क्या आप कभी Microsoft Word दस्तावेज़ पर काम कर रहे हैं और टिप्पणी या एनोटेशन बनाना चाहते थे? या शायद आपने अपने दस्तावेज़ पर कुछ काम पूरा कर लिया है, और अब किसी मौजूदा टिप्पणी को संपादित या हटाने की आवश्यकता है? यदि हां, तो चिंता न करें, इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि Microsoft Word दस्तावेज़ों में टिप्पणियाँ कैसे डालें साथ ही मौजूदा टिप्पणियों को संपादित या हटाएं कैसे करें।
Word में टिप्पणी टूल कहाँ हैं?
एक बार जब आप Microsoft Word खोलते हैं, तो आप Review टैब में टिप्पणी टूल पाएंगे। टिप्पणी के लिए समर्पित दो अलग-अलग टूल समूह हैं। पहला Comments ग्रुप है, जो आपको नई टिप्पणी जोड़ने, एक हटाने, अगली या पिछली टिप्पणी पर नेविगेट करने, और एक साथ सभी टिप्पणियाँ प्रदर्शित करने देता है। दूसरा Tracking ग्रुप है, जो टेक्स्ट और टिप्पणियों में परिवर्तन ट्रैक करने के लिए समर्पित है। लेकिन इसमें टिप्पणियों को दस्तावेज़ में कैसे प्रदर्शित किया जाता है, इसे बदलने के लिए टूल भी शामिल हैं।
नए संस्करणों के Microsoft Word में टिप्पणी छोड़ने के तीन तरीके हैं। आप Review टैब में "New Comment" टूल का उपयोग कर सकते हैं, Insert टैब में "Comment" टूल, या कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं। तो आइए पहली विधि से शुरू करें:
- उस टेक्स्ट को चुनें जिस पर आप टिप्पणी करना चाहते हैं। चयनित टेक्स्ट को टिप्पणी दायरे के रूप में चिह्नित किया जाएगा। यह टेक्स्ट का वह हिस्सा है जिसे टिप्पणी संदर्भित करती है।
- Review टैब पर जाएं।
- New Comment चुनें।
बस इतना ही है। आपने सफलतापूर्वक एक नई टिप्पणी डाली। अब आप डॉक्यूमेंट के मार्जिन में खुला एक डायलॉग बॉक्स देखेंगे, जिसे मार्कअप एरिया भी कहा जाता है। इस मार्जिन को Reviewing Pane कहा जाता है। आगे बढ़ें और अपनी टिप्पणी टाइप करें। जब आप टिप्पणी के साथ समाप्त कर लें, तो डॉक्यूमेंट के टेक्स्ट पर वापस जाने के लिए Esc कुंजी दबाएं। आप डॉक्यूमेंट के टेक्स्ट क्षेत्र में कहीं भी माउस क्लिक कर सकते हैं।
यहां नई टिप्पणी डालने का वैकल्पिक तरीका है:
- टेक्स्ट चुनें।
- Insert टैब पर जाएं।
- Comment चुनें।
अब अपनी टिप्पणी छोड़ें।
और अंत में, आप चयनित टेक्स्ट पर Alt + Ctrl + M शॉर्टकट का उपयोग करके टिप्पणी डाल सकते हैं।
टिप्पणी का उत्तर कैसे दें
पहले से मौजूद टिप्पणी का उत्तर जोड़ना काफी सीधा है।
- पहले से मौजूद टिप्पणी के टिप्पणी बॉक्स का चयन करें।
- टिप्पणी टेक्स्ट के नीचे Reply बटन चुनें।
- अपना उत्तर टाइप करें और समाप्त होने पर Esc दबाएं या डॉक्यूमेंट के टेक्स्ट क्षेत्र में बायाँ-क्लिक करें।
टिप्पणी के उत्तर मूल टिप्पणी के नीचे प्रदर्शित होते हैं।
आप जितने चाहें उतने उत्तर जोड़ सकते हैं। लेकिन ध्यान रखें कि सभी सेकंड-लेवल टिप्पणियाँ उसी स्तर पर प्रदर्शित होंगी। यह ऐसा लगेगा जैसे वे सभी मूल टिप्पणी के उत्तर हैं, भले ही आप पहले से मौजूद उत्तर टिप्पणी के तहत Reply बटन पर क्लिक करें।
Word में टिप्पणी कैसे संपादित करें
टिप्पणी संपादित करना सरल है। जिस टिप्पणी को आप संपादित करना चाहते हैं उसके मार्कअप एरिया में कहीं भी क्लिक करें और जो परिवर्तन आप उचित समझते हैं उन्हें करें। आप अधिक टेक्स्ट जोड़ सकते हैं, जो अतिरिक्त है उसे हटा सकते हैं, या इसे किसी अन्य तरीके से संशोधित कर सकते हैं।
टिप्पणी हल करना
Microsoft Word में, आप किसी टिप्पणी को हल के रूप में चिह्नित कर सकते हैं। Word टिप्पणी के फ़ॉन्ट रंग को बदल देगा ताकि दस्तावेज़ के सभी उपयोगकर्ताओं को पता चले कि इसे हल कर दिया गया है। इस तरह टिप्पणियों को चिह्नित करने से आपको अपने संपादन का ट्रैक रखने में मदद मिल सकती है।
Word टिप्पणी को हल के रूप में चिह्नित करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- उस टिप्पणी का चयन करें जिसे आप हल के रूप में चिह्नित करना चाहते हैं और उसके टेक्स्ट पर कहीं भी क्लिक करें।
- टिप्पणी टेक्स्ट के नीचे दिखाई देने वाले Resolve बटन का चयन करें।
आप टिप्पणी पर राइट-क्लिक करके और ड्रॉप-डाउन मेनू से Resolve Comment चुनकर भी ऐसा कर सकते हैं।
ध्यान दें कि Resolve बटन ग्रे आउट हो सकता है। उस स्थिति में, आप टिप्पणी को हल नहीं कर सकते। जब ऐसा होता है तो इसका मतलब हो सकता है कि दस्तावेज़ Word 2010 या उससे पहले के संस्करण में बनाया गया था। "Resolve comment" Word 2013 में पेश की गई एक सुविधा है। इस समस्या को हल करने के लिए, आप नई सुविधाओं को सक्षम करने के लिए दस्तावेज़ को कन्वर्ट कर सकते हैं।
- रिबन में File टैब पर जाएं।
- साइड मेनू में Info चुनें, और फिर Convert चुनें।
- नवीनतम कन्वर्टेड दस्तावेज़ को सेव करें।
याद रखें कि दस्तावेज़ कन्वर्ट करने से इसके फॉर्मेटिंग में कुछ अप्रत्याशित परिवर्तन हो सकते हैं। सबसे आम परिवर्तन टेबल की चौड़ाई है क्योंकि विभिन्न Microsoft Word संस्करणों के बीच सेल मार्जिन को संभालने में अंतर के कारण।
Word में टिप्पणी कैसे हटाएं
आप एक समय में एक टिप्पणी हटा सकते हैं, या उन्हें एक ही दस्तावेज़ से एक साथ हटा सकते हैं। यदि आप किसी ऐसी टिप्पणी को हटाते हैं जिसमें उत्तर थे, तो सभी उत्तर भी हटा दिए जाएंगे। हालांकि, यदि आप केवल उत्तर हटाते हैं, तो मुख्य टिप्पणी बरकरार रहेगी।
एक टिप्पणी हटाने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- टिप्पणी टेक्स्ट में कहीं भी क्लिक करें।
- Review टैब पर जाएं और Delete चुनें।
वैकल्पिक रूप से, आप जिस टिप्पणी को हटाना चाहते हैं उस पर राइट-क्लिक करें और मेनू से Delete Comment चुनें।
आप जितनी चाहें उतनी टिप्पणियाँ हटाने के लिए इस चरण को दोहरा सकते हैं।
एक ही दस्तावेज़ में सभी टिप्पणियों को एक साथ हटाने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- किसी भी टिप्पणी का चयन किए बिना Review टैब पर जाएं।
- Delete बटन के नीचे डाउन एरो पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू से Delete All Comments in Document चुनें।
ध्यान दें कि Microsoft Word के किसी भी संस्करण में केवल हल की गई टिप्पणियों को हटाने का टूल नहीं है। ऐसा करने के लिए, आपको मैन्युअली उन व्यक्तिगत टिप्पणियों को हटाना होगा जिन्हें हल के रूप में चिह्नित किया गया है।
टिप्पणियाँ कैसे छिपाएं
यदि आपको टिप्पणियों को डिलीट करने के बजाय अस्थायी रूप से छिपाने की आवश्यकता है तो आपको उन्हें छिपाने का विकल्प चुनना चाहिए। ऐसा करने के दो तरीके हैं। पहला टिप्पणियों को छिपाएगा, लेकिन ट्रैक किए गए परिवर्तनों को प्रदर्शित करना जारी रखेगा। दूसरी विधि टिप्पणियों के साथ-साथ ट्रैक किए गए परिवर्तनों को भी छिपाएगी।
विधि 1:
- Review टैब पर जाएं।
- Tracking ग्रुप पर जाएं और Show Markup चुनें।
- Comments चुनें। अब यदि आप उसी मेनू पर वापस जाते हैं, तो आप "Comments" को बिना चेक मार्क के देखेंगे, जिसका अर्थ है कि वे अब छिपे हुए हैं।
विधि 2:
- Review टैब पर जाएं।
- Tracking ग्रुप पर जाएं और Display for Review सेक्शन में No Markup चुनें।
यदि आप टिप्पणियाँ नहीं देख सकते तो क्या करें?
यदि आप जानते हैं कि आपके Word दस्तावेज़ में टिप्पणियाँ हैं, लेकिन आप उन्हें नहीं देख सकते, तो वे शायद छिपी हुई हैं। यह ट्रैक परिवर्तनों के साथ किए गए संशोधनों पर भी लागू होता है। निम्नलिखित चरण टिप्पणियों को प्रदर्शित करने के लिए सेट करेंगे:
- Review टैब पर जाएं।
- Tracking ग्रुप पर जाएं और All Markup या Simple Markup चुनें।
- फिर Show Markup चुनें, और सुनिश्चित करें कि Comments चेक्ड हैं।
ऊपर वर्णित चरणों का पालन करके आप अपने Microsoft Word दस्तावेज़ में टिप्पणियों को देखने में सक्षम होना चाहिए। लेकिन यदि वे अभी भी प्रदर्शित नहीं होती हैं तो Review टैब में Comments ग्रुप पर जाएं और जांचें कि Show Comments फीचर ग्रे आउट है या नहीं। यदि यह है, तो आप इसका उपयोग नहीं कर पाएंगे। यह कभी-कभी होता है यदि Display for Review सेक्शन All Markup पर सेट है।
इसे ठीक करने के लिए, इसे Simple Markup पर सेट करें।
अब जब आप जानते हैं कि Microsoft Word में टिप्पणी कैसे डालें, हटाएं, या संपादित करें, तो आप आसानी से अपने दस्तावेज़ में परिवर्तन कर सकते हैं। यदि Microsoft Word का उपयोग करने के बारे में आपके कोई अन्य प्रश्न हैं, तो नीचे हमें एक टिप्पणी छोड़ें और हम आपकी मदद करने का प्रयास करेंगे।
