एक्सेल में नामित रेंज को परिभाषित और संपादित कैसे करें

नेम बॉक्स का उपयोग करके नाम परिभाषित करना और प्रबंधित करना

नाम परिभाषित करने का एक तरीका, और शायद सबसे आसान तरीका, नेम बॉक्स का उपयोग करना है, जो वर्कशीट में कॉलम A के ऊपर स्थित होता है। आप इस विधि का उपयोग एक वर्कबुक में हर शीट द्वारा पहचाने जाने वाले अद्वितीय नाम बनाने के लिए कर सकते हैं।

ऊपर दिखाए गए चित्र के अनुसार नेम बॉक्स का उपयोग करके नाम बनाने के लिए:

1. वर्कशीट में वांछित सेल रेंज को हाइलाइट करें।

   

2. नेम बॉक्स में उस रेंज के लिए वांछित नाम टाइप करें, जैसे Jan_Sales।

   

3. कीबोर्ड पर एंटर कुंजी दबाएं। नाम नेम बॉक्स में प्रदर्शित होता है।

जब भी वर्कशीट में वही सेल रेंज हाइलाइट की जाती है, तो नाम नेम बॉक्स में भी प्रदर्शित होता है। यह नेम मैनेजर में भी दिखाई देता है।

नामकरण के नियम और प्रतिबंध

रेंज के लिए नाम बनाते या संपादित करते समय याद रखने योग्य सिंटैक्स नियम इस प्रकार हैं:

• नाम में स्पेस नहीं हो सकते।
• नाम का पहला अक्षर एक अक्षर, अंडरस्कोर, या बैकस्लैश होना चाहिए।
• शेष वर्ण केवल अक्षर, संख्या, पीरियड, या अंडरस्कोर वर्ण हो सकते हैं।
• अधिकतम नाम लंबाई 255 वर्ण है।
• एक्सेल के लिए अपरकेस और लोअरकेस अक्षर अप्रभेद्य हैं, इसलिए Jan_Sales और jan_sales को एक्सेल द्वारा समान नाम माना जाता है।
• A25 या R1C4 जैसे सेल संदर्भ को नाम के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता।

नामित रेंज क्या है?

एक नामित रेंज, रेंज नाम, या परिभाषित नाम सभी एक्सेल में एक ही ऑब्जेक्ट को संदर्भित करते हैं; यह एक वर्णनात्मक नाम है — जैसे Jan_Sales या June_Precip — जो वर्कशीट या वर्कबुक में एक विशिष्ट सेल या सेल रेंज से जुड़ा होता है। नामित रेंज चार्ट बनाते समय और सूत्रों में डेटा का उपयोग और पहचान करना आसान बनाते हैं, जैसे:

इसके अलावा, चूंकि एक नामित रेंज तब नहीं बदलती जब किसी सूत्र को अन्य सेल में कॉपी किया जाता है, यह सूत्रों में निरपेक्ष सेल संदर्भ के उपयोग का एक विकल्प प्रदान करता है। एक्सेल में नाम परिभाषित करने के तीन तरीके हैं: नेम बॉक्स का उपयोग करना, न्यू नेम डायलॉग बॉक्स, या नेम मैनेजर।

नेम मैनेजर का उपयोग करके नाम परिभाषित करना और प्रबंधित करना

नाम परिभाषित करने की दूसरी विधि न्यू नेम डायलॉग बॉक्स का उपयोग करना है। यह डायलॉग बॉक्स रिबन के फॉर्मूला टैब के मध्य में स्थित डिफाइन नेम विकल्प का उपयोग करके खोला जाता है। न्यू नेम डायलॉग बॉक्स वर्कशीट-स्तरीय स्कोप के साथ नाम परिभाषित करना आसान बनाता है।

न्यू नेम डायलॉग बॉक्स का उपयोग करके नाम बनाने के लिए:

1. वर्कशीट में वांछित सेल रेंज को हाइलाइट करें।

2. रिबन का फॉर्मूला टैब चुनें।

   

3. डिफाइन नेम विकल्प चुनकर न्यू नेम डायलॉग बॉक्स खोलें।

   

4. डायलॉग बॉक्स में नाम, स्कोप, और रेंज दर्ज करें।

   

5. पूरा होने पर, वर्कशीट पर लौटने के लिए ओके चुनें। जब भी परिभाषित रेंज चुनी जाती है, तो नाम नेम बॉक्स में प्रदर्शित होता है।

   

नेम मैनेजर का उपयोग मौजूदा नामों को परिभाषित और प्रबंधित दोनों के लिए किया जा सकता है; यह रिबन के फॉर्मूला टैब पर डिफाइन नेम विकल्प के बगल में स्थित होता है।

नेम मैनेजर में नाम परिभाषित करते समय यह ऊपर बताए गए न्यू नेम डायलॉग बॉक्स को खोलता है। पूरे चरण इस प्रकार हैं:

1. रिबन का फॉर्मूला टैब चुनें।

   

2. रिबन के मध्य में नेम मैनेजर आइकन चुनकर नेम मैनेजर खोलें।

   

3. नेम मैनेजर में, न्यू बटन चुनकर न्यू नेम डायलॉग बॉक्स खोलें।

   

4. एक नाम, स्कोप, और रेंज दर्ज करें। वर्कशीट पर लौटने के लिए ओके चुनें। जब भी परिभाषित रेंज चुनी जाती है, तो नाम नेम बॉक्स में प्रदर्शित होता है।

   

नाम हटाना या संपादित करना

नेम मैनेजर खुला होने पर:

1. नामों की सूची वाली विंडो में, हटाए या संपादित किए जाने वाले नाम को चुनें।

   

2. नाम हटाने के लिए, सूची विंडो के ऊपर डिलीट बटन चुनें।

   

3. नाम संपादित करने के लिए, एडिट बटन चुनकर एडिट नेम डायलॉग बॉक्स खोलें।

   एडिट नेम डायलॉग बॉक्स में, आप चुने गए नाम को संपादित कर सकते हैं, नाम के बारे में टिप्पणियां जोड़ सकते हैं, या मौजूदा रेंज संदर्भ को बदल सकते हैं।

   

मौजूदा नाम के स्कोप को संपादन विकल्पों का उपयोग करके नहीं बदला जा सकता। स्कोप बदलने के लिए, नेम मैनेजर में नाम हटाएं और सही स्कोप के साथ इसे पुनः परिभाषित करें।

नाम फ़िल्टर करना

नेम मैनेजर में फ़िल्टर बटन निम्न कार्य आसान बनाता है:

• त्रुटियों वाले नाम ढूंढें — जैसे अमान्य रेंज।
• नाम का स्कोप निर्धारित करें — चाहे वर्कशीट स्तर या वर्कबुक।
• सूचीबद्ध नामों को क्रमबद्ध और फ़िल्टर करें — परिभाषित (रेंज) नाम या टेबल नाम।

फ़िल्टर की गई सूची नेम मैनेजर में सूची विंडो में प्रदर्शित होती है।

एक्सेल में परिभाषित नाम और स्कोप

सभी नामों का एक स्कोप होता है जो उन स्थानों को संदर्भित करता है जहां एक्सेल द्वारा एक विशिष्ट नाम पहचाना जाता है। किसी नाम का स्कोप या तो व्यक्तिगत वर्कशीट (लोकल स्कोप) के लिए हो सकता है या संपूर्ण वर्कबुक (ग्लोबल स्कोप) के लिए। एक नाम को अपने स्कोप के भीतर अद्वितीय होना चाहिए, लेकिन अलग-अलग स्कोप में एक ही नाम का उपयोग किया जा सकता है।

नए नामों के लिए डिफ़ॉल्ट स्कोप ग्लोबल वर्कबुक स्तर है। एक बार परिभाषित होने के बाद, किसी नाम के स्कोप को आसानी से नहीं बदला जा सकता। किसी नाम का स्कोप बदलने के लिए, नेम मैनेजर में नाम हटाएं और सही स्कोप के साथ इसे पुनः परिभाषित करें।

लोकल वर्कशीट-स्तरीय स्कोप

वर्कशीट-स्तरीय स्कोप वाला नाम केवल उस वर्कशीट के लिए मान्य होता है जिसके लिए इसे परिभाषित किया गया था। यदि Total_Sales नाम का स्कोप वर्कबुक के शीट 1 का है, तो एक्सेल शीट 2, शीट 3, या वर्कबुक में किसी अन्य शीट पर उस नाम को नहीं पहचानेगा। इससे एक ही नाम को कई वर्कशीट पर उपयोग के लिए परिभाषित करना संभव होता है — जब तक प्रत्येक नाम का स्कोप उसकी विशेष वर्कशीट तक सीमित है।

विभिन्न शीट के लिए एक ही नाम का उपयोग वर्कशीट के बीच निरंतरता सुनिश्चित करने और यह सुनिश्चित करने के लिए किया जा सकता है कि Total_Sales नाम का उपयोग करने वाले सूत्र हमेशा एक ही वर्कबुक के भीतर कई वर्कशीट में समान सेल रेंज को संदर्भित करें।

समान नामों को सूत्रों में अलग-अलग स्कोप के साथ अलग करने के लिए, नाम से पहले वर्कशीट नाम लगाएं, जैसे:

या

नेम बॉक्स का उपयोग करके बनाए गए नामों का हमेशा ग्लोबल वर्कबुक-स्तरीय स्कोप होता है जब तक कि नाम परिभाषित करते समय शीट नाम और रेंज नाम दोनों को नेम बॉक्स में दर्ज न किया जाए।

उदाहरण:

• नाम: Jan_Sales, स्कोप — ग्लोबल वर्कबुक स्तर
• नाम: Sheet1!Jan_Sales, स्कोप — लोकल वर्कशीट स्तर

ग्लोबल वर्कबुक-स्तरीय स्कोप

वर्कबुक-स्तरीय स्कोप के साथ परिभाषित नाम उस वर्कबुक की सभी वर्कशीट के लिए पहचाना जाता है। इसलिए, एक वर्कबुक-स्तरीय नाम का उपयोग वर्कबुक में केवल एक बार किया जा सकता है, ऊपर चर्चा किए गए शीट-स्तरीय नामों के विपरीत।

हालांकि, एक वर्कबुक-स्तरीय स्कोप नाम किसी अन्य वर्कबुक द्वारा पहचाना नहीं जाता, इसलिए ग्लोबल-स्तरीय नामों को विभिन्न एक्सेल फ़ाइलों में दोहराया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि Jan_Sales नाम का ग्लोबल स्कोप है, तो वही नाम 2012_Revenue, 2013_Revenue, और 2014_Revenue शीर्षक वाली विभिन्न वर्कबुक में उपयोग किया जा सकता है।

स्कोप टकराव और स्कोप प्राथमिकता

एक ही नाम को लोकल शीट स्तर और वर्कबुक स्तर दोनों पर उपयोग करना संभव है क्योंकि दोनों का स्कोप अलग होगा। हालांकि, ऐसी स्थिति नाम का उपयोग किए जाने पर टकराव पैदा करेगी।

ऐसे टकरावों को हल करने के लिए, एक्सेल में, लोकल वर्कशीट स्तर के लिए परिभाषित नाम ग्लोबल वर्कबुक स्तर पर प्राथमिकता लेते हैं। ऐसी स्थिति में, 2014_Revenue का शीट-स्तरीय नाम 2014_Revenue के वर्कबुक-स्तरीय नाम के बजाय उपयोग किया जाएगा।

प्राथमिकता के नियम को ओवरराइड करने के लिए, वर्कबुक-स्तरीय नाम का उपयोग एक विशिष्ट शीट-स्तरीय नाम के साथ संयोजन में करें, जैसे:

इस नियम का एक अपवाद वह लोकल वर्कशीट-स्तरीय नाम है जिसका स्कोप वर्कबुक का शीट 1 है। शीट 1 से जुड़े स्कोप को किसी भी वर्कबुक के ग्लोबल-स्तरीय नामों द्वारा ओवरराइड नहीं किया जा सकता।