Microsoft सूचियाँ क्या है?
<पी> Microsoft Lists को पहले से ही इसके नाम से बहुत अच्छी तरह से वर्णित किया गया है, लेकिन Microsoft के शस्त्रागार में समान उत्पादों की संख्या अभी भी चीजों को थोड़ा भ्रमित करती है। Microsoft To-Do आपको पहले से ही कार्यों को सूची में जोड़ने की सुविधा देता है, जबकि Microsoft प्लानर जैसा कुछ एक उचित चुस्त टीम सहयोग उपकरण के रूप में काम करता है। और फिर शेयरप्वाइंट है, जो आपको साझा करने योग्य सूचियां भी बनाने की सुविधा देता है। <पी> Microsoft Lists अपने आधुनिक इंटरफ़ेस, क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म समर्थन और अविश्वसनीय अनुकूलन द्वारा इन अनुप्रयोगों से खुद को अलग करती है। इसका उद्देश्य इन उपकरणों को प्रतिस्थापित करना नहीं बल्कि उन्हें पूरक बनाना है और इसके लिए प्लानर और शेयरप्वाइंट के साथ मूल एकीकरण प्रदान करता है। <पी> सूचियाँ कार्यों से लेकर कैलेंडर ईवेंट और यहाँ तक कि केवल डेटा प्रविष्टियों तक, किसी भी चीज़ की बहुउद्देशीय सूचियाँ बनाने के लिए होती हैं। इसे किसी भी सूची आइटम पर चर्चा और सहयोग करने के लिए इन सूचियों को Microsoft टीमों (फिर से, मूल रूप से एकीकृत) के साथ साझा करने की क्षमता के साथ जोड़ा गया है। <पी> अनिवार्य रूप से, Microsoft सूचियाँ Office 365 सुइट का उपयोग करने वाली टीमों के लिए Trello जैसे प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल के एक शक्तिशाली विकल्प के रूप में काम करती है, जो Microsoft पारिस्थितिकी तंत्र की क्षमताओं में एक बड़े अंतर को पाटती है। <पी> चूँकि Microsoft Lists का उद्देश्य एक सामान्य-उद्देश्य सहयोगी सूची-निर्माण उपकरण के रूप में काम करना है, इसे क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। डेस्कटॉप ऐप के साथ, आप वेब संस्करण के अलावा एंड्रॉइड और आईओएस फोन पर लिस्ट्स मोबाइल ऐप डाउनलोड कर सकते हैं, जिसे किसी भी ब्राउज़र के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है। <पी> यह Office 365 सुइट का एक हिस्सा है, लेकिन आप इसे अभी Office सदस्यता के बिना भी किसी भी Microsoft खाते के साथ पूर्वावलोकन के रूप में उपयोग कर सकते हैं।- Microsoft सूचियाँ पूर्वावलोकन आज़माने के लिए, lists.live.com पर जाएँ, जो टूल के लिए वेब ऐप के रूप में कार्य करता है। पहुंच प्राप्त करने के लिए आपको अपने Microsoft खाते से लॉग इन करना पड़ सकता है।
- इंटरफ़ेस साफ़ और अव्यवस्था-मुक्त है, शीर्ष पर एक बटन दिखाई देता है:नई सूची। हमारी पहली सूची बनाने के लिए इस पर क्लिक करें।
- यह वह जगह है जहां हमें Microsoft सूचियों के लचीलेपन की पहली झलक मिलती है। आप एक रिक्त सूची बना सकते हैं, तैयार टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं, या Microsoft Sharepoint के समान एक .csv फ़ाइल को सूची के रूप में आयात कर सकते हैं। और निश्चित रूप से, आप एक विशिष्ट प्रकार की सूची बनाने के लिए एक टेम्पलेट भी चुन सकते हैं।
- टेम्पलेट का चयन करने से आपको यह पूर्वावलोकन भी मिलता है कि भरे गए डेटा के साथ टेम्प्लेट कैसा दिखेगा, जिसके बाद आप इसके साथ आगे बढ़ने के लिए टेम्प्लेट का उपयोग करें बटन पर क्लिक कर सकते हैं।
- अब सूची के उद्देश्य को समझना आसान बनाने के लिए वैकल्पिक विवरण के साथ सूची के लिए एक नाम दर्ज करें। एक रंग और आइकन डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाएगा (टेम्पलेट के प्रकार के आधार पर) लेकिन आप चाहें तो इन्हें बदल भी सकते हैं। जब आप संतुष्ट हों तो बनाएं का चयन करें।
- नई सूची डेटा स्वीकार करने के लिए पहले से मौजूद सभी फ़ील्ड (कॉलम) के साथ खुलेगी। आप दाईं ओर कॉलम जोड़ें बटन के साथ अधिक फ़ील्ड जोड़ सकते हैं, और बाईं ओर नया आइटम जोड़ें विकल्प के साथ नई पंक्तियाँ जोड़ सकते हैं।
- श्रेणियां पहले से ही उनके संबंधित डेटा प्रकारों के साथ कॉन्फ़िगर की गई हैं, इसलिए दिनांक जैसे फ़ील्ड के लिए, आपको चुनने के लिए एक कैलेंडर मिलेगा।
- एक नया आइटम बनाने के लिए बस सभी फ़ील्ड दर्ज करें, जितनी प्रविष्टियाँ आप जोड़ना चाहते हैं उतनी प्रविष्टियों के लिए प्रक्रिया को दोहराएँ। जैसा कि आप नोट कर सकते हैं, इसके द्वारा बनाया गया फ़ील्ड इस बात पर नज़र रखता है कि आइटम किसने जोड़ा है, जिससे एक ही सूची का उपयोग करने वाले कई लोगों के मामले में इसे व्यवस्थित करना आसान हो जाता है।
<पी> और आरंभ करने के लिए आपको बस इतना ही चाहिए। एक्सेल (या शेयरपॉइंट) में दक्ष लोगों को कई समान सुविधाएं मिलेंगी जैसे किसी कॉलम में डेटा को सॉर्ट करना या सूची के चयन को देखने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करना। 
<पी> आप शीर्ष पर निर्यात बटन के साथ किसी भी सूची को CSV फ़ाइल या Microsoft Power BI फ़ाइल के रूप में भी निर्यात कर सकते हैं। 
एक सूची साझा करना
<पी> चूँकि Microsoft Lists का पूरा आधार दूसरों के साथ सहयोग करना है, आइए देखें कि आप अपने द्वारा बनाई गई सूचियों को कैसे साझा कर सकते हैं।- मौजूदा Microsoft सूची खोलें।
- शीर्ष बार से शेयर बटन पर क्लिक करें।
- एक छोटी विंडो दिखाई देगी, जिससे आप उन लोगों के नाम और एक संदेश जोड़ सकेंगे जिनके साथ आप सूची साझा कर रहे हैं। यह सब वैकल्पिक है क्योंकि आपको केवल लिंक को कॉपी करना है और इसे अपनी टीम के सदस्यों के साथ साझा करना है।
- डिफ़ॉल्ट रूप से लिंक अनुमतियाँ लिंक वाले किसी भी व्यक्ति को सूचियों को संपादित करने की अनुमति देने के लिए सेट की जाती हैं (साइन इन करने के बाद), लेकिन आप इसे संशोधित भी कर सकते हैं। सभी उपलब्ध विकल्पों को देखने के लिए इस छोटी विंडो (गियर आइकन) के शीर्ष पर शेयरिंग सेटिंग बटन पर क्लिक करें।
- अब आप साइन-इन आवश्यकता को बंद करने से लेकर इसे अपने संगठन में जोड़े गए लोगों तक सीमित करने तक, साझाकरण पहुंच को बदल सकते हैं। आप सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत के लिए एक पासवर्ड भी सेट कर सकते हैं, या यह बदल सकते हैं कि लिंक किस प्रकार की अनुमतियाँ प्रदान करता है, इसे केवल ज़रूरत पड़ने पर देखने तक ही सीमित कर सकते हैं। जब आप परिवर्तनों को प्रभावी बनाने का काम पूरा कर लें तो लागू करें का चयन करें।
<पी> इस भाग के दौरान हुई किसी भी गलती के बारे में चिंता न करें; आप किसी भी सूची के लिए उपयोगकर्ता अनुमतियों को संशोधित करने के लिए शीर्ष दाईं ओर स्थित एक्सेस प्रबंधित करें बटन का हमेशा उपयोग कर सकते हैं। 
Microsoft सूचियों में दृश्य बनाना
<पी> डिफ़ॉल्ट सूची Microsoft सूची देखने का एकमात्र तरीका नहीं है। आप चार अलग-अलग दृश्यों में से चुन सकते हैं:सूची, कैलेंडर, गैलरी और बोर्ड। <पी> जानकारी को विज़ुअलाइज़ करने में यह लचीलापन शेयरपॉइंट की तुलना में लिस्ट्स का एक और लाभ है। कोई सटीक दृश्य नहीं है - विचाराधीन सूची की सामग्री के आधार पर, कुछ दृश्य दूसरों की तुलना में बेहतर अनुकूल हैं।- एक नया दृश्य बनाने के लिए, एक सूची खोलें और दाईं ओर (+ आइकन के साथ) एक दृश्य जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
- यहां आप सूची का प्रकार चुन सकते हैं और आवश्यक अतिरिक्त जानकारी दर्ज कर सकते हैं। गैलरी और डिफ़ॉल्ट सूची दृश्य के लिए केवल एक नाम की आवश्यकता होती है, जबकि बोर्ड को सूची को व्यवस्थित करने के लिए आपको एक कॉलम निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होती है। कैलेंडर दृश्य आरंभ और समाप्ति तिथियों के साथ एक लेआउट (माह या सप्ताह) मांगता है।
- आपके लिए नया दृश्य बनाने के लिए जानकारी दर्ज करने के बाद क्रिएट बटन पर क्लिक करें।
- आप इस दृश्य में ही नए आइटम संपादित कर सकते हैं, या ऊपर बाईं ओर समर्पित बटन का उपयोग करके ग्रिड दृश्य पर वापस जा सकते हैं।
- यदि आपके पास एकाधिक दृश्य हैं, तो दाईं ओर तीन-बिंदु मेनू को नीचे लाने से आप उनमें से चयन कर सकेंगे।
नियम बनाकर कार्यों को स्वचालित करें
<पी> सहयोगी सूची निर्माण ऐप की एक अनिवार्य विशेषता कुछ कार्यों को स्वचालित करने में सक्षम होना है। सौभाग्य से, Microsoft Lists ने आपको कवर कर लिया है। <पी> हम कार्य कहते हैं, हालाँकि अभी केवल एक ही चीज़ जिसे आप स्वचालित कर सकते हैं वह है सूचनाएं। कुछ परिवर्तन किए जाने पर आपको सूचित करने के लिए आप एक सूची सेट कर सकते हैं, जिससे आप इस बात पर नज़र रख सकते हैं कि आपकी टीम द्वारा सूची का उपयोग कैसे किया जा रहा है।- ऐसा करने के लिए, शीर्ष पट्टी पर नियम बटन पर क्लिक करें, और एक नियम बनाएं चुनें।
- एक नई विंडो दिखाई देगी, जो आपको उस स्थिति के प्रकार का चयन करने के लिए प्रेरित करेगी जिसके लिए आप अधिसूचना ट्रिगर करना चाहते हैं। वह आइकन चुनें जो आपकी आवश्यकताओं से मेल खाता हो।
- कोई अन्य आवश्यक जानकारी दर्ज करें (जैसे ट्रैक करने के लिए कॉलम का नाम और कोई अतिरिक्त शर्तें) और अधिसूचित किए जाने वाले व्यक्ति का नाम या ईमेल पता दर्ज करें।
- नए नियम को लागू करने के बाद बनाएं का चयन करें।
- किसी सूची में चल रहे नियमों को देखने और उन्हें एक क्लिक से अक्षम करने के लिए आप किसी भी समय नियम> नियम प्रबंधित करें पर जा सकते हैं।
