Microsoft Planner ट्यूटोरियल: वह सब कुछ जो आपको जानना आवश्यक है

Microsoft अपने Planner एप्लिकेशन को "टीमवर्क को व्यवस्थित करने का एक सरल, दृश्य तरीका" कहता है। अन्य सुविधाओं के अलावा, यह प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऐप आपको एक प्रोजेक्ट प्लान बनाने, विभिन्न श्रेणियों में कार्यों को बनाने और असाइन करने, और प्लान डेटा और आंकड़े देखने में मदद करता है।

जिस किसी के पास Office 365 की सदस्यता है, चाहे वह व्यक्तिगत सदस्यता हो या आपके नियोक्ता के माध्यम से एंटरप्राइज सदस्यता, उसके पास Microsoft Planner तक पहुंच है।

Microsoft Planner ट्यूटोरियल

Microsoft Planner के कई फ्रंट डोर्स हैं। अपने Office 365 अकाउंट में साइन इन करके शुरू करें। आप इसे Office 365 के कई प्रवेश बिंदुओं में से किसी पर कर सकते हैं जिनमें शामिल हैं:

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

यदि आप पहले से ही Microsoft Office के किसी अन्य क्षेत्र में साइन इन हैं, तो आप ऊपरी-बाएं कोने में ऐप लॉन्चर आइकन चुनकर और Planner चुनकर Microsoft Planner ऐप का लिंक ढूंढ सकते हैं। यदि Planner सूची में नहीं है, तो सभी ऐप्स चुनें और सूची में Planner ढूंढें।

वैकल्पिक रूप से, आप tasks.office.com पर सीधे Microsoft Planner में साइन इन कर सकते हैं।

एक बार जब आप साइन इन कर लेते हैं, तो आपका पहला पड़ाव Planner हब होगा। वहां से आप एक नया प्लान शुरू कर सकते हैं, हाल के प्लान्स देख सकते हैं, अपने सभी प्लान्स देख सकते हैं, या आपको असाइन किए गए कार्यों को देख सकते हैं।

बाएं मेनू के नीचे Planner मोबाइल ऐप प्राप्त करने का लिंक नोट करें। लिंक चुनें और मॉडल डायलॉग बॉक्स में भेजें पर क्लिक करें।

Microsoft Planner मोबाइल ऐप एंड्रॉइड और iPhone दोनों के लिए उपलब्ध है।

Microsoft Planner ऐप में प्लान कैसे बनाएं

इससे पहले कि आप स्वयं या अन्य लोगों को कार्य असाइन कर सकें, आपको एक प्लान बनाना होगा।

प्लान बनाना

बाएं फलक में, नया प्लान चुनें। नया प्लान विंडो में अनुरोधित सभी जानकारी भरें।

1. अपने प्लान को एक नाम दें।
2. (वैकल्पिक) यदि आप अपने प्लान में मौजूदा Microsoft Group को आमंत्रित करेंगे (उदाहरण के लिए, Microsoft Teams के माध्यम से), तो आप मौजूदा Microsoft 365 समूह में जोड़ें चुनकर और फिर अपने प्लान के लिए एक समूह चुनकर अपने प्लान को अभी Group में जोड़ सकते हैं। यह आसान है यदि आपको लगता है कि आपके पास उसी समूह के लिए कई प्लान होंगे।
3. तय करें कि आपका प्लान पब्लिक है या प्राइवेट। यदि आप पब्लिक चुनते हैं, तो आपके संगठन में कोई भी आपके प्लान को देख सकेगा। यदि आप प्राइवेट चुनते हैं, तो केवल वे लोग जिन्हें आप अपने प्लान में जोड़ते हैं, इसे देख पाएंगे।
4. (वैकल्पिक) एक समूह विवरण लिखें। जब आप अपने प्लान में नए सदस्य जोड़ते हैं, तो वे समूह विवरण देखेंगे, जिससे उन्हें प्लान के उद्देश्य का अंदाजा होगा।
5. प्लान बनाएं चुनें।

इसके बाद आपने अभी बनाए गए प्लान के लिए मुख्य डैशबोर्ड या बोर्ड देखेंगे।

डैशबोर्ड व्यू कार्ड-बेस्ड है, बहुत कुछ ट्रेलो की तरह। कार्यों को जोड़ने से पहले, अपनी टीम के सदस्यों को प्लान में जोड़ें।

अपने प्लान में अन्य लोगों को जोड़ना

प्लान डैशबोर्ड से, सदस्य ड्रॉपडाउन चुनें। एक व्यक्ति का नाम दर्ज करके उन्हें सदस्य के रूप में जोड़ें।

कार्य जोड़ना और असाइन करना

आपका प्लान करने के लिए नामक एक डिफॉल्ट टास्क बकेट के साथ आता है।

1. आप कार्य जोड़ें चुनकर उस बकेट में एक कार्य जोड़ सकते हैं।
2. आप नया बकेट जोड़ें लिंक चुनकर अपने कार्यों के लिए अतिरिक्त बकेट बना सकते हैं। नए बकेट का नाम टाइप करें और एंटर दबाएं।
3. अगला, जिस बकेट को आप चाहते हैं उसके तहत कार्य जोड़ें लिंक चुनें। एक कार्य नाम दर्ज करें।
4. देय तिथि सेट करें।
5. अगला, चुनें कि इस कार्य को किसे असाइन किया जाना चाहिए। कार्य कार्ड तब तक अनअसाइन्ड इंगित करेगा जब तक आप कार्य असाइन नहीं करते।
6. कार्य जोड़ें बटन चुनकर कार्य को सेव करना सुनिश्चित करें।
7. आपका कार्य आपके द्वारा चुने गए बकेट के तहत एक कार्ड के रूप में दिखाई देगा।

कार्य में अधिक विवरण जोड़ने के लिए, डैशबोर्ड पर कार्ड चुनें। वहां से, आप एक लेबल जोड़ सकते हैं, बदल सकते हैं कि कार्य किस बकेट में है, और कार्य की प्रगति, प्राथमिकता, प्रारंभ तिथि, और देय तिथि बता सकते हैं।

आप नोट्स, चेकलिस्ट, और अटैचमेंट्स भी जोड़ सकते हैं। कोई भी टीम सदस्य कार्य में कमेंट्स जोड़ सकता है।

ट्रैक पर बने रहना

Microsoft Planner आपके प्लान का बर्ड-आई व्यू प्राप्त करने के लिए विभिन्न तरीके प्रदान करता है।

चार्ट्स

चार्ट्स टैब प्लान में सभी कार्यों की स्थिति का सारांश प्रदर्शित करता है, प्रत्येक बकेट में कितने कार्य हैं, एक चार्ट दिखाता है कि प्रत्येक प्राथमिकता स्तर (अर्जेंट, महत्वपूर्ण, मध्यम, और निम्न) में कितने कार्य हैं, प्लान के सदस्यों की सूची, और प्रत्येक व्यक्ति को कितने कार्य असाइन किए गए हैं।

शेड्यूल

शेड्यूल टैब सभी कार्यों को कैलेंडर पर प्रदर्शित करता है ताकि आप इस बात का अंदाजा लगा सकें कि कौन सी कार्य समय सीमाएं निकट आ रही हैं।

अन्य विकल्प

शेड्यूल टैब के दाईं ओर तीन डॉट्स चुनें, और आपको Microsoft Planner की कई अन्य सुविधाएं मिलेंगी।

• कन्वर्सेशन आपको सीधे आउटलुक पर ले जाएगा ताकि आप टीम सदस्यों को ईमेल कर सकें।
• सदस्य आपको आपके प्लान के लिए ग्रुप मेंबरशिप पेज पर ले जाएगा जहां आप सदस्यों को जोड़ और हटा सकते हैं।
• फाइल्स आपको ग्रुप की SharePoint लाइब्रेरी पर ले जाता है जहां आप अपने प्लान से संबंधित डॉक्यूमेंट्स बना, अपलोड, हटा, और संपादित कर सकते हैं।
• नोटबुक आपके प्लान के लिए समर्पित एक Microsoft OneNote नोटबुक लॉन्च करता है।
• साइट्स आपको एक पेज पर ले जाता है जहां आप अपने प्लान के लिए एक टीम SharePoint साइट बना और संपादित कर सकते हैं।

आप प्लान को अपने पसंदीदा में भी जोड़ सकते हैं, Microsoft Planner के भीतर अपने प्लान की एक कॉपी बना सकते हैं, अपने प्लान को Excel में एक्सपोर्ट कर सकते हैं, अपने प्लान का लिंक कॉपी कर सकते हैं, और अपने प्लान को अपने आउटलुक कैलेंडर में जोड़ सकते हैं।

ग्रुप ओनर्स प्लान सेटिंग्स चुनकर ग्रुप की ईमेल सेटिंग्स कॉन्फिगर कर सकते हैं और बता सकते हैं कि क्या ग्रुप को ईमेल प्राप्त होना चाहिए जब कोई कार्य असाइन या पूरा हो। यह वह जगह भी है जहां ओनर प्लान को हटा सकता है।

Microsoft Planner में कार्य पूरा करना

जब कोई कार्य पूरा हो जाता है, तो कार्य को असाइन किए गए व्यक्ति द्वारा इसे बोर्ड पर इसके कार्ड पर पूरा के रूप में चिह्नित किया जा सकता है।

कार्य को पूरा के रूप में चिह्नित करने के बाद, आप इसे पूर्ण दिखाएं ड्रॉपडाउन को विस्तारित करके फिर से ढूंढ सकते हैं।

अपने प्लान पर अपडेट प्राप्त करें

प्लान सदस्य गियर/सेटिंग्स आइकन चुनकर, नोटिफिकेशन्स चुनकर, और अपनी अधिसूचना प्राथमिकताओं को निर्दिष्ट करके Planner से सूचनाएं कब प्राप्त करना चाहते हैं चुन सकते हैं।

अन्य टास्क मैनेजमेंट और सहयोग उपकरण

कभी-कभी Microsoft की सरासर जटिलता उपयोगकर्ताओं के लिए अनाकर्षक होती है। यदि आपने तय किया है कि Microsoft Office 365 सॉफ्टवेयर सूट आपके लिए नहीं है, तो कई अन्य उत्कृष्ट टास्क मैनेजमेंट और सहयोग उपकरण उपलब्ध हैं।

आप जो भी उपकरण चुनते हैं, एक संगठित प्रोजेक्ट प्लान होने से आपको अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद मिलेगी।