कभी-कभी जब आप इंटरनेट से कोई दस्तावेज़ डाउनलोड करते हैं, तो आप देखेंगे कि यह .PDF प्रारूप में आता है। आपने यह भी देखा होगा कि इसे संपादित करना कठिन (यदि असंभव नहीं!) है, और इसे खोलने के लिए इसके अपने रीडर की आवश्यकता होती है। नए उपयोगकर्ताओं के लिए, यह दस्तावेज़ फ़ाइल प्रकार का एक भ्रमित करने वाला विकल्प लग सकता है। लोग PDF फाइलों का उपयोग क्यों करते हैं? क्या .DOCX फ़ाइल जैसी चीज़ बेहतर नहीं होगी?
सच्चाई यह है कि PDF फाइलें वही करती हैं जो वे करती हैं उसके लिए बहुत उपयोगी हैं! वे लंबे समय से दस्तावेज़ों को डिजिटल रूप से भेजने का एक तरीका रहे हैं, और जल्द ही गायब होने का कोई संकेत नहीं दिखाते। तो, लोग दस्तावेज़ भेजते समय PDF फाइलों का उपयोग क्यों करते हैं, और आप इन्हें अपने दैनिक जीवन में कहां उपयोग कर सकते हैं?
PDF फाइलों के लाभ
समझाने के लिए, आइए "क्या .DOCX फाइलें बेहतर नहीं होंगी" के सवाल पर वापस जाएं। यहां समस्या यह मान लेना है कि हर कोई अपने उपकरणों पर DOCX फ़ाइल का उपयोग करने में सहज होगा। DOCX एक फ़ाइल एक्सटेंशन है जो माइक्रोसॉफ्ट वर्ड से उत्पन्न हुआ है। यदि अन्य लोग दस्तावेज़ खोलना चाहते हैं, तो उन्हें या तो वर्ड का उपयोग करना होगा, या एक टेक्स्ट एडिटर का उपयोग करना होगा जो DOCX फ़ाइलें खोल/आयात कर सकता है। भले ही वे कर सकें, प्रक्रिया में फ़ॉर्मेटिंग गड़बड़ा सकती है। यह हर किसी के लिए दस्तावेज़ पढ़ना सुनिश्चित करने के लिए चीजों को थोड़ा मुश्किल बना देता है।
शुक्र है, बहुत सारे ऑपरेटिंग सिस्टम में PDF दस्तावेज़ों के लिए पूर्ण समर्थन है। इसका मतलब है कि हमें माइक्रोसॉफ्ट विंडोज उपयोगकर्ताओं के लिए विशेष रूप से एक दस्तावेज़ बनाने की ज़रूरत नहीं है, एक iOS के लिए, एक लिनक्स के लिए - हम इसे केवल एक PDF फाइल में डाल सकते हैं और हर कोई इसे पढ़ सकता है।
.PDF प्रारूप कब उपयोग करें
जैसे, PDF फ़ाइल का उपयोग करने का सबसे अच्छा समय तब है जब आपको पता नहीं है कि फ़ाइल किस ऑपरेटिंग सिस्टम में खोली जाएगी। मान लें कि आप उपयोगकर्ताओं के डाउनलोड के लिए एक वेबसाइट के लिए एक हैंडबुक लिख रहे हैं। इस वेबसाइट पर विंडोज, iOS, लिनक्स और मोबाइल उपकरणों पर लोग जा सकते हैं, इसलिए हमें सभी की ज़रूरतों को पूरा करना होगा। इस मामले में .PDF प्रारूप का उपयोग सभी को खुश करता है बिना चीजों को जटिल बनाए।
यहां तक कि बेहतर, जब लोग हैंडबुक डाउनलोड करते हैं, तो यह उपयोगकर्ता के ब्राउज़र के भीतर स्वचालित रूप से खुल सकता है। क्रोम और फायरफॉक्स जैसे ब्राउज़र्स में बिल्ट-इन PDF व्यूअर होते हैं, इसलिए लोग आपके दस्तावेज़ को जल्दी और आसानी से पढ़ सकते हैं।
यह तब भी बहुत अच्छा है जब आप ईमेल के माध्यम से दस्तावेज़ भेज रहे होते हैं। जब आप किसी को दस्तावेज़ (जैसे आपका रिज्यूमे) भेजना चाहते हैं, तो आप ऐसा करने के लिए DOCX फ़ाइल का उपयोग कर सकते हैं। यह ठीक हो सकता है यदि प्राप्तकर्ता अपने पीसी पर है, लेकिन अगर वे अपने फोन पर बाहर हैं, तो उनके लिए दस्तावेज़ पढ़ना मुश्किल हो सकता है। इस स्थिति में आप सभी आधारों को कवर करने के लिए एक PDF संस्करण संलग्न करना चाह सकते हैं।
.PDF प्रारूप की कमियां
अगर किसी ने कभी आपको .PDF प्रारूप में दस्तावेज़ भेजा है और आप इसे संपादित करना चाहते थे, तो आप पहले ही प्रमुख कमियों में से एक का अनुभव कर चुके हैं! कई ऑपरेटिंग सिस्टम पर प्रदर्शित होने के लिए, एक PDF फाइल मूल दस्तावेज़ की तुलना में डिजिटल कैप्चर की तरह अधिक है। जैसे, DOCX फ़ाइल बनाम PDF फ़ाइल संपादित करना कुछ हद तक व्हाइटबोर्ड पर टेक्स्ट संपादित करने बनाम कहा गया व्हाइटबोर्ड की फोटो संपादित करने जैसा है। यह संभव है, लेकिन बहुत पेचीदा!
.PDF प्रारूप कब उपयोग न करें
.PDF प्रारूप का उपयोग न करें जब आप एक "लाइव दस्तावेज़" चाहते हैं जिसे अन्य संपादित कर सकें। आप PDF फ़ाइल में संपादन योग्य फ़ील्ड जोड़ सकते हैं, लेकिन पूर्ण पैमाने पर संपादन के लिए, .PDF प्रारूप आदर्श नहीं है। उम्मीद है, यदि आप दूसरों के साथ काम कर रहे हैं, तो आप जानते होंगे कि वे किन ऑपरेटिंग सिस्टम का उपयोग कर रहे हैं और एक फ़ाइल प्रकार पर सहमत हो सकते हैं जो सभी के अनुकूल हो। कम से कम, हर कोई क्लाउड-आधारित दस्तावेज़ सेवा का उपयोग कर सकता है, जैसे गूगल डॉक्स। PDF को तब सेव करें जब आपको सभी को दस्तावेज़ पढ़ने में सक्षम होना चाहिए; इसका उपयोग न करें जब सभी को इसे संपादित करने में सक्षम होना चाहिए।
दस्तावेज़ निर्णय
अन्य दस्तावेज़ों से वे कितने अलग हैं, इसे देखते हुए, यह भ्रमित करने वाला हो सकता है कि .PDF प्रारूप का उपयोग क्यों किया जाता है। अब आप जानते हैं कि क्यों और कैसे उनका उपयोग किया जाता है, साथ ही कुछ मामले जहां उन्हें छोड़ना बेहतर है।
आप अपने दैनिक जीवन में PDF फाइलों का कितना उपयोग करते हैं? हमें नीचे बताएं!
