GTD के साथ उत्पादकता में महारत हासिल करें: काम पूरा करने की सिद्ध मार्गदर्शिका

क्या आपको उन चीजों को करने के लिए अधिक समय की आवश्यकता है जिनका आप आनंद लेते हैं? बेशक, आप करते हैं। गीक्स के लिए बहुत सारी तकनीकी परियोजनाएं हैं जिनसे छेड़छाड़ की जा सकती है, लेकिन हमारे पास पर्याप्त समय नहीं है।

वर्षों से, मैंने कुछ समय प्रबंधन और उत्पादकता प्रणालियों की कोशिश की है। जबकि उन सभी ने मुझे बढ़ने में मदद की, उन प्रणालियों में कुछ ऐसा था जो मेरी कार्यशैली और सोच के साथ अच्छा नहीं था।

कुछ साल पहले, मैं डेविड एलन के Getting Things Done (GTD) से परिचित हुआ, तुरंत यह मेरी कार्यशैली और सोच के लिए बिल्कुल सही लगा। मैं अब GTD के बिना अपने जीवन की कल्पना नहीं कर सकता।

GTD इस बारे में नहीं है कि उत्पादक बनने के लिए आपको किस सॉफ़्टवेयर या टूल का उपयोग करना चाहिए। GTD एक उत्पादकता ढांचा है जिसे आप अपनी कार्यशैली से मेल खाने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं।

आपके लिए GTD क्यों?

• आप किसी ऐसी प्रणाली को पसंद नहीं करेंगे जो आपको उस प्रणाली में बताए अनुसार सटीक चीजें करने के लिए कहे। GTD एक कठोर प्रणाली नहीं है, यह एक ढांचा है! यह उच्च-स्तरीय बिल्डिंग ब्लॉक्स प्रदान करता है, जो आपको एक समाधान लागू करने में मार्गदर्शन करेगा जो आपको उचित लगता है। यह #1 कारण है कि GTD गीक्स के लिए एक बढ़िया फिट है।
• गीक्स विवरणों पर ध्यान देना पसंद करते हैं। उच्च-स्तरीय ढांचा प्रदान करने के अलावा, GTD एक सुविचारित दृष्टिकोण के साथ ढांचे को कैसे लागू किया जाए, इसके बारे में विस्तार से भी बताता है।
• आपको अपने कार्यों को उच्च, मध्यम, निम्न (या A, B, C) प्राथमिकता के साथ असाइन करने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। आपको उन कार्यों को उस क्रम में क्रमबद्ध करने की भी ज़रूरत नहीं है जिसमें आप उन्हें पूरा करना पसंद करते हैं। GTD में, आप संदर्भ, उपलब्ध समय, और उपलब्ध ऊर्जा के आधार पर एक कार्य करते हैं।

Getting Things Done (GTD) एक उत्पादकता ढांचा है।

GTD का अवलोकन

डेविड एलन के अनुसार, वह सब कुछ जिस पर आपके ध्यान की आवश्यकता है, उसे "Stuff" कहा जाता है। यह किराने की दुकान से दूध खरीदने जितना सरल हो सकता है, या बहु-मिलियन डॉलर की परियोजना के लिए प्रस्ताव पूरा करना। कुछ भी जो आपके RAM (दिमाग) में जगह लेता है, उसे stuff कहा जाता है। सभी stuff कार्रवाई योग्य नहीं हैं। लेकिन, सभी stuff को उचित रूप से एकत्र, संसाधित, व्यवस्थित और निष्पादित करने की आवश्यकता है।

GTD के 5 अलग-अलग चरण

1. संग्रह चरण

आप हमेशा stuff एकत्र कर रहे हैं। कुछ stuff सीधे आपके पास आता है, और कुछ पृष्ठभूमि में आपके लिए एकत्र हो जाता है। उदाहरण के लिए, ईमेल पृष्ठभूमि में आपके इन-बॉक्स में एकत्र हो जाते हैं। आपको भौतिक इन-बॉक्स की भी आवश्यकता होती है जहां आप stuff एकत्र कर सकते हैं। घर (और काम) पर, एक भौतिक इन-बॉक्स रखें, जहां आप कुछ भी फेंक दें जिसे संसाधित करने की आवश्यकता है। मेरे पास निम्नलिखित 4 अलग-अलग इन-बॉक्स हैं, जहां मैं अपना stuff एकत्र करता हूँ।

1. ऑफिस ईमेल इन-बॉक्स
2. पर्सनल ईमेल इन-बॉक्स
3. ऑफिस पर भौतिक इन-बॉक्स
4. घर पर भौतिक इन-बॉक्स।

इन-बॉक्स में जाने वाली चीजों की मात्रा अब मुझे परेशान नहीं करती, क्योंकि मैं उन्हें तब संसाधित नहीं करता जब वे दिखाई देते हैं। इसके अलावा, जब मैं कंप्यूटर के सामने नहीं होता, अगर किसी परियोजना के लिए कोई विचार मुझे आता है, तो मैं आमतौर पर अपने फोन से खुद को एक ईमेल भेजता हूं, जो बाद में प्रसंस्करण के लिए मेरे ईमेल इन-बॉक्स में एकत्र हो जाएगा।

2. प्रसंस्करण चरण

आपको अपने इन-बॉक्स में आइटम को बार-बार संसाधित करना चाहिए। कृपया ध्यान दें कि प्रसंस्करण का मतलब करना नहीं है। इस चरण पर, प्रसंस्करण के अलावा कुछ न करें। अपने इन-बॉक्स में एकत्र किए गए stuff को दिन में एक बार संसाधित करें (या जितनी बार आप सहज महसूस करें)। निम्नलिखित मेरा प्रसंस्करण शेड्यूल है।

• ऑफिस ईमेल: दिन में तीन बार। मेरे सेल फोन पर आने वाले महत्वपूर्ण सिस्टम अलर्ट इसका हिस्सा नहीं हैं, क्योंकि उन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।
• पर्सनल ईमेल: दिन में एक बार। मैं दिन में कई बार पर्सनल ईमेल चेक करता था। लेकिन अब, मैं सोने से पहले रात में केवल एक बार चेक करता हूं। (मैं पर्सनल ईमेल को दिन में एक बार जांचने के इस चरण तक पहुंच सका, क्योंकि यह मेरी व्यक्तिगत चल रही 30-दिन-आदत विकास परियोजना का हिस्सा था, जहां मैं 30 दिनों के लिए इसे आजमाकर नई आदतें विकसित करने की कोशिश करता हूं।)
• ऑफिस भौतिक इन-बॉक्स: दिन में एक बार। काम छोड़ने से पहले दिन के अंत में।
• घर भौतिक इन-बॉक्स: सप्ताह में एक बार। मैं इसे दैनिक करता था, लेकिन बाद में मुझे एहसास हुआ कि मेरी कार्यशैली के लिए सप्ताह में एक बार करना पर्याप्त है।

अपने इन-बॉक्स से आइटम संसाधित करते समय निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखें:

• ऊपर से शुरू करें और नीचे जाएं। उदाहरण के लिए, शीर्ष पर ईमेल से शुरू करें और नीचे काम करें, या अपने भौतिक इन-बॉक्स से पहला आइटम लें और नीचे तक काम करें।
• एक समय में केवल एक आइटम संसाधित करें।
• एक बार जब आप प्रसंस्करण के लिए अपने इन-बॉक्स से एक आइटम निकाल लेते हैं, तो इसे वापस अपने इन-बॉक्स में न डालें।

कैसे संसाधित करें?

• इन-बॉक्स से एक आइटम लें, और अपने आप से पूछें - "क्या मुझे इस आइटम के बारे में कुछ करने की आवश्यकता है?"। अन्यथा, "इस आइटम के लिए अगली कार्रवाई क्या है?"। आपको इस प्रश्न का स्पष्ट उत्तर देना चाहिए। प्रारंभ में यह कठिन हो सकता है। एक बार जब आप इसकी आदत डाल लेते हैं, तो हर ईमेल (या भौतिक आइटम) के लिए अगली कार्रवाई की पहचान करना सेकंड के मामले में किया जा सकता है।
• यदि कोई कार्रवाई नहीं है, तो आपको आइटम को कचरे में फेंक देना चाहिए, या संदर्भ के लिए संग्रहीत करना चाहिए, या इसे अपनी ऊष्मायन सूची में डालना चाहिए।
• यदि कोई कार्रवाई है, तो आपको इसे तुरंत करना चाहिए (यदि इसे करने में 2 मिनट से कम समय लगता है), या इसे किसी को सौंप देना चाहिए, या इसे उपयुक्त अगली कार्रवाई संदर्भ सूची में डालकर बाद के लिए टाल देना चाहिए (नीचे उस पर अधिक)।
• मैं आमतौर पर 10 या 15 मिनट में अपना ईमेल इन-बॉक्स संसाधित करता हूँ। फिर से, प्रसंस्करण का मतलब यह नहीं है कि आप अपने इन-बॉक्स में हर एक कार्य पूरा करते हैं।

3. आयोजन चरण

आपके द्वारा बाद के लिए टाले गए किसी भी आइटम को उपयुक्त अगली कार्रवाई संदर्भ सूची में रखा जाना चाहिए। GTD में, कोई प्राथमिकताएं नहीं हैं। आपके पास केवल संदर्भ है।

उदाहरण के लिए, "बैंक से पैसे निकालना" एक उच्च प्राथमिकता वाला कार्य हो सकता है, लेकिन जब आप काम पर हों तो आप उस कार्य के साथ ज्यादा कुछ नहीं कर सकते। काम पर, आपको काम से संबंधित कार्य करने चाहिए। गाड़ी चलाते समय और इधर-उधर भागते समय, आपको अपने काम निपटाने चाहिए। जब आप डेटा सेंटर में सर्वर रूम में हों, तो आपको वे कार्य करने चाहिए जो केवल कंसोल पर या सर्वर पर सीधे किए जा सकते हैं।

सभी कार्यों को उस संदर्भ के आसपास व्यवस्थित किया जाना चाहिए जिसमें उन्हें करने की आवश्यकता है। यह आपके काम करने के तरीके से अलग हो सकता है, लेकिन एक बार जब आप इसकी आदत डाल लेते हैं, तो यह सहज होगा, और आप सुपर उत्पादक होंगे। मुझे अपनी अगली कार्रवाई सामग्री सूची को बहुत सरल रखना पसंद है।

निम्नलिखित मेरी अगली कार्रवाई संदर्भ सूचियां हैं। इन सूचियों के कार्यों में केवल अगली क्रियाएं होती हैं (कोई अस्पष्ट परियोजना, या उच्च-स्तरीय कार्य नहीं)।

• @Home - अगली क्रियाएं जिन्हें केवल तभी पूरा किया जा सकता है जब मैं घर पर हूँ।
• @Work - अगली क्रियाएं जिन्हें केवल तभी पूरा किया जा सकता है जब मैं काम पर हूँ।
• @Call - वे कार्य जो तब किए जा सकते हैं जब आप फोन पर हों। भले ही सेलफोन हमेशा मेरे साथ हो, हो सकता है कि मेरे पास कभी भी कॉल करने का समय या ऊर्जा न हो।
• @Errands - वे कार्य जो तब किए जाने चाहिए जब मैं बाहर हूँ। उदाहरण के लिए, बैंक में चेक जमा करना, दूध खरीदना, आदि।
• @DataCenter - वे कार्य जो केवल तभी किए जा सकते हैं जब मैं सर्वर के सामने डेटासेंटर में शारीरिक रूप से मौजूद हूँ।

मेरे पास लगभग 10 अगली कार्रवाई संदर्भ सूचियां हुआ करती थीं। अब मैंने इसे उपरोक्त आवश्यकताओं तक कम कर दिया है, जो मेरे लिए बहुत अच्छा काम करता है।

अगली कार्रवाई संदर्भ सूची के अलावा, आपको निम्नलिखित सूची की भी आवश्यकता है।

• प्रोजेक्ट सूची (काम) - यह सभी कार्य-संबंधी परियोजनाओं के लिए आपकी मास्टर सूची है। कोई भी परियोजना जिसे एक अगली कार्रवाई के साथ पूरा नहीं किया जा सकता, उसे यहां ट्रैक किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, "देव सर्वर कॉन्फ़िगर करें" एक परियोजना है जिसे कार्य प्रोजेक्ट सूची में एक आइटम के रूप में जाना चाहिए। हालांकि, इस परियोजना के लिए अगली कार्रवाई, "डीवीडी से रेड हैट OS इंस्टॉल करें" @DataCenter अगली कार्रवाई संदर्भ सूची में एक आइटम के रूप में जानी चाहिए।
• प्रोजेक्ट सूची (घर) - यह सभी घर-संबंधी परियोजनाओं के लिए आपकी मास्टर सूची है। उदाहरण के लिए, "मेरी बेटी तैराकी सीख रही है" एक परियोजना है जिसे होम प्रोजेक्ट सूची में एक आइटम के रूप में जाना चाहिए। हालांकि, इस परियोजना के लिए अगली कार्रवाई, "YMCA वेबसाइट पर जाएं और बच्चों के लिए तैराकी कक्षा शेड्यूल प्राप्त करें" @Home अगली कार्रवाई संदर्भ सूची में एक आइटम के रूप में जानी चाहिए।
• समडे/मेबी सूची - यह उन सभी वस्तुओं के लिए आपकी मास्टर सूची है जिन्हें आप किसी दिन करने पर विचार कर सकते हैं, लेकिन यह अभी महत्वपूर्ण नहीं है। इस सूची में मेरे लिए 100 से अधिक आइटम हैं। उदाहरण के लिए, "स्पेनिश सीखना" कुछ ऐसा है जो मैं किसी दिन करना चाहता हूं, लेकिन अभी नहीं। इसलिए, यह मेरी समडे/मेबी सूची में है।

आयोजन करते समय, चीजों को उपयुक्त अगली कार्रवाई संदर्भ सूची, या प्रोजेक्ट सूची में रखने के अलावा, आपको निम्नलिखित की भी आवश्यकता है।

• कैलेंडर - अगली क्रियाएं जिन्हें किसी विशिष्ट समय पर करने की आवश्यकता है, यहां जानी चाहिए। अपने कैलेंडर के साथ पूरा सम्मान करें। यहां कोई इच्छा-आशा वाले कार्य न डालें। केवल उन अगली क्रियाओं को रखें जिन्हें आप उस विशिष्ट दिन और समय पर पूरा करेंगे।
• दिन विशिष्ट - कुछ कार्य केवल दिन विशिष्ट होते हैं (समय विशिष्ट नहीं)। इसे दिन विशिष्ट सूची में रखें। दिन विशिष्ट आइटम को किसी विशिष्ट समय के लिए अपने कैलेंडर में न डालें। उन दोनों को अलग रखें।

चित्र: GTD वर्कफ़्लो

4. करो! चरण

जब निष्पादन का समय आता है, तो आपको इस बारे में नहीं सोचना चाहिए कि क्या करने की आवश्यकता है, या आपको उन आइटम के लिए अपना ईमेल नहीं देखना चाहिए जिन्हें करने की आवश्यकता है, या आपको प्राथमिकता के साथ एक बड़ी लंबी टू-डू सूची को देखना नहीं चाहिए और यह पता लगाने की कोशिश करनी चाहिए कि क्या करने की आवश्यकता है।

इसके बजाय, अपने वर्तमान संदर्भ के आधार पर, आपको उस अगली कार्रवाई संदर्भ सूची में आइटम को देखना चाहिए, और जल्दी से तय करना चाहिए कि आप क्या करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप काम पर हैं, तो आप @Work सूची को देखते हैं, जिसमें आपके सभी पूर्वनिर्धारित अगली कार्रवाई होंगी जिन्हें करने की आवश्यकता है। यदि आप गाड़ी चला रहे हैं, और कॉल करने का समय है, तो @Call सूची देखें, जिसमें वे सभी पूर्वनिर्धारित कॉल होंगी जो आपको करनी चाहिए।

आपके संदर्भ सूचियों में कई अगली क्रियाएं होंगी। जब कार्रवाई का समय होता है, तो आपको संदर्भ सूची से एक आइटम चुनना चाहिए और उसे निष्पादित करना चाहिए। प्रश्न है: आपको कौन सा आइटम चुनना चाहिए? चूंकि संदर्भ सूची में कार्यों को कोई प्राथमिकता नहीं दी गई है, इसलिए यह तय करने के लिए निम्नलिखित दिशानिर्देश का उपयोग करें कि किसी भी समय किस कार्य को निष्पादित करने की आवश्यकता है।

• आपकी उपलब्ध ऊर्जा। कुछ कार्यों को तब करने की आवश्यकता होती है जब आपके पास पूरी ऊर्जा हो। आप शाम 4:00 बजे "नए सर्वर रूम के लिए तार्किक नेटवर्क आरेख बनाएं" जैसे कार्यों पर काम नहीं करना चाहते, जब आपका ऊर्जा स्तर कम हो। बल्कि, आप इस कार्य को सुबह करना चाहते हैं।
• आपका उपलब्ध समय। यदि आपके पास मीटिंग में जाने से पहले 10 मिनट हैं, और कुछ करना चाहते हैं, तो अपने @Work संदर्भ सूची में उन अगली क्रियाओं की जांच करें जिन्हें 10 मिनट में जल्दी पूरा किया जा सकता है और उन्हें करें।

जब मैं वास्तव में कुछ कर रहा होता हूँ, तो मैं निम्नलिखित में से एक कर रहा होता हूँ:

• अगली कार्रवाई संदर्भ सूची के आधार पर आइटम करें।
• यदि मैं अपनी संदर्भ सूची के आधार पर काम नहीं कर रहा हूँ, तो मैं योजना पर काम कर रहा हूँ। मेरी परियोजनाओं पर विचार कर रहा हूँ और अगली क्रियाओं को परिभाषित कर रहा हूँ।

मैं कभी भी काम को वैसे ही पूरा करने की कोशिश नहीं करता जैसा वह दिखाई देता है, जो ज्यादातर समय बेकार होता है, और आप उन कार्यों पर काम नहीं कर रहे होंगे जो सबसे ज्यादा मायने रखते हैं।

5. समीक्षा चरण

आपको सप्ताह में एक बार अपने सिस्टम की समीक्षा करनी होगी। मैं इसे हर शुक्रवार शाम को करता हूँ। निम्नलिखित कुछ चीजें हैं जो आप साप्ताहिक समीक्षा के हिस्से के रूप में करना चाह सकते हैं।

• अपनी प्रोजेक्ट सूची की समीक्षा करें और उनके लिए आवश्यक अगली कार्रवाई परिभाषित करें।
• अपने व्यावसायिक और व्यक्तिगत लक्ष्यों की समीक्षा करें और आवश्यकतानुसार नई परियोजनाएं बनाएं।
• अपने वर्तमान सप्ताह के कैलेंडर की समीक्षा करें और पिछली बैठकों के नोट्स संसाधित करें।
• अगले सप्ताह के कैलेंडर की समीक्षा करें और उपयुक्त अगली कार्रवाइयों की योजना बनाएं।
• सभी अगली कार्रवाई संदर्भ सूची की समीक्षा करें।
• माइंड स्वीप करें और बाद में प्रसंस्करण के लिए सब कुछ अपने इन-बॉक्स में डालें। (यदि समय अनुमति देता है, तो माइंड स्वीप के बाद उन्हें संसाधित करें)।
• अपनी समडे/मेबी सूची की समीक्षा करें और किसी भी परियोजना की तलाश करें जिस पर आप काम करना चाहते हैं।
• यह साप्ताहिक समीक्षा पूरी करने से पहले अपने सभी इन-बॉक्स को संसाधित करने का भी एक अच्छा समय है।

वहाँ आपके पास है। इसी तरह मैं चीजें पूरी करता हूँ।

मैं दृढ़ता से अनुशंसा करता हूँ कि आप Getting Things Done (GTD) को आज़माएं। आपके पास खोने के लिए कुछ नहीं है, किताब के लिए $10 खर्च करने के अलावा, जो नाटकीय रूप से बदल देगा कि आप चीजें कैसे पूरा करते हैं।

GTD संसाधन:

• Getting Things Done (GTD) - डेविड एलन द्वारा मुख्य पुस्तक।
• Ready for Anything डेविड एलन द्वारा। काम और जीवन के लिए 52 उत्पादकता सिद्धांत शामिल हैं। यह GTD मुख्य पुस्तक से समान सामग्री को दोहराता है, लेकिन कुछ व्यावहारिक सुझाव प्रदान करके।
• Making It All Work डेविड एलन द्वारा। काम के खेल और जीवन के व्यवसाय में जीतना। यह GTD मुख्य पुस्तक का पूरक है।
• कोचिंग DVD के साथ GTD® वर्कफ़्लो मैप डेविड एलन द्वारा
• GTD साप्ताहिक समीक्षा (3 CD ऑडियो सेट) (ऑडियो CD) डेविड एलन द्वारा।

GTD ढांचे को आजमाने और समझने के लिए खुद को कुछ समय दें। जैसे-जैसे आप प्रगति करते हैं, सिस्टम को अपनी कार्यशैली के अनुरूप बनाएं। इस प्रणाली के लिए आपको संगठित होने के लिए किसी विशिष्ट सॉफ़्टवेयर, या बाइंडर, या ऐसी किसी चीज़ का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। आप एक साधारण पेन और पेपर का उपयोग करके भी शुरू कर सकते हैं। GTD सभी के लिए काम करता है, क्योंकि यह एक लचीला ढांचा प्रदान करता है, जिसे आपकी कार्यशैली के लिए अनुकूलित किया जा सकता है।

ध्यान रखें कि उत्पादक बनने के लिए, आप चीजों को पूरा करने के लिए किस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं यह महत्वपूर्ण नहीं है, बल्कि निष्पादन के प्रति आपका दृष्टिकोण और दृष्टिकोण महत्वपूर्ण है।

काश मुझे 2002 में ही इस प्रणाली के बारे में पता होता, जब डेविड एलन ने पुस्तक जारी की। मैंने इसका उपयोग केवल 2007 के अंत से शुरू किया। केवल कुछ चीजें हैं जिन्हें मैं जीवन बदलने वाला कहता हूं। यह निश्चित रूप से उनमें से एक है, क्योंकि इसने पूरी तरह से बदल दिया कि मैं किसी परियोजना को कैसे निष्पादित करता हूं और चीजें कैसे पूरी करता हूं। मैं कभी भी किसी अन्य तरीके से काम नहीं करूंगा।

आप अपनी चीजें कैसे पूरा करते हैं? एक टिप्पणी छोड़ें, और अपने उत्पादकता सुझाव साझा करें।