माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ने लंबे समय से वर्तनी जांच और व्याकरण सहायता के लिए समर्थन शामिल किया है। हाल के वर्षों में, Microsoft ने आपकी लिखित आवाज़ को विकसित करने में आपकी मदद करने के लिए नए लेखन शैली विकल्पों के साथ टूलसेट का विस्तार किया है।
इनमें से कई सुविधाएं डिफ़ॉल्ट रूप से अक्षम हैं। वे व्यक्तिगत रूप से अनुकूलन योग्य हैं ताकि आप दूसरों को अनदेखा करते हुए कुछ लेखन शैली घटकों का उपयोग कर सकें। Word दस्तावेज़ों और Outlook ईमेल को संलेखित करते समय क्षमताएँ लागू होती हैं।
आरंभ करने के लिए, Word या Outlook लॉन्च करें। आपको Office 2019 का उपयोग करने की आवश्यकता होगी या आपके पास एक सक्रिय Office 365 सदस्यता होनी चाहिए। बैकस्टेज व्यू में जाने के लिए "फाइल" टैब पर क्लिक करें। बाएं नेविगेशन मेनू के नीचे "विकल्प" पर क्लिक करें।
विकल्प पॉपअप विंडो में, प्रूफ़िंग पृष्ठ पर क्लिक करें। हम "वर्ड में वर्तनी और व्याकरण सुधारते समय" शीर्षक के अंतर्गत सेटिंग में रुचि रखते हैं। चेकबॉक्स आपको वर्तनी जांच, व्याकरण और अक्सर भ्रमित शब्दों की चेतावनियों को टॉगल करने की अनुमति देते हैं।
पांचवां चेकबॉक्स, आमतौर पर अक्षम, वैकल्पिक "पठनीयता सांख्यिकी" सुविधा को सक्षम करता है। इस पॉपअप को खोलने के लिए F7 दबाएं, जो प्रति वाक्य शब्दों की औसत संख्या और प्रति पैराग्राफ वाक्य जैसी जानकारी प्रदान करता है। विशेषज्ञ आँकड़े भी हैं, जैसे फ़्लेश रीडिंग ईज़ स्कोर और निष्क्रिय वाक्यों का प्रतिशत। अधिकतम पठनीयता के लिए लेखन तैयार करते समय ये मीट्रिक सहायक हो सकते हैं।
प्रूफ़िंग विकल्प विंडो में वापस, अब हम अपना ध्यान "लेखन शैली" ड्रॉपडाउन मेनू की ओर मोड़ेंगे। यह नियंत्रित करता है कि वर्ड की कौन सी लेखन शैली के सुझावों को सक्षम किया जाना चाहिए। आप "व्याकरण" और "व्याकरण और परिशोधन" के बीच चयन कर सकते हैं। बाद वाला स्पष्टता और संक्षिप्तता के लिए अतिरिक्त डिफ़ॉल्ट प्रूफिंग जांच को सक्षम बनाता है।
इनमें से किसी एक प्रीसेट को "सेटिंग" बटन पर क्लिक करके अनुकूलित किया जा सकता है। यहां, आपको कार्यालय के भीतर उपलब्ध सभी अशुद्धि जाँच विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी। प्रत्येक को व्यक्तिगत रूप से सक्षम या अक्षम किया जा सकता है।
यहां हर एक को विस्तार से कवर करने के लिए बहुत सारे चेक हैं। डिफ़ॉल्ट चयन के साथ शुरू करना सबसे अच्छा है। फिर आप अतिरिक्त चेक सक्षम करने के लिए सूची की समीक्षा कर सकते हैं जो आपको बेहतर बनाने में मदद करते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप डिफ़ॉल्ट जांचों को अक्षम कर सकते हैं जो आपको कष्टप्रद या गलत लगती हैं।
क्षमताएं बुनियादी व्याकरण संबंधी त्रुटियों से लेकर, जैसे लापता पूंजीकरण, उन्नत - और व्यक्तिपरक - लेखन शैली समायोजन तक होती हैं। इनमें जटिल शब्दजाल के अति प्रयोग और "शब्दशः" को प्रकट करने के लिए चेक शामिल हैं। लेखन स्पेक्ट्रम के दूसरे छोर पर, कार्यालय अनौपचारिक भाषा और कठबोली शब्दों को भी चिह्नित कर सकता है जो आपके लेखन के स्वर को कम कर सकते हैं।
इसकी अधिकांश व्याकरणिक त्रुटि पहचान क्षमताओं के साथ कार्यालय शिप करता है। उपयोगकर्ताओं को निराश करने और उच्च मात्रा में अलर्ट बनाने से बचने के लिए, अधिक व्यक्तिपरक लेखन शैली जांच डिफ़ॉल्ट रूप से बंद कर दी जाती है।
टूलसेट से लाभान्वित होने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए, यह ग्रामरली जैसे लोकप्रिय ऐप का एक बहुमुखी विकल्प है। आप Word को छोड़े बिना व्यापक लेखन शैली मार्गदर्शन प्राप्त कर सकते हैं, जो आपको अपने लेखन पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा।