माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में लंबे समय से स्पेलचेक और व्याकरण सहायता के लिए समर्थन शामिल है। हाल के वर्षों में, माइक्रोसॉफ्ट ने नए राइटिंग स्टाइल विकल्पों के साथ टूलसेट का विस्तार किया है ताकि आप अपनी लिखित आवाज़ विकसित करने में मदद कर सकें।
इनमें से कई सुविधाएं डिफ़ॉल्ट रूप से अक्षम हैं। वे व्यक्तिगत रूप से अनुकूलन योग्य हैं ताकि आप कुछ राइटिंग स्टाइल घटकों का उपयोग कर सकें जबकि अन्य को अनदेखा कर सकें। क्षमताएं वर्ड दस्तावेज़ और आउटलुक ईमेल लिखते समय लागू होती हैं।
शुरू करने के लिए, वर्ड या आउटलुक लॉन्च करें। आपको ऑफिस 2019 का उपयोग करने या सक्रिय ऑफिस 365 सब्सक्रिप्शन होने की आवश्यकता होगी। बैकस्टेज व्यू में जाने के लिए "File" टैब पर क्लिक करें। बाएं नेविगेशन मेनू के नीचे "Options" पर क्लिक करें।
ऑप्शन पॉपअप विंडो में, Proofing पेज पर क्लिक करें। हम "When correcting spelling and grammar in Word" शीर्षक के तहत सेटिंग्स में रुचि रखते हैं। चेकबॉक्स आपको स्पेलचेक, व्याकरण और अक्सर भ्रमित शब्द चेतावनियों को टॉगल करने की अनुमति देते हैं।
पांचवां चेकबॉक्स, आमतौर पर अक्षम, वैकल्पिक "Readability Statistics" सुविधा को सक्षम करता है। इस पॉपअप को खोलने के लिए F7 दबाएं, जो औसत शब्द प्रति वाक्य और वाक्य प्रति पैराग्राफ जैसी जानकारी प्रदान करता है। विशेषज्ञ आंकड़े भी हैं, जैसे फ्लेश रीडिंग ईज़ स्कोर और निष्क्रिय वाक्यों का प्रतिशत। ये मेट्रिक्स अधिकतम पठनीयता के लिए लेखन तैयार करते समय सहायक हो सकते हैं।
प्रूफिंग विकल्प विंडो में वापस, हम अब "Writing Style" ड्रॉपडाउन मेनू पर अपना ध्यान केंद्रित करेंगे। यह नियंत्रित करता है कि वर्ड के राइटिंग स्टाइल सुझावों में से कौन सा सक्षम होना चाहिए। आप "Grammar" और "Grammar & Refinements" के बीच चयन कर सकते हैं। बाद वाला स्पष्टता और संक्षिप्तता के लिए अतिरिक्त डिफ़ॉल्ट प्रूफिंग जांच सक्षम करता है।
इनमें से किसी भी प्रीसेट को "Settings" बटन पर क्लिक करके अनुकूलित किया जा सकता है। यहां, आपको ऑफिस के भीतर उपलब्ध सभी प्रूफिंग विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी। प्रत्येक को व्यक्तिगत रूप से सक्षम या अक्षम किया जा सकता है।
यहां कवर करने के लिए बहुत सारे चेक हैं। डिफ़ॉल्ट चयन से शुरू करना सबसे अच्छा है। फिर आप अतिरिक्त चेक सक्षम करने के लिए सूची की समीक्षा कर सकते हैं जो आपको सुधारने में मदद करते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप डिफ़ॉल्ट चेक अक्षम कर सकते हैं जो आपको कष्टप्रद या गलत लगते हैं।
क्षमताएं बुनियादी व्याकरण त्रुटियों, जैसे लापता कैपिटलाइज़ेशन, से लेकर उन्नत - और व्यक्तिपरक - राइटिंग स्टाइल समायोजन तक होती हैं। इनमें जटिल शब्दजाल के अत्यधिक उपयोग और खुले "शब्दाडंबर" की जांच शामिल है। लेखन स्पेक्ट्रम के दूसरे छोर पर, ऑफिस अनौपचारिक भाषा और स्लैंग शब्दों को भी फ़्लैग कर सकता है जो आपके लेखन के स्वर को कम कर सकते हैं।
ऑफिस अपने अधिकांश व्याकरण त्रुटि पहचान क्षमताओं के साथ सक्षम आता है। अधिक व्यक्तिपरक राइटिंग स्टाइल जांच डिफ़ॉल्ट रूप से बंद होती है, ताकि उपयोगकर्ताओं को निराश न किया जाए और अलर्ट की उच्च मात्रा न बनाई जाए।
उपयोगकर्ताओं के लिए जो टूलसेट से लाभान्वित होते हैं, यह ग्रामरली जैसे लोकप्रिय ऐप्स का एक बहुमुखी विकल्प है। आप वर्ड छोड़े बिना व्यापक राइटिंग स्टाइल मार्गदर्शन प्राप्त कर सकते हैं, जो आपको अपने लेखन पर केंद्रित रहने में मदद करेगा।
