जबकि माइक्रोसॉफ्ट के पास पहले से ही एक कैनबन बोर्ड-शैली एप्लिकेशन (माइक्रोसॉफ्ट प्लानर) था, नए जारी माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स एक अधिक सामान्य-उद्देश्य टास्क सहयोग टूल की आवश्यकता को पूरा करता है। आइए देखें कि आप माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स का उपयोग कैसे कर सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट से परिचित उपयोगकर्ता नए लिस्ट्स ऐप के साथ समानताएं नोट करेंगे, क्योंकि यह अनिवार्य रूप से उसी टूल का एक उन्नत संस्करण है। जबकि शेयरपॉइंट लिस्ट्स ज्यादातर डेटा प्रबंधन के बारे में थीं और एक्सेल स्प्रेडशीट के माध्यम से एक्सेस की जा सकती थीं, माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स सहयोग पर अधिक केंद्रित हैं और इन्हें कई उपयोगकर्ता-अनुकूल तरीकों से देखा जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स क्या है?
माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स का वर्णन इसके नाम से काफी अच्छी तरह से हो जाता है, लेकिन माइक्रोसॉफ्ट के शस्त्रागार में समान उत्पादों की संख्या अभी भी चीजों को थोड़ा भ्रमित करती है। माइक्रोसॉफ्ट टू-डू पहले से ही आपको सूची में कार्य जोड़ने देता है, जबकि माइक्रोसॉफ्ट प्लानर एक उचित एजाइल टीम सहयोग टूल के रूप में काम करता है। और फिर शेयरपॉइंट है, जो आपको साझा करने योग्य सूचियाँ बनाने देता है।
माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स अपने आधुनिक इंटरफेस, क्रॉस-प्लेटफॉर्म सपोर्ट, और अविश्वसनीय अनुकूलन द्वारा इन एप्लिकेशन से खुद को अलग करता है। यह इन टूल्स को प्रतिस्थापित नहीं बल्कि पूरक करना चाहता है, और इस अंत तक प्लानर और शेयरपॉइंट के साथ मूल एकीकरण प्रदान करता है।
लिस्ट्स का उद्देश्य अच्छी तरह से, किसी भी चीज़ की बहुउद्देश्यीय सूचियाँ बनाना है, कार्यों से लेकर कैलेंडर घटनाओं और यहां तक कि केवल डेटा प्रविष्टियों तक। यह इन सूचियों को माइक्रोसॉफ्ट टीम्स (फिर से, मूल रूप से एकीकृत) के साथ साझा करने की क्षमता के साथ जोड़ा गया है ताकि किसी भी सूची आइटम पर चर्चा और सहयोग किया जा सके।
अनिवार्य रूप से, माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स ऑफिस 365 सूट का उपयोग करने वाली टीमों के लिए ट्रेलो जैसे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स के एक शक्तिशाली विकल्प के रूप में काम करता है, माइक्रोसॉफ्ट इकोसिस्टम की क्षमताओं में एक प्रमुख अंतर को भरता है।
चूंकि माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स एक सामान्य-उद्देश्य सहयोगी सूची-निर्माण टूल के रूप में काम करने का इरादा रखता है, इसे क्रॉस-प्लेटफॉर्म होने के लिए डिज़ाइन किया गया है। डेस्कटॉप ऐप के साथ, आप एंड्रॉइड के साथ-साथ आईओएस फोन पर लिस्ट्स मोबाइल ऐप डाउनलोड कर सकते हैं, उस वेब संस्करण के अलावा जिसे किसी भी ब्राउज़र के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है।
यह ऑफिस 365 सूट का एक हिस्सा है, लेकिन आप अभी किसी भी माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट के साथ प्रीव्यू के रूप में इसका उपयोग कर सकते हैं, यहां तक कि ऑफिस सब्सक्रिप्शन के बिना भी।
- माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स प्रीव्यू आज़माने के लिए, lists.live.com पर जाएं, जो टूल के लिए वेब ऐप के रूप में कार्य करता है। एक्सेस प्राप्त करने के लिए आपको अपने माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट से लॉग इन करना पड़ सकता है।
- इंटरफ़ेस साफ और अव्यवस्था-मुक्त है, शीर्ष पर एक बटन खड़ा है: न्यू लिस्ट। हमारी पहली सूची बनाने के लिए इस पर क्लिक करें।
- यहां हमें माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स के लचीलेपन की पहली झलक मिलती है। आप एक ब्लैंक लिस्ट बना सकते हैं, रेडी-मेड टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं, या .csv फ़ाइल को सूची के रूप में आयात कर सकते हैं, माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट के समान। और निश्चित रूप से, आप एक विशिष्ट प्रकार की सूची बनाने के लिए एक टेम्प्लेट भी चुन सकते हैं।
- एक टेम्प्लेट चुनने से आपको यह पूर्वावलोकन भी मिलता है कि डेटा भरे जाने पर टेम्प्लेट कैसा दिखेगा, जिसके बाद आप इसके साथ आगे बढ़ने के लिए यूज़ टेम्प्लेट बटन पर क्लिक कर सकते हैं।
- अब सूची के लिए एक नाम दर्ज करें, साथ में एक वैकल्पिक विवरण ताकि सूची के उद्देश्य को समझना आसान हो। एक रंग और आइकन डिफ़ॉल्ट रूप से चुने जाएंगे (टेम्प्लेट के प्रकार के आधार पर) लेकिन आप इन्हें भी बदल सकते हैं यदि आप चाहें। संतुष्ट होने पर क्रिएट चुनें।
- नई सूची सभी फील्ड्स (कॉलम) के साथ खुलेगी जो पहले से ही जगह पर हैं, डेटा स्वीकार करने के लिए तैयार। आप दाईं ओर ऐड कॉलम बटन से अधिक फील्ड जोड़ सकते हैं, और बाईं ओर ऐड न्यू आइटम विकल्प से नई पंक्तियाँ।
- श्रेणियां पहले से ही उनके संबंधित डेटा प्रकारों के साथ कॉन्फ़िगर की गई हैं, इसलिए तिथि जैसे फील्ड्स के लिए, आपको चुनने के लिए एक कैलेंडर मिलेगा।
- एक नया आइटम बनाने के लिए सभी फील्ड्स दर्ज करें, जितनी प्रविष्टियाँ आप जोड़ना चाहते हैं उतनी बार प्रक्रिया दोहराएं। जैसा कि आप नोट कर सकते हैं, क्रिएटेड बाय फील्ड ट्रैक करता है कि किसने आइटम जोड़ा, जिससे कई लोगों द्वारा एक ही सूची का उपयोग करने के मामले में व्यवस्थित करना आसान हो जाता है।
और वह सब है जो आपको शुरू करने के लिए चाहिए। एक्सेल (या शेयरपॉइंट) में कुशल लोग कॉलम में डेटा सॉर्ट करने या सूची के चयन को देखने के लिए फ़िल्टर्स का उपयोग करने जैसी कई समान सुविधाएँ पाएंगे।
आप शीर्ष पर एक्सपोर्ट बटन के साथ किसी भी सूची को CSV फ़ाइल या माइक्रोसॉफ्ट पावर BI फ़ाइल के रूप में निर्यात भी कर सकते हैं।
सूची साझा करना
चूंकि माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स का पूरा आधार दूसरों के साथ सहयोग करने के बारे में है, आइए देखें कि आप अपने द्वारा बनाई गई सूचियों को कैसे साझा कर सकते हैं।
- एक मौजूदा माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट खोलें।
- ऊपरी बार से शेयर बटन पर क्लिक करें।
- एक छोटी विंडो दिखाई देगी, जिससे आप उन लोगों के लिए नाम और संदेश जोड़ सकते हैं जिनके साथ आप सूची साझा कर रहे हैं। यह सब वैकल्पिक है क्योंकि आपको केवल लिंक कॉपी करना है और इसे अपने टीम सदस्यों के साथ साझा करना है।
- डिफ़ॉल्ट रूप से लिंक अनुमतियां लिंक वाले किसी भी व्यक्ति को सूचियाँ संपादित करने की अनुमति देने के लिए सेट हैं (साइन इन करने के बाद), लेकिन आप इसे संशोधित भी कर सकते हैं। इस छोटी विंडो के शीर्ष पर शेयरिंग सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें (गियर आइकन) सभी उपलब्ध विकल्पों को देखने के लिए।
- अब आप शेयरिंग एक्सेस बदल सकते हैं, साइन-इन आवश्यकता को बंद करने से लेकर इसे आपके संगठन में जोड़े गए लोगों तक सीमित करने तक। आप अतिरिक्त सुरक्षा के लिए पासवर्ड सेट कर सकते हैं, या लिंक द्वारा प्रदान की जाने वाली अनुमतियों का प्रकार बदल सकते हैं, यदि आवश्यक हो तो इसे केवल देखने तक सीमित कर सकते हैं। परिवर्तनों को प्रभावी करने के लिए अप्लाई चुनें जब आप कर लें।
इस भाग के दौरान की गई किसी भी गलती के बारे में चिंता न करें; आप किसी भी दी गई सूची के लिए उपयोगकर्ता अनुमतियों को संशोधित करने के लिए शीर्ष दाईं ओर मैनेज एक्सेस बटन का हमेशा उपयोग कर सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स में व्यू बनाना
डिफ़ॉल्ट सूची माइक्रोसॉफ्ट सूची को देखने का एकमात्र तरीका नहीं है। आप चार अलग-अलग व्यू से चुन सकते हैं: लिस्ट, कैलेंडर, गैलरी, और बोर्ड।
जानकारी को देखने में यह लचीलापन एक और फायदा है जो लिस्ट्स को शेयरपॉइंट पर हासिल है। कोई आदर्श व्यू नहीं है - प्रश्न में सूची की सामग्री के आधार पर, कुछ व्यू दूसरों की तुलना में बेहतर अनुकूल हैं।
- एक नया व्यू बनाने के लिए, एक सूची खोलें और दाईं ओर ऐड ए व्यू बटन पर क्लिक करें (+ आइकन के साथ)।
- यहां आप सूची का प्रकार चुन सकते हैं और आवश्यक अतिरिक्त जानकारी दर्ज कर सकते हैं। गैलरी और डिफ़ॉल्ट लिस्ट व्यू को केवल एक नाम की आवश्यकता होती है, जबकि बोर्ड को आपको सूची को व्यवस्थित करने के लिए एक कॉलम निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होती है। कैलेंडर व्यू लेआउट (महीना या सप्ताह) के साथ प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के लिए पूछता है।
- जानकारी दर्ज करने के बाद क्रिएट बटन पर क्लिक करें ताकि आपके लिए नया व्यू बनाया जा सके।
- आप इस व्यू में ही नए आइटम संपादित कर सकते हैं, या शीर्ष बाईं ओर समर्पित बटन का उपयोग करके ग्रिड व्यू पर वापस स्विच कर सकते हैं।
- यदि आपके पास एकाधिक व्यू हैं, तो दाईं ओर थ्री-डॉट मेनू को नीचे लाने से आप उनमें से चुन सकेंगे।
नियम बनाकर कार्यों को स्वचालित करें
एक सहयोगी सूची निर्माण ऐप की एक आवश्यक विशेषता कुछ कार्यों को स्वचालित करने में सक्षम होना है। सौभाग्य से, माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स ने आपको कवर किया है।
हम कार्य कहते हैं, हालांकि अभी के लिए, आप केवल सूचनाओं को स्वचालित कर सकते हैं। आप एक सूची को सेट कर सकते हैं जो आपको सूचित करे जब कुछ परिवर्तन किए जाते हैं, जिससे आप ट्रैक कर सकते हैं कि आपकी टीम द्वारा सूची का उपयोग कैसे किया जा रहा है।
- ऐसा करने के लिए, शीर्ष बार पर रूल्स बटन पर क्लिक करें, और क्रिएट ए रूल चुनें।
- एक नई विंडो दिखाई देगी, जो आपको उस स्थिति का प्रकार चुनने के लिए प्रेरित करेगी जिसके लिए आप सूचना ट्रिगर करना चाहते हैं। अपनी आवश्यकताओं से मेल खाने वाले आइकन को चुनें।
- आवश्यक किसी भी अन्य जानकारी (जैसे ट्रैक करने के लिए कॉलम का नाम और कोई अतिरिक्त शर्तें) और सूचित किए जाने वाले व्यक्ति का नाम या ईमेल पता दर्ज करें।
- पूरा होने पर नए नियम को प्रभावी करने के लिए क्रिएट चुनें।
- आप किसी भी समय रूल्स > मैनेज रूल्स पर जाकर सूची पर चल रहे नियमों को देख सकते हैं और एक क्लिक से उन्हें अक्षम कर सकते हैं।
क्या माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स इसके लायक है?
ऑफिस 365 इकोसिस्टम से पहले से परिचित किसी भी व्यक्ति के लिए, माइक्रोसॉफ्ट लिस्ट्स ऐप सब कुछ व्यवस्थित रखने का एक उत्कृष्ट तरीका है, चाहे आप एक छोटी टीम या पूर्ण कॉर्पोरेट डिवीजन के साथ इस पर काम कर रहे हों।
आप कार्य बना सकते हैं, कैलेंडर घटनाओं को सूचीबद्ध कर सकते हैं, और हर आइटम पर अपने साथियों के साथ चर्चा कर सकते हैं। सूचियाँ अत्यधिक अनुकूलन योग्य हैं, कई टेम्प्लेट के साथ आपकी उपयोग केस के लिए सही सूची बनाने के लिए, चाहे वह कर्मचारी ऑनबोर्डिंग हो या व्यय ट्रैकर।
और यह इससे पहले कि हम टीम्स या प्लानर जैसे अन्य ऑफिस 365 ऐप्स के साथ मूल एकीकरण में आते हैं, जो इसे माइक्रोसॉफ्ट के एप्लिकेशन से परिचित किसी व्यक्ति के लिए सही संगठनात्मक टूल बनाता है।
