कंप्यूटर और मोबाइल फोन पर ऐप स्टोर सैकड़ों इंस्टेंट मैसेजिंग (IM) क्लाइंट या एप्लिकेशन से भरे हुए हैं, जिनमें से कुछ ने हमारे संवाद करने के तरीके को बदल दिया है। डायरेक्ट मैसेज, ग्रुप चैट, वीडियो कॉलिंग, दस्तावेज़ और फाइल शेयरिंग। इमोजी और स्टिकर का उपयोग आपके संचार को अधिक इंटरैक्टिव बनाता है। लेकिन, ये ऐप कितने विश्वसनीय हैं?
इंस्टेंट मैसेजिंग क्या है, यह समझना
इंस्टेंट मैसेजिंग या IM का तात्पर्य टेक्स्ट के रूप में रीयल-टाइम संदेश भेजने और प्राप्त करने के माध्यम से संचार में संलग्न होना है। यह एक स्टैंडअलोन एप्लिकेशन के माध्यम से किया जाता है, जिसका स्वामित्व, प्रशासन और प्रबंधन किसी तृतीय-पक्ष निगम द्वारा किया जा सकता है, जिसे IM क्लाइंट कहा जाता है। IM ऐप्स में कुछ मुख्य अनूठी विशेषताएं हैं जो उन्हें चैट रूम और ईमेल जैसे अन्य संचार माध्यमों से अलग रखती हैं। इसमें "उपस्थिति" शामिल है, जो उपयोगकर्ताओं को यह जानने की अनुमति देता है कि प्राप्तकर्ता ऑनलाइन है या नहीं। इसके अलावा, IM एप्लिकेशन लाइव टेक्स्ट सत्र में डायरेक्ट फाइल शेयरिंग का समर्थन करते हैं, जिससे उपयोगकर्ता रीयल-टाइम में दस्तावेज़, छवियों और अन्य फाइलों की समीक्षा कर सकते हैं और उन पर चर्चा कर सकते हैं।
ये एप्लिकेशन ईमेल से कैसे अलग हैं?
ईमेल दो पक्षों के बीच तत्काल रीयल-टाइम संचार की गारंटी नहीं देते हैं। इंटरनेट कनेक्टिविटी होने के बावजूद यह प्राप्तकर्ता उपयोगकर्ता से तत्काल प्रतिक्रिया की पेशकश नहीं करता है। इसके अलावा, ईमेल लंबे-टेक्स्ट रूप में वर्णनात्मक बातचीत के लिए होते हैं, जबकि IM आमतौर पर लंबाई में छोटे होते हैं। साथ ही, IM का उद्देश्य व्यक्तिगत संचार प्रदर्शित करना है और कई उपयोगकर्ताओं के बीच ओवरलैपिंग चेन-आधारित संचार की श्रृंखला बनाने की प्रवृत्ति नहीं होती है। हालांकि, आधुनिक IM ऐप ग्रुप चैट के माध्यम से ग्रुप-आधारित वार्तालाप का समर्थन कर रहे हैं।
IM कैसे काम करता है?
एक तृतीय-पक्ष स्टैंडअलोन IM एप्लिकेशन का अपना अलग नेटवर्क सर्वर होता है। सभी IM क्लाइंट का कामकाज उनके प्लेटफॉर्म की परवाह किए बिना समान होता है। IM एप्लिकेशन अपने सर्वर और उपयोगकर्ताओं के डिवाइस के बीच उनके इंटरनेट कनेक्शन का उपयोग करके एक कनेक्शन स्थापित करते हैं। उपयोगकर्ता एक UserID और पासवर्ड रजिस्टर करके IM क्लाइंट शुरू करता है जिसे क्लाइंट के सर्वर के साथ सहेजा जाता है। अब, एक उपयोगकर्ता के रूप में, आप IM क्लाइंट को अपनी संपर्क सूची तक पहुंचने की अनुमति देते हैं, जिसे यह अपने उपयोगकर्ताओं की सूची के विरुद्ध जांचता है, जिसे बडी सूची कहा जाता है। क्लाइंट तब आपको इस बारे में जानकारी भेजेगा कि आपके कौन से संपर्क इसकी बडी सूची का हिस्सा हैं और कनेक्शन के लिए उपलब्ध हैं।
एक बार आपकी व्यक्तिगत बडी सूची तैयार हो जाने पर, आप उस उपयोगकर्ता का चयन कर सकते हैं जिसके साथ आप संवाद करना चाहते हैं और बाकी प्रक्रिया एक केक का टुकड़ा है। जब आप चैट करते हैं, तो क्लाइंट-सर्वर आपके और प्राप्तकर्ता के डिवाइस के बीच एक ट्रांसमिटिंग माध्यम के रूप में कार्य करेगा।
संगठन इन IM क्लाइंट के कारण नुकसान में क्यों हो सकते हैं?
IM एप्लिकेशन उपयोग में आसान हैं, इनमें एक सरल पंजीकरण प्रक्रिया है, और आपको व्यक्तिगत संचार अनुभव देने के लिए ढेर सारी सुविधाएं हैं। साथ ही, यह आपको फाइलों और छवियों को साझा करने की अनुमति देता है, और उनमें से कुछ अक्सर स्थान साझाकरण की अनुमति भी देते हैं। तो, संगठन इन सुविधाओं का उपयोग अपने दिन-प्रतिदिन के पेशेवर संचार और फाइल शेयरिंग के लिए क्यों नहीं कर सकते? खैर, कमियां हैं जो इन व्यवसायों के लिए जोखिम पैदा कर सकती हैं:
- तृतीय-पक्ष सर्वर पर फाइल शेयरिंग आपको डेटा गोपनीयता की कीमत चुका सकती है
संबंधित IM क्लाइंट पर साझा की गई कोई भी जानकारी या फाइलें भेजने वाले से प्राप्तकर्ता तक, डेटा के पैकेट के माध्यम से, क्लाइंट के सर्वर का उपयोग करके प्रेषित की जाती हैं। उन पैकेट में आपकी प्रेषित जानकारी होती है, जो हमेशा के लिए क्लाइंट के पास संग्रहीत रहती है। चूंकि ये IM क्लाइंट इन-हाउस नहीं हैं, आपके पास फाइलों की गोपनीयता की रक्षा करने और उनकी पहुंच पर कोई नियंत्रण नहीं है। आप डेटा को अनधिकृत पहुंच से बचाने के लिए IM ऑपरेटरों पर पूरी तरह निर्भर होंगे। हालांकि बहुत सारे IM क्लाइंट कहते हैं कि जानकारी हमेशा एन्क्रिप्टेड होती है; हालांकि, कौन वास्तव में बता सकता है?
किसी भी संगठन के मालिक या प्रबंधक के रूप में, आप निश्चित रूप से नहीं चाहेंगे कि आपकी व्यावसायिक-संबंधित जानकारी में से कोई भी तृतीय-पक्ष सर्वर पर साझा की जाए। जबकि IM कंपनियों ने दावा किया है कि डेटा हमेशा सुरक्षित है, IM क्लाइंट उपयोगकर्ताओं पर हालिया डेटा उल्लंघनों और अनधिकृत खुफिया निगरानी की घटनाएं अन्यथा कहती हैं।
- डेटा सुरक्षा का अभाव
हालांकि आप फ़ायरवॉल सेवाओं का उपयोग करके अपने डिवाइस को स्पायवेयर और मैलवेयर से बचा सकते हैं, आप बस फ़ायरवॉल का उपयोग करके अपने डिवाइस और IM क्लाइंट सर्वर के बीच ट्रांसमिशन की लाइन की रक्षा नहीं कर सकते।
इंटरनेट व्यापक है और दुर्भावनापूर्ण खतरों से भरा है जो आपकी वेब गतिविधियों को नुकसान पहुंचा सकते हैं, यहां तक कि आपकी बातचीत में बाधा डालकर भी। IM क्लाइंट को सार्वजनिक नेटवर्क से कनेक्टिविटी की आवश्यकता होती है और इसलिए, उनके सर्वर दुनिया भर के कई नेटवर्क से सूचना पैकेट संग्रहीत और संसाधित करते हैं। यह सर्वर मैलवेयर हमलों के लिए भारी संवेदनशील है और किसी भी सार्वजनिक नेटवर्क पर पहुंच योग्य होने से सुरक्षा के लिए उन पर भरोसा करना और भी जोखिम भरा हो जाता है। किसी भी सफल हैकिंग प्रयास में, आपका डेटा समझौता हो जाएगा, और बाद में, यह दुरुपयोग और अवैध गतिविधियों के अधीन हो सकता है।
- IM क्लाइंट के लिए, आपका संगठन एक उत्पाद होगा
IM क्लाइंट एप्लिकेशन व्यावसायिक निगमों द्वारा चलाए जाते हैं, और आपके संगठनों की तरह, उनका भी एक व्यावसायिक मॉडल होता है। ये निगम विभिन्न मार्केटिंग अभियानों के लिए आपकी उपयोगकर्ता जानकारी का उपयोग करते हैं और प्रासंगिक विज्ञापनदाताओं के साथ उस जानकारी को साझा करने के बदले पैसा कमाते हैं। एक व्यवसाय मालिक होने के नाते, कोई भी कभी नहीं चाहेगा कि उसकी संगठनात्मक जानकारी किसी अज्ञात या अनपहचाने स्रोत को सार्वजनिक की जाए।
- बैकअप मुद्दे और ट्रांसफर सीमाएं
उद्यम स्तर पर, हर व्यवसाय महत्वपूर्ण संगठनात्मक डेटा वाले दस्तावेजों का रिकॉर्ड बनाए रखना चाहेगा। इस डेटा का उपयोग भविष्य की व्यावसायिक रणनीतियों में संदर्भ के रूप में किया जाता है। लेकिन कोई मैसेजिंग एप्लिकेशन कभी भी आपको बड़े बैकअप स्पेस प्रदान नहीं करेगा। इसके अलावा, हर IM क्लाइंट एप्लिकेशन में टेक्स्ट के लिए कैरेक्टर लिमिट के साथ-साथ ट्रांसफर की जाने वाली फाइलों के आकार पर प्रतिबंध होता है। एक संगठनात्मक उद्देश्य के लिए, ये प्रतिबंध संचार और डेटा-शेयरिंग बाधा हो सकते हैं।
अधिकांश मामलों में, एक व्यावसायिक संगठन IM क्लाइंट के अलावा एक अलग क्लाउड बैकअप सेवा का विकल्प चुनेगा। यह फिर से तृतीय-पक्ष सर्वर का उपयोग करने का जोखिम पैदा करेगा। इसलिए, आपका सहेजा गया डेटा हमेशा एक बाहरी क्लाउड सर्वर पर रहता है, और आप इसकी सुरक्षा के लिए सर्वर के मालिकों पर निर्भर हैं। तो, कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या करते हैं, यदि आप जिस IM क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं वह इन-हाउस नहीं है, यानी केवल कार्यालय हितों को पूरा करने के लिए बनाया गया है, तो आपका संगठन इन मुद्दों का सामना करता रहेगा।
- उपभोक्ता सहायता?
उसके बाद एक बड़ा प्रश्न चिह्न होना चाहिए। एक व्यक्तिगत उपयोगकर्ता के रूप में, डेटा हानि या सर्वर त्रुटियों जैसे मुद्दों का सामना करना कोई बड़ी बात नहीं है। लेकिन एक संगठन में होने पर, ये मुद्दे आपको भाग्य खर्च कर सकते हैं। एक संगठन निश्चित रूप से डेटा खोने या अपने दैनिक कार्यों का सामना करने का जोखिम नहीं उठा सकता अगर उसका संचार क्लाइंट हार मान ले। तृतीय-पक्ष सर्वर अक्सर मुद्दों का सामना करते हैं और कभी-कभी अपनी प्रशासनिक निगमों द्वारा सभी प्रकार के कारणों से बंद भी कर दिए जाते हैं। अब उनके उपभोक्ता सेवा विशेषज्ञों के साथ बाजीगरी करने में शुभकामनाएं, जबकि एक साथ अपने काम और समय को खतरे में डाल रहे हैं।
- अगले से शून्य नियंत्रण: लगातार परिवर्तन और अपडेट
तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट एप्लिकेशन के एक से अधिक उपयोगकर्ता होते हैं। इसलिए, ऐसे ऐप्स के सैकड़ों अन्य उपभोक्ता हैं और सभी की अलग-अलग आवश्यकताएं हैं। अब संबंधित IM क्लाइंट की मालिक कंपनी अपने अधिकांश उपभोक्ता आधार की जरूरतों के अनुसार उस ऐप में बदलाव या अपग्रेड करेगी। आप, एक व्यवसाय मालिक के रूप में, निश्चित नहीं हो सकते कि वे अपग्रेड या परिवर्तन आपके हितों को पूरा करते हैं या नहीं।
साथ ही, समझौते की शर्तें, गोपनीयता नीतियां, और उपयोगकर्ता समझौते अक्सर आपकी जानकारी के बिना बदल दिए जाते हैं। डेटा शेयरिंग और संगठनात्मक संचार पर कोई नियंत्रण नहीं होने के साथ एक संगठन चलाना एक जोखिम भरा काम है। क्या यह जोखिम के लायक है?
- संभवतः कम सदस्य भागीदारी
आपको अपने कार्यालय स्थान के लिए IM क्लाइंट की आवश्यकता क्यों होगी? हर सदस्य को एक सामान्य टूल के माध्यम से जुड़े रखने के लिए, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि संगठनात्मक निर्णय और जानकारी बिना किसी भेदभाव के सभी तक पहुंचे। अब, सैकड़ों IM क्लाइंट एप्लिकेशन मौजूद हैं। यह संभव नहीं है कि संगठन का हर सदस्य एक ही IM क्लाइंट एप्लिकेशन का उपयोग कर रहा होगा। तो, आप उनमें से कुछ को वह इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप डाउनलोड करवाएंगे, जिसमें उनकी दिलचस्पी नहीं है। चूंकि वे वहां स्वेच्छा से सक्रिय नहीं होंगे, यह उपयोगकर्ता भागीदारी को प्रभावित करेगा।
- यह केवल काम के लिए नहीं है
सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले IM क्लाइंट एप्लिकेशन कौन से हैं; व्हाट्सएप, Google Hangouts, Skype आदि?
सही?
इनमें से कोई भी एप्लिकेशन आधिकारिक लोगों और आपके व्यक्तिगत संपर्कों के बीच अंतर नहीं करता है। यदि आपके व्यक्तिगत कनेक्शन आपके संगठन द्वारा उपयोग किए जाने वाले ऐप पर उपलब्ध हैं, तो वे आपकी बडी सूची में शामिल होंगे। तो अब, आपकी व्यक्तिगत और पेशेवर बातचीत मर्ज हो गई है, जिससे आपका इंटरफेस और आपका संगठनात्मक संचार प्रबंधन एक परेशानी भरा काम बन गया है।
यह सब कहने के बाद, यह काफी स्पष्ट है कि पूर्ण संगठनात्मक उपयोग के लिए एक वैश्विक तृतीय-पक्ष सर्वर और इंस्टेंट मैसेजिंग क्लाइंट का उपयोग करना एक अच्छा विकल्प नहीं है। चूंकि ये IM क्लाइंट एप्लिकेशन व्यावसायिक निगमों द्वारा संचालित होते हैं, वे कभी भी आपके संगठनात्मक हितों को प्राथमिकता के साथ पूरा करने की संभावना नहीं रखते हैं। इसके अलावा, वे उन सभी नुकसानों के साथ आते हैं जो एक आउट-ऑफ-प्रिमाइसेस सर्वर का कारण बनेगा। यह आपकी जानकारी को चोरी और दुरुपयोग के जोखिम में डालता है, आपको नियंत्रण से बाहर रखता है, आपके डेटा ट्रांसफर विशेषाधिकारों को प्रतिबंधित करता है, और सबसे महत्वपूर्ण बात, यह आपके डेटा को उनके व्यावसायिक लाभ के लिए बाहरी लोगों के साथ साझा कर रहा है।
क्या आपको लगता है कि इस तरह आप भविष्य में एक सुरक्षित व्यवसाय चला और विस्तारित कर सकते हैं? आपकी संगठनात्मक गतिविधियों पर इतनी निगरानी के साथ, ये IM क्लाइंट शायद ही आपकी वृद्धि में मदद करेंगे। इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि आप, एक व्यवसाय मालिक के रूप में, एक विकल्प खोजें, जो आपकी परेशानियों को एक बार और सभी के लिए हल कर सके।
इन-हाउस IM क्लाइंट में तृतीय-पक्ष मैसेंजर को बदलने की क्षमता है। चूंकि वे निजी सर्वर पर चलते हैं और किसी भी तृतीय-पक्ष हस्तक्षेप से मुक्त हैं, वे आधुनिक संगठनों के लिए सबसे अच्छा विकल्प हो सकते हैं।
