इस बात की अच्छी संभावना है कि आप अब माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग नहीं करते। 2016 में आप एक स्वतंत्र कैफे में आराम से बैठकर, क्लाउड से काम कर रहे हैं और अपने सहकर्मियों के साथ सहयोगात्मक रूप से दस्तावेज़ संपादित कर रहे हैं। और आप शायद इसे करने के लिए गूगल डॉक्स का उपयोग करते हैं।
लेकिन क्या आप डॉक्स का अधिकतम लाभ उठा रहे हैं, और क्या आप वास्तव में जानते हैं कि यह वास्तव में क्या करने में सक्षम है? यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं, तो यहां पांच टिप्स और ट्रिक्स हैं जो क्लाउड में आपके शब्द-आधारित काम को आसान बना देंगे।
1. डॉक्स में बदले बिना वर्ड दस्तावेज़ संपादित करें
गूगल डॉक्स वर्ड (.doc और .docx) दस्तावेज़ों को संभालने में अच्छा है, उन्हें अच्छी तरह से ".gdoc" फॉर्मेट में परिवर्तित करता है और आपको उन पर काम करना जारी रखने देता है।
लेकिन ऐसे बहुत से समय होते हैं जब वर्ड दस्तावेज़ को उसके मूल फॉर्मेट में रखना अधिक सुविधाजनक होता है, जैसे कि यदि आपको किसी ऐसे व्यक्ति को दस्तावेज़ वापस भेजना है जो केवल वर्ड का उपयोग करता है। ऐसा करने के लिए, डॉक्स, शीट्स और स्लाइड्स के लिए ऑफिस एडिटिंग एक्सटेंशन डाउनलोड करें, जो आपको ".doc" दस्तावेज़ों पर काम करने देता है जैसे कि वे गूगल डॉक्स हों।
बस एक्सटेंशन इंस्टॉल करें, गूगल डॉक्स में एक वर्ड दस्तावेज़ खोलें, और सामान्य रूप से इस पर काम करें। यह स्वचालित रूप से अपने मूल वर्ड फॉर्मेट में सेव हो जाएगा।
2. अपने दस्तावेज़ों पर ऑफलाइन काम करें
यह अब कोई रहस्य नहीं है कि गूगल डॉक्स आपको ऑनलाइन के रूप में प्रभावी रूप से ऑफलाइन काम करने की अनुमति देता है, लेकिन वास्तव में इसे कैसे करना है इसके बारे में भ्रमित होना आसान है।
इसे करने के लिए, आपको वास्तव में docs.google.com के बजाय drive.google.com पर जाने की आवश्यकता है। एक बार जब आप वहां हों, तो ऊपरी दाएं कोने पर कॉग आइकन पर क्लिक करें, सेटिंग्स चुनें, फिर "ऑफलाइन" सेक्शन में "सिंक गूगल डॉक्स" बॉक्स को टिक करें।
बस इतना ही! याद रखें कि आप ऑफलाइन संपादन के लिए व्यक्तिगत दस्तावेज़ों को चुन नहीं सकते, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके पास ऑफलाइन उपयोग के लिए सिंक करते समय अपने सभी दस्तावेज़ों को समायोजित करने के लिए हार्ड ड्राइव स्पेस है।
3. उन इमेजेस को ढूंढें और डालें जिनका उपयोग करने की आपको अनुमति है
जब आप ऑनलाइन प्रकाशन में काम करते हैं, तो आप उन इमेजेस का उपयोग करने के महत्व की सराहना करते हैं जिन्हें आप कानूनी रूप से उपयोग करने की अनुमति रखते हैं, या सड़क पर परेशानी हो सकती है जब इमेज का मालिक वकीलों की एक टीम के साथ आपके दरवाजे पर दस्तक देता है!
गूगल डॉक्स में इसकी आसान "एक्सप्लोर" (Explore) सुविधा का उपयोग करके इसका एक बढ़िया समाधान है। बस अपने दस्तावेज़ में उस शब्द या वाक्यांश को हाइलाइट करें जिसके लिए आप एक इमेज ढूंढना चाहते हैं, फिर "टूल्स -> एक्सप्लोर" पर क्लिक करें।
यह आपके दस्तावेज़ के दाईं ओर एक पैन खोलेगा जो आपके हाइलाइट किए गए टेक्स्ट से संबंधित वेब से ढेर सारी जानकारी लाएगा। इनमें से एक सेक्शन गूगल इमेजेस से इमेजेस दिखाएगा, जिन सभी को पुनः उपयोग के लिए लेबल किया गया है, जिससे आपके लिए उनका उपयोग करना कोई समस्या नहीं है। "इमेजेस" के आगे "अधिक" पर क्लिक करें और देखें, फिर बस एक इमेज पर क्लिक करके इसे अपने दस्तावेज़ में डालें।
4. संपादन सुझाएं (Suggest Edits)
यदि आप किसी दस्तावेज़ पर सहयोग कर रहे हैं, या यहां तक कि यदि आप अकेले काम कर रहे हैं और बस देखना चाहते हैं कि आपके दस्तावेज़ में पहले जो था उससे कुछ टेक्स्ट बेहतर काम करता है या नहीं, तो सुझाए गए संपादनों का नोट बनाने में सक्षम होना अत्यंत उपयोगी है, जिसे लेखक तब स्वीकार या अस्वीकार कर सकता है जैसा वे चाहें।
इसे करना आसान है। गूगल डॉक्स में बस ऊपरी-दाएं कोने पर पेंसिल आइकन पर क्लिक करें (जिसके आगे "एडिटिंग" शब्द है), फिर "सजेस्टिंग" (Suggesting) पर क्लिक करें। इस मोड में आपके द्वारा किया गया कोई भी संपादन दस्तावेज़ के दाईं ओर एक कमेंट के रूप में दिखाया जाएगा। अन्य लोग (या आप) तब सुझाव का जवाब दे सकते हैं, उस पर प्रतिक्रिया छोड़ सकते हैं, या सुझाव को स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए टिक या क्रॉस आइकन का उपयोग कर सकते हैं।
5. अपने दस्तावेज़ों में विशेष प्रतीक जोड़ें
विशेष प्रतीक उन्हें लिखने की कोशिश करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए अभिशाप हैं, और डालने की कोशिश करना हमेशा एक गारंटीकृत दर्द होता है। लेकिन डॉक्स में ऐसा करने के कुछ तरीके हैं।
एक चीज जो आप कर सकते हैं वह है "इन्सर्ट -> स्पेशल कैरेक्टर्स" पर जाना जहां आप उस प्रतीक को खोज सकते हैं जिसे आप या तो उसका नाम टाइप करके या दाईं ओर बॉक्स में उसे ड्रा करके चाहते हैं।
वैकल्पिक रूप से, "टूल्स -> प्रेफरेंसेस" पर जाएं, और आप कीबोर्ड शॉर्टकट लिख सकते हैं जो प्रतीकों में परिवर्तित हो जाते हैं, इसलिए डिफ़ॉल्ट रूप से (c) © में परिवर्तित होता है, (r) ® में परिवर्तित होता है और इसी तरह। आप "विथ" (With) बॉक्स में अपनी पसंद का कोई भी प्रतीक डाल सकते हैं, फिर "रिप्लेस" (Replace) बॉक्स में इसके लिए अपना पसंदीदा शॉर्टकट टाइप करें।
निष्कर्ष
गूगल डॉक्स अभी भी बहुत से लोगों के लिए नया क्षेत्र जैसा महसूस होगा, और इस बात से इनकार नहीं किया जा सकता कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के पास आपकी वर्ड प्रोसेसिंग जरूरतों के लिए एक बड़ा टूलसेट है। लेकिन डॉक्स लगातार बढ़ रहा है और सुधार कर रहा है, और ये टिप्स साबित करते हैं कि यह कुछ चीजें कर सकता है जो महान वर्ड भी नहीं कर सकता!
