संचार और सार्थक बातचीत ही किसी संगठन को अधिक कुशल बनाती है। सदस्यों की बातचीत के बिना, संबंधित कार्यस्थल शायद ही अनुकूल व्यावसायिक परिणाम दे सकता है। हालांकि, कर्मचारियों के बीच संचार और सूचना साझाकरण के लिए एक माध्यम की आवश्यकता होती है, जो प्रभावी संगठनात्मक संचार के साथ-साथ महत्वपूर्ण डेटा और उपयोगी अपडेट साझा करने के उद्देश्य को पूरा कर सके। कई संगठन IM क्लाइंट जैसे व्हाट्सएप और स्काइप चैट का उपयोग अपने सदस्यों को व्यक्तिगत रूप से समूहों में संवाद करने में मदद के लिए करते हैं। हालांकि, उनमें से कई को यह एहसास नहीं होता कि इंटरनेट-होस्टेड IM क्लाइंट किसी संगठन और इन तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट ऐप्स पर साझा की गई संबंधित जानकारी के लिए क्या खतरे पैदा करते हैं जो बाहरी सर्वर पर होस्ट किए जाते हैं।
इन-हाउस इंस्टेंट मैसेंजर तृतीय-पक्ष IM ऐप्स से कैसे अलग हैं?
तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट जैसे हैंगआउट, व्हाट्सएप, और स्काइप आपको प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच एक ट्रांसफर माध्यम प्रदान करके संवाद करने और जानकारी साझा करने की अनुमति देते हैं। वह माध्यम संबंधित IM क्लाइंट के डेटा सेंटर हैं, जहां आपके द्वारा ऐप पर साझा किया गया संपूर्ण डेटा और चैट संग्रहीत होते हैं। मूल रूप से, आपके द्वारा साझा की जाने वाली सभी फाइलें, आपके द्वारा चर्चा की जाने वाली संगठनात्मक रणनीतियां, और आपके द्वारा उस IM क्लाइंट का उपयोग करके दी जाने वाली सभी जानकारी IM क्लाइंट सर्वर पर स्थानांतरित हो जाती हैं, और वहां डेटाबेस के रूप में संग्रहीत हो जाती हैं।
यह उस जानकारी को चोरी और अपहरण के जोखिम में डालता है। कई समीक्षकों द्वारा उठाई गई एक और चिंता यह है कि डेटा को सार्वजनिक नेटवर्क से गुजरना होगा, और इंटरनेट पर, कोई भी आत्मविश्वास से नहीं कह सकता कि इस डेटा को हैकर्स और जासूसी करने वाली सरकारों द्वारा इंटरसेप्ट नहीं किया जाएगा, जो इसका दुरुपयोग कर सकते हैं।
दूसरी ओर, इन-हाउस IM क्लाइंट ऐप्स केवल आपके कार्यालय स्थान के लिए काम करते हैं। तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट ऐप सर्वर के विपरीत, इन-हाउस इंस्टेंट मैसेंजर केवल आपके कार्यालय नेटवर्क से जुड़े होते हैं। इसका मतलब है कि ऐसे IM क्लाइंट ऐप्स पर प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच साझा किया गया डेटा सर्वर के माध्यम से प्रसारित होता है, जो आपके कार्य स्थान के अंदर स्थापित होता है। यह आपको अपने साझा डेटा को अपने संगठन के भीतर एक विश्वसनीय सर्वर पर रखने की अनुमति देता है, जो सार्वजनिक नेटवर्क से जुड़ा नहीं है।
इन-हाउस IM क्लाइंट कैसे काम करते हैं?
प्रक्रिया तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट सर्वर के समान ही है, बस मामूली अंतर के साथ। सबसे पहले, IM सर्वर यहां किसी अन्य तृतीय-पक्ष IM ऐप के मालिक निगम के बजाय आपके अपने कार्यालय स्थान में है। यह आपको, या आपके संगठन के IT प्रशासन में किसी नियुक्त व्यक्ति को, आपके इन-हाउस IM क्लाइंट का नियंत्रक-प्रशासक बनाता है। अब, IM क्लाइंट ऐप का उपयोग करने के लिए, संबंधित उपयोगकर्ता को एक विशेष रूप से उत्पन्न उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड प्रदान किया जाएगा (जिसे बाद में बदला जा सकता है)।
एक बार पासवर्ड दर्ज हो जाने पर, इन-हाउस सर्वर सीधे उपयोगकर्ता के खाते को संगठन के भीतर काम करने वाले सदस्यों की सूची के साथ लोड करेगा, जो आपकी व्यक्तिगत इन-ऑफिस बडी सूची बनाएगा। बाकी प्रक्रिया बिल्कुल समान है। प्रेषक एक संदेश टाइप करता है, जिसे इन-हाउस सर्वर पर प्रसारित किया जाता है और फिर प्राप्तकर्ता को स्थानांतरित किया जाता है। और यह सब सेकंड में हो जाता है, इसलिए आपको पूरे ट्रांसमिशन का एहसास कभी नहीं होता, इस प्रकार आपको तत्काल प्रतिक्रिया देने और प्राप्त करने की अनुमति मिलती है।
इन-हाउस, होस्टेड IM क्लाइंट तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट ऐप्स के मुकाबले क्या लाभ प्रदान करते हैं?
एक संगठन को आसानी से और मुफ्त में उपलब्ध तृतीय-पक्ष इंस्टेंट मैसेंजर के बजाय इन-हाउस IM क्लाइंट का उपयोग क्यों करना चाहिए? यहां उन सभी फायदों की सूची है जो आपको यह समझने में मदद करेंगे कि तृतीय-पक्ष मैसेंजर, उनके द्वारा प्रदान की जाने वाली सुविधाओं के बावजूद, संगठनों के लिए उपयुक्त क्यों नहीं हैं:
1. सूचना साझाकरण सुरक्षित हो जाता है
एक इन-हाउस IM क्लाइंट ऐप पर आपके द्वारा छवि या दस्तावेज़ के रूप में साझा की जाने वाली सूचना के पैकेट केवल कार्यालय नेटवर्क पर प्रसारित होते हैं और प्राप्तकर्ता को प्रसारित होने से पहले वहां एक सर्वर पर संग्रहीत होते हैं। चूंकि साझा किया गया डेटा आपके स्वामित्व वाले नेटवर्क और सर्वर के भीतर रहता है, और किसी तृतीय-पक्ष निगम के साथ नहीं है, आपको किसी अनधिकृत पहुंच या सूचना दुरुपयोग की संभावना के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
2. मालिक के रूप में, आपके पास साझा जानकारी पर नियंत्रण और निगरानी है
एक व्यवसाय स्वामी के रूप में, आप निश्चित रूप से नहीं चाहेंगे कि कोई संगठनात्मक डेटा का दुरुपयोग करे या चैट पर अनधिकृत फाइलें साझा करे। आप तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट पर इस संबंध में कुछ भी नहीं मान सकते; हालांकि, एक कार्यालय सर्वर पर चलने वाले इन-हाउस इंस्टेंट मैसेंजर का उपयोग करके आप ऐप पर लगातार साझा की जा रही जानकारी और डेटा पर नियमित जांच रख सकते हैं। यह संगठन के भीतर नफरत फैलाने वाले भाषण और अनैतिक संचार को फैलने से रोकने में मदद करेगा।
3. स्व-पसंदीदा डेटाबेस प्रबंधन
IM क्लाइंट पर सभी गतिविधि से एकत्र किए गए अपने सर्वर डेटाबेस को किसी तृतीय-पक्ष निगम पर छोड़ने के बजाय, एक इन-हाउस मैसेंजर आपको उस डेटाबेस को कार्यालय परिसर के भीतर रखने में सक्षम करेगा। आप तब अपने IT लोगों को डेटाबेस को अपनी पसंद के अनुसार व्यवस्थित कर सकते हैं, जो डेटा पुनर्प्राप्ति और भंडारण को अधिक प्रबंधनीय बना देगा। इस संगठित डेटा का उपयोग अनुसंधान उद्देश्यों के लिए संगठनात्मक हितों की सेवा के लिए पूर्वव्यापी रूप से किया जा सकता है।
4. आप अपने पसंदीदा किसी भी फ़ायरवॉल विधि से अपने डेटा को सुरक्षित रख सकते हैं
तृतीय-पक्ष IM एप्लिकेशन के साथ, आपको सर्वर की सुरक्षा के लिए क्लाइंट के डेवलपर्स और कॉर्पोरेट मालिकों पर निर्भर रहना पड़ता है। उनकी ओर से एक भी दोष उल्लंघन का कारण बन सकता है और आपके डेटा को आपके नियंत्रण से बाहर असुरक्षित और कमजोर छोड़ सकता है। हालांकि, एक इन-हाउस सर्वर को आपके द्वारा चुने गए किसी भी फ़ायरवॉल द्वारा संरक्षित किया जा सकता है और इसे अपनी शर्तों पर सुरक्षित रखा जा सकता है। इस प्रकार, आप तय कर सकते हैं कि आप अपने सर्वर को मैलवेयर और स्पाइवेयर हमलों से कितना सुरक्षित रखना चाहते हैं।
5. आपका डेटा आपके उपयोग के लिए है
तृतीय-पक्ष IM क्लाइंट आपके डेटा का उपयोग कर सकते हैं और उससे प्राप्त जानकारी के टुकड़े डिजिटल विज्ञापनदाताओं और विपणक को बेच सकते हैं ताकि उन्हें कमीशन या सीधे भुगतान के बदले उपभोक्ता प्राप्त करने में मदद मिल सके। हालांकि कानून द्वारा ऐसी कई गतिविधियां निषिद्ध हैं, IM क्लाइंट आपकी अनुमति से (जो आप उनकी शर्तों और नियमों को स्वीकार करके देते हैं) कुछ हद तक ऐसी गतिविधियों में लिप्त होते हैं।
हालांकि, पूर्ण व्यवस्थापक नियंत्रण के साथ एक इन-हाउस IM ऐप होने से, आप अपने स्वयं के नियम और शर्तें चुन सकते हैं और अपने डेटा के अनधिकृत और अप्रासंगिक उपयोग की सभी संभावनाओं को दूर कर सकते हैं।
6. स्थान की कोई समस्या नहीं, जब तक आप अपने बेस पर समाप्त नहीं हो जाते
प्रत्येक IM क्लाइंट ऐप के पास एक विशिष्ट खाते को समर्पित सीमित क्लाउड स्पेस होता है। उससे ऊपर, आपको या तो अलग तृतीय-पक्ष क्लाउड और वेब सेवाओं का विकल्प चुनना पड़ता है या अतिरिक्त स्थान के लिए भुगतान करना पड़ता है। लेकिन, जब इन-हाउस IM क्लाइंट की बात आती है, तो स्थान केवल तभी सीमित होता है जब आप इसका विस्तार नहीं करने का निर्णय लेते हैं। सर्वर में समर्पित हार्ड ड्राइव स्थापित होते हैं। सर्वर पर अधिक डेटा संग्रहीत करने की अनुमति देने के लिए, आप सर्वर में हमेशा अधिक समर्पित ड्राइव या बड़े डिस्क स्थान वाली ड्राइव स्थापित कर सकते हैं। इस तरह, आप अतिरिक्त स्थान के लिए भुगतान करने की परेशानी के बिना अपने IM सर्वर पर अधिक से अधिक चैट लॉग संग्रहीत कर सकते हैं।
7. IM ऐप में परिवर्तनों पर नियंत्रण
तृतीय-पक्ष निगम अपने IM क्लाइंट में परिवर्तन और अपग्रेड करते समय उपभोक्ताओं के समग्र हित पर विचार कर सकते हैं। हालांकि, एक इन-हाउस IM क्लाइंट ऐप होने से आपको इसकी उपयोगकर्ता नीतियों, अपडेट और इसकी सीमाओं पर पूर्ण अधिकार मिलता है। आप वह सब अपने व्यवसाय और संगठनात्मक उद्देश्यों की आवश्यकताओं के अनुसार सेट कर सकते हैं, और इसलिए संबंधित मैसेंजर को अपने व्यावसायिक हितों की उपलब्धियों के अनुसार कोड कर सकते हैं। इसका मतलब है कोई अनावश्यक अपग्रेड नहीं, अवांछित (आपके व्यावसायिक उपयोग के अनुसार) सुविधाएं नहीं, और प्रतिबंधित उपयोगकर्ता समझौते की शर्तों और नीतियों से स्वतंत्रता।
8. केवल संगठनात्मक उपयोग के लिए समर्पित
एक इन-हाउस IM क्लाइंट कुछ ऐसा होगा जो केवल कार्यालय प्रणालियों पर काम करेगा। चूंकि यह कार्यालय सर्वर और नेटवर्क से जुड़ा होने जा रहा है, कोई भी इसका उपयोग व्यक्तिगत संचार के लिए दूरस्थ रूप से नहीं कर सकता। यह आपको अपने व्यवसाय और संगठनात्मक संचार के लिए एक अलग समर्पित IM क्लाइंट ऐप रखने की अनुमति देगा, जो अनिवार्य रूप से उपयोग में आने वाले हर कंप्यूटर में स्थापित होगा। कार्यालय प्रणालियों और बडी सूची तक सीमित होने के कारण, जिसमें केवल संगठनात्मक सदस्य शामिल हैं, संबंधित IM क्लाइंट ऐप पूरी तरह से आपके व्यावसायिक संचार और सूचना-साझाकरण के लिए समर्पित होगा, और व्यावसायिक IM ऐप पर व्यक्तिगत संपर्कों और व्यक्तिगत संचार का कोई हस्तक्षेप नहीं होगा।
9. पूर्ण भागीदारी
एक इन-हाउस IM क्लाइंट ऐप सदस्यों के बीच एक सामान्य संचार माध्यम स्थापित करेगा, जो आवंटित प्रणालियों से पहुंच योग्य होगा। इसके अलावा, यह दूरस्थ रूप से एक्सेस किए गए तृतीय-पक्ष IM ऐप्स से अलग होगा, और इसलिए, केवल कार्यालय संचार के लिए खुला होगा। इस प्रकार, इसका उपयोग सभी सदस्यों द्वारा अनिवार्य रूप से किया जाएगा क्योंकि यह संगठनात्मक अपडेट एकत्र करने और साथी सहयोगियों के साथ जुड़ने का एकमात्र स्थान रहेगा।
संचार की तेजी से बढ़ती गति के साथ, इंस्टेंट मैसेजिंग एक जुड़े हुए कार्यालय को प्राप्त करने का एक महत्वपूर्ण तरीका है। यह कार्यबल को एक-दूसरे के साथ तुरंत संवाद करने, डेटा और फाइलें साझा करने, लगभग तत्काल आधार पर प्रतिक्रियाएं और उत्तर प्राप्त करने की अनुमति देता है। यह कहने के बाद, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि गति की दौड़ का मतलब यह नहीं है कि हम संगठनात्मक डेटा की सुरक्षा और पवित्रता से समझौता करें। तृतीय-पक्ष सेवा का उपयोग करने के कई नतीजे हैं, उनमें से सबसे महत्वपूर्ण यह तथ्य है कि वे एक तृतीय-पक्ष के स्वामित्व और नियंत्रण में हैं!
संगठनों को अपने आंतरिक संचार के लिए तृतीय-पक्ष सर्वर तक पहुंचने के लिए सार्वजनिक नेटवर्क से जुड़ना होगा। बढ़ती गोपनीयता और सुरक्षा चिंताओं और इन तृतीय-पक्ष संचार सेवा प्रदाताओं के ढीले रवैये के साथ, यह अनिवार्य है कि हम आंतरिक संचार के लिए सही माध्यम चुनें। आज ही एक सेल्फ-होस्टेड इंस्टेंट मैसेजिंग क्लाइंट आज़माएं!
