बेहतर फ़ाइल ड्राइव के रूप में शेयरपॉइंट
कुछ साल पहले, अत्याधुनिक माइक्रोसॉफ्ट सहयोग के दो घटक थे: एक्सचेंज, जो ईमेल और शेयर्ड कैलेंडर को संचालित करता था, और नेटवर्क फ़ाइल ड्राइव। ये ड्राइव, जिन्हें आप "S" और "X" जैसे ड्राइव अक्षरों के साथ याद कर सकते हैं, आपकी पूरी टीम द्वारा एक्सेस की जा सकने वाली फ़ाइलों को संग्रहीत करते थे, लेकिन केवल एक व्यक्ति उन्हें एक समय में संपादित कर सकता था। एक समाधान के रूप में, आप उन्हें अपनी स्थानीय मशीन पर कॉपी कर सकते थे और वहां संपादित कर सकते थे। इससे कभी-कभी भ्रम, बहुत सारी ओवरराइटिंग, और गूढ़ फ़ाइल नाम हो जाते थे।
माइक्रोसॉफ्ट ने शेयरपॉइंट बनाया, जिसने कुछ लाभ प्रदान किए:
- फ़ाइल वर्जनिंग: इसका मतलब है कि आपके पास एक ही "हमारी महत्वपूर्ण रिपोर्ट.doc" फ़ाइल हो सकती है। शेयरपॉइंट "संशोधन 1," "संशोधन 2," आदि का प्रबंधन करेगा। इसने एक टिप्पणी फ़ंक्शन भी प्रदान किया, ताकि आप वर्णन कर सकें कि उस संशोधन ने क्या बदलाव पेश किए, जैसे "इसमें आरोन की टिप्पणियां हैं"।
- चेक-इन/चेक-आउट: किसी अन्य उपयोगकर्ता द्वारा परिवर्तनों से फ़ाइल को लॉक करने की उपयोगकर्ता की क्षमता। यदि किसी ने किसी अन्य उपयोगकर्ता द्वारा चेक आउट की गई फ़ाइल तक पहुंचने का प्रयास किया, तो शेयरपॉइंट उन्हें इसे स्थानीय रूप से डाउनलोड करने के लिए प्रेरित करेगा, लेकिन यह भी चेतावनी देगा कि किए गए कोई भी परिवर्तन वर्तमान उपयोगकर्ता जो कर रहा है उससे आउट ऑफ सिंक हो सकते हैं। इसने एक सरल वर्कफ़्लो प्रदान किया जहां कम से कम किसी को दूसरे व्यक्ति के समाप्त होने तक इंतजार करना चाहिए। हाल के संस्करण फ़ाइल मुक्त होने पर किसी व्यक्ति को सूचित करने की पेशकश भी करते हैं।
- शक्तिशाली इंडेक्सिंग और खोज: यह एक आधारशिला विशेषता बन गई क्योंकि दुनिया हर चीज को गूगल करने की आदी हो गई थी। वे दिन गए जब आपको फ़ोल्डर्स के एक दर्जन स्तरों के माध्यम से खुदाई करनी पड़ती थी और आशा करते थे कि आप उन्हें सही याद रखते हैं।
- एक वेब इंटरफ़ेस: बेहतर खोज के साथ मिलकर इसने शेयरपॉइंट को एंटरप्राइज़ सामग्री पर सहयोग के लिए वन-स्टॉप शॉप बना दिया।
- विंडोज ऐप्स के साथ एकीकरण: माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस जैसे विंडोज प्रोग्राम में देखे जाने वाले फ़ाइल > खोलें डायलॉग का उपयोग करके शेयरपॉइंट से फ़ाइल प्राप्त करने की क्षमता।
एक चतुर कदम में, माइक्रोसॉफ्ट ने पुरानी फ़ाइल ड्राइव अवधारणा को भी बरकरार रखा, जिसका अर्थ है कि आप अपने "X" ड्राइव से एक एक्सेल फ़ाइल खोल सकते थे, इसे संशोधित कर सकते थे, फिर इसे सहेज सकते थे, ठीक पहले की तरह। हालांकि, पृष्ठभूमि में, शेयरपॉइंट आपके लिए फ़ाइल को चेक आउट करेगा, फिर इसे चेक इन करेगा और आपके लिए इसे वर्जन करेगा। ये विशेषताएं अभी भी मौजूद हैं और अच्छी तरह से काम करती हैं, लेकिन शेयरपॉइंट आज सिर्फ एक फैंसी फ़ाइल ड्राइव से कहीं अधिक है।
माइक्रोसॉफ्ट 365 और शेयरपॉइंट सहयोग प्लेटफॉर्म
जैसे-जैसे Google, Apple, DropBox, और अन्य ने अपनी क्लाउड सेवाओं की क्षमताओं में सुधार किया, माइक्रोसॉफ्ट अपनी खुद की पर काम कर रहा था। स्काईड्राइव (अब वनड्राइव) नामक एक नई फ़ाइल-शेयरिंग सेवा ने सरल फ़ाइल शेयरिंग को संभाल लिया। इसके साथ, शेयरपॉइंट माइक्रोसॉफ्ट के 365 उत्पाद का एक महत्वपूर्ण घटक बन गया, जिसने क्लाउड-आधारित सहयोग को ऑफिस की सदस्यता-आधारित पहुंच के साथ जोड़ा।
शेयरपॉइंट एक वेब कंटेंट प्लेटफॉर्म है, लेकिन बिल्कुल वर्डप्रेस या स्क्वायरस्पेस नहीं जिसे आप शायद इस शब्द से जोड़ते हैं। आप पेज बनाने और उन्हें वेबसाइट के रूप में प्रकाशित करने के लिए शेयरपॉइंट का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन आप एक विभाग टीम के लिए एक साइट भी बना सकते हैं, फिर उसमें वेब पार्ट्स डाल सकते हैं जिनमें घोषणाओं के साथ एक ब्लॉग, एक्सचेंज से टीम सदस्यों की सूची, दस्तावेज़ों की एक लाइब्रेरी, और एक एक्सेल वर्कबुक द्वारा संचालित डेटा का ग्रिड शामिल हो सकता है।
एक सार्वजनिक-सामना करने वाले वेब CMS के रूप में, यह पर्याप्त था, लेकिन एक इंट्रानेट के रूप में जो कॉर्पोरेट डेटा के टुकड़े दिखा सकता है, यह काफी अच्छा था।
आज शेयरपॉइंट क्या है?
आज का शेयरपॉइंट अपनी ताकत पर निर्माण करता है और विंडोज, macOS, Android, iOS, और वेब ब्राउज़र के साथ संगत है। यह साइट की वही अवधारणा रखता है, लेकिन हाल के संस्करणों ने उस साइट पर ऐप्स जोड़ने की क्षमता पेश की। थर्ड-पार्टी डेवलपर्स के पास एक मार्केटप्लेस भी है जिसमें वे अपने स्वयं के ऐप्स पेश कर सकते हैं।
शेयरपॉइंट आपकी टीम के लिए एक होम बेस की तरह है जहां आप फ़ाइलें, चर्चाएं, घोषणाएं, और सहयोग के लगभग किसी भी अन्य रूप को एकत्र कर सकते हैं जिसकी आप कल्पना कर सकते हैं।
शेयरपॉइंट का उपयोग कैसे करें इसके लिए टिप्स
- शेयरपॉइंट माइक्रोसॉफ्ट 365 के हिस्से के रूप में उपलब्ध है, लेकिन केवल व्यावसायिक खातों के लिए। कहा जा रहा है, ये खाते $5/माह जितने कम में प्राप्त किए जा सकते हैं।
- शेयरपॉइंट में केंद्रीय अवधारणा एक साइट है। आपको पहले एक साइट सेट अप करने की आवश्यकता है, फिर आप इसमें सामग्री या विजेट जोड़ सकते हैं।
- जबकि शेयरपॉइंट कभी वर्डप्रेस की तरह एक CMS था, जहां आप सामग्री डालते थे और यह एक सार्वजनिक वेबसाइट पर प्रकाशित होती थी, माइक्रोसॉफ्ट 365 संस्करण अधिक सामान्यतः एक सहयोग स्थान के रूप में उपयोग किया जाता है।
