए कि आप उपयोगकर्ताओं को डाउनलोड करने के लिए वेबसाइट के लिए एक हैंडबुक लिख रहे हैं। इस वेबसाइट को लोग विंडोज, आईओएस, लिनक्स और मोबाइल उपकरणों पर देख सकते हैं, इसलिए हमें सभी की जरूरतों को पूरा करने की जरूरत है। इस मामले में .PDF प्रारूप का उपयोग करना चीजों को जटिल किए बिना सभी को खुश करता है।

इससे भी बेहतर, जब लोग हैंडबुक डाउनलोड करते हैं, तो यह उपयोगकर्ता के ब्राउज़र में अपने आप खुल सकती है। क्रोम और फायरफॉक्स जैसे ब्राउज़र में बिल्ट-इन पीडीएफ व्यूअर होते हैं, जिससे लोग आपके दस्तावेज़ को जल्दी और आसानी से पढ़ सकते हैं।

जब आप ईमेल के माध्यम से दस्तावेज़ भेज रहे हों तो यह बहुत अच्छा होता है। जब आप किसी को कोई दस्तावेज़ (जैसे आपका रेज़्यूमे) भेजना चाहते हैं, तो आप ऐसा करने के लिए एक DOCX फ़ाइल का उपयोग कर सकते हैं। यह ठीक हो सकता है यदि प्राप्तकर्ता अपने पीसी पर है, लेकिन अगर वे बाहर हैं और अपने फोन पर हैं, तो उनके लिए दस्तावेज़ को पढ़ना मुश्किल हो सकता है। इस स्थिति में आप सभी आधारों को कवर करने के लिए एक पीडीएफ संस्करण संलग्न करना चाह सकते हैं।

.PDF प्रारूप की कमियां

यदि किसी ने कभी आपको .PDF प्रारूप में कोई दस्तावेज़ भेजा है और आप उसे संपादित करना चाहते हैं, तो आप पहले से ही एक बड़ी कमी का अनुभव कर चुके हैं! एकाधिक ऑपरेटिंग सिस्टम पर प्रदर्शित होने के लिए, एक पीडीएफ फाइल वास्तविक दस्तावेज़ की तुलना में मूल दस्तावेज़ के डिजिटल कैप्चर की तरह अधिक है। जैसे, एक DOCX फाइल बनाम एक पीडीएफ फाइल को संपादित करना कुछ हद तक एक व्हाइटबोर्ड पर टेक्स्ट को संपादित करने बनाम उक्त व्हाइटबोर्ड की एक तस्वीर को संपादित करने जैसा है। यह संभव है, लेकिन बहुत अधिक पेचीदा!

जब उपयोग नहीं करना है .PDF प्रारूप

जब आप एक "लाइव दस्तावेज़" चाहते हैं, जिसे अन्य लोग संपादित कर सकें, तो .PDF प्रारूप का उपयोग न करें। आप PDF फ़ाइल में संपादन योग्य फ़ील्ड जोड़ सकते हैं, लेकिन पूर्ण पैमाने पर संपादन के लिए, .PDF प्रारूप आदर्श नहीं है। उम्मीद है, यदि आप दूसरों के साथ काम कर रहे हैं, तो आपको पता चल जाएगा कि वे किस ऑपरेटिंग सिस्टम का उपयोग कर रहे हैं और एक फ़ाइल प्रकार पर सहमत हो सकते हैं जो सभी के लिए उपयुक्त है। कम से कम, हर कोई Google डॉक्स जैसी क्लाउड-आधारित दस्तावेज़ सेवा का उपयोग कर सकता है। जब आप चाहते हैं कि सभी लोग पढ़ें . के लिए PDF सहेजें एक दस्तावेज़; इसका उपयोग तब न करें जब सभी को संपादित करने में सक्षम होना चाहिए यह।

दस्तावेज़ निर्णय

यह देखते हुए कि वे अन्य दस्तावेज़ों से कितने भिन्न हैं, यह भ्रमित करने वाला हो सकता है कि क्यों .PDF प्रारूप का उपयोग किया जाता है। अब आप जानते हैं कि उनका उपयोग क्यों और कैसे किया जाता है, साथ ही कुछ मामलों में जहां उन्हें छोड़ना बेहतर होता है।

आप अपने दैनिक जीवन में पीडीएफ फाइलों का कितना उपयोग करते हैं? हमें नीचे बताएं!