इन-हाउस इंस्टेंट मैसेजिंग (IM) क्लाइंट:सुरक्षित संगठनात्मक संचार

कम्युनिकेशन और अर्थपूर्ण इंटरैक्शन एक संगठन को और अधिक कुशल बनाते हैं। सदस्यों की बातचीत के बिना, संबंधित कार्यस्थल मुश्किल से एक अनुकूल व्यावसायिक परिणाम पेश कर सकता है। हालांकि, कर्मचारियों के बीच संचार और सूचना साझा करने के लिए एक माध्यम की आवश्यकता होती है, जो प्रभावी संगठनात्मक संचार के उद्देश्य को पूरा कर सके, साथ ही महत्वपूर्ण डेटा और उपयोगी अद्यतनों को साझा कर सके। कई संगठन अपने सदस्यों को समूहों में व्यक्तिगत रूप से संवाद करने में मदद करने के लिए व्हाट्सएप और स्काइप चैट जैसे आईएम क्लाइंट का उपयोग करते हैं। हालांकि, उनमें से कई खतरों के बारे में महसूस नहीं करते हैं जो इंटरनेट-होस्ट किए गए IM क्लाइंट किसी संगठन के लिए पेश करते हैं और संबंधित जानकारी इन तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट ऐप्स पर साझा की जाती है जो बाहरी सर्वर पर होस्ट की जाती हैं।

इन मुद्दों से निपटने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि संगठन अपने संगठनात्मक डेटा और कर्मचारी जानकारी और अन्य संवेदनशील फाइलों और सूचनाओं की सुरक्षा के लिए एक तरीका खोजे जो वे अपने पसंदीदा आईएम क्लाइंट पर साझा करते हैं। आइए देखते हैं कि ऑफिस स्पेस में सदस्यों के बीच त्वरित संचार की सुविधा के लिए इन-हाउस आईएम क्लाइंट एक बेहतर और अधिक सुरक्षित समाधान कैसे हो सकता है।

इन-हाउस इंस्टेंट मेसेंजर थर्ड-पार्ट IM ऐप्स से कैसे अलग हैं?

तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट जैसे Hangouts, WhatsApp, और Skype आपको प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच स्थानांतरण माध्यम प्रदान करके आपको संचार करने और जानकारी साझा करने की अनुमति देते हैं। वह माध्यम संबंधित IM क्लाइंट का डेटा केंद्र है, जिसमें आपके द्वारा ऐप पर साझा किए जाने वाले संपूर्ण डेटा और चैट को संग्रहीत किया जाता है। मूल रूप से, आपके द्वारा साझा की जाने वाली सभी फ़ाइलें, संगठनात्मक रणनीतियों पर आप चर्चा करते हैं, और आपके द्वारा उस IM क्लाइंट का उपयोग करने वाली सभी जानकारी को IM क्लाइंट सर्वर पर स्थानांतरित कर दिया जाता है, और यह एक डेटाबेस के रूप में संग्रहीत होता है।

यह उस जानकारी को चोरी और अपहरण के जोखिम में डालता है। कई समीक्षकों द्वारा उठाई गई एक और चिंता यह है कि डेटा को सार्वजनिक नेटवर्क से गुजरना होगा, और इंटरनेट पर, कोई भी आत्मविश्वास से यह नहीं कह सकता है कि इस डेटा को हैकर्स और ताक़तवर सरकारों द्वारा इंटरसेप्ट नहीं किया जाएगा, जो इसका दुरुपयोग कर सकते हैं।

दूसरी ओर, इन-हाउस, IM क्लाइंट ऐप केवल आपके कार्यालय स्थान के लिए काम करते हैं। तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट ऐप सर्वरों के विपरीत, इन-हाउस इंस्टेंट मैसेंजर केवल आपके कार्यालय नेटवर्क से जुड़े होते हैं। इसका अर्थ है कि ऐसे IM क्लाइंट ऐप्स पर प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच साझा किया गया डेटा सर्वर के माध्यम से प्रसारित होता है, जो आपके कार्य स्थान के अंदर स्थापित होता है। यह आपको अपने साझा किए गए डेटा को अपने संगठन के भीतर एक विश्वसनीय सर्वर पर रखने की अनुमति देता है, जो किसी सार्वजनिक नेटवर्क से जुड़ा नहीं है।

इन-हाउस IM क्लाइंट कैसे काम करते हैं?

यह प्रक्रिया लगभग तीसरे पक्ष के आईएम क्लाइंट सर्वर के समान ही है, भले ही मामूली अंतर के साथ। सबसे पहले, यहाँ IM सर्वर किसी अन्य तृतीय-पक्ष IM ऐप के स्वामी निगम के बजाय आपके स्वयं के कार्यालय स्थान में है। यह आपको, या आपके संगठन के IT व्यवस्थापन में नियुक्त किसी भी व्यक्ति को, आपके इन-हाउस IM क्लाइंट का नियंत्रक-प्रशासक बनाता है। अब, IM क्लाइंट ऐप का उपयोग करने के लिए, संबंधित उपयोगकर्ता को विशेष रूप से जेनरेट किया गया उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड प्रदान किया जाएगा (जिसे बाद में बदला जा सकता है)।

एक बार पासवर्ड दर्ज करने के बाद, इन-हाउस सर्वर सीधे उपयोगकर्ता के खाते को संगठन के भीतर काम करने वाले सदस्यों की सूची के साथ लोड करेगा, जो आपकी वैयक्तिकृत इन-ऑफ़िस मित्र सूची बनाएगा। बाकी प्रक्रिया बिल्कुल वैसी ही है। प्रेषक एक संदेश टाइप करता है, जो इन-हाउस सर्वर को प्रेषित किया जाता है और फिर रिसीवर को स्थानांतरित कर दिया जाता है। और यह सब सेकंड में किया जाता है, इसलिए आप कभी भी पूरे प्रसारण को पकड़ नहीं पाते हैं, इस प्रकार आपको तत्काल प्रतिक्रिया देने और प्राप्त करने की अनुमति मिलती है।

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एक निजी नेटवर्क से जुड़े इन-हाउस सर्वर पर काम करने वाला इन-हाउस IM क्लाइंट ऐप आपको अपने डेटा को अपने कार्य स्थान की दीवारों के भीतर रखने की अनुमति देता है। लेकिन इन-हाउस इंस्टेंट मैसेंजर आपको केवल इतना ही नहीं प्रदान करता है।
इन-हाउस, होस्ट किए गए IM क्लाइंट तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट ऐप्स के विरुद्ध क्या लाभ प्रदान करते हैं

किसी संगठन को आसानी से और स्वतंत्र रूप से उपलब्ध तृतीय-पक्ष इंस्टेंट मैसेंजर की तुलना में इन-हाउस IM क्लाइंट का उपयोग क्यों करना चाहिए? यहां सभी प्लस पॉइंट्स की एक सूची दी गई है जो आपको यह समझने में मदद करेगी कि तृतीय-पक्ष संदेशवाहक, उनके द्वारा प्रदान की जाने वाली सुविधाओं के बावजूद संगठनों के लिए उपयुक्त क्यों नहीं हैं:

एक छवि या दस्तावेज़ के रूप में आपके द्वारा इन-हाउस आईएम क्लाइंट ऐप पर साझा की जाने वाली पैकेट जानकारी केवल कार्यालय नेटवर्क पर प्रसारित होती है और रिसीवर को प्रेषित होने से पहले सर्वर पर संग्रहीत होती है। चूंकि साझा किया गया डेटा आपके स्वामित्व वाले नेटवर्क और सर्वर के भीतर रहता है, और किसी तीसरे पक्ष के निगम के पास नहीं है, इसलिए आपको किसी अनधिकृत पहुंच या जानकारी के दुरुपयोग की संभावना के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।

एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आप निश्चित रूप से नहीं चाहेंगे कि कोई व्यक्ति संगठनात्मक डेटा को गलत तरीके से संभाले या चैट पर अनधिकृत फ़ाइलों को साझा करे। आप इस संबंध में तीसरे पक्ष के आईएम क्लाइंट के बारे में कुछ भी अनुमान नहीं लगा सकते हैं; हालाँकि, ऑफिस सर्वर पर चल रहे इन-हाउस इंस्टेंट मैसेंजर का उपयोग करने से आप ऐप पर लगातार साझा की जा रही जानकारी और डेटा की नियमित जांच कर सकेंगे। इससे आपको अभद्र भाषा और संगठन के भीतर फैले अनैतिक संचार से बचने में मदद मिलेगी।

IM क्लाइंट पर सभी गतिविधियों से एकत्र किए गए अपने सर्वर डेटाबेस को किसी तृतीय-पक्ष निगम को छोड़ने के बजाय, इन-हाउस मैसेंजर आपको उस डेटाबेस को कार्यालय परिसर में रखने में सक्षम करेगा। You can then have your IT guys organize the database as per your choice, which would also make data retrieval and storage more manageable. This organized data can be further used in retrospect to serve organizational interests for research purposes.

With third-party IM applications, you need to depend on the client’s developers and corporate owners for the security of the servers. A single flaw on their part can lead to a breach and may leave your data unprotected and vulnerable out of your control. However, an in-house server can be protected by any firewall that you choose as the owner and can be kept safe on your own terms and conditions. Thus, you can decide on how secure you want to keep your servers from malware and spyware attacks.

5. Your Data Is Yours To Use

Third-party IM clients may use your data and sell pieces of information obtained from it to digital advertisers and marketers to help them procure consumers in exchange for commissions or direct payments. Though a lot of such activities are prohibited by law, IM clients indulge in such activities to an extent and that too with your permission (which you give by accepting on their said terms and conditions).

However, by having an in-house IM app, with complete admin control, you get to choose your own terms and conditions and remove all possibilities of unauthorized and irrelevant use of your data.

6. No Issue of Space, Until You Run Out of It At Your Base

Every IM client app has a limited cloud space dedicated to one specific account. Above that, you either have to opt for separate third-party cloud and web services or pay for extra space. But, when it comes to in-house IM clients, space is limited only if you decide to not expand it. The servers have dedicated hard drives installed inside them. To allow for more data to be stored on the server, you can always have more dedicated drives or drives with larger disk space installed in the server. This way, you can always have more and more chat logs stored on your IM server without troubles of paying for extra space.

7. Control Over Changes In IM App

Third-party corporations might consider the overall interest of consumers while making changes and upgrades to their IM clients. However, having an in-house IM client app allows you to have complete authority over its user policies, updates, and its limitations. You can set all that as per the requirements of your business and organizational purposes, and therefore, code the concerned messenger in accordance with the accomplishments of your business interests. This means no unnecessary upgrades, unwanted (per your business uses) features, and freedom from restricted user agreement terms and policies.

8. Dedicated to Organizational Use Only

An in-house IM client would be something that would work on office systems only. Since it’s going to be connected to office servers and networks, one cannot use it remotely for any personal communication. This would allow you to have a separate dedicated IM client app for your business and organizational communication, which would also be mandatorily installed in every computer in use. Being limited to office systems and the buddy list only comprising of organizational members, the concerned IM client app would be completely dedicated to your business communications and information-sharing only, and there would be no interference of personal contacts and personal communication on a business IM app.

9. Complete Participation

An in-house IM client app would establish a common communication medium between the members, which would be accessible from the allocated systems. Moreover, it would be separate from the remotely accessed third-party IM apps, and therefore, would be only open for office communications only. Thus, it would be used by all members mandatorily as that would remain the sole place to gather all organizational updates and get along with fellow colleagues.

With the fast-increasing speed of communication, Instant Messaging is an important way to get a connected office. It allows the task force to communicate with each other instantly, share data and files, get responses, and answers on an almost immediate basis. Having said that, it is important to remember that the race for speed does not mean that we compromise on the security and sanctity of the organizational data. There are multiple fallouts of using a third-party service, the most important of them being the fact that they are owned and controlled by a third-party!

Organizations will have to connect to public networks, to access third-party servers, for their internal communications. With increasing privacy and security concerns and the lax attitude of these 3rd party communication service providers, it is imperative that we choose the right medium for internal communication. Try a self-hosted Instant Messaging client today!