क्या आपको उन चीजों को करने के लिए अधिक समय की आवश्यकता है जिनमें आप आनंद लेते हैं? बेशक तुम्हारे पास है। गीक्स के लिए बहुत सारी तकनीकी परियोजनाएँ हैं जिनसे निपटना है, लेकिन हमारे पास पर्याप्त समय नहीं है। <पी> पिछले कुछ वर्षों में, मैंने कुछ समय प्रबंधन और उत्पादकता प्रणालियाँ आज़माई हैं। हालाँकि उन सभी ने मुझे आगे बढ़ने में मदद की, लेकिन उस प्रणाली में कुछ ऐसा था जो मेरी कार्यशैली और सोच के साथ मेल नहीं खाता था। <पी> कुछ साल पहले, मैंने डेविड एलन की गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) देखी, तुरंत यह मेरी कार्यशैली और सोच के लिए सही लगी। मैं अब जीटीडी के बिना अपने जीवन की कल्पना नहीं कर सकता। <पी> जीटीडी आपको यह बताने के बारे में नहीं है कि उत्पादक बनने के लिए कौन से सॉफ़्टवेयर या टूल का उपयोग करना है। जीटीडी एक उत्पादकता ढांचा है जिसे आप अपनी कार्यशैली से मेल खाने के लिए बदल सकते हैं। आपके लिए जीटीडी क्यों?
- आपको कोई भी ऐसी प्रणाली पसंद नहीं आएगी जो आपको चीजों को ठीक उसी तरह करने के लिए कहे जैसा उस प्रणाली में बताया गया है। जीटीडी एक कठोर प्रणाली नहीं है, यह एक ढांचा है! यह उच्च-स्तरीय बिल्डिंग ब्लॉक्स प्रदान करता है, जो आपको उस समाधान को लागू करने में मार्गदर्शन करेगा जो आपको उचित लगता है। यही #1 कारण है कि जीटीडी गीक्स के लिए बहुत उपयुक्त है।
- गीक्स विवरणों पर ध्यान देना पसंद करते हैं। एक उच्च-स्तरीय ढांचा प्रदान करने के अलावा, जीटीडी एक सुविचारित दृष्टिकोण के साथ ढांचे को कैसे लागू किया जाए, इसके बारे में भी विस्तार से बताता है।
- अब आपको अपने कार्यों को उच्च, मध्यम, निम्न (या ए, बी, सी) प्राथमिकता के साथ सौंपने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। आपको कार्यों को उस क्रम में क्रमबद्ध करने की भी आवश्यकता नहीं है जिस क्रम में आप पूरा करना चाहते हैं। जीटीडी में, आप संदर्भ, उपलब्ध समय और उपलब्ध ऊर्जा के आधार पर कार्य करते हैं।
जीटीडी का अवलोकन
<पी> डेविड एलन के अनुसार, हर चीज़ जिस पर आपका ध्यान चाहिए उसे "सामग्री" कहा जाता है। यह किराने की दुकान से दूध खरीदने, या कई मिलियन डॉलर के प्रोजेक्ट के प्रस्ताव को पूरा करने जितना आसान हो सकता है। जो कुछ भी आपके रैम (दिमाग) में जगह घेरता है, उसे सामान कहा जाता है। सभी चीजें कार्रवाई योग्य नहीं हैं. लेकिन, सभी चीज़ों को उचित रूप से एकत्र, संसाधित, व्यवस्थित और निष्पादित करने की आवश्यकता है।जीटीडी के 5 विभिन्न चरण
1. संग्रहण चरण
<पी> आप हमेशा सामान इकट्ठा करते रहते हैं. कुछ चीज़ें सीधे आपके पास आती हैं, और कुछ पृष्ठभूमि में आपके लिए एकत्रित हो जाती हैं। उदाहरण के लिए, ईमेल पृष्ठभूमि में आपके इन-बॉक्स में एकत्र हो जाते हैं। आपको भौतिक इन-बॉक्स की भी आवश्यकता है जहां आप सामान एकत्र कर सकें। घर पर (और काम पर), एक भौतिक इन-बॉक्स रखें, जहां आप वह सब कुछ डाल सकते हैं जिसे संसाधित करने की आवश्यकता है। मेरे पास निम्नलिखित 4 अलग-अलग इन-बॉक्स हैं, जहां मैं अपना सामान इकट्ठा करता हूं।- कार्यालय ईमेल इन-बॉक्स
- व्यक्तिगत ईमेल इन-बॉक्स
- ऑफिस में फिजिकल इन-बॉक्स
- घर पर फिजिकल इन-बॉक्स।
2. प्रसंस्करण चरण
<पी> आपको अपने इन-बॉक्स में मौजूद वस्तुओं को बार-बार संसाधित करना चाहिए। कृपया ध्यान दें कि प्रसंस्करण का मतलब करना नहीं है। इस स्तर पर प्रसंस्करण के अलावा कुछ भी न करें। अपने इन-बॉक्स में एकत्र किए गए सामान को दिन में एक बार संसाधित करें (या कितनी बार आप सहज महसूस करते हैं)। मेरा प्रसंस्करण शेड्यूल निम्नलिखित है।- कार्यालय ईमेल:दिन में तीन बार। मेरे सेल फोन पर आने वाले महत्वपूर्ण सिस्टम अलर्ट इसका हिस्सा नहीं हैं, क्योंकि उन पर तत्काल ध्यान देने की जरूरत है।
- व्यक्तिगत ईमेल:दिन में एक बार। मैं दिन में कई बार व्यक्तिगत ईमेल जाँचता था। लेकिन अब, मैं रात को सोने से पहले केवल एक बार जांच करता हूं। (मैं अपने व्यक्तिगत चल रहे 30-दिवसीय आदत विकास प्रोजेक्ट के हिस्से के रूप में, दिन में एक बार व्यक्तिगत ईमेल जांचने के इस चरण तक पहुंचने में सक्षम था, जहां मैं इसे 30 दिनों तक आज़माकर नई आदतें विकसित करने का प्रयास करता हूं।)
- ऑफिस फिजिकल इन-बॉक्स:दिन में एक बार। दिन के अंत में काम छोड़ने से पहले.
- होम फिजिकल इन-बॉक्स:सप्ताह में एक बार। मैं इसे रोजाना करता था, लेकिन बाद में मुझे एहसास हुआ कि मेरी कार्यशैली के लिए इसे सप्ताह में एक बार करना ही काफी है।
- ऊपर से शुरू करें और नीचे जाएं। उदाहरण के लिए, शीर्ष पर ईमेल से शुरू करें और नीचे की ओर बढ़ें, या अपने भौतिक इन-बॉक्स से पहला आइटम लें और नीचे की ओर बढ़ें।
- एक समय में केवल एक आइटम संसाधित करें।
- एक बार जब आप प्रसंस्करण के लिए अपने इन-बॉक्स से कोई आइटम निकाल लेते हैं, तो उसे वापस अपने इन-बॉक्स में न रखें।
कैसे प्रोसेस करें?
- इन-बॉक्स से एक आइटम लें, और अपने आप से पूछें - "क्या मुझे इस आइटम के बारे में कुछ करने की ज़रूरत है?"। अन्यथा, "इस आइटम के लिए अगली कार्रवाई क्या है"? आपको इस प्रश्न का स्पष्ट उत्तर देना चाहिए। प्रारंभ में यह कठिन हो सकता है. एक बार जब आपको इसकी आदत हो जाए, तो प्रत्येक ईमेल (या भौतिक वस्तु) के लिए अगली कार्रवाई की पहचान कुछ ही सेकंड में की जा सकती है।
- यदि कोई कार्रवाई नहीं होती है, तो आपको आइटम को ट्रैश कर देना चाहिए, या इसे संदर्भ के लिए संग्रहीत करना चाहिए, या इसे अपनी इनक्यूबेशन सूची में रखना चाहिए।
- यदि कोई कार्रवाई है, तो आपको इसे तुरंत करना चाहिए (यदि इसे करने में 2 मिनट से कम समय लगता है), या इसे किसी को सौंप देना चाहिए, या इसे उचित अगली कार्रवाई संदर्भ सूची में डालकर बाद के लिए स्थगित कर देना चाहिए (नीचे उस पर अधिक)।
- मैं आम तौर पर अपने ईमेल इन-बॉक्स को 10 या 15 मिनट में संसाधित करता हूं। फिर, प्रसंस्करण का मतलब यह नहीं है कि आप अपने इन-बॉक्स में हर एक कार्य पूरा कर लें।
3. आयोजन चरण
<पी> कोई भी आइटम जिसे आपने बाद के लिए स्थगित कर दिया है उसे उचित अगली कार्रवाई संदर्भ सूची में रखा जाना चाहिए। जीटीडी में, कोई प्राथमिकताएं नहीं हैं। आपके पास केवल संदर्भ है. <पी> उदाहरण के लिए, "बैंक से पैसे निकालना" एक उच्च प्राथमिकता वाला कार्य हो सकता है, लेकिन जब आप काम पर होते हैं तो आप उस कार्य में बहुत कुछ नहीं कर सकते। कार्यस्थल पर आपको काम से संबंधित कार्य करने चाहिए। गाड़ी चलाते और दौड़ते समय, आपको अपने काम निपटाते रहना चाहिए। जब आप डेटा सेंटर के सर्वर रूम में हों, तो आपको वे कार्य करने चाहिए जो सीधे कंसोल या सर्वर पर ही किए जा सकते हैं। <पी> सभी कार्यों को उस संदर्भ के अनुसार व्यवस्थित किया जाना चाहिए जिसमें इसे निष्पादित करने की आवश्यकता है। यह आपके काम करने के अभ्यस्त तरीके से भिन्न हो सकता है, लेकिन एक बार जब आपको इसकी आदत हो जाएगी, तो यह आसान हो जाएगा और आप अत्यधिक उत्पादक होंगे। मैं अपनी अगली कार्रवाई की सामग्री सूची को बहुत सरल रखना पसंद करता हूं। <पी> मेरी अगली कार्रवाई संदर्भ सूचियाँ निम्नलिखित हैं। इन सूचियों के कार्यों में केवल अगली क्रियाएं शामिल हैं (कुछ अस्पष्ट परियोजना या उच्च स्तरीय कार्य नहीं)।- @होम - अगली कार्रवाई केवल तभी पूरी की जा सकती है जब मैं घर पर रहूंगा।
- @कार्य - अगली क्रियाएं जो केवल तभी पूरी की जा सकती हैं जब मैं काम पर हूं।
- @कॉल - वे कार्य जो तब किए जा सकते हैं जब आप फ़ोन पर हों। यहां तक कि जब सेलफोन हमेशा मेरे पास रहता है, तब भी मेरे पास कभी भी कॉल करने की ऊर्जा या समय नहीं होता है।
- @कार्य - वे कार्य जिन्हें मुझे बाहर होने पर करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, बैंक में चेक जमा करना, दूध खरीदना आदि
- @डेटासेंटर - कार्य जो केवल तभी किए जा सकते हैं जब मैं सर्वर के सामने डेटासेंटर पर भौतिक रूप से मौजूद हूं।
- परियोजना सूची (कार्य) - यह कार्य से संबंधित सभी परियोजनाओं के लिए आपकी मास्टर सूची है। कोई भी प्रोजेक्ट जो एक अगली कार्रवाई के साथ पूरा नहीं किया जा सकता, उसे यहां ट्रैक किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, "कॉन्फ़िगर डेव सर्वर" एक प्रोजेक्ट है जिसे कार्य प्रोजेक्ट सूची में एक आइटम के रूप में जाने की आवश्यकता है। हालाँकि, इस प्रोजेक्ट के लिए अगली कार्रवाई, "डीवीडी से Red Hat OS स्थापित करें" को @DataCenter अगली कार्रवाई संदर्भ सूची में एक आइटम के रूप में जाना चाहिए।
- परियोजना सूची (घर) - यह घर से संबंधित सभी परियोजनाओं के लिए आपकी मास्टर सूची है। उदाहरण के लिए, "मेरी बेटी तैराकी सीख रही है" एक परियोजना है जिसे घरेलू परियोजना सूची में एक आइटम के रूप में शामिल करने की आवश्यकता है। हालाँकि, इस प्रोजेक्ट के लिए अगली कार्रवाई, "YMCA वेबसाइट पर जाएं और बच्चों के लिए स्विमिंग क्लास शेड्यूल प्राप्त करें" को @Home अगली कार्रवाई संदर्भ सूची में एक आइटम के रूप में जाना चाहिए।
- किसी दिन/शायद सूची - यह उन सभी वस्तुओं के लिए आपकी मास्टर सूची है जिन्हें आप किसी दिन करने पर विचार कर सकते हैं, लेकिन अब यह महत्वपूर्ण नहीं है। इस सूची में मेरे लिए 100 से अधिक आइटम हैं। उदाहरण के लिए, "स्पेनिश सीखना" कुछ ऐसा है जो मैं किसी दिन करना चाहता हूं, लेकिन अभी नहीं। तो, यह मेरी किसी दिन/शायद सूची में है।
- कैलेंडर - अगली क्रियाएं जिन्हें एक विशिष्ट समय पर करने की आवश्यकता है, उन्हें यहां जाना चाहिए। अपने कैलेंडर का पूरा सम्मान करें। यहां कोई भी मनमाफिक बेकार कार्य न डालें। केवल अगले कार्य ही डालें जिन्हें आप उस विशिष्ट दिन और समय पर पूरा करेंगे।
- दिन विशिष्ट - कुछ कार्य केवल दिन विशिष्ट होते हैं (समय विशिष्ट नहीं)। इसे एक दिन विशेष सूची में रखें। किसी विशिष्ट समय के लिए अपने कैलेंडर में एक दिन विशेष आइटम न रखें। दोनों को अलग रखें.
<पी> चित्र:जीटीडी वर्कफ़्लो 4. इसे करें! चरण
<पी> जब कार्यान्वित करने का समय हो, तो आपको यह नहीं सोचना चाहिए कि क्या करने की आवश्यकता है, या आपको उन चीज़ों के लिए अपना ईमेल नहीं देखना चाहिए जिन्हें करने की आवश्यकता है, या आपको प्राथमिकता के साथ एक बड़ी लंबी कार्य सूची को नहीं देखना चाहिए और यह पता लगाने का प्रयास नहीं करना चाहिए कि क्या करने की आवश्यकता है। <पी> इसके बजाय, आपके वर्तमान संदर्भ के आधार पर, आपको उस अगली कार्रवाई संदर्भ सूची में मौजूद वस्तुओं को देखना चाहिए, और जल्दी से निर्णय लेना चाहिए कि आप क्या करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप काम पर हैं, तो आप @कार्य सूची देखते हैं, जिसमें आपके पहले से परिभाषित सभी अगले कार्य होंगे जिन्हें निष्पादित करने की आवश्यकता है। यदि आप गाड़ी चला रहे हैं, और आपके पास कॉल करने का समय है, तो @कॉल सूची देखें, जिसमें पहले से परिभाषित सभी कॉलें होंगी जो आपको करनी चाहिए। <पी> आपकी संदर्भ सूचियों में कई अगली कार्रवाइयां होंगी। जब कार्रवाई का समय हो, तो आपको संदर्भ सूची से एक आइटम चुनना चाहिए और उस पर अमल करना चाहिए। प्रश्न यह है कि आपको कौन सी वस्तु चुननी चाहिए? चूंकि संदर्भ सूची में कार्यों को कोई प्राथमिकता नहीं दी गई है, इसलिए किसी भी समय किस कार्य को निष्पादित करने की आवश्यकता है, यह तय करने के लिए दिशानिर्देश के रूप में निम्नलिखित का उपयोग करें।- आपकी उपलब्ध ऊर्जा. कुछ कार्य तब करने पड़ते हैं जब आपके पास पूरी ऊर्जा हो। जब आपकी ऊर्जा का स्तर कम होता है, तो आप शाम लगभग 4:00 बजे "नए सर्वर रूम के लिए तार्किक नेटवर्क आरेख बनाएं" कार्यों पर काम नहीं करना चाहते हैं। बल्कि आप ये काम सुबह करना चाहते हैं.
- आपका उपलब्ध समय. यदि किसी मीटिंग में जाने से पहले आपके पास 10 मिनट हैं और आप कुछ करना चाहते हैं, तो अगले कार्यों के लिए अपनी @कार्य संदर्भ सूची की जांच करें जिन्हें 10 मिनट में जल्दी से पूरा किया जा सकता है और इसे करें।
- अगली कार्रवाई संदर्भ सूची के आधार पर आइटम करें।
- यदि मैं अपनी संदर्भ सूची के आधार पर काम नहीं कर रहा हूं, तो मैं योजना पर काम कर रहा हूं। अपनी परियोजनाओं पर विचार कर रहा हूं और अगले कार्यों को परिभाषित कर रहा हूं।
5. समीक्षा चरण
<पी> आपको सप्ताह में एक बार अपने सिस्टम की समीक्षा करनी होगी। मैं इसे हर शुक्रवार शाम को करता हूं। निम्नलिखित कुछ चीजें हैं जो आप साप्ताहिक समीक्षा के भाग के रूप में करना चाहेंगे।- अपनी परियोजना सूची की समीक्षा करें और उनके लिए आवश्यक अगली कार्रवाई को परिभाषित करें।
- अपने पेशेवर और व्यक्तिगत लक्ष्यों की समीक्षा करें और आवश्यकतानुसार नई परियोजनाएं बनाएं।
- अपने वर्तमान सप्ताह के कैलेंडर की समीक्षा करें और पिछली बैठकों के किसी भी नोट को संसाधित करें।
- अगले सप्ताह के कैलेंडर की समीक्षा करें और उचित अगली कार्रवाइयों की योजना बनाएं।
- सभी अगली कार्रवाई संदर्भ सूची की समीक्षा करें।
- माइंड स्वीप करें और बाद में प्रसंस्करण के लिए सब कुछ अपने इन-बॉक्स में डाल दें। (यदि समय मिले, तो माइंड स्वीप के बाद उन पर कार्रवाई करें)।
- अपनी किसी दिन/शायद सूची की समीक्षा करें और कोई भी प्रोजेक्ट ढूंढें जिस पर आप काम करना चाहते हैं।
- साप्ताहिक समीक्षा पूरी करने से पहले यह आपके सभी इन-बॉक्स को संसाधित करने का भी एक अच्छा समय है।
जीटीडी संसाधन:
- गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) - डेविड एलन की मुख्य पुस्तक।
- डेविड एलन द्वारा किसी भी चीज़ के लिए तैयार। कार्य और जीवन के लिए 52 उत्पादकता सिद्धांत शामिल हैं। यह जीटीडी मुख्य पुस्तक से समान सामग्री को दोहराता है, लेकिन कुछ व्यावहारिक सुझाव प्रदान करके।
- डेविड एलन द्वारा मेकिंग इट ऑल वर्क। काम के खेल और जीवन के व्यवसाय में जीतना। यह जीटीडी मुख्य पुस्तक का पूरक है।
- डेविड एलन द्वारा कोचिंग डीवीडी के साथ GTD® वर्कफ़्लो मैप
- जीटीडी साप्ताहिक समीक्षा (3 सीडी ऑडियो सेट) (ऑडियो सीडी) डेविड एलन द्वारा।
