ईमेल अटैचमेंट और ब्राउज़र-आधारित ईमेल क्लाइंट का उपयोग करने की समस्याओं में से एक है सभी अटैचमेंट अपलोड करने में लगने वाला समय। अगर आप धीमे इंटरनेट कनेक्शन का उपयोग कर रहे हैं, तो आप जानते हैं कि एक नए ईमेल मैसेज में कई अटैचमेंट अपलोड करना कितना निराशाजनक हो सकता है। कभी-कभी, कनेक्शन बीच में ही फेल हो जाता है और आपको प्रक्रिया फिर से शुरू करनी पड़ती है।
एक साथ कई फाइलें अपलोड करने से ब्राउज़र भी फ्रीज़ हो सकता है। उदाहरण के लिए: अगर आप Firefox का उपयोग कर रहे हैं और हाई फाइल साइज के कुछ PDF डॉक्यूमेंट अपलोड करने का प्रयास करते हैं, तो संभावना है कि Firefox रिस्पॉन्ड करना बंद कर दे। ऐसी स्थितियों में ड्राफ्ट सेव करना मुश्किल हो जाता है जो आपका कीमती समय बर्बाद करता है।
अटैचमेंट के साथ एक और समस्या यह है कि जब आप उन्हें बाद में ढूंढना चाहते हैं। अगर आप हर दिन दर्जनों ईमेल भेजते और प्राप्त करते हैं, तो आप अपलोड किए गए अटैचमेंट की तारीख और वास्तविक मैसेज थ्रेड याद नहीं रख पाएंगे। ऐसी स्थितियों में, आपको अपने कंप्यूटर में फाइल खोजनी पड़ती है या प्राप्तकर्ताओं में से किसी एक से अटैचमेंट फॉरवर्ड करने के लिए कहना पड़ता है।
क्या होगा अगर हम अपने Gmail अकाउंट में अटैचमेंट अपलोड करने के लिए डेस्कटॉप टूल का उपयोग कर सकें? क्या होगा अगर हम सभी अटैचमेंट की ऑनलाइन कॉपी को फ्री में फाइल होस्टिंग प्रोवाइडर पर स्टोर कर सकें? इस ट्यूटोरियल में हम सीखेंगे कि कैसे सभी ईमेल अटैचमेंट को फ्री फाइल होस्टिंग प्रोवाइडर (Drop.io का उपयोग करके) पर ऑटोमेटिकली आर्काइव किया जाए।
डेस्कटॉप से Gmail में अटैचमेंट अपलोड करें
सबसे पहले आपको Affixa डेस्कटॉप क्लाइंट डाउनलोड करना होगा। Affixa आपको Drop.io, एक लोकप्रिय फाइल होस्टिंग सर्विस का उपयोग करके अपने ईमेल पर अटैचमेंट अपलोड करने देता है। आप Affixa का उपयोग अटैचमेंट को अपने डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट जैसे Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra आदि में जोड़ने के लिए भी कर सकते हैं।
एक बार जब आप Affixa डाउनलोड कर लेते हैं, तो इसे इंस्टॉल करें और प्रोग्राम चलाएं। नीचे दिखाए अनुसार अपने Gmail या Yahoo ईमेल अकाउंट को जोड़ने के लिए "Add" बटन पर क्लिक करें।
अकाउंट सेटिंग्स में, आप "Username" ड्रॉपडाउन से "Google Apps" या "Gmail" चुन सकते हैं। अपने अकाउंट क्रेडेंशियल डालें और "Test" पर क्लिक करें।
Affixa पुष्टि करेगा कि यूजरनेम और पासवर्ड सही है और नीचे दिखाए अनुसार मैसेज दिखाएगा:
अब "Options" टैब पर स्विच करें और "Load Affixa on Startup" और "Load Affixa when I click an email address" सेलेक्ट करें। यह प्रोग्राम को ऑटोमेटिकली इनवोक करेगा जब आप अटैचमेंट जोड़ना चाहेंगे और आपको मैन्युअली प्रोग्राम चलाने की आवश्यकता नहीं होगी।
अब "File Hosting" टैब पर ब्राउज़ करें और अटैचमेंट नियम चुनें। अगर आप हमेशा अपने अटैचमेंट को होस्ट करने के लिए Drop.io सर्विस का उपयोग करना चाहते हैं, तो "Use the File host automatically" चेकबॉक्स को सेलेक्ट करें और फिर "Always use file hosting for my attachments" चेकबॉक्स को सेलेक्ट करें।
अब "Preferences" पर क्लिक करें और Drop के लिए पासवर्ड चुनें। Drop और कुछ नहीं बल्कि एक स्थान है जहां आपका अटैचमेंट अपलोड होगा (उदाहरण देखें)।
पासवर्ड सेट करने से यह सुनिश्चित होता है कि केवल चुने हुए लोग ही आपका अटैचमेंट देख सकते हैं और यह पब्लिक नहीं है। आप अपने द्वारा बनाए गए "Drop" का पासवर्ड ईमेल मैसेज में प्राप्तकर्ताओं को आसानी से भेज सकते हैं।
एक्सपायरी ड्रॉपडाउन से, उस अंतराल को चुनें जिसके लिए आप ड्रॉप को एक्टिव रखना चाहते हैं। एक्सपायरी अंतराल 1 दिन से 1 वर्ष तक सेट किया जा सकता है। आप अन्य विकल्प भी चुन सकते हैं जिसमें शामिल है कि क्या अन्य यूजर आपके अटैचमेंट पर कमेंट पोस्ट कर सकते हैं या आपके द्वारा बनाए गए ड्रॉप में नई फाइलें जोड़ सकते हैं।
सेटअप पूरा हो गया है। अब अटैचमेंट अपलोड करने के लिए बस किसी फाइल पर राइट-क्लिक करें और Send to → Mail recipient चुनें।
आप Affixa प्रोग्राम को मैन्युअली भी शुरू कर सकते हैं और Drop.io बास्केट में ईमेल जोड़ने के लिए ड्रैग एंड ड्रॉप कर सकते हैं। जब सभी फाइलें जुड़ जाएं, तो बस "Email" दबाएं और Affixa उन फाइलों को Drop.io पर अपलोड करेगा और उन्हें एक नए Gmail मैसेज में अटैचमेंट के रूप में जोड़ देगा। सभी फाइलें अपलोड हो जाने के बाद निम्नलिखित मैसेज दिखाया जाता है:
अब ब्राउज़र से अपना Gmail इनबॉक्स खोलें, ड्राफ्ट फोल्डर पर जाएं और आपको उस मैसेज के साथ अटैच की गई फाइल के साथ एक नया मैसेज दिखाई देगा, जैसा कि नीचे दिखाया गया है:
अब ईमेल को जिसे चाहें भेजें। एक बार ईमेल भेजे जाने पर, आपको तुरंत Drop.io सर्विस से एक नोटिफिकेशन प्राप्त होगा, जैसा कि नीचे दिखाया गया है:
आपके प्राप्तकर्ता तब एडमिनिस्ट्रेटर पासवर्ड के साथ अटैचमेंट डाउनलोड कर सकते हैं या वे अटैचमेंट के RSS फीड को भी सब्सक्राइब कर सकते हैं। यह बहुत उपयोगी है क्योंकि जब आप किसी विशेष मैसेज थ्रेड को अपडेट करना चाहते हैं और नए अटैचमेंट जोड़ना चाहते हैं, तो आपको नया ईमेल मैसेज बनाने की आवश्यकता नहीं है। आप बस Drop.io पेज पर नई फाइलें अपलोड कर सकते हैं और आपके सब्सक्राइब्ड प्राप्तकर्ताओं को उनके इनबॉक्स में नोटिफिकेशन मिल जाएगा। शानदार!
Affixa का फ्री वर्जन आपको केवल एक अकाउंट का उपयोग करने देता है। अगर आप मल्टीपल अकाउंट सपोर्ट करने वाले एडवांस विकल्प चाहते हैं तो कमर्शियल वर्जन खरीद सकते हैं।
क्या आप अपने ईमेल अटैचमेंट आर्काइव करने के लिए किसी सर्विस का उपयोग करते हैं? कृपया कमेंट सेक्शन में अपने आइडिया शेयर करें।
